Arbeitsvereinbarungen

Fülle vor dem Spiel-Workshop einen Entwurf der folgenden beiden Abschnitte der Vorlage aus.

Kommunikationskanäle

Überlege, wie dein Team effektiv kommunizieren kann. Gib den Kanal, seinen Zweck, die Zielgruppe und alle Standards an, die für die Kommunikation in diesem Bereich festgelegt wurden. Du kannst zum Beispiel Confluence als zentrale Informationsquelle für Dokumentation und Planung verwenden, zusammen mit Slack für die tägliche Kommunikation.

Eskalationsprozess

Wie es so schön heißt: Fehlende Planung ist der erste Schritt zum Misserfolg. Überlege, wie der Eskalationsprozess aussehen soll und wie Entscheidungen getroffen werden, wenn sich für ein Problem keine Einigung finden lässt. Gib an, wer der Entscheider ist, wie ihr mit Eskalationen umgeht, welches Maß an Transparenz ihr anstrebt und wie andere über Entscheidungen informiert werden.

Du bist dir nicht sicher, wie du mit Eskalationen umgehen sollst? Probiere unser DACI-Framework zur Entscheidungsfindung aus. Du kannst auch gemeinsam mit deinem Team einen Weg zur sauberen Eskalation festlegen, der die Möglichkeiten zur Eskalation beschreibt und die Entscheidungsfindung unterstützt.

Eröffne den Workshop, indem du den Zweck des Meetings zusammenfasst und einige gemeinsame Vereinbarungen für den Workshop vorgibst. Bitte das Team zum Beispiel um Folgendes:

• Offenheit und Aufgeschlossenheit gegenüber anderen Ideen zeigen
• Aktiv zuhören und allen Gelegenheit geben, sich zu beteiligen
• Ablenkungen minimieren und Verbundenheit maximieren: Handys weg, Kameras an und "Nicht stören" aktivieren
• Andere nicht unterbrechen und jedem die Gelegenheit zum Sprechen geben
• Im Hinterkopf behalten, dass die Arbeitsvereinbarungen im Laufe der Zeit angepasst werden

Fasse nun die aktuellen Teamherausforderungen zusammen, die du vor dem Workshop gesammelt hast. Diese Herausforderungen helfen dabei, Ideen zu entwickeln, um die Arbeitsweisen zu verbessern.

Gib dem Team dann fünf Minuten, um den Entwurf des Dokuments, zu dem alle vor der Arbeit beigetragen haben, im Stillen durchzulesen. Teammitglieder können die Seite auch kommentieren.

Bitte abschließend jede Person, etwas zu nennen, das sie über ein anderes Teammitglied gelernt hat. So lernen sich alle besser kennen und tauen im Gespräch miteinander auf.

Nehmt euch zehn Minuten Zeit, um den Abschnitt zu den Kommunikationskanälen mit dem Team zu besprechen und zu bearbeiten. Ihr könnt das digitale Dokument bearbeiten und/oder Ideen auf einem physischen Whiteboard festhalten, falls ihr euch in einem Präsenzmeeting befindet. (Vergiss aber nicht, die Notizen vom physischen Whiteboard digital zu dokumentieren, damit du später darauf zurückgreifen kannst.)

Möglichkeiten zum Gesprächseinstieg:

• Gibt es Dinge zu ergänzen, zu entfernen oder zu ändern?
• Wann sollten wir überprüfen, ob das funktioniert?
• Wie sollen andere Teams, Leiter oder Stakeholder mit uns kommunizieren?

Zusammenarbeit ist wichtig, um die Ziele deines Teams zu erreichen, aber dafür ist nicht immer ein Meeting erforderlich. In diesem Teil des Workshops besprecht ihr im Team, warum, wann und wie synchrone Meetings und asynchrone Kommunikation verwendet werden, wie zum Beispiel das Senden schriftlicher Updates mit einem Tool wie Slack, Video-Updates mit einem Tool wie Loom oder Brainstorming mit einem Tool wie Confluence-Whiteboards.

(Du möchtest herausfinden, ob synchrone oder asynchrone Kommunikation sinnvoller ist? Sieh dir den Unterschied zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation an, sodass du entscheiden kannst, welches Medium für die jeweilige Situation am besten geeignet ist.)

Während ihr die Fälle, in denen ein Meeting erforderlich ist, eingrenzt, besprich diese Fragen mit deinem Team, um bestehende Meetings zu überprüfen und sorgfältig für die Zukunft zu planen:

• Welche Arten von Meetings werden benötigt?
• Welches Meetingformat hilft uns, unsere Ziele zu erreichen? (Seitenbasierte Meetings sind besonders effektiv.)
• Welcher Rhythmus und welche Länge sind angemessen?
• Wer sollte teilnehmen und welche Rollen nehmen die Teilnehmer im Meeting ein?

• An welchen dieser Meetings wird ein KI-Protokollant standardmäßig teilnehmen?

Wenn asynchrone Kommunikation eine geeignete Alternative ist, besprich diese Fragen mit deinem Team:

• Welche Arten der asynchronen Kommunikation helfen uns, unsere Ziele zu erreichen? (Beispiele: schriftliche Nachrichten, Videos, Whiteboards usw.)
• Wer sollte beteiligt sein und welche Rollen nehmen die Teilnehmer im Meeting ein? (Beispiele: Wer erstellt bis wann Inhalte? Wer trägt was bis wann bei? Wer überprüft was bis wann?)

• In welchem Rhythmus sollen die Meetings stattfinden?

Um das richtige Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Kommunikation zu finden, müsst ihr möglicherweise ein wenig experimentieren. Beende diesen Teil des Gesprächs mit der Diskussion: Wann sollten wir überprüfen, ob es funktioniert?

Überprüft und bearbeitet den Abschnitt zum Eskalationsprozess, den euer Leiter begonnen hat. Besprecht im Team alle Ergänzungen oder Änderungen, die vorgenommen werden müssen, bis das Team zu einem Konsens kommt.

Die während dieses Workshops getroffenen Arbeitsvereinbarungen sind lediglich ein Ausgangspunkt, der im Laufe der Zeit aktualisiert werden kann – und sollte. Besprecht im letzten Schritt des Workshops, wie ihr diese Vereinbarungen anpassen werdet, wenn das Team dazulernt und sich weiterentwickelt.

Möglichkeiten zum Gesprächseinstieg:

• Wann sollten wir uns diese Arbeitsvereinbarungen noch einmal ansehen und warum? (Beispiele: vierteljährlich auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse, nach einem großen Meilenstein usw.)
• Wie entscheiden wir, ob eine Vereinbarung angepasst werden muss?
• Welches Maß an Transparenz ist erforderlich und/oder wünschenswert?
• Wie kommunizieren wir Änderungen?