Was ist ein seitenbasiertes Meeting?
Eine Seite ist ein qualitativ hochwertiges schriftliches Dokument, das den erforderlichen Kontext, die Meeting-Ziele und wichtige Entscheidungen festlegt.
Die Teilnehmer werden gebeten, die Seite zu Beginn des Meetings zu lesen und sich durchgehend darauf zu beziehen. Auf diese Weise verfolgen alle die gleichen Ziele und sorgen für ein effizienteres Meeting mit folgenden Vorteilen:
- Maximale Klarheit
- Effizientes Teilen von Informationen
- Leichterer Entscheidungsprozess
-
Fortschritte bei der Aufgabenbearbeitung
Die Teilnehmer können der Seite während der Lektüre zudem ihre eigenen Kommentare hinzufügen, was zu einer transparenteren Diskussion mit größerer Teilhabe beiträgt. Das verleiht einem seitenbasierten Meeting eine besondere Dynamik, die bei herkömmlichen Meetings oft fehlt.
Wie effektiv sind seitenbasierte Meetings?
Das Team Anywhere Lab von Atlassian ist eine Gruppe aus Verhaltensforschern, die die Effizienz des seitenbasierten Meeting-Formats mit Atlassian-Teams untersucht haben. Hier sind einige ihrer wichtigen Erkenntnisse:
- Die Teilnehmer eines seitenbasierten Meetings waren zu 29 % stärker motiviert und fühlten sich zu 23 % weniger frustriert als die Kontrollgruppe.
- In 85 % der seitenbasierten Meetings wurde das festgelegte Ziel erreicht, was nur auf 69 % der Meetings der Kontrollgruppe zutraf.
- Teilnehmer an seitenbasierten Meetings attestierten, dass ihre Arbeitszeit deutlich besser genutzt wurde.
Wann solltest du ein seitenbasiertes Meeting abhalten?
Seitenbasierte Zusammenarbeit ist dann am wirkungsvollsten, wenn du Entscheidungen treffen oder einen Konsens finden musst.
Im Folgenden findest du einige Szenarien, in denen ein seitenbasiertes Meeting hilfreich sein kann:
- Ein Projekt ist ins Stocken geraten oder die Situation ist festgefahren und du musst die Dinge wieder ins Rollen bringen.
- Du brauchst eine Entscheidung von deinem Team oder deinen Stakeholdern.
Du brauchst Input oder Feedback zu einer Idee, einer Aufgabe, einem Projektumfang von einem Kunden etc.
5 Vorteile von seitenbasierten Meetings
Noch nicht überzeugt? Dann möchten wir dir einige Vorteile aufzeigen. Seitenbasierte Meetings können Folgendes verbessern:
- Klarheit: Schriftliche Kommunikation hilft, das Denken zu schärfen und den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Eine gut geschriebene Seite deckt Lücken im gemeinsamen Verständnis auf (und schließt sie). Letztlich sind Seiten auch bei der Abstimmung während hybriden und virtuellen Meetings hilfreich.
- Inklusion: Kommentare geben allen Teilnehmern die gleiche Chance, sich zu äußern, und stellen sicher, dass im (virtuellen) Raum auch die leisen Stimmen Gehör finden.
- Transparenz: Entscheidungen und Begründungen sind klar dokumentiert und zugänglich, sodass alle genau wissen, was zu tun ist und warum.
- Beständigkeit: Im Gegensatz zu mündlichen oder folienbasierten Meetings wird bei seitenbasierten Meetings ein schriftliches Dokument zum Inhalt des Meetings erstellt. Dieses ist jederzeit abrufbar und kann als Grundlage für zukünftige Entscheidungen dienen.
- Effizienz: Der Kontext wird schnell festgelegt, was wertvolle Meeting-Zeit spart, um Probleme zu lösen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen.
Was du brauchst
Videokonferenztool mit Bildschirmfreigabe
Tool für die digitale Zusammenarbeit
Optionale Vorlagen
Atlassian-Vorlagen
Der fünfstufige Prozess zur Gestaltung und Durchführung eines seitenbasierten Meetings
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Erstelle deine seitenbasierte Meeting-Vorlage und teile sie in der Einladung zu deinem Meeting.
- Beginne das Meeting mit der stillen Lektüre der Seite durch die Teilnehmer.
- Nutze deine Seite, um das Meeting zu moderieren, Entscheidungen zu dokumentieren und deine Ergebnisse zu teilen.
1. Entscheide, ob ein seitenbasiertes Meeting angemessen ist 5 Minuten
Seitenbasierte Meetings sind dann am wirkungsvollsten, wenn du eine Entscheidung treffen oder einen Konsens über etwas erzielen musst. Hier sind ein paar Fragen, die du dir stellen solltest:
- Hast du etwas vorangetrieben, das nun ins Stocken gerät?
- Sollen Teamkollegen oder Stakeholder eine Entscheidung treffen?
-
Willst du erreichen, dass bestimmte Personen auf deine Arbeit reagieren oder dazu Feedback geben?
Wenn du nur eine dieser Fragen mit "Ja" beantwortet hast, ist ein seitenbasiertes Meeting der richtige Weg.
Sobald du weißt, dass ein seitenbasiertes Meeting die richtige Entscheidung ist, erstellst du mithilfe deines bevorzugten Tools für Zusammenarbeit eine Seite. Confluence eignet sich perfekt dazu.
Tipp: Orientiere dich an deiner Zielgruppe
Du musst diesen Ansatz oder diese Vorlage nicht für jedes Meeting verwenden. Der Ansatz ist dann am wirkungsvollsten, wenn er zur Entscheidungsfindung oder Konsensbildung angewendet wird.
2. Erstelle deine Seite 30 Minuten
Für maximale Klarheit sollte deine Seite immer das Ziel, den Umfang, die gewünschten Ergebnisse und wichtige Diskussionspunkte enthalten und mit folgenden Punkten beginnen:
| Ziel/Umfang des Meetings | Das hilft den Teilnehmern zu verstehen, welche Art von Austausch vorgesehen ist und welche Art von Kommentaren und Fragen erwartet werden. Ein Beispiel:
|
|---|---|
| Meeting-Ergebnisse | Formuliere das erwartete Ergebnis des Meetings deutlich aus. |
| Wichtige Diskussionspunkte | Stelle die wichtigsten Diskussionspunkte an erste Stelle, damit alle wissen, was besprochen werden soll. |
Hier ist ein Beispiel mit Inhalt:
Unser nächster Schritt für DEI-Initiativen
| Ziel/Umfang des Meetings | Über Probleme/Hindernisse sprechen |
|---|---|
| Meeting-Ergebnisse | Einen Plan skizzieren, der mit allen Mitarbeitern geteilt werden kann |
| Wichtige Diskussionspunkte |
|
Deine Seite sollte an dein Publikum und die Ziele deines Meetings angepasst werden. Du kannst beispielsweise folgende Elemente hinzufügen:
Problemstellung: Schreibe einen einprägsamen und klaren Eröffnungssatz zu dem Problem, das du lösen möchtest. Vermittle deinen Lesern die wichtigsten und notwendigen Informationen.
Hintergrund: Erkläre, warum du dieses Meeting abhältst und warum das Ergebnis wichtig ist! Hilf deinen Lesern dabei, den wichtigsten Teil deiner Botschaft zu finden, indem du eine eindeutige Überschrift wählst, wie "Warum das wichtig ist", oder eine andere geschickte Überschrift, die ins Auge fällt.
- Was ist bis heute passiert? Erläutere den Kontext für Leser, die das Projekt noch nicht kennen.
- Beschreibe kurz Trends, historische Daten, deinen Ansatz und die bisherigen Fortschritte.
-
Verwende Aufzählungspunkte, damit die Informationen auf deiner Seite schneller erfasst werden können.
Lösungsvorschlag: Wenn du eine bevorzugte Lösung im Sinn hast, teile sie mit! Sprich deutlich aus, was du empfiehlst und warum.
- Untermauere alle Aussagen mit Daten.
- Mache deutlich, wenn es sich um Annahmen handelt, und begründe deine Überlegungen.
-
Sprich offen alle Punkte an, bei denen ein Lernprozess erforderlich ist.
Nächste Schritte: Wie soll es nach dem Meeting weitergehen? Dieser Punkt ist besonders dann wichtig, wenn das Problem nicht mit Abschluss des Meetings vollständig gelöst ist.
Ein FAQ-Bereich ist ideal, um häufige Fragen schnell und im Voraus zu klären.
Unser nächster Schritt für DEI-Initiativen
Problemstellung
Im letzten Monat hatten wir eine Reihe von Gesprächen mit Einzelpersonen, Teams und Gruppen darüber, wie wir für mehr Vielfalt sorgen könnten.
Hintergrund
Warum das wichtig ist: Wir sind uns alle einig, dass wir im Bereich DEI bereits gute Grundlagen haben und wollen diese nutzen, um uns weiterzuentwickeln.
Lösungsvorschlag
Fazit: Wir streben drei Hauptziele für das nächste Jahr an:
- Start eines Emerging Leaders-Programms
- Erhöhung der Diversität auf allen Ebenen, insbesondere im Führungsteam
- Verstärkte Transparenz im Einstellungsverfahren
Nächste Schritte
Vorgehensweise: Das People-Team entwirft für jedes Ziel einen Plan und teilt ihn diese Woche mit der gesamten Belegschaft. Falls ihr noch weitere Ideen oder Empfehlungen habt, könnt ihr diese an das Team weitergeben.
Sobald die Seite erstellt ist, stelle sicher, dass du sie der Einladung zum Meeting an die Teilnehmer beifügst.
3. Leite dein seitenbasiertes Meeting 20 Min.
Nenne zunächst das Meetingziel, um die Teilnehmer darüber zu informieren (oder daran zu erinnern), warum sie da sind. Erkläre ihnen, wie sie sich beteiligen sollen. Beachte, dass dies möglicherweise ihr erstes seitenbasiertes Meeting ist.
Lasse die Teilnehmer zunächst die Seite in Ruhe durchlesen, damit sie den Inhalt richtig verstehen. Bereite dich darauf vor, Ideen zu entwickeln oder Lösungen zu Problemen anzubieten. Die Teilnehmer profitieren von den Gedanken anderer Teilnehmer und können so den Gesamtkontext des Meetings besser verstehen.
- Plane 5 Minuten zum Lesen ein (je nach Seitenlänge mehr).
-
Lasse die Teilnehmer kommentieren und darüber abstimmen, welche Themen sie besprechen möchten.
Jetzt wird diskutiert! Halte das Meeting unter Berücksichtigung der Seite und der hinzugefügten Kommentare ab.
4. Triff Entscheidungen oder lege nächste Schritte (und Verantwortliche) fest 10 Minuten
Um klar festzuhalten, ob dein Lösungsvorschlag angenommen wurde, kannst du für jeden Genehmiger ein Kontrollkästchen auf der Seite hinzufügen.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Versuche, dein Meeting mit einem klaren Ergebnis, einer Lösung oder den nächsten Schritten zu beenden. Wenn dein Ziel darin besteht, eine Lösung für ein Problem zu finden, kannst du für jeden Genehmiger ein Kontrollkästchen auf deiner Seite einfügen.
Vor Abschluss des Meetings bittest du die Teilnehmer darum, das Kästchen abzuhaken, wenn sie der Entscheidung zustimmen. Wenn sie nicht bereit sind, das Kästchen abzuhaken, können sie Gründe angeben, die als Grundlage für deine nächsten Schritte dienen können.
Unser nächster Schritt für DEI-Initiativen
Problemstellung
Im letzten Monat hatten wir eine Reihe von Gesprächen mit Einzelpersonen, Teams und Gruppen darüber, wie wir für mehr Vielfalt sorgen könnten.
Hintergrund
Warum das wichtig ist: Wir sind uns alle einig, dass wir im Bereich DEI bereits gute Grundlagen haben und wollen diese nutzen, um uns weiterzuentwickeln.
Lösungsvorschlag
Fazit: Wir streben drei Hauptziele für das nächste Jahr an:
- Start eines Emerging Leaders-Programms
- Erhöhung der Diversität auf allen Ebenen, insbesondere im Führungsteam
- Verstärkte Transparenz im Einstellungsverfahren
Nächste Schritte
Vorgehensweise: Das People-Team entwirft für jedes Ziel einen Plan und teilt ihn diese Woche mit der gesamten Belegschaft. Falls ihr noch weitere Ideen oder Empfehlungen habt, könnt ihr diese an das Team weitergeben.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Ergänze die Seite mit Feedback 10 Minuten
Nach dem Meeting kann deine Seite mit all ihren Kommentaren und Projektentscheidungen als Referenz bestehen bleiben. Sie kann als dauerhafte Informationsquelle dienen, die jederzeit aufgerufen werden kann.
Es gibt einige Dinge, die du tun kannst, damit sie diesen Zweck erfüllt:
- Dokumentiere alle Entscheidungen oben auf der Seite. Füge hinzu, was entschieden wurde, und auch warum. So können Leser auf einen Blick erkennen, was das Ergebnis des Meetings war.
- Komme künftigen Fragen zuvor. Wenn die Teilnehmer Fragen hatten, die nicht auf der Seite selbst beantwortet wurden, kannst du Antworten dafür hinzufügen, um künftigen Lesern zu helfen.
- Notiere Ideen. Die Teilnehmer hatten womöglich Ideen, wie die Empfehlung auf der Seite verbessert werden kann. Es kann sinnvoll sein, diese direkt zur Seite hinzuzufügen.
Am [Datum] haben wir uns darauf geeinigt, mit [Empfehlung] fortzufahren. Die Gründe hierfür sind: [Gründe]
Tipp: Bringe die Seite auf den neusten Stand
Seitenbasierte Meetings führen zu qualitativ hochwertigeren, beständigeren Informationen. Im Gegensatz zu einem Meeting, das nur mündlich oder mithilfe von Folien durchgeführt wird, bleiben die Inhalte eines seitenbasierten Meetings besser im Gedächtnis.
Aus diesem Grund lohnt es sich, nach dem Meeting etwas Zeit zu investieren, um die Seite auf den neusten Stand zu bringen, damit sie alle Vorkommnisse im Meeting widerspiegelt.
Nachbereitung
Sobald du die Seite auf den neusten Stand gebracht hast, solltest du sie mit den Teilnehmern sowie mit allen nicht am Meeting beteiligten Stakeholdern teilen, für die die Entscheidung relevant ist.
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