Was ist ein asynchrones wöchentliches Team-Update?
Über asynchrone Updates, auch bekannt als asynchrone Meetings, können Teilnehmer kommunizieren und zusammenarbeiten, ohne dass eine Interaktion in Echtzeit (synchrone Zeit) oder eine sofortige Reaktion erforderlich ist.
Gründe, die für wöchentliche asynchrone Updates sprechen
Das Teamwork Lab, eine Gruppe von Verhaltenswissenschaftlern, die sich der Entwicklung und Validierung der besten Arbeitsweisen für moderne Teams verschrieben haben, hat innerhalb von Atlassian getestet, wie effektiv es ist, persönliche Meetings durch asynchrone Loom-Video-Updates zu ersetzen. Wöchentliche Status-Updates eigneten sich perfekt für dieses Experiment. Hier einige der wichtigsten Erkenntnisse:
- Über 1.000 Atlassian-Mitarbeiter haben in nur zwei Wochen 5.000 Stunden Zeit für fokussiertes Arbeiten gewonnen
Direkt unterstellte Mitarbeiter gaben an, im Vergleich zu schriftlichen Slack-Updates ein stärkeres Gefühl der Verbundenheit mit dem Vorgesetzten zu verspüren (38 % gegenüber 9 %).
Wann und wie teilt man ein wöchentliches Team-Update?
Wöchentliche Team-Updates sollten jede Woche geteilt werden. Es gibt zwei Medien, die du verwenden kannst, um dein asynchrones wöchentliches Team-Update zu teilen:
- Schriftliche Nachricht (z. B. Slack)
-
Videobotschaft (z. B. Loom)
Das Teamwork Lab von Atlassian fand heraus, dass Videobotschaften beim Aufbau vernetzter Teams mit Mitgliedern, die klare Ziele haben und mehr Anerkennung verspüren, effektiver waren als Slack-Nachrichten.
Die Vorteile des Teilens wöchentlicher Updates
- Klarheit: Regelmäßige Updates helfen deinem Team, über deine Fortschritte und deine Zielerreichung auf dem Laufenden zu bleiben.
- Wirkung: Wenn du dir jede Woche Zeit nimmst, um eine Pause einzulegen und über deine Fortschritte nachzudenken, hast du die Möglichkeit herauszufinden, welche Aufgaben die größten Auswirkungen auf dein Geschäft haben. So kannst du intelligenter statt härter arbeiten.
- Proaktivität: Erkenne Probleme und Hindernisse frühzeitig.
- Verbindung: Baue eine Verbindung zu deinem Team auf, auch wenn ihr euch in verschiedenen Zeitzonen befindet, indem du deine Arbeit teilst und anderen Anerkennung schenkst. Mitarbeiter, die für ihre Arbeit Anerkennung erhalten, sind motivierter und zufriedener.
- Effizienz: Wenn du Updates asynchron teilst, kannst du deine wertvolle Besprechungszeit für die Teile deiner Tätigkeit verwenden, die synchron erledigt werden müssen.
- Karriereentwicklung: Das Teilen wöchentlicher Updates gibt dir die Möglichkeit, deine Erfolge zu teilen und zu präsentieren. Dadurch entsteht eine gewisse Dynamik und das Interesse an deiner Arbeit wird gefördert.
Was du brauchst
Tool für Videobotschaften oder Tool für schriftliche Kommunikation
So teilst du dein wöchentliches Team-Update
KURZZUSAMMENFASSUNG
- Bereite dein Team-Update mit unseren Vorlagen für die kommende oder vergangene Woche vor.
- Nimm dein Update auf oder verfasse es.
- Teile es mit deinem Team.
Vorlage für die kommende Woche
1. Vorbereitung 15 Minuten
Überlege dir deine drei wichtigsten Prioritäten für die Woche. Untersuchungen zeigen, dass Menschen effektiver sind, wenn sie klare oberste Prioritäten haben.
Füge als Nächstes hinter jeder Priorität eine Erläuterung hinzu. Die Wirkung zu verstehen erhöht die Motivation.
Teile abschließend etwaige Herausforderungen oder Hindernisse, bei denen du Hilfe benötigst, und sprich eine konkrete Aufforderung aus (bitte z. B. um Feedback, die richtige Kontaktperson oder eine Schulung zu einem neuen Prozess). Füge das in deine Vorlage für die kommende Woche ein.
Vorlage für die kommende Woche:
Meine obersten Prioritäten in dieser Woche sind:
1. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
2. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
3. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
Herausforderungen, bei denen ich Hilfe benötige:
1. [Herausforderung] + [die benötigte Hilfe]
2. [Herausforderung] + [die benötigte Hilfe]
2. Nimm dein Update auf oder verfasse es. 15 Minuten
Nachdem du mithilfe der Vorlage überlegt hast, was du teilen möchtest, musst du nun entscheiden, wie du es teilen möchtest!
Wähle dein Format (schriftlich oder per Video) zum Teilen deiner wöchentlichen Updates. Die Entscheidung für ein Loom-Video kann diesen Prozess vereinfachen und verbessern. Halte Videobotschaften kurz, 3–5 Minuten: Konzentriere dich auf wichtige Updates und verzichte auf detaillierte Berichte. Perfektion vor der Kamera ist nicht nötig!
Update per Loom-Videobotschaft:
Schriftliches Update:
Hallo Team! Fröhlichen Montag! Hier ist ein Blick auf meine kommende Woche:
Meine obersten Prioritäten in dieser Woche sind:
1. Den KI-Blog schreiben → wir möchten unseren Benutzern unsere neuen KI-Funktionen vorstellen.
2. Bewerbungen für Praktikantenstelle durchgehen → die Deadline für Vorstellungsgespräche ist nächste Woche.
3. Inhaltskalender für nächsten Monat planen → die Veröffentlichungspläne sind einen Monat im Voraus fällig.
Herausforderungen, bei denen ich Hilfe benötige:
1. Das KI-Team muss den Blogpost überprüfen, um sicherzustellen, dass er korrekt ist.
2. Benötige Input vom Team zu internen Projektanforderungen, damit ich eine entsprechende Bewerbervorauswahl treffen kann.
Gib mir einen Daumen hoch, wenn alles klar ist, oder poste eine Frage und ich melde mich innerhalb von 24 Stunden bei dir.
Tipp: Kamera an
Untersuchungen haben ergeben, dass sich Menschen mehr verbunden fühlen, wenn die Kameras bei Videoaufnahmen eingeschaltet sind.
3. Austausch 1 Minute
Jetzt, wo du dein Update geschrieben oder aufgezeichnet hast, musst du es mit deinem Team über dessen bevorzugten Kommunikationskanal teilen – Slack, ein geteiltes Dokument oder E-Mail.
Vergiss nicht, auf alle Kommentare zu antworten, die dein Team hinzufügt – auch wenn es nur mit Emojis ist!
Nachricht, um dein Loom-Video-Update zu teilen:
Die wichtigsten Prioritäten in dieser Woche [1. Juni 2024]
Liebes Team. Fröhlichen Montag!
Sieh dir meine Top-Prioritäten in dieser Woche an [Loom 3 Minuten]
Questions
- Füge dem Loom-Video Fragen oder Kommentare hinzu und ich beantworte sie.
-
Bei Fragen zur Priorisierung von Aufgaben kannst du dich gerne persönlich an mich wenden.
Hab einen guten Wochenstart!
Nachricht, um dein schriftliches Update zu teilen:
Die wichtigsten Prioritäten in dieser Woche [1. Juni 2024]
Liebes Team. Fröhlichen Montag!
Sieh dir meine obersten Prioritäten in dieser Woche an:
Meine obersten Prioritäten
1. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
2. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
3. [Priorität] + [warum es eine Priorität ist]
Herausforderungen, bei denen ich Hilfe benötige:
1. [Herausforderung] + [die benötigte Hilfe]
2. [Herausforderung] + [die benötigte Hilfe]
Questions
-
Bei Fragen oder Kommentaren kannst du dich gerne persönlich an mich wenden.
Hab einen guten Wochenstart!
Vorlage für die vergangene Woche
1. Vorbereitung 15 Minuten
Erkenne die harte Arbeit an, die du und deine Teamkollegen geleistet haben, indem du ein Team-Update zur vergangenen Woche teilst. Beginne damit, über deine Arbeit während der Woche nachzudenken. Hier sind ein paar Fragen, die du dir stellen solltest:
- Bei welchen Projekten habe ich Fortschritte gemacht?
- Wie steht es mit dem Fortschritt meiner Projekte im Vergleich zu meinen Zielen?
- Welche Probleme habe ich gelöst?
- Welchen Nutzen wird das für mein Team/Unternehmen haben?
- Gibt es wichtige Informationen, die ich mit dem Team teilen muss?
Denke jetzt darüber nach, wer diese Woche großartige Arbeit geleistet oder dir geholfen hat, großartige Arbeit zu leisten:
- Gibt es etwas, das du dem gesamten Team mitteilen möchtest?
-
Verdienen irgendwelche Personen Anerkennung?
Schreibe als Nächstes deine Diskussionspunkte in die Vorlage für die vergangene Woche:
Vorlage für die vergangene Woche:
Meine Fortschritte/Erfolge in dieser Woche:
1. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
2. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
3. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
Lob für das Team:
1. [Team oder Person, das/die du feiern möchtest] + [geleistete Arbeit]
2. Aufzeichnen oder schreiben 5 Minuten
Wähle wieder das Medium, über das du dein Update teilen willst.
Wenn du eine Loom-Videobotschaft teilst, versuche, maximal fünf Minuten aufzunehmen. Mach dir keinen Druck, perfekt zu sein! Je öfter du Videobotschaften teilst, desto wohler wirst du dich dabei fühlen.
Update per Loom-Videobotschaft:
Schriftliches Update:
Hallo Team, frohes Ende der Woche! möchte ich euch meine Highlights der vergangenen Woche präsentieren:
Meine Fortschritte/Erfolge:
1. Einen neuen KI-Blog veröffentlicht, der Kundenreferenzen zu unserem neuen KI-Produkt enthält.
2. Für nächste Woche Gespräche mit fünf Praktikanten geplant.
3. Den Redaktionskalender für den nächsten Monat skizziert. Das Marketingteam fügt seine Beiträge mit Werbeinhalten hinzu und dann werden sie Anfang nächster Woche zur Überprüfung eingereicht.
Lob für das Team:
1. Vielen Dank an Kristen W., die die KI-Blogänderungen innerhalb von 24 Stunden abgeschlossen hat.
2. Danke an Charlie A., dass er sich die Zeit genommen hat, mir zu zeigen, wie man Bilder zu Blogposts hinzufügt, damit ich im KI-Beitrag Kundenfotos einfügen konnte.
3. Ich mache große Fortschritte bei der Erstellung neuer KI-Inhalte, um unser Marketingziel für das erste Quartal zu erreichen. Ich schätze jeden im Team dafür, dass er sein Feedback und seine Expertise eingebracht hat.
Bitte gebt mir einen Daumen hoch, wenn alles klar ist, oder postet eine Frage, die ich innerhalb von 24 Stunden beantworten werde.
Tipp: Sei großzügig mit deinem Lob!
Denk daran, auf alle Kommentare zu antworten, die dein Team in Loom hinzufügt – auch wenn deine Antwort nur ein Emoji ist!
3. Austausch 1 Minute
Teile schließlich dein schriftliches oder aufgezeichnetes Update zur vergangenen Woche über den bevorzugten Kommunikationskanal deines Teams.
Nachricht, um dein Loom-Video-Update zu teilen:
Abschluss der vergangenen Woche [1. Juni 2024]
Hallo Team, frohes Ende der Woche!
Seht euch mein Update zum Ende der Woche an [Loom, 5 Minuten]
Questions
Füge dem Loom-Video Fragen oder Kommentare hinzu und ich beantworte sie.
Ich wünsche euch ein tolles Wochenende!
Nachricht, um dein schriftliches Update zu teilen:
Abschluss der vergangenen Woche [1. Juni 2024]
Hallo Team, frohes Ende der Woche!
Hier sind meine Highlights der vergangenen Woche:
Meine Höhepunkte
1. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
2. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
3. [Highlight] + [erzielte Wirkung]
Lob für das Team:
1. [Team oder Person, dessen/deren Leistungen du feiern möchtest] + [geleistete Arbeit]
Questions
Bei Fragen oder Kommentaren kannst du dich gerne persönlich an mich wenden.
Ich wünsche euch ein tolles Wochenende!
Tipp: Dranbleiben lohnt sich!
Wenn du diese Übung in deine wöchentliche Routine aufnimmst, schaffst du die nötige Konsistenz, um Team-Updates zu einem wertvollen Kommunikationsinstrument zu machen und die Teammotivation zu steigern.
Nachbereitung
Mache es dir zur Gewohnheit, auch die Updates anderer anzusehen und darauf zu reagieren. So bleibst du auf dem Laufenden und stellst sicher, dass du an wertvoller Arbeit beteiligt bist und nicht nur an sinnloser Beschäftigung.
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