Guía de adopción de Cloud
Los recursos que necesitas para crear y ejecutar un plan de adopción y gestión de cambios exitoso
Guía de adopción y gestión de cambios de Atlassian
En esta guía, analizamos las mejores prácticas y ofrecemos consejos para implementar correctamente Atlassian Cloud en toda tu organización y a gran escala, de modo que puedas impulsar cambios duraderos en la forma en que los equipos trabajan y colaboran. La guía explica cómo crear tu estrategia, formar tu equipo principal, definir los parámetros del éxito, conseguir el beneplácito del equipo ejecutivo, fomentar una comunidad de mejores usuarios, diseñar una estrategia de comunicación y desarrollar formación y soporte eficaces.
Por qué la gestión de cambios es importante para tu organización
Nuestros clientes confían en Atlassian para impulsar los procesos empresariales cruciales en sus organizaciones. A medida que continúan con la transformación digital y adoptan formas ágiles de trabajar, muchos trasladan sus conjuntos de herramientas a Atlassian Cloud para elevar el impacto de la TI al reducir los gastos generales, reasignar los costes de infraestructura, acelerar la productividad de los usuarios y disfrutar de la tranquilidad que ofrecen la seguridad y el cumplimiento integrados.
Para obtener el retorno de la inversión de Cloud, no basta con comprar la suscripción: necesitas que tus equipos utilicen Atlassian Cloud de forma activa para potenciar su trabajo diario. El éxito de tu iniciativa de Cloud depende de que tus equipos adopten nuevas herramientas.
Por eso necesitas preparar tu organización para el éxito a largo plazo con un plan de gestión de cambios eficaz. Desde la aceptación de las partes interesadas hasta la formación de los usuarios, un plan de gestión de cambios bien diseñado puede marcar la diferencia a la hora de adoptar los productos de Atlassian por primera vez, migrar a los usuarios de nuestros productos autogestionados a Cloud o implementar iniciativas de cambio. Profundicemos en ello.
Los cambios duraderos requieren esfuerzo
Hasta cierto punto, todos estamos cansados de los cambios. Ya sea una nueva herramienta o un nuevo proceso que tengamos que seguir, parece que siempre hay algo que está cambiando. Es importante tener esto en cuenta a la hora de crear un plan para implementar cualquier cambio en un equipo, no solo los cambios de tecnología o software. Para minimizar las incomodidades causadas por los cambios, conviene que todas las piezas se muevan en la misma dirección. Eso significa que las personas, los procesos y las herramientas tienen que trabajar en armonía para lograr cambios duraderos.
Los cambios duraderos (reales, sistémicos y sostenibles), lo que denominaremos "adopción duradera", requieren esfuerzo. Puedes dedicar la mayor parte del tiempo a garantizar que nuestros productos funcionen desde un punto de vista técnico, pero es igual de importante asegurarte de que tus equipos utilicen las herramientas que implementes (¡y que disfruten usándolas!). La adopción es más que la habilitación de servicios: se trata de preparar a tu organización para el éxito a largo plazo y ayudar a tus equipos a trabajar de forma más eficiente y, en consecuencia, obtener mejores resultados empresariales.
Ventajas de un programa exitoso de adopción y gestión de cambios
Un programa de adopción y gestión de cambios exitoso tiene muchas ventajas. Consideramos que estas son las tres principales:
1. Ahorrar tiempo y dinero
Crear un plan de adopción y gestión de cambios como parte de tu plan integral de migración y tener cuidado en la implementación ayudará a que los cambios sean sostenibles. Sin un plan sólido, te arriesgas a tener que rehacer la implementación más adelante si tus equipos no se adaptan a los cambios.
2. Reducir la shadow IT
Al implementar los productos de Atlassian de forma estratégica, tus equipos sabrán claramente cómo y cuándo utilizar un producto de Atlassian determinado para sus casos de uso departamentales. Si se satisfacen sus necesidades tecnológicas, tienen acceso a los materiales de formación adecuados y disponen de un canal de comentarios para sugerir mejoras, será menos probable que compren y creen sus propias instancias de productos de Atlassian o que colaboren fuera de los servicios aprobados por TI. Así, podrás evitar las frustraciones técnicas, de facturación y de seguridad asociadas a la shadow IT.
CONSEJO: Si quieres tener visibilidad sobre la shadow IT, echa un vistazo al descubrimiento de productos automático, disponible con una suscripción a Atlassian Guard o Cloud Enterprise. Con el descubrimiento de productos automático, los administradores de la organización pueden consultar las instancias de Atlassian Cloud que han creado los usuarios de su organización, ver quiénes son los administradores de estos productos y cuántos usuarios se han unido. Los administradores de la organización también pueden ponerse en contacto con el propietario de la instancia para consolidar los productos y los datos en la instancia de producto oficial de la organización.
3. Aumentar la productividad
Si tienes un plan de gestión de cambios con los recursos de formación y el soporte adecuados, tus usuarios podrán adaptarse desde el primer día sin perder el ritmo. En lugar de perder tiempo buscando nuevas credenciales de inicio de sesión o documentación, los usuarios podrán centrarse en sus objetivos empresariales clave.
Obstáculos habituales para una adopción exitosa
Como las ventajas son tan grandes, puede resultar tentador pensar que los cambios se producirán de forma orgánica. Algunos de los obstáculos más habituales para introducir nuevos productos con éxito son:
- Inercia y resistencia general a los cambios
- Objetivos empresariales no integrados con los objetivos de TI
- Respaldo inadecuado por parte de los líderes clave
- Confusión (¿Qué haremos? ¿Cuándo?)
- No comunicar las ventajas a los usuarios (¿Qué gano yo?)
- Tener demasiadas herramientas disponibles sin directrices claras sobre cuándo utilizarlas
Para aprovechar las ventajas que vimos anteriormente y evitar estos errores habituales, necesitas un plan de gestión de cambios. Con este plan, tus equipos sabrán qué va a cambiar, cómo, para qué y cuándo, y contarán con los conocimientos, las habilidades y los recursos que necesitan para tener éxito. En el resto de esta guía te explicaremos las medidas que recomendamos a la hora de organizarse para los cambios y preparar a los equipos para el éxito a largo plazo.
CONSEJO: Para ayudarte a organizar la transformación digital y a aplicar las estrategias de gestión de cambios que analizaremos en esta guía, te recomendamos utilizar nuestra plantilla de plan de gestión de cambios. Está diseñada para guiarte durante el proceso de planificación y ejecución de la migración a Cloud y, al mismo tiempo, asegurarte de que todas las partes interesadas pertinentes estén informadas e involucradas. Si utilizas esta plantilla y sigues las prácticas recomendadas, ayudarás a conseguir una transición sin problemas a Cloud y a maximizar los beneficios de tu inversión en Atlassian.
Paso 4: Define el alcance de la implementación
Si vas a migrar desde Atlassian Server o Data Center, es probable que ya hayas establecido una estrategia de migración que determinará cómo se implementará en los equipos. Por ejemplo, si has optado por una estrategia de migración por fases, la implementarás de forma gradual, equipo por equipo, en línea con la migración. Sin embargo, si vas a realizar una migración de tipo Mejorar y cambiar, puedes optar por hacer una implementación total para todos los usuarios a la vez.
CONSEJO: Si vas a migrar más de 1000 usuarios, contacta con nosotros para hablar de tu enfoque para la migración. Tu estrategia de migración es una de las informaciones clave necesarias para empezar a planificar la adopción.
Implementación total
Una implementación total es una implementación a lo grande que se hace a la vez en toda la organización. Podría ser parte de una transformación digital más amplia, de una iniciativa sobre las formas de trabajar o quizás de un cambio de liderazgo en toda la organización. Por lo general, una implementación total requiere más preparación y coordinación, y ofrece menos oportunidades de aprender y hacer ajustes a lo largo del proceso, por lo que cada vez hay más organizaciones que optan por una implementación gradual.
Implementación gradual
Una implementación gradual se hace departamento por departamento. Puede que decidas hacer la implementación en varios departamentos a la vez, pero no en todos los equipos, como pasa con el enfoque de implementación total. Este es el enfoque más habitual de nuestros clientes. Muchos de los que han tenido éxito con la implementación en varios departamentos han empezado con uno o dos equipos piloto y, luego, han aplicado lo que han aprendido durante la implementación inicial en la siguiente fase de adopción.
Priorizar los departamentos
Si decides hacer una implementación gradual, tendrás que decidir en qué departamentos implementarás primero el cambio. Un patrón que hemos observado es el de hacer la implementación en departamentos que colaboran a menudo para garantizar que todos los usuarios utilicen un conjunto compartido de herramientas al mismo tiempo y que los equipos puedan trabajar juntos para normalizar los nuevos procesos. Esto también te ayudará a priorizar los casos de uso más adelante (tal como se detalla en el paso 5). También puedes plantearte hacer primero la implementación en los equipos o departamentos que tienen fama de estar abiertos al cambio; así tendrás menos resistencia al principio.
Independientemente del enfoque que elijas, asegúrate de tener en cuenta la fórmula del cambio:
- ¿A quién afecta? (Personas)
- ¿Cómo se verán afectados? ¿Qué cambiará? (Procesos)
- ¿Qué herramientas se utilizarán? (Herramientas)
Una vez que hayas definido el quién, el cómo y el qué, es el momento de decidir el cuándo. No hay unos plazos estándar: algunas implementaciones pueden tardar semanas y otras, meses. Los plazos variarán según el alcance de la implementación, los recursos del equipo del proyecto y otros conflictos de prioridades de tu organización. También es importante tener en cuenta otros cambios planificados para poder determinar si es el momento adecuado para la implementación o si es mejor esperar para centrarse de pleno en ella.
Paso 6: Crea un plan de formación y soporte
Ahora que ya has identificado los casos de uso y que sabes qué productos quieres que utilicen tus equipos para cada uno de ellos, debes determinar cómo formarás a los equipos para que usen las herramientas correspondientes. Pero no solo eso: además de la formación para los usuarios, debes tener en cuenta cómo formarás a tu departamento de TI para que pueda dar soporte en relación con esas herramientas.
Ten en cuenta que todo el mundo aprende y asimila la información de forma diferente: cuando hay información nueva, algunos prefieren leerla, otros verla y otros escucharla. Al desarrollar las preguntas frecuentes, intenta incluir no solo texto sino también capturas de pantalla, GIF o vídeos que expliquen las diferencias con las que pueden encontrarse los usuarios.
La mayoría de los usuarios pasan la mayor parte del tiempo inmersos en el producto creando y editando incidencias de Jira o páginas de Confluence, por lo que te recomendamos que te centres en ayudar a los usuarios a conocer los cambios en estas tareas más frecuentes. En el caso de Jira Software, Confluence y Jira Service Management, puedes remitirlos a la descripción general del producto para que vean rápidamente las diferencias entre la opción autogestionada y la nube.
Después de la formación inicial, es probable que tus equipos tengan preguntas y necesiten soporte continuo. Plantéate la posibilidad de crear un canal de Teams o Slack donde la gente pueda obtener ayuda y hacer preguntas. Tu comunidad de campeones será útil en este caso, ya que pueden ayudar a supervisar el canal además de tu equipo de soporte de TI.
CONSEJO: Crear un programa de formación puede llevar mucho tiempo y puede que te preguntes qué temas debes incluir. Para dar los primeros pasos, consulta esta guía que hemos preparado. Incluye cambios importantes que abordar antes del lanzamiento y los temas sobre los que suelen hacer preguntas los usuarios.
Cómo identificar a los campeones
Genial, te interesa crear una comunidad de campeones. Pero ¿cómo puedes identificar a las personas adecuadas para el puesto? Aunque puede que ya tengas en mente a algunos posibles campeones, es buena idea hacer este ejercicio para asegurarte de que no se te olvida nadie. Esto es especialmente importante si quieres reclutar campeones de departamentos específicos en los que puede que no tengas muchos contactos personales. Aquí es donde los registros de auditoría pueden ayudar.
Los registros de auditoría supervisan las actividades que se producen en un producto y pueden ayudarte a identificar a tus campeones, empezando por los usuarios avanzados. Usa los registros de auditoría para buscar usuarios que realizan con frecuencia acciones clave en el producto, como iniciar sesión en su cuenta, crear una incidencia de Jira o editar una página de Confluence:
Configuración > Sistema > Registro de auditoría
CONSEJO: Consulta nuestra documentación de soporte para obtener más información sobre las actividades de auditoría en las aplicaciones de Jira y en Confluence Cloud.
Las organizaciones con varios productos de Atlassian pueden realizar búsquedas similares en los registros de auditoría de toda la organización, que muestran los datos de todos los productos de Cloud en una sola vista. Desde la página de tu organización en admin.atlassian.com, ve a Seguridad > Supervisión > Registro de auditoría para buscar acciones clave en el producto, como:
Ha iniciado sesión en la cuenta
Ha creado una incidencia de Jira
Ha editado una página de Confluence
NOTA: Para acceder a los registros de auditoría de toda la organización, necesitas una suscripción activa a Atlassian Guard Standard, que se incluye en todos los planes Enterprise o se puede comprar por separado. El seguimiento de la actividad creada por los usuarios con los registros de auditoría de toda la organización está disponible exclusivamente en los planes Enterprise.
1. Cambio = Personas + Procesos + Herramientas
Las personas son fundamentales. Muchas iniciativas de cambio fracasan porque solo se centran en los procesos o las herramientas e ignoran a las personas. Es importante tener en cuenta cómo afectará el cambio a los equipos y cómo puede variar su impacto según el cargo, la antigüedad o el departamento. Debes precisar lo que está en juego para cada miembro del equipo. Todos los empleados deben implicarse y entender cómo ayudará el cambio a mejorar su día a día.
2. La adopción es un proceso continuo, no momentáneo
Cuando envíes los correos electrónicos que anuncien el cambio, tu trabajo no habrá hecho más que empezar. La gente tardará tiempo en admitir, aceptar y adaptarse al cambio. Tenlo en cuenta a la hora de elaborar tu plan de comunicaciones: puede que necesites enviar varias rondas de comunicación para que el cambio se asimile. Además, la tecnología que implementes también cambiará con el tiempo. Mantén a los usuarios al día con las últimas novedades.
CONSEJO: Si ya tienes un boletín de TI o sobre formas de trabajar, presencia en la intranet o un canal de Slack o Microsoft Teams, plantéate incluir cada mes consejos y sugerencias, nuevas funciones destacadas y oportunidades de formación.
3. Mantente en contacto con los usuarios dondequiera que estén
Muestra a los usuarios cómo pueden incorporar los nuevos productos en sus flujos de trabajo actuales y explica claramente lo que sustituirán (ya sea un proceso o una tecnología). Tenlo en cuenta a la hora de plantear los casos de uso objetivo y tu plan de comunicación. Si relacionas las nuevas herramientas o procesos a los flujos de trabajo que ya existen, el cambio resultará menos abrumador para los equipos. Lo más importante es tener empatía durante todo el proceso.
CONSEJO: Si muestras cómo se integran las nuevas herramientas de Atlassian, como Jira Software, con las herramientas y sistemas que utilizan tus equipos, como Slack, el cambio parecerá menos drástico y ayudarás a los equipos a entender mejor cómo encajan las nuevas herramientas en sus flujos de trabajo diarios y cómo los optimizan. Obtén más información sobre las integraciones aquí.
4. La aceptación debe empezar desde arriba
Si, mientras planificas tu implementación, cuentas con altos ejecutivos y líderes que respalden el cambio, puede ayudar a que haya una aceptación más amplia del cambio en la organización. Además de tus patrocinadores ejecutivos formales, intenta que un grupo adicional de altos directivos respalde la iniciativa. Bastaría con que reenvíen el anuncio a sus departamentos para demostrar que están de acuerdo y que lo apoyan. También recomendamos organizar una sesión de formación específica para los altos directivos, para que sepan cómo se verán afectados sus equipos.
5. Crea una comunidad de campeones con antelación
Si creas una comunidad de campeones con antelación, puedes aprovechar su entusiasmo y su experiencia para empezar a fomentar la adopción en sus organizaciones, lo que puede ayudar a acelerar la implementación. Una forma de hacerlo es lanzar una prueba piloto anticipada o una previsualización para los campeones y hacer que incorporen primero a sus equipos, para que te hagas una idea de lo que funciona y de lo que tendrás que ajustar de cara a una implementación generalizada.
6. Haz que el cambio sea divertido
Si procede, intenta que sea divertido: haz que los equipos se entusiasmen con el cambio y las nuevas herramientas. Aquí tienes algunas ideas para ludificar la adopción:
- Una competición de uso entre departamentos
- Una convocatoria para el caso de uso más creativo
- Publica un caso de uso o de éxito en un boletín mensual
7. Mostrar es mejor que contar
Cuando incorporas nuevos usuarios, siempre es mejor mostrar que contar. Cuando diseñes tu plan de formación, piensa en cómo puedes ir más allá de la comunicación masiva y empezar a demostrar el valor de las nuevas herramientas. Plantéate lo siguiente:
- Organiza sesiones de lanzamiento y formación para que los usuarios se pongan manos a la obra con los productos.
- Organiza sesiones de formación específicas para cada departamento, para capacitar a los usuarios sobre casos de uso específicos (y si tus campeones las dirigen, ¡mejor aún!).
- Graba las sesiones para que puedan volver a consultarlas más adelante y reutilizarlas para los nuevos empleados a medida que se unan a tu organización.
8. El ciclo de feedback es esencial
No te olvides de definir tu ciclo de feedback durante el plan de implementación, incluido el proceso de recopilación de feedback (campeones, canal de Slack o Microsoft Teams, encuesta, tickets de centro de asistencia, etc.). Con un buen ciclo de feedback, podrás permanecer cerca de los usuarios y corregir el rumbo cuando sea necesario. Además, te ofrecerá información valiosa sobre cómo se están utilizando las herramientas y los resultados empresariales que se han obtenido como resultado.