Kit de herramientas de adopción de Cloud
Plantillas de correo electrónico para poner en marcha un plan de comunicaciones y mantener a los equipos informados durante la implementación en la nube
Plantillas de correo electrónico y banners de anuncios para presentar los productos de Atlassian Cloud
El éxito de la migración a la nube depende de que tus equipos adopten realmente los nuevos productos de Cloud. Llegados a este punto de la migración, ya sabrás la importancia que tiene una comunicación bien pensada en tu plan de gestión de cambios. Los equipos tendrán que oír el mensaje varias veces y de varias formas antes de hacer un cambio. Dar a tus equipos el tiempo que necesitan para familiarizarse con el nuevo cambio garantizará que tengan una actitud receptiva y que estén preparados cuando se lleve a cabo la implementación. Además, si el mensaje viene de una persona en la que tienen confianza, es más probable que lo escuchen.
Para ayudarte a poner en marcha a tus equipos en Cloud cuanto antes, hemos creado un conjunto de plantillas modificables de correo electrónico y de banners de anuncios que puedes utilizar para informar a tus equipos sobre el lanzamiento de Cloud.
¿Qué son los banners de anuncios?
Los banners de anuncios son notificaciones que llaman la atención y que se encuentran en la parte superior de las interfaces de usuario de los productos de Atlassian. Proporcionan a los usuarios la información esencial en un lugar destacado y de fácil acceso. Los administradores o personas con los privilegios de administrador adecuados pueden configurar los banners de anuncios en los productos de Atlassian Cloud (Jira Software y Confluence) y en los productos de Server y Data Center (JSW y Confluence).
Cuándo utilizar las plantillas
Estas plantillas de correo electrónico y banners de anuncios fomentan la adopción de los nuevos productos de Cloud antes y durante el lanzamiento de la migración. Su finalidad no es concienciar sobre la propia migración, puesto que, llegados a este punto del proceso, ya deberías haber hablado a tus equipos de la migración en las fases previas (evaluación, planificación, preparación, prueba o migración). Al menos un mes antes del lanzamiento, tus usuarios deben saber que hay una migración en marcha, cuándo se va a llevar a cabo y por qué. Para obtener información sobre qué se debe comunicar en las fases previas, consulta el kit de herramientas de migración a Cloud.
Cómo usar estas plantillas
- Decide a través de qué canal vas a comunicarte con los usuarios. Estas plantillas están diseñadas como correos electrónicos y banners de anuncios en el producto; si prefieres usar Microsoft Teams, Slack u otra plataforma, tendrás que actualizar el texto como sea necesario.
- Copia la plantilla que aparece a continuación y pégala en un nuevo mensaje de correo electrónico, un banner de anuncio o cualquier herramienta de comunicación que elijas.
- Personaliza el [ texto de marcador de posición ]. Verás varios espacios para personalizar el nombre del producto (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, etc.). Modifica el texto según el producto o los productos que vayas a lanzar.
- Añade contexto adicional para que tus usuarios sepan cómo y por qué tu organización va a adoptar los productos de Atlassian Cloud.
- Elimina todo el contenido que no sea relevante para tus usuarios.
- Cuando utilices plantillas de correo electrónico, envía los correos electrónicos a tus usuarios invitándolos a probar los nuevos productos y a darte feedback respondiendo al correo electrónico.
CONSEJO: Considera la posibilidad de personalizar aún más estas plantillas para funciones o departamentos específicos, según los conocimientos que puedan tener sobre el cambio. Por ejemplo, si vas a implementar Confluence Cloud para el Departamento de Finanzas por primera vez, el mensaje para ellos tendrá que ser diferente del mensaje para los equipos de desarrollo si vas a implementar Jira Software Cloud y llevan años utilizando Jira Server.
La comunicación es un proceso continuo
Las plantillas de correo electrónico que aparecen a continuación se han diseñado para un punto en el tiempo: la presentación de tus productos de Atlassian Cloud. Una vez que tus usuarios se hayan puesto en marcha, no necesitarán una comunicación tan frecuente. Dicho esto, tampoco se recomienda un silencio absoluto. Recomendamos enviar un boletín mensual o trimestral a los usuarios para informarles de las nuevas funciones disponibles y compartir otra información y casos de éxito de la organización, así como casos de uso adicionales para conocer la opinión de tus equipos sobre los productos de Atlassian. Si ya distribuyes un boletín de TI con actualizaciones sobre tu conjunto de herramientas, podría ser tan sencillo como incorporar en tu boletín actual algunos cambios específicos de Atlassian.
CONSEJO: suscríbete a la hoja de ruta de Atlassian Cloud para recibir información sobre las nuevas funciones en la nube que se hayan lanzado y que pronto estarán disponibles, para que puedas preparar a tus usuarios.