Actividades de gestión de proyectos a un nuevo nivel
Los gestores de proyectos (da igual la experiencia que tengáis) sois la persona a la que mira el equipo cuando necesita orientación. Lo mejor que puedes hacer por ellos (y, en definitiva, por el éxito del proyecto) es que sepan que pueden centrarse en sus tareas porque tú tienes todos los frentes cubiertos. El problema es que los proyectos suelen ser traicioneros. Cuando crees que todo va según lo previsto, ¡zas!, encuentras dependencias o te das cuenta de que lo que has hecho no sirve.
Hemos descubierto que, con demasiada frecuencia, los equipos de proyectos están tan ansiosos que pasan a la ejecución antes de entender por qué es importante un proyecto o qué necesitan realmente los clientes. Al decidir cómo abordar una tarea, cómo medirán el éxito o a quién tienen que mantener informado de los progresos, olvidan pensar qué concesiones están dispuestos a hacer. También hemos visto demasiados planes de proyectos en los que la gestión de riesgos se hace en el último momento o se ignora por completo. El trabajo de los gestores de proyectos es tenerlo todo bajo control.
Si te sientes superado, no te preocupes. Estamos aquí para ayudarte. En esta página, encontrarás una selección de estrategias que podrás añadir a tu kit de herramientas de gestión de proyectos. Cada actividad aborda distintas fases del proyecto, desde la concepción hasta la planificación y la ejecución.
Las ocho estrategias principales para la gestión de proyectos
Ya conoces la planificación, el alcance y la elaboración de un presupuesto. Ahora descubrirás ocho actividades alternativas para ayudar al equipo a mantenerse centrado, informar a las partes interesadas y tener los riesgos bajo control.
Despegue de proyecto
La mayoría de gestores de proyectos utilizan la reunión de lanzamiento para transmitir información, pero tú puedes hacerlo mejor. Sigue esta estrategia para que la reunión sea interactiva y que, al final, sepas más cosas que cuando empezó. Tu agenda se llenará de actividades que unirán al equipo alrededor de objetivos, hitos y toma de decisiones.
Cartel del proyecto
En esta estrategia, tendrás que analizar la conceptualización del problema, admitir supuestos y riesgos, y hacer una lluvia de ideas sobre posibles soluciones para entender el problema antes de intentar resolverlo. Además, crearás un documento vivo para compartirlo con los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas.
Ecualizador de pros y contras
En cada proyecto hay que tomar miles de decisiones y, si se escalan todas al gestor de proyectos, al final el trabajo se queda estancado. Esta estrategia prepara a tu equipo de proyectos para que tome las decisiones cotidianas con autonomía al saber qué se debe optimizar a toda costa y en qué se puede ser más flexible.
Análisis pre mortem
Un giro al clásico análisis retrospectivo de los proyectos: haz una lluvia de ideas de todo lo que podría ir mal con el proyecto y elabora un plan para abordar los riesgos más importantes de antemano. Aplica esta estrategia con tu equipo en una fase intermedia del proyecto.
Objetivos, señales y medidas
¿Todo el equipo del proyecto está alineado con el objetivo? ¿Habéis definido cómo se medirá el éxito? (¿Seguro…?) Al comienzo del proyecto, dedicad 90 minutos para acordar el objetivo principal, determinar qué os dirá que vais en la buena dirección y cómo se medirá el éxito.
Plan de comunicación con las partes interesadas
En los momentos de máxima actividad, es fácil que se nos olvide comunicarnos con las partes interesadas del proyecto. Esta estrategia te servirá para crear y documentar un plan de comunicación que especifique a quién hay que informar y sobre qué, con qué frecuencia y a través de qué canales de comunicación.
Asignación de relaciones
Si eres como nosotros, muchos de tus proyectos son interdisciplinares, es decir, no solo involucran a varios equipos, sino también a distintos departamentos. Al asignar dependencias de forma proactiva, podrás evitar cuellos de botella y noches sin pegar ojo por culpa de las preocupaciones.
Retrospectiva
Después de entregar el proyecto y de celebrarlo con el equipo (¡no hay que olvidarse de la celebración!), dedica una hora a reflexionar sobre cómo han ido las cosas y qué se puede mejorar la próxima vez. Recuerda que debes crear un espacio seguro para hacer retrospectiva y mantener una conversación sincera.
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Monitor de estado del equipo de proyecto
Utiliza el Monitor de estado para autoevaluarte con respecto a ocho atributos comunes entre los equipos de alto rendimiento y, luego, realiza un seguimiento de tu progreso a medida que avances.
Reúne el equipo de proyectos para un debate sincero sobre vuestra forma de colaborar.
Otros recursos
Porque siempre se puede aprender más sobre la gestión de proyectos.
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