¿Qué es el marco de toma de decisiones DACI?
DACI es un marco de trabajo que simplifica el proceso de toma de decisiones, ya que los equipos que lo utilizan deben definir los roles y las responsabilidades de las principales partes interesadas que participan en dicho proceso. Se trata de un acrónimo de las siguientes palabras:
- D = Driver (impulsor): la persona responsable de reunir a las partes interesadas, recopilar toda la información necesaria, determinar el alcance de la decisión y hacer que esta se tome antes de la fecha acordada.
- A = Approver (aprobador): la única persona que toma la decisión. Esto quiere decir que quien desempeña el rol de aprobador, lejos de limitarse a dar el visto bueno, asume un papel más activo.
- C = Contributors (colaboradores): personas que tienen conocimientos sobre el tema y pueden hacer recomendaciones; es decir, tienen voz, pero no voto.
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I = Informed (destinatarios de la información): personas cuyo trabajo puede verse afectado por la decisión y a las que, por consiguiente, se debería informar sobre dicha decisión una vez que se haya tomado. Estas personas no tienen ni voz ni voto.
Razones para aplicar el proceso de toma de decisiones DACI
En una encuesta realizada por McKinsey & Company, se descubrió que la tasa de cumplimiento de los objetivos y cronogramas de los proyectos en los que se utiliza el marco DACI es un 25 % más alta que la de aquellos en los que no se utiliza.
Cuándo ejecutar una estrategia DACI
Utiliza nuestra plantilla para ejecutar la estrategia DACI cada vez que comiences un nuevo proyecto o te encuentres con un obstáculo en uno en curso. Estas son otras situaciones en las que puede resultar útil emplear el marco DACI:
1. Decisiones complejas: participación de varios departamentos y partes interesadas.
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Ejemplo: decidir una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Decisiones de alto riesgo: con importantes consecuencias para la organización.
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Ejemplo: tomar decisiones estratégicas de acceso al mercado.
3. Proyectos interdisciplinares: donde se requiere la colaboración entre varios departamentos.
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Ejemplo: desarrollar una función de software.
4. Asignación de recursos: tomar decisiones sobre el presupuesto, el personal o la asignación de tiempo.
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Ejemplo: asignar el presupuesto de marketing.
5. Mejoras en los procesos: mejorar o implementar procesos.
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Ejemplo: presentar una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Cinco ventajas del marco DACI
- Responsabilidad: el marco DACI asigna los roles y las responsabilidades con claridad, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
- Mejora de la comunicación: el marco DACI mantiene informadas a todas las partes interesadas pertinentes y define desde el principio la forma en que se tendrán en cuenta sus aportaciones.
- Reducción del tiempo de toma de decisiones: el marco DACI agiliza el proceso de toma de decisiones y, con ello, las resoluciones.
- Mejora de la colaboración: el marco DACI promueve la colaboración con las distintas partes interesadas y crea un entorno en el que el equipo trabaja para lograr un objetivo común.
- Decisiones de mayor calidad: el marco DACI minimiza el riesgo de que se produzcan descuidos y garantiza la toma de decisiones bien fundamentadas.
Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Whiteboard
Markers
Sticky notes
Timer
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Otras plantillas
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Define y asigna roles de impulsor, aprobador, contribuidor o destinatario de la información.
- Rellena la plantilla de DACI y la información relacionada.
- Resume y comparte las decisiones tomadas.
1. Preparación 5 min
En caso de que el equipo teletrabaje, empieza por crear un documento de colaboración, como un tablero de Trello o una página de Confluence. Para hacerlo, puedes utilizar las plantillas que te proporcionamos o crear las tuyas propias.
Si se trata de un equipo presencial, busca una pizarra o un papel grande y consigue notas rápidas y rotuladores para la sala de reuniones.
Crea seis columnas llamadas "Hitos", "LOVED" (lo que amaste), "LOATHED" (lo que odiaste), "LONGED FOR" (lo que anhelaste), "LEARNED" (lo que aprendiste) y "Acciones".
Antes de la sesión, acuerda con el equipo el periodo de tiempo que vais a analizar.
2. Sentar las bases 5 min
Informa al equipo de lo siguiente al inicio de la sesión:
- Dedicamos este tiempo a hablar de cómo hemos trabajado para ver cómo podemos mejorar.
- En esta reunión damos por supuesto que todo el mundo dio lo mejor de sí con las herramientas y los conocimientos de los que dispuso.
- Esta reunión es un espacio seguro. Nada de lo que se comparta será usado contra nadie.
- Estamos aquí para reflexionar, no para culpar.
3. Momentos clave 5 min
Pide a los participantes que reflexionen sobre el periodo de tiempo elegido. ¿Cuáles fueron los acontecimientos clave? Da algunos ejemplos, como objetivos alcanzados, celebraciones en equipo, incorporación de miembros al equipo o eventos de la empresa.
Si los participantes se centran en los hitos clave, les será más fácil recordar los eventos que sucedieron y cómo se sintieron en esos momentos.
Pon un temporizador de cinco minutos para que los participantes añadan sus propios eventos clave a la columna Hitos.
4. Reflexionad 10 min
Explica las 4 listas al equipo: "LOVED", "LONGED FOR", "LOATHED" y "LEARNED" (lo que amaste, anhelaste, odiaste y aprendiste, respectivamente).
LOVED: lo que amaste de tu trabajo durante el periodo elegido.
Esto es lo que deberías seguir haciendo o hacer más en el futuro.
LONGED FOR: lo que te hubiera gustado tener.
Puede ser más gente, más tiempo, más café. No descartéis ninguna.
LOATHED: lo que te hizo la vida más difícil.
¿Qué te gustaría que no vuelva a suceder?
LEARNED: lo que aprendiste de tus éxitos y errores.
Pon un temporizador de 10 minutos para que todos los participantes añadan sus propias reflexiones a cada lista.
CONSEJO: CÉNTRATE
Cuantas menos acciones tengas que realizar, más probable será que las hagas. Empieza añadiendo una sola acción a cada lista.
5. Decidid qué hacer 15 min
Da 10 minutos para que todo el mundo comparta ideas en grupos o de forma colectiva sobre lo siguiente:
- Una medida que cada uno tomará para eliminar algo de la lista LOATHED.
- Una medida que cada uno tomará para ampliar algo de la lista LOVED.
- Utilizad las listas LONGED FOR y LEARNED para determinar qué medidas vais a tomar.
Seguimiento
Schedule and revisit the 4Ls Play on a regular cadence that works best for your team (e.g., once a quarter or after project cycles). Revisiting the 4Ls is important because it builds accountability for action items and creates a consistent team ritual.
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