Día sin reuniones o día para sacar el trabajo adelante
La productividad y el ánimo se resienten cuando no paran de interrumpirte. Mantén al equipo a flote con un día libre de reuniones, correos electrónicos y llamadas.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
Crea un espacio para el trabajo profundo y la resolución de problemas con todos los sentidos puestos.
Si te plantea problemas el concepto de del Monitor de estado, esta estrategia puede serte útil.
Personas
1 - 100
Tiempo de preparación
60 min
Duración
8 h
Dificultad
Fácil
Ejecución de la estrategia
Es difícil poner a todo el mundo de acuerdo para elegir el día perfecto para sacar el trabajo adelante. Aun así, puedes ver qué prefieren los equipos o decidir según las coincidencias entre zonas horarias, si tu organización es una multinacional.
Materiales
Auriculares con cancelación de ruido
Café o té
Aperitivos
Preparación
Haz los deberes (60 min)
Anota los motivos para reservar un día a la semana para sacar el trabajo adelante. Puedes utilizar la estrategia de los 5 porqués para determinar cómo pueden las interacciones y el ruido de las reuniones afectar al equipo. También puedes utilizar un cartel de proyecto para organizar las ideas. El objetivo es preparar una propuesta para presentar el concepto del "Día para sacar el trabajo adelante" al equipo de liderazgo.
Puede estar bien que empieces eligiendo un día para sacar el trabajo adelante y probar cómo funciona en tu organización, para que los equipos puedan adaptarse y valorar el concepto. Para ver cómo ha ido, comprueba si los trabajos pendientes del backlog se resuelven más rápido y si las respuestas a las encuestas han aumentado. Recuerda que lo ideal para notar ventajas sería tener a tu equipo y a todos los equipos adyacentes participando en los mismos días.
CONSIGUE ACEPTACIÓN
Comunica o presenta la propuesta al equipo y pide feedback. Para los gestores, tener un día sin reuniones es una manera fantástica de empezar la semana, porque les da tiempo para avanzar en las interminables listas de tareas pendientes y para estrechar lazos con los equipos.
ELIGE EL DÍA
Es difícil poner a todo el mundo de acuerdo para elegir el día perfecto para sacar el trabajo adelante. Aun así, puedes ver qué prefieren los equipos o decidir según las coincidencias entre zonas horarias, si tu organización es una multinacional.
El lunes es un día fantástico para sacar el trabajo adelante, siempre que lo permitan las zonas horarias. Dedicar una hora entera a planificar nada más terminar la reunión rápida de los lunes puede ser un suplicio para cualquier equipo. Sin embargo, los lunes son perfectos para terminar el sprint actual y cerrar tickets. Así, la reunión de planificación se puede pasar al martes por la mañana para evaluar rápidamente si se han alcanzado los objetivos del sprint y definir uno nuevo.
CREA ESTRATEGIAS PARA TUS REUNIONES
Reduce el número y la duración de las reuniones. Incluso podría ser una buena oportunidad para cancelar reuniones que no aportan valor. Otra opción es pasar todas las reuniones del día para sacar el trabajo adelante a otro diferente.
Reuniones que conviene evitar el día para sacar el trabajo adelante:
- Reuniones de equipos
- Reuniones verticales (por ejemplo, reuniones generales)
- Reuniones individuales (en la medida de lo posible)
Reuniones aceptables en el día para sacar el trabajo adelante:
- Sesiones de trabajo/colaborativas
- Colaboración de especialistas en problemas complejos
- Entrevistas con candidatos externos (si no hay otro horario disponible)
Reuniones rápidas, siempre y cuando sean breves y valiosas (los equipos pueden decidir sobre esto ellos mismos)
COMUNICA Y ANIMA
Los equipos deben tener claro para qué sirven los días para sacar el trabajo adelante. Envía invitaciones de calendario, da unas pautas para aprovechar el día al máximo y respalda a los equipos de guardia que puedan necesitar recursos extra en esos días.
Es importante que todos sepan qué esperar del cambio y las ventajas previstas. En algunos equipos interdisciplinares, cambiar las reuniones semanales será un poco complicado. Ayuda a estos equipos a tener presentes las ventajas que supone aumentar la productividad y el tiempo dedicado en exclusiva a sacar el trabajo adelante, y comprueba si las ventajas se están materializando o no una vez que se ponga en marcha el día para sacar el trabajo adelante.
Consejo de experto
Si tu organización está presente en varias regiones, prueba a programar el día para sacar el trabajo adelante los lunes (para equipos de Asia-Pacífico) y el viernes (para Estados Unidos/EMEA). Esto aumenta los horarios coincidentes disponibles para las reuniones entre equipos a lo largo de la semana.
PASO 1
Prepara el trabajo del día (15 min)
Ten un objetivo claro para el día. Puedes centrarte en una o dos cosas como máximo para poder aprovechar bien el día para sacar el trabajo adelante. Céntrate primero en las tareas más urgentes e importantes, y divídelas en partes que se puedan realizar en un día o parte del día. Aprende a dar o quitar prioridad al trabajo: lleva un tiempo aprender a reconocer las tareas con más repercusión.
PASO 2
Optimiza el entorno de trabajo (15 min)
Prepara todo lo que puedas necesitar en tu sesión de trabajo: agua, café o té, el cargador del portátil, papel, rotuladores, auriculares, etc. Así reducirás al mínimo las veces que tengas que interrumpir tu concentración.
Crea una zona libre de interrupciones, una burbuja: cierra notificaciones, alarmas, recordatorios, teléfonos, tablets y cualquier otra cosa que no sea 100 % necesaria para sacar adelante el trabajo.
Lo ideal es que no atiendas correos electrónicos, llamadas ni reuniones de equipo. Tómate la libertad de apagar el móvil y buscar un lugar tranquilo. Recuerda que tus compañeros de equipo están en la misma situación, así que evita hablar con ellos si no es realmente urgente.
PASO 1
Sacar el trabajo adelante (7,5 h)
Preparados… Listos… ¡Ya! ¡Que vaya todo bien! 😀
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Seguimiento
Cuando termine la prueba del día para sacar el trabajo adelante, es importante comprobar con los equipos si vuestras suposiciones de partida eran acertadas. ¿Habéis conseguido las ventajas esperadas en términos de productividad, satisfacción y/o felicidad del equipo? Para medirlo, puedes preguntar a todas las personas del equipo y gestores que han participado si han notado alguna mejora y si quieren seguir teniendo un día para sacar el trabajo adelante. Diles que te sugieran cambios o consejos para sacar todo el partido del día, y comparte sus propuestas.
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