Gestionar proyectos de software complejos

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Empezar con muy buen pie y hacer que se mantenga la motivación.

Aumentar las probabilidades de proporcionar proyectos revolucionarios y diferentes a todo lo que hayas hecho antes.

Colaboración consciente

Planificar en la misma sala: todos los equipos implicados en el proyecto deben formar parte del proceso de planificación y estar presentes en la sala. Los costes de desplazamiento no son nada en comparación con el coste de compilar un producto equivocado.

Ponerse de acuerdo con respecto a las reglas de colaboración de antemano: responde a preguntas como "¿Realizarán el trabajo de integración los equipos de plataformas?" o "¿Cómo haremos que colaboren equipos como el de marketing, el de asistencia y el de operaciones?".

Enriquecerse entre equipos: los traslados, las rotaciones, los equipos integrados o incluso los equipos combinados constituyen formas eficaces de reducir los riesgos y realizar el trabajo. La empatía y la fiabilidad que generan tampoco hacen ningún daño.

Planificar una implementación, migración o adopción: no pierdas de vista la forma de hacer llegar este proyecto a los clientes. Comparte tus planes con el equipo y las partes interesadas y mantenlos al tanto de las actualizaciones. Si ejecutas una simulación de implementación para probarla y ganar confianza, mejor todavía.

Assist and reward adoption – There will be problems to flush out and fixes to make. If you're building a platform service, save some bandwidth to help the first product-side teams who adopt it.

Desafiar el organigrama: haz que equipos de toda la empresa trabajen juntos durante la realización de un proyecto siguiendo un sistema de organización específico.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Perder tiempo intentando reasignar las hojas de ruta y las prioridades entre los equipos
• Intentar encajar a equipos adicionales una vez que se hayan realizado los planes
• Reuniones no productivas
• Tomas de decisiones extremadamente prolongadas
• Dudas sobre si la plataforma funcionará de verdad

Percepción común

Aclarar el qué y el porqué: establece objetivos de forma colectiva como un equipo de equipos para ir todos a una. En la medida de lo posible, los equipos de plataforma deberían presentar iniciativas de valor de negocio para priorizarlas fácilmente en relación con las iniciativas de productos.

Dar visibilidad al alcance y el progreso: comparte tu hoja de ruta y mantenla actualizada. Informa a tu equipo de forma proactiva sobre los cambios que se produzcan en el alcance o en el cronograma (habrá muchos).

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Que los equipos no se comprometan con el proyecto
• Retrasos en las decisiones o errores en las discusiones sobre los pros y contras
• Falta de recursos para el alcance que te has comprometido a abarcar
• Incidencias de coordinación diaria como trabajo inservible o esfuerzos duplicados

Compromiso claro

El tema administrativo: asigna a un propietario a tiempo completo del proyecto (si estás leyendo esto, es muy probable que seas tú). Haz que el patrocinador ejecutivo promocione el proyecto de forma interna; también debes estar disponible para actuar cuando se produzcan cuellos de botella.

El tema técnico: incluye a un arquitecto multiproducto en el equipo de tu proyecto para que pueda encargarse de las cuestiones de implementación y diseño de alto nivel. Define quién se encarga de la experiencia general del cliente (por ejemplo, ¿el equipo de plataforma o el de producto?), así como quién se encarga de las principales entregas.

Planearlo todo: sigue la estrategia Roles y responsabilidades con todo el equipo del proyecto (o con los representantes de cada equipo secundario). Si, además, sigues la estrategia con cada equipo secundario, mejor aún.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Miembros del equipo pisándose los talones
• La creación general de cuellos de botella
• Que el trabajo se cuele por los intersticios
• Patrocinadores sedientos de sangre porque no recibieron una actualización sobre los cambios en el alcance o los plazos

Confianza

Captar a las personas adecuadas: reúne a tus mejores comunicadores, integradores y a aquellos que brindan confianza enseguida y cuya actitud es positiva. Necesitas compañeros con un alto nivel de atención a los detalles y a las urgencias.

Intercambiar secretos: anima a los equipos de plataforma a que aprovechen los amplios conocimientos de los equipos de producto sobre los clientes. Asimismo, pon al día a los equipos de producto sobre el trabajo de plataforma mediante presentaciones informales, artículos de blog internos, quedadas para almorzar, etc.

Generar motivación: intenta que los equipos consigan rápidamente un logro entre todos al principio. De esta manera, aumentará la motivación y se afianzará la confianza entre los miembros del equipo. No te olvides de llevar a cabo las sesiones de Monitor de estado todos los meses.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Obstáculos constantes e incumplimiento de promesas

• La resolución de problemas sin ideas

• Baja motivación

Hitos compartidos

Hacer un seguimiento del progreso: comparte el cronograma del proyecto y úsalo como única fuente de información. Mantenlo actualizado para que refleje la situación real, aunque implique hacer ajustes cada semana. Porque los tendrás que hacer.

Lanzar en incrementos de menor tamaño y celebrar estas pequeñas victorias: capta a miembros del equipo de proyecto para que ejerzan de animadores y ayuden a mantener buenos niveles de velocidad y motivación.

Responsabilizarse de la calidad de forma colectiva: incluye tiempo de integración y realización de pruebas en el plan y asegúrate de que tu definición de completado se ha acordado previamente y está documentada correctamente.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Sorpresas durante la realización de pruebas
• Un progreso lento (o no)
• Entregas y fechas de entrega mal coordinadas

Decisiones eficaces

Sé prudente: ten en cuenta las implicaciones a corto y largo plazo. Asimismo, piensa quién debería tomar la decisión. No asumas que el propietario a tiempo completo o que el patrocinador ejecutivo son las personas más adecuadas.

Optimiza para lograr una mayor eficiencia: sigue la estrategia Pros y contras para que cada miembro y equipo tengan la capacidad de tomar decisiones cotidianas con autonomía. Para tomar grandes decisiones, usa el marco DACI.

Organizar y comunicar: crea un registro de decisiones que permita hacer un seguimiento de lo que se está decidiendo (o lo que se ha decidido) y menciónalo en las comunicaciones semanales sobre el proyecto.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Que los equipos tengan más inseguridad en la toma de decisiones debido a que hay demasiada información bajo la "línea de flotación"
• Tener en cuenta soluciones o marcos temporales basados en información pasada o incorrecta
• La revisión y el recuento de la misma decisión varias veces

Gestionar dependencias

Anticipar los cuellos de botella: crea una tabla o diagrama que permita determinar los aspectos de los que depende tu equipo, así como quién depende de tu equipo.

Mantener el control: asigna a un propietario de cada parte que esté pendiente de cada dependencia. Asegúrate de que los propietarios de las dependencias comprenden el impacto de los cambios y se los comunican a todos los equipos de procesos anteriores y posteriores.

Esto te ayudará a evitar lo siguiente:

• Retrasos en las fases posteriores e hitos desaprovechados
• Frustración, desánimo y angustia