¿Qué es el marco de toma de decisiones DACI?
DACI es un marco de trabajo que simplifica el proceso de toma de decisiones, ya que los equipos que lo utilizan deben definir los roles y las responsabilidades de las principales partes interesadas que participan en dicho proceso. Se trata de un acrónimo de las siguientes palabras:
- D = Driver (impulsor): la persona responsable de reunir a las partes interesadas, recopilar toda la información necesaria, determinar el alcance de la decisión y hacer que esta se tome antes de la fecha acordada.
- A = Approver (aprobador): la única persona que toma la decisión. Esto quiere decir que quien desempeña el rol de aprobador, lejos de limitarse a dar el visto bueno, asume un papel más activo.
- C = Contributors (colaboradores): personas que tienen conocimientos sobre el tema y pueden hacer recomendaciones; es decir, tienen voz, pero no voto.
-
I = Informed (destinatarios de la información): personas cuyo trabajo puede verse afectado por la decisión y a las que, por consiguiente, se debería informar sobre dicha decisión una vez que se haya tomado. Estas personas no tienen ni voz ni voto.
Razones para aplicar el proceso de toma de decisiones DACI
En una encuesta realizada por McKinsey & Company, se descubrió que la tasa de cumplimiento de los objetivos y cronogramas de los proyectos en los que se utiliza el marco DACI es un 25 % más alta que la de aquellos en los que no se utiliza.
Cuándo ejecutar una estrategia DACI
Utiliza nuestra plantilla para ejecutar la estrategia DACI cada vez que comiences un nuevo proyecto o te encuentres con un obstáculo en uno en curso. Estas son otras situaciones en las que puede resultar útil emplear el marco DACI:
1. Decisiones complejas: participación de varios departamentos y partes interesadas.
-
Ejemplo: decidir una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Decisiones de alto riesgo: con importantes consecuencias para la organización.
-
Ejemplo: tomar decisiones estratégicas de acceso al mercado.
3. Proyectos interdisciplinares: donde se requiere la colaboración entre varios departamentos.
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Ejemplo: desarrollar una función de software.
4. Asignación de recursos: tomar decisiones sobre el presupuesto, el personal o la asignación de tiempo.
-
Ejemplo: asignar el presupuesto de marketing.
5. Mejoras en los procesos: mejorar o implementar procesos.
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Ejemplo: presentar una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Cinco ventajas del marco DACI
- Responsabilidad: el marco DACI asigna los roles y las responsabilidades con claridad, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
- Mejora de la comunicación: el marco DACI mantiene informadas a todas las partes interesadas pertinentes y define desde el principio la forma en que se tendrán en cuenta sus aportaciones.
- Reducción del tiempo de toma de decisiones: el marco DACI agiliza el proceso de toma de decisiones y, con ello, las resoluciones.
- Mejora de la colaboración: el marco DACI promueve la colaboración con las distintas partes interesadas y crea un entorno en el que el equipo trabaja para lograr un objetivo común.
- Decisiones de mayor calidad: el marco DACI minimiza el riesgo de que se produzcan descuidos y garantiza la toma de decisiones bien fundamentadas.
Material necesario
Videoconferencia con función de compartir pantalla o espacio para reuniones
Herramienta de colaboración digital (consulta las plantillas)
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Cómo utilizar el marco de toma de decisiones DACI
RESUMEN DE 5 SEGUNDOS
- Define y asigna roles de impulsor, aprobador, contribuidor o destinatario de la información.
- Rellena la plantilla de DACI y la información relacionada.
- Resume y comparte las decisiones tomadas.
1. Prepara tu documento de DACI 5 min
Al comenzar un nuevo proyecto, es importante contar con un espacio compartido específico en el que el equipo pueda colaborar de forma eficaz. Si quieres que el proyecto sea todo un éxito, debes utilizar un documento colaborativo como Confluence o una herramienta similar.
Para ayudarte a poner en marcha tu proyecto con el marco DACI, tenemos una plantilla lista para usar en Confluence. Ponle el título a tu documento siguiendo este formato: "DACI: ¿[pregunta a la que estás intentando responder]?".
2. Designa a un impulsor 5 min
En primer lugar, el equipo debe nombrar a un impulsor cuyo cometido sea tomar las decisiones. Esta persona se encargará de lo siguiente:
- Asegurarse de que todas las partes interesadas estén informadas.
- Recopilar la información necesaria.
- Responder a las preguntas y completar los elementos de acción.
El impulsor también moderará la reunión de DACI. Para empezar, deberá recordar al equipo cuáles son las decisiones que hay que tomar y tendrá que hacer hincapié en que el objetivo es desarrollar un plan para recopilar toda la información necesaria para tomar la decisión correcta.
3. Asigna aprobadores y colaboradores 5 min
A continuación, el equipo debe escoger al aprobador de la decisión, que tendrá la última palabra y, por lo general, será un responsable o líder con autoridad para tomar decisiones.
Tras seleccionar al aprobador, designa a los colaboradores. Estos miembros del equipo deben tener la experiencia necesaria para fundamentar la decisión. Elige a unas cuantas personas con conocimientos para que puedan asesorarte con más información.
El impulsor decidirá de qué manera participarán los colaboradores, ya sea invitándolos a una reunión de grupo o reuniéndose con cada uno de ellos por separado para recopilar sus opiniones.
4. Designa a una persona que deba estar informada 5 min
Como destinatarios, opta por las personas a las que afecte la decisión, pero que no estén involucradas de forma directa en la toma de esta. Se trata de las personas o los equipos que puedan tener que cambiar su forma de trabajar como consecuencia de la decisión tomada y que, por tanto, deben conocer su resultado. (como los equipos de marketing, asuntos legales, ventas o asistencia).
5. Desarrolla un plan de acción 10 min
En este momento, deberás preparar el escenario y dar contexto. Completa la plantilla de DACI de Confluence, a excepción de las secciones Elementos de acción y Resultados, que deberán abordarse durante y después del proceso, respectivamente.
El impulsor presentará la información que debe recopilarse para tomar la decisión, como:
- Detalles: aquí se deben incluir el estado actual, el impacto, todas las personas implicadas, la fecha de vencimiento y el resultado una vez que se haya tomado la decisión al respecto.
- Contexto: redacta una explicación de una o dos frases sobre cuáles son las cuestiones y qué decisión hay que tomar. Habla brevemente de la importancia de esta y de sus repercusiones.
- Datos relevantes: incluye cualquier investigación, dato o comentario relevante que pueda afectar a la empresa y que deba tenerse en cuenta a la hora de tomar la decisión.
- Factores de decisión: incluye los factores que tendrás en cuenta a la hora de sopesar cada opción, como el coste, el tiempo y la escalabilidad.
Opciones tenidas en cuenta: usa un formato de tabla para presentar cada opción, e incluye la descripción, los pros y los contras, y los recursos y costes financieros estimados.
6. Recopila opiniones y toma decisiones 10 min
Comparte tu documento de DACI con el equipo y pídele su opinión. Colaborar y, quizás, participar en un pequeño debate de intercambio de ideas respetuoso pueda ayudar a valorar detenidamente las opciones que tienes a tu disposición.
7. Organiza los elementos de acción 10 min
¿Qué más necesitas para avanzar? En la sección Elementos de acción, indica la información, las tareas o las preguntas que hay que tratar antes de completar esta parte del proyecto. Asigna a los miembros del equipo a cada elemento de acción @mencionando sus nombres.
8. Comparte el resultado 10 min
Una vez que el equipo haya intervenido, es el momento de dejar que tu aprobador tome la decisión. Una vez hecho, asegúrate de resumir y compartir el resultado para que el equipo lo sepa.
Variantes
RACI
El marco RACI es muy parecido al DACI, aunque con un ligero cambio en el desglose de la sigla: responsable (Responsible), aprobador (Accountable), consultor (Consulted) y destinatarios de la información (Informed). El responsable es la persona encargada de realizar el trabajo y el aprobador se encarga de aceptar finalmente el trabajo; mientras que el consultor y los destinatarios de la información tienen funciones similares.
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Análisis del campo de fuerzas
Determina las fuerzas impulsoras y represoras de tu decisión, lo que va a favor y en contra de esta, con un análisis del campo de fuerzas Puntúa estos elementos en función de su fuerza para determinar qué opciones hay disponibles y la relación coste-beneficio de cada una de ellas.
Seguimiento
Documentación de la decisión
Cuando se tome la decisión, regístrala en el documento de colaboración para que los futuros equipos puedan tener contexto sobre cómo y por qué se toma esta decisión.
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