DACI Decision-Making Framework
This framework enhances team effectiveness and project success by clearly defining who is responsible for each aspect of the decision-making process.
PREP TIME
15m
Run TIME
60m
Persons
3-6
5-second summary
- Define and assign DACI roles.
- Fill out the DACI template and related information.
- Summarize and share the decisions made.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
PLAY resources
How to use the DACI decision-making framework
Assign clear roles to ensure effective collaboration and accountability during the decision-making process.
¿Qué es el marco de toma de decisiones DACI?
DACI es un marco de trabajo que simplifica el proceso de toma de decisiones, ya que los equipos que lo utilizan deben definir los roles y las responsabilidades de las principales partes interesadas que participan en dicho proceso. Se trata de un acrónimo de las siguientes palabras:
- D = Driver (impulsor): la persona responsable de reunir a las partes interesadas, recopilar toda la información necesaria, determinar el alcance de la decisión y hacer que esta se tome antes de la fecha acordada.
- A = Approver (aprobador): la única persona que toma la decisión. Esto quiere decir que quien desempeña el rol de aprobador, lejos de limitarse a dar el visto bueno, asume un papel más activo.
- C = Contributors (colaboradores): personas que tienen conocimientos sobre el tema y pueden hacer recomendaciones; es decir, tienen voz, pero no voto.
-
I = Informed (destinatarios de la información): personas cuyo trabajo puede verse afectado por la decisión y a las que, por consiguiente, se debería informar sobre dicha decisión una vez que se haya tomado. Estas personas no tienen ni voz ni voto.
Razones para aplicar el proceso de toma de decisiones DACI
En una encuesta realizada por McKinsey & Company, se descubrió que la tasa de cumplimiento de los objetivos y cronogramas de los proyectos en los que se utiliza el marco DACI es un 25 % más alta que la de aquellos en los que no se utiliza.
Cuándo ejecutar una estrategia DACI
Utiliza nuestra plantilla para ejecutar la estrategia DACI cada vez que comiences un nuevo proyecto o te encuentres con un obstáculo en uno en curso. Estas son otras situaciones en las que puede resultar útil emplear el marco DACI:
1. Decisiones complejas: participación de varios departamentos y partes interesadas.
-
Ejemplo: decidir una estrategia de lanzamiento de un nuevo producto.
2. Decisiones de alto riesgo: con importantes consecuencias para la organización.
-
Ejemplo: tomar decisiones estratégicas de acceso al mercado.
3. Proyectos interdisciplinares: donde se requiere la colaboración entre varios departamentos.
-
Ejemplo: desarrollar una función de software.
4. Asignación de recursos: tomar decisiones sobre el presupuesto, el personal o la asignación de tiempo.
-
Ejemplo: asignar el presupuesto de marketing.
5. Mejoras en los procesos: mejorar o implementar procesos.
-
Ejemplo: presentar una nueva herramienta de gestión de proyectos.
Cinco ventajas del marco DACI
- Responsabilidad: el marco DACI asigna los roles y las responsabilidades con claridad, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
- Mejora de la comunicación: el marco DACI mantiene informadas a todas las partes interesadas pertinentes y define desde el principio la forma en que se tendrán en cuenta sus aportaciones.
- Reducción del tiempo de toma de decisiones: el marco DACI agiliza el proceso de toma de decisiones y, con ello, las resoluciones.
- Mejora de la colaboración: el marco DACI promueve la colaboración con las distintas partes interesadas y crea un entorno en el que el equipo trabaja para lograr un objetivo común.
- Decisiones de mayor calidad: el marco DACI minimiza el riesgo de que se produzcan descuidos y garantiza la toma de decisiones bien fundamentadas.
1. Prep your DACI document
1. Prepara la estrategia 5 min
Al comenzar un nuevo proyecto, es importante contar con un espacio compartido específico en el que el equipo pueda colaborar de forma eficaz. Si quieres que el proyecto sea todo un éxito, debes utilizar un documento colaborativo como Confluence o una herramienta similar.
Para ayudarte a poner en marcha tu proyecto con el marco DACI, tenemos una plantilla lista para usar en Confluence. Ponle el título a tu documento siguiendo este formato: "DACI: ¿[pregunta a la que estás intentando responder]?".
2. Assign a Driver
1. Prepara la estrategia 5 min
En primer lugar, el equipo debe nombrar a un impulsor cuyo cometido sea tomar las decisiones. Esta persona se encargará de lo siguiente:
- Asegurarse de que todas las partes interesadas estén informadas.
- Recopilar la información necesaria.
- Responder a las preguntas y completar los elementos de acción.
El impulsor también moderará la reunión de DACI. Para empezar, deberá recordar al equipo cuáles son las decisiones que hay que tomar y tendrá que hacer hincapié en que el objetivo es desarrollar un plan para recopilar toda la información necesaria para tomar la decisión correcta.
3. Assign both Approvers and Contributors
1. Prepara la estrategia 5 min
A continuación, el equipo debe escoger al aprobador de la decisión, que tendrá la última palabra y, por lo general, será un responsable o líder con autoridad para tomar decisiones.
Tras seleccionar al aprobador, designa a los colaboradores. Estos miembros del equipo deben tener la experiencia necesaria para fundamentar la decisión. Elige a unas cuantas personas con conocimientos para que puedan asesorarte con más información.
El impulsor decidirá de qué manera participarán los colaboradores, ya sea invitándolos a una reunión de grupo o reuniéndose con cada uno de ellos por separado para recopilar sus opiniones.
4. Assign who needs to be Informed
1. Prepara la estrategia 5 min
Para cada uno de los demás roles identificados, escribe las responsabilidades que creas que son prioritarias en la columna "Responsabilidades (lo que piensan los demás)".
Si consideras que alguna responsabilidad no está claramente comprendida en un rol, añádela a la sección de responsabilidades sin asignar.
5. Develop an action plan
1. Prepara la estrategia 5 min
En este momento, deberás preparar el escenario y dar contexto. Completa la plantilla de DACI de Confluence, a excepción de las secciones Elementos de acción y Resultados, que deberán abordarse durante y después del proceso, respectivamente.
El impulsor presentará la información que debe recopilarse para tomar la decisión, como:
- Detalles: aquí se deben incluir el estado actual, el impacto, todas las personas implicadas, la fecha de vencimiento y el resultado una vez que se haya tomado la decisión al respecto.
- Contexto: redacta una explicación de una o dos frases sobre cuáles son las cuestiones y qué decisión hay que tomar. Habla brevemente de la importancia de esta y de sus repercusiones.
- Datos relevantes: incluye cualquier investigación, dato o comentario relevante que pueda afectar a la empresa y que deba tenerse en cuenta a la hora de tomar la decisión.
- Factores de decisión: incluye los factores que tendrás en cuenta a la hora de sopesar cada opción, como el coste, el tiempo y la escalabilidad.
Opciones tenidas en cuenta: usa un formato de tabla para presentar cada opción, e incluye la descripción, los pros y los contras, y los recursos y costes financieros estimados.
6. Gather input and make decisions
1. Prepara la estrategia 5 min
Comparte tu documento de DACI con el equipo y pídele su opinión. Colaborar y, quizás, participar en un pequeño debate de intercambio de ideas respetuoso pueda ayudar a valorar detenidamente las opciones que tienes a tu disposición.
7. Organize action items
Est. time: 10 min
Es el momento de hablar del tipo de relación que tienes entre tu equipo y cada equipo que consideres fundamental. Es lo que llamamos "intensidad de interacción". Traza líneas para indicar la intensidad de la interacción con cada equipo.
Intensidad de la interacción:
- Línea continua: hay interacciones sistémicas (por ejemplo, una reunión periódica o un canal de Slack dedicado).
- Línea discontinua: se emplean interacciones ad hoc. Por ejemplo, ampararse en una relación personal y una colaboración reactiva (basadas en incidentes o incidencias).
- Línea de puntos: esta relación requiere nuevos métodos de colaboración.
En interacciones de red más desafiantes, ejecuta una variante con los propietarios de la relación.
8. Share the outcome
Est. time: 10 min
After the team has weighed in, it’s time to let your Approver make the call. Once that’s done, be sure to summarize and share the outcome so the team knows.
Follow-up
Comparte los resultados
Comparte con el equipo el documento definitivo para recopilar comentarios sobre cualquier posible carencia u oportunidad.
Distribuye el documento de roles y responsabilidades con las principales partes interesadas y los miembros del equipo de liderazgo, e informa al equipo sobre esta acción.
Considera la posibilidad de revisar esta estrategia cada tres o seis meses o cuando el equipo experimente cambios importantes. La práctica regular hará que este proceso sea más fluido.
Variations
RACI
El marco RACI es muy parecido al DACI, aunque con un ligero cambio en el desglose de la sigla: responsable (Responsible), aprobador (Accountable), consultor (Consulted) y destinatarios de la información (Informed). El responsable es la persona encargada de realizar el trabajo y el aprobador se encarga de aceptar finalmente el trabajo; mientras que el consultor y los destinatarios de la información tienen funciones similares.
Análisis del campo de fuerzas
Determina las fuerzas impulsoras y represoras de tu decisión, lo que va a favor y en contra de esta, con un análisis del campo de fuerzas Puntúa estos elementos en función de su fuerza para determinar qué opciones hay disponibles y la relación coste-beneficio de cada una de ellas.
¿Aún tienes preguntas?
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