Priorizar, como equipo
Mirar una lista variada de todo el trabajo que tiene tu equipo puede resultar abrumador. Usa esta estrategia para llegar a un acuerdo sobre las prioridades y define en qué momento está bien retrasar o abandonar las tareas.
UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...
Ayudar a tu equipo a priorizar las tareas adecuadas y a ejecutarlas en el orden correcto para eliminar cuellos de botella.
Capacitar a tu equipo para decir "no" al trabajo de prioridad baja que pueda retrasar el proyecto.
Si te plantean problemas los conceptos de o del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.
Personas
3-12
Tiempo de preparación
15 min
Duración
60 min
Dificultad
Fácil
Ejecución de la estrategia
Hay cosas difíciles de hacer. Eso está bien siempre y cuando aceptes enfrentarte primero a lo más importante y trabajar a partir de ahí.
Preparación
Asegúrate de que todos lean el cartel o el folleto de una página del proyecto, así como los Objetivos y resultados clave (o cualquier marco de objetivos que emplees), antes de la reunión para que todos conozcan bien los criterios de éxito del proyecto.
Paso 1
Realizar una lluvia de ideas sobre las tareas de tu proyecto (15 min)
En grupo, haced una lluvia de ideas de todas las tareas que hay que hacer para cumplir los objetivos del proyecto. Escribid cada tarea en una tarjeta. Debéis ser tan específicos como os sea posible, y también implacables en lo que respecta a incluir solo elementos que sean parte única y exclusivamente de este proyecto: no anotéis las tareas en segundo plano ni las mismas tareas de siempre.
Sin embargo, procurad no ahondar demasiado en los detalles prácticos: no os interesa tener cientos de tarjetas que priorizar. A menos que vayáis a lanzar el próximo róver a Marte, deberíais poder reducirlo a 50 tareas o menos.
Consejo de experto
Aseguraos de incluir tareas no técnicas y las mismas tareas de siempre, como la formación y las comunicaciones a partes interesadas.
Paso 2
Categorizar las tareas (10 min)
Agrupad las tareas por tipo para formar entre 2 y 5 categorías de trabajo. Ideas para categorizar el trabajo:
- Por hito
- Por equipo responsable
- Por corrección de errores, función actual o nueva función
- Por mantenimiento, gestación o ejecución
En la parte posterior de cada tarjeta, anotad si la tarea está relacionada con las demás y cómo lo hace. Es importante destacar especialmente las relaciones dependientes; por ejemplo, "depende de".
Paso 3
A la de una, a la de dos y... ¡a priorizar! (15 min)
Dividíos en grupos pequeños, asigna a cada grupo una categoría para ordenar y clasificar, y organizad las tarjetas en la tabla o en la pared. Esta clasificación inicial no debería llevar más de unos minutos, así que ¡trabajad rápido!
Parad y cambiad de categoría. Revisad cómo ha priorizado el otro equipo las tareas y ajustad las fichas como os convenga (no os preocupéis de llevar un registro del orden original).
Consejo de experto
Prestad atención a las dependencias. No califiquéis una tarea como de prioridad baja si hay otras diez tareas que dependen de ella.
Paso 4
Dibujar la línea para abandonar tareas (10 min)
Empezad definiendo vuestras consideraciones al determinar si una tarea debe pasar o no la línea que determina si se debe abandonar.
Con estos criterios, id categoría a categoría y decidid si se alcanza esa línea. ¿Qué tareas podrían abandonarse o fallar sin tener que mandar todo el proyecto al fracaso? Seguid hasta que hayáis evaluado todas las categorías.
Consejo de experto
Documentad los criterios que determinan si una tarea queda por encima o por debajo de la línea para poder consultarlos para evaluar las solicitudes entrantes a lo largo del proyecto.
paso 5
Revisar y reflexionar (10 min)
Revisad todas las categorías y tareas priorizadas. Pide a los miembros del grupo que compartan (votando a dedo) cómo se sienten con respecto a la capacidad del equipo para cumplir los plazos. Si levantan el pulgar hacia arriba, se sienten seguros. Si apuntan el pulgar hacia abajo, piensan que estamos condenados.
Si los pulgares del grupo apuntan hacia abajo de forma prácticamente unánime, dedicad los últimos minutos a recopilar todos los riesgos que ponen en peligro el éxito de tu equipo. Sopesa la idea de un seguimiento con un análisis pre mortem para ahondar en la razón por la que el equipo siente que va a fracasar.
¿Lo has clavado?
Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.
Variantes
equipos distribuidos
Usa un tablero de Trello o Jira para que los miembros de equipos remotos puedan participar de forma activa en la priorización.
Seguimiento
Ejecuta una estrategia pre mortem para recoger los riesgos potenciales y crear planes de mitigación.
Si aún no has establecido objetivos para tu proyecto, usa el resultado de esta estrategia para establecer objetivos y resultados clave trimestrales: un marco para definir objetivos que utilizan en Atlassian, Google y otras empresas de diversos sectores.
Ejecuta la estrategia Funciones y responsabilidades para determinar áreas de propiedad para el proyecto.
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