Las reuniones rápidas en acción
Este equipo de contabilidad celebra las reuniones rápidas en Zoom y organiza el tablero de su proyecto con Trello.
Este equipo de desarrolladores de software celebra su reunión rápida de forma presencial.
Los miembros de este equipo de lanzamiento de productos trabajan en distintas zonas horarias, por lo que utilizan Slack para llevar a cabo una reunión rápida asíncrona.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Tablero de proyectos digital
Presencial
Lugar para mantener la reunión
Pantalla
Tablero de proyectos digital
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación 5 min
Escoge el mismo lugar y momento para llevar a cabo todas las reuniones rápidas.
En caso de que el equipo teletrabaje, utiliza una herramienta de videoconferencias que te permita compartir la pantalla para que el equipo vea el tablero de tu proyecto.
Si se trata de un equipo presencial, prueba a celebrar las reuniones en un rincón tranquilo de la oficina que esté cerca de tu tablero de trabajo.
Si es la primera vez que organizas una reunión rápida, puede que sea buena idea compartir con el equipo las siguientes indicaciones antes de la reunión para que todo el mundo venga preparado.
“Teniendo en cuenta [insertar el objetivo del equipo]...”.
“Desde la última reunión rápida, he...”.
“Antes de la próxima reunión rápida...”.
“Lo que me está frenando es...”.
CONSEJO: PRIMERO, PRIORIZA
¿Dónde comparte tu equipo el trabajo que está realizando? Si la respuesta es “No lo compartimos”, prueba la estrategia Matriz de priorización y utiliza también un tablero de proyecto (consulta la plantilla).
2. Reunión rápida de pie 15 min
Ponte en pie, aunque la reunión se realice por videoconferencia, para no perder el hilo.
Cada miembro del equipo tiene que comentar de forma breve los progresos que ha hecho desde la última reunión rápida, lo que tiene pensado conseguir para la próxima y si hay algún impedimento que se interponga en su camino. La reunión no debería durar más de 15 minutos.
CONSEJO: LÍDERES DEL EQUIPO
Puede que los gerentes quieran unirse a la reunión rápida para ponerse al día o dirigir el trabajo, pero esto ralentizaría la reunión y le quitaría protagonismo al equipo. En lugar de eso, reúnete aparte con los gerentes para saber qué más puedes hacer para satisfacer sus necesidades.
CONSEJO: PROFUNDIZA
Si todo marcha sospechosamente bien, prueba a plantearte algunas preguntas:
“Si necesitara ayuda en algo, sería en...”.
“Podría hacerlo todo más rápido si...”.
Seguimiento
Otros temas
Tras la reunión rápida de 15 minutos, invita a todo aquel que quiera marcharse a hacerlo con total tranquilidad. Cualquier miembro que tenga tiempo y un tema de debate sobre el equipo puede quedarse y seguir charlando.
Ayuda entre amigos
Pide a los miembros del equipo que realicen un seguimiento para ayudarse mutuamente con cualquier problema que haya surgido en la reunión.
Variantes
Distribución global
Si los miembros de tu equipo trabajan en distintas zonas horarias, mantén una reunión rápida asíncrona en la plataforma de comunicación que prefieras para que todos puedan escribir y enviar sus actualizaciones. Además, algunas plataformas de comunicación, como Slack, cuentan con bots que puedes configurar para que recuerden al equipo que deben enviar sus actualizaciones.
Recorrido por el tablero
En lugar de ir de persona en persona, toma como base el tablero de trabajo y repasa cada elemento. Comienza por los que estén bloqueados y busca con el equipo la forma de desbloquearlos. Después, revisa el resto de los elementos y busca con ellos la forma de finalizarlos.
Pase de pelota
En el caso de contar con un equipo presencial, utiliza un objeto físico que los miembros puedan pasar a la siguiente persona a la que quieran escuchar. Si el equipo teletrabaja, pide a cada persona que escoja al compañero al que quieran escuchar a continuación.
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