5 Whys Analysis
If a project does not meet expectations despite your team’s efforts, take a moment to identify the root cause. The 5 Whys Analysis Play helps your team ask "why" multiple times until they uncover the core issue.
PREP TIME
5m
Run TIME
30m
Persons
3-8
5-second summary
- Select one problem statement.
- Ask “why” five times to determine the root cause.
- Propose a solution.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
- Optional: physical whiteboard, markers, and timer.
PLAY resources
How to run a 5 Whys analysis
Help your team get to the root of a problem – whether you're in post-mortem or exploring new opportunities.
L'analyse des Cinq pourquoi, qu'est-ce que c'est ?
L'analyse des Cinq pourquoi est une technique de résolution de problèmes qui consiste à poser la question « Pourquoi ? » à cinq reprises afin de découvrir les causes sous-jacentes d'un problème.
Pourquoi exécuter le scénario « Analyse des Cinq pourquoi » ?
Pour apprendre à transformer un problème actuel ou passé en solution. L'analyse des Cinq pourquoi peut vous aider à comprendre pourquoi un projet ne répond pas aux attentes. Vous guiderez votre équipe tout au long d'un processus visant à identifier le problème spécifique et à l'affiner progressivement jusqu'à ce qu'une solution satisfaisante soit trouvée.
Quand faut-il effectuer une analyse des Cinq pourquoi ?
L'analyse des Cinq pourquoi peut s'appliquer à la plupart des problèmes, des équipes ou des secteurs d'activité. Les équipes Atlassian utilisent cette technique lorsque les projets ne se déroulent pas comme prévu et qu'elles souhaitent identifier la cause racine du problème afin d'éviter qu'il ne se reproduise.
Les cinq avantages d'une analyse des Cinq pourquoi
- Identifie les causes racines plutôt que les symptômes : en répétant la question « Pourquoi », cette analyse permet de mieux comprendre les problèmes afin d'en découvrir les causes racines au lieu de simplement traiter les symptômes.
- Améliore les compétences en résolution de problèmes : le processus apprend aux personnes à faire preuve d'esprit critique et à remettre en question leurs suppositions.
- Prévient les problèmes futurs : en s'attaquant aux causes racines au lieu de proposer des corrections temporaires, l'analyse des Cinq pourquoi permet de réduire la récurrence de problèmes similaires.
- Favorise l'amélioration continue : l'analyse des Cinq pourquoi favorise une culture qui consiste à rechercher de meilleurs moyens de résoudre les problèmes.
- Favorise la collaboration d'équipe : l'implication de plusieurs membres de l'équipe dans l'analyse des Cinq pourquoi permet de promouvoir la diversité des points de vue, d'obtenir des informations plus riches et de renforcer l'alignement de l'équipe.
1. Identify your problem
1. Préparer le scénario 5 MIN
Formulez au préalable un énoncé du problème. Il peut s'agir d'une difficulté à laquelle votre équipe est actuellement confrontée ou d'un problème passé qui doit être résolu.
Pour les équipes distantes, créez un document de collaboration (voir les modèles facultatifs fournis) que vous partagerez au préalable avec l'équipe. Pour les équipes sur site, inscrivez les colonnes suivantes sur un tableau blanc :
Problème 1
Problème 2
Problème 3
Problème 4
Problème 5
Comment pouvons-nous résoudre le problème ?
2. Set the stage
1. Préparer le scénario 5 MIN
Informez votre équipe des points suivants au début de la réunion :
- Nous allons creuser en profondeur pour faire toute la lumière sur un problème
- Nous sommes là pour comprendre ce qu'il s'est passé, pas pour trouver des responsables
3. Ask, “Why?”
1. Préparer le scénario 5 MIN
Dans l'énoncé initial, demandez pourquoi le problème est survenu. Demandez à l'équipe de réfléchir aux questions suivantes :
- Pourquoi le problème est-il survenu ?
- Qu'est-ce qui a causé [le problème] ?
- Quelles décisions ont conduit [au problème] ?
- Quelles sont les conditions dans lesquelles [le problème] s'est produit ?
- Quels sont les facteurs secondaires qui ont contribué [au problème] ?
Réglez un minuteur sur 10 minutes. Demandez aux membres de votre équipe d'ajouter individuellement leurs propres réponses dans le document de collaboration ou sur le tableau blanc. Choisissez collectivement l'une des réponses et consignez-la.
CONSEIL : ORGANISEZ UN VOTE
Votez pour les énoncés de problèmes avec lesquels vous souhaitez poursuivre. Essayez le Power-up Vote de Trello ou demandez à l'équipe d'ajouter un +1 en regard des énoncés choisis.
4. Determine your next problem statement
1. Préparer le scénario 5 MIN
Dans la colonne « Responsabilités (selon les autres) », notez les principales responsabilités correspondant, selon vous, à chacun des autres rôles.
Si une responsabilité à laquelle vous pensez ne correspond pas clairement à un rôle, ajoutez-la à la section dédiée aux responsabilités non assignées.
5. Repeat, "Why?"
1. Préparer le scénario 5 MIN
Lisez ce que les autres ont écrit à propos de votre rôle dans la colonne « Responsabilités (selon les autres) ». Ajoutez une coche (✅) si vous acceptez une responsabilité ou une croix (❌) si vous la refusez.
Ajoutez des commentaires contextuels si vous avez des questions ou des commentaires concernant les responsabilités des autres.
À la suite d'une discussion d'équipe, le titulaire du rôle passe en revue toutes les croix (❌) et décide d'assumer ou de déléguer des tâches supplémentaires. En cas de chevauchement de tâches, un propriétaire principal est désigné, ainsi que d'éventuels contributeurs ou propriétaires secondaires.
Toutes les responsabilités non revendiquées ou non acceptées sont transférées dans la section des responsabilités non assignées.
Selon la structure de votre organisation, le titulaire du rôle peut avoir besoin de l'approbation de sa direction pour finaliser son rôle, comme indiqué dans ce processus.
CONSEIL : LES CINQ SIX SEPT HUIT POURQUOI
Vous devrez peut-être poser la question « Pourquoi » moins de cinq fois dans certains cas et plus de cinq fois dans d'autres pour parvenir à la cause racine du problème
6. Identify the underlying cause
1. Préparer le scénario 5 MIN
Passez en revue les responsabilités non assignées collectivement afin de déterminer si elles correspondent à des rôles existants et pourquoi elles peuvent ou non convenir à des rôles spécifiques.
Si ces responsabilités ne correspondent à aucun rôle, cela signifie qu'un nouveau rôle est nécessaire ou qu'un rôle existant doit être redéfini. Il est important de désigner une personne chargée d'identifier le propriétaire de ces tâches et de fixer une date pour le suivi.
Soyez attentif aux responsabilités qu'aucun rôle n'est prêt à assumer. Si vous en identifiez, signalez-les au groupe pour qu'il en discute plus en détail.
CONSEIL : faites preuve d'audace !
Envie de vous montrer audacieux ? Pourquoi ne pas demander aux leaders de vos équipes essentielles d'exécuter ce scénario avec leurs équipes ? Si vous repérez des lacunes dans le réseau, commencez par exécuter le scénario Rôles et responsabilités entre les équipes.
7. Propose solutions
Est. time: 10 min
Discutez du type de relation que vous entretenez entre votre équipe et chaque équipe que vous avez jugée essentielle. C'est ce que nous appelons votre « force d'interaction ». Tracez des lignes pour indiquer les points forts de l'interaction avec chaque équipe.
Intensité des interactions :
- Ligne continue : interactions systémiques (p. ex., réunion récurrente ou canal Slack dédié).
- Ligne pointillée : interactions ad hoc. Par exemple, le fait de s'appuyer sur une relation personnelle et une collaboration réactive (liée à un incident ou à un ticket).
- Ligne pointillée : cette relation nécessite de nouvelles méthodes de collaboration.
Pour les interactions de réseau plus difficiles, exécutez la variante ci-dessous avec les propriétaires de votre relation.
Follow-up
Partagez
Partagez le document final avec l'équipe pour recueillir son avis sur les éventuelles lacunes ou opportunités.
Distribuez le document des rôles et des responsabilités aux principales parties prenantes et aux principaux dirigeants en veillant à en informer l'équipe.
Prévoyez de passer en revue ce scénario avec l'équipe tous les trois ou six mois, ou à chaque changement important au sein de l'équipe. Une pratique régulière facilitera le processus.
Variations
Breakout
Réunissez les propriétaires de l'équipe de votre réseau et préparez-vous à évaluer l'état de santé du réseau. Chaque équipe recevra un score de santé pour des catégories spécifiques, avec les émoticônes correspondantes. Assurez-vous que tout le monde comprend les catégories et ait la possibilité de poser des questions. Les propriétaires peuvent évaluer les relations entre les équipes de manière asynchrone ou en temps réel. Pensez à utiliser un tableur, une liste ou un tableau blanc pour l'évaluation, ou à utiliser des points ou des stickers pour les réunions en personne.
Vous avez encore des questions ?
Démarrez une conversation avec d'autres utilisateurs du Playbook Atlassian des équipes, obtenez de l'aide ou donnez un feedback.
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