Analyse des Cinq pourquoi
Si un projet ne répond pas aux attentes malgré les efforts de votre équipe, prenez le temps d'en identifier la cause racine. Le scénario d'analyse des 5 pourquoi aide votre équipe à se demander « pourquoi » à plusieurs reprises jusqu'à ce qu'elle découvre le problème principal.
Temps de préparation
5 m
Durée
30 m
Personnes
3 - 8
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Sélectionner un énoncé de problème.
- Poser cinq fois la question « Pourquoi » pour identifier la cause racine du problème.
- Proposer une solution.
CE DONT VOUS AUREZ BESOIN
- Visioconférence avec partage d'écran ou espace de réunion.
- Outil de collaboration digitale (voir les modèles).
- Facultatif : tableau blanc physique, marqueurs et chronomètre.
Ressources du scénario
Comment effectuer une analyse des Cinq pourquoi
Aidez votre équipe à identifier la source d'un problème, que ce soit dans le cadre d'un post-mortem ou au moment d'explorer de nouvelles opportunités.
L'analyse des Cinq pourquoi, qu'est-ce que c'est ?
L'analyse des Cinq pourquoi est une technique de résolution de problèmes qui consiste à poser la question « Pourquoi ? » à cinq reprises afin de découvrir les causes sous-jacentes d'un problème.
Pourquoi exécuter le scénario « Analyse des Cinq pourquoi » ?
Pour apprendre à transformer un problème actuel ou passé en solution. L'analyse des Cinq pourquoi peut vous aider à comprendre pourquoi un projet ne répond pas aux attentes. Vous guiderez votre équipe tout au long d'un processus visant à identifier le problème spécifique et à l'affiner progressivement jusqu'à ce qu'une solution satisfaisante soit trouvée.
Quand faut-il effectuer une analyse des Cinq pourquoi ?
L'analyse des Cinq pourquoi peut s'appliquer à la plupart des problèmes, des équipes ou des secteurs d'activité. Les équipes Atlassian utilisent cette technique lorsque les projets ne se déroulent pas comme prévu et qu'elles souhaitent identifier la cause racine du problème afin d'éviter qu'il ne se reproduise.
Les cinq avantages d'une analyse des Cinq pourquoi
- Identifie les causes racines plutôt que les symptômes : en répétant la question « Pourquoi », cette analyse permet de mieux comprendre les problèmes afin d'en découvrir les causes racines au lieu de simplement traiter les symptômes.
- Améliore les compétences en résolution de problèmes : le processus apprend aux personnes à faire preuve d'esprit critique et à remettre en question leurs suppositions.
- Prévient les problèmes futurs : en s'attaquant aux causes racines au lieu de proposer des corrections temporaires, l'analyse des Cinq pourquoi permet de réduire la récurrence de problèmes similaires.
- Favorise l'amélioration continue : l'analyse des Cinq pourquoi favorise une culture qui consiste à rechercher de meilleurs moyens de résoudre les problèmes.
- Favorise la collaboration d'équipe : l'implication de plusieurs membres de l'équipe dans l'analyse des Cinq pourquoi permet de promouvoir la diversité des points de vue, d'obtenir des informations plus riches et de renforcer l'alignement de l'équipe.
1. Identifiez votre problème
Durée estimée : 5 MIN
Formulez au préalable un énoncé du problème. Il peut s'agir d'une difficulté à laquelle votre équipe est actuellement confrontée ou d'un problème passé qui doit être résolu.
Pour les équipes distantes, créez un document de collaboration (voir les modèles facultatifs fournis) que vous partagerez au préalable avec l'équipe. Pour les équipes sur site, inscrivez les colonnes suivantes sur un tableau blanc :
Problème 1
Problème 2
Problème 3
Problème 4
Problème 5
Comment pouvons-nous résoudre le problème ?
2. Préparez le terrain
Durée estimée : 5 MIN
Informez votre équipe des points suivants au début de la réunion :
- Nous allons creuser en profondeur pour faire toute la lumière sur un problème
- Nous sommes là pour comprendre ce qu'il s'est passé, pas pour trouver des responsables
3. Demandez « pourquoi ? »
Durée estimée : 5 min
Dans l'énoncé initial, demandez pourquoi le problème est survenu. Demandez à l'équipe de réfléchir aux questions suivantes :
- Pourquoi le problème est-il survenu ?
- Qu'est-ce qui a causé [le problème] ?
- Quelles décisions ont conduit [au problème] ?
- Quelles sont les conditions dans lesquelles [le problème] s'est produit ?
- Quels sont les facteurs secondaires qui ont contribué [au problème] ?
Réglez un minuteur sur 10 minutes. Demandez aux membres de votre équipe d'ajouter individuellement leurs propres réponses dans le document de collaboration ou sur le tableau blanc. Choisissez collectivement l'une des réponses et consignez-la.
CONSEIL : ORGANISEZ UN VOTE
Votez pour les énoncés de problèmes avec lesquels vous souhaitez poursuivre. Essayez le Power-up Vote de Trello ou demandez à l'équipe d'ajouter un +1 en regard des énoncés choisis.
4. Déterminez l'énoncé de problème suivant
Durée estimée : 5 min
Transformez la réponse en « Problème nº 2 ». Réglez une nouvelle fois le minuteur sur cinq minutes, et continuez à poser la question « Pourquoi ? » et à consigner les réponses jusqu'à ce que votre équipe détermine la cause racine du problème.
Demandez à votre équipe de consigner la réponse dans le document de collaboration ou sur le tableau blanc.
5. Répétez la question « Pourquoi ? »
Durée estimée : 20 min
Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez posé la question « Pourquoi ? » cinq fois au total.
CONSEIL : LES CINQ SIX SEPT HUIT POURQUOI
Vous devrez peut-être poser la question « Pourquoi » moins de cinq fois dans certains cas et plus de cinq fois dans d'autres pour parvenir à la cause racine du problème
6. Identifiez la cause sous-jacente
Durée estimée : 5 min
Après avoir posé cinq fois la question « Pourquoi ? », consignez la cause racine du problème identifiée par l'équipe.
Vérifiez ensuite votre énoncé final du problème en déterminant si la résolution de cette cause racine permettrait d'éviter que le problème initial se reproduise.
CONSEIL : faites preuve d'audace !
Envie de vous montrer audacieux ? Pourquoi ne pas demander aux leaders de vos équipes essentielles d'exécuter ce scénario avec leurs équipes ? Si vous repérez des lacunes dans le réseau, commencez par exécuter le scénario Rôles et responsabilités entre les équipes.
7. Proposez des solutions
Durée estimée : 10 min
Une fois que vous avez identifié la cause racine, demandez aux membres de l'équipe de proposer des solutions à votre énoncé final du problème. Choisissez une ou deux solutions à étudier, assignez un responsable à chacune d'elles et déterminez quand l'équipe peut s'attendre à un retour des responsables.
Suivi
Partagez
Documentez vos notes concernant le scénario afin qu'elles soient accessibles à l'ensemble de l'équipe. Suivez ensuite l'avancement en ajoutant l'énoncé du problème sous forme de ticket au tableau de travail de votre équipe (Jira ou Trello, par exemple). Pour finir, veillez à étudier les solutions proposées en temps voulu.
Variations
Répartissez-vous en groupes
Après la première étape de brainstorming, au lieu de voter pour un énoncé de problème, divisez le groupe en équipes, une pour chaque énoncé de problème. Suivez ensuite le reste du scénario en équipes pour voir quelle cause première chaque équipe finit par choisir.
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