Qu'est-ce que le framework décisionnel DACI ?
DACI est un acronyme qui simplifie le processus décisionnel en demandant aux équipes de définir les rôles et les responsabilités des parties prenantes clés impliquées dans le processus décisionnel. Voici comment se décompose l'acronyme DACI :
- D = Pilote : la personne chargée de regrouper les parties prenantes, de rassembler toutes les informations nécessaires, de déterminer le périmètre de la décision et de faire en sorte qu'une décision soit prise à la date convenue.
- A = Approbateur : la personne (oui : une seule !) qui prend la décision. Le rôle d'approbateur passe ainsi d'un rôle passif de « simple formalité » à un rôle de « décideur » très actif.
- C = Contributeurs : personnes qui ont des connaissances dans un domaine et peuvent faire des recommandations, c'est-à-dire qui ont voix au chapitre, mais pas le droit de vote.
-
I = Informées : des personnes dont le travail peut être affecté par la décision et qui devraient être informées une fois qu'elle aura été prise, c'est-à-dire qui n'ont ni voix, ni droit de vote.
Pourquoi utiliser le processus décisionnel DACI ?
Une enquête menée par McKinsey & Company a révélé que les projets utilisant le framework DACI ont un taux de réussite supérieur de 25 %, comparé à ceux qui n'utilisent pas ce framework, dans la réalisation de leurs objectifs et de leurs chronologies.
Quand exécuter un scénario DACI ?
Exécutez le scénario DACI en utilisant notre modèle chaque fois que vous lancez un nouveau projet ou que vous rencontrez un obstacle dans un projet en cours. Voici quelques autres situations dans lesquelles le scénario DACI est bénéfique :
1. Décisions complexes : impliquez de multiples parties prenantes et services.
-
Exemple : décider d'une nouvelle stratégie de lancement de produit.
2. Décisions à enjeux élevés : avec des conséquences organisationnelles importantes.
-
Exemple : prendre des décisions stratégiques en matière d'entrée sur le marché.
3. Projets interfonctionnels : nécessitent une collaboration dans différents domaines.
-
Exemple : développement d'une fonction logicielle.
4. Allocation des ressources : décider du budget, du personnel ou de l'allocation de temps.
-
Exemple : allouer le budget marketing.
5. Améliorations des processus : amélioration ou mise en œuvre des processus.
-
Exemple : introduction d'un nouvel outil de gestion de projet.
Les 5 avantages du framework DACI
- Responsabilité : le framework DACI assigne clairement les rôles et les responsabilités, afin de réduire la confusion et de gagner en efficacité.
- Communication améliorée : le framework DACI garde toutes les parties prenantes dans la boucle et définit dès le départ la manière dont leurs contributions sont prises en compte.
- Temps de prise de décision réduit : le framework DACI simplifie le processus de prise de décisions, ce qui permet d'accélérer les résolutions.
- Collaboration améliorée : le framework DACI favorise la collaboration avec les différentes parties prenantes et crée un environnement dans lequel les équipes travaillent pour atteindre un objectif commun.
- Décisions de meilleure qualité : le framework DACI limite le risque d'oubli et veille à ce que les décisions soient prises en toute connaissance de cause.
Réseau d'équipes en action
L'équipe Practices a exécuté le scénario en personne à l'aide du modèle Mural.
Ce dont vous aurez besoin
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Outil de collaboration digitale (voir les modèles)
Tableau blanc
Marqueurs
Sticky notes
Chronomètre
Modèles facultatifs
Modèles Atlassian
Autres modèles
Instructions pour exécuter ce scénario
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Définir et assigner des rôles DACI
- Remplir le modèle DACI et les informations associées
- Résumer et partager les décisions prises
1. Préparation 15 MIN
Préparez un document qui indique en premier lieu l'objectif stratégique de l'équipe. Ce scénario cartographiera le réseau d'équipes qui poursuivent collectivement cet objectif commun. Il aidera également votre équipe à définir une stratégie pour collaborer avec différentes équipes sur vos projets. Nous recommandons de réaliser une affiche d'équipe pour consolider l'objectif de l'équipe avant d'exécuter ce scénario. Il est judicieux de recueillir les commentaires de la direction à des fins d'alignement et de clarté.
Créez une clé avec les cinq catégories de types d'équipe :
- Équipes de livraison : les équipes qui créent des produits et les livrent aux utilisateurs (par exemple, les équipes de développement)
- Équipes de service : les équipes qui assistent les clients internes ou externes en gérant les tickets entrants
- Équipes de direction : les équipes de dirigeants/managers qui prennent des décisions et fournissent un contexte aux autres équipes
- Équipes de projet : les équipes temporaires qui élaborent et exécutent des plans pour mener à bien des initiatives spécifiques
- Équipes métier : les équipes qui génèrent les profits et les pertes et répondent aux besoins du client dans son parcours
Créez des zones pour les quatre catégories d'influence :
- Équipe principale : les personnes qui se consacrent à votre objectif
- Indiquez le nom de l'équipe, ses membres et le nom de son responsable en haut du document. Il devrait s'agir des personnes invitées à la réunion.
- Essentielles à la réussite : les équipes qui risquent d'entraver la réalisation de votre objectif
- Ajoutez les principales parties prenantes et les principaux sponsors ici.
- Impliquées dans la réussite : les équipes susceptibles d'avoir un impact sur la réalisation de votre objectif
- Non concernées : les équipes qui ne sont actuellement pas essentielles à la réalisation de votre objectif
Fixez une heure pour la réunion et invitez tous les membres de votre équipe à y assister. Pour maintenir les voies de communication ouvertes, personne en dehors de votre équipe ne doit être invité à ce stade. Dans le cadre de cet exercice, nous définirons une équipe comme un groupe de personnes travaillant à la réalisation d'un objectif commun, avec un périmètre et une responsabilité définis en matière de résultats. Partagez l'ébauche de document ou de catégories avec votre équipe afin qu'elle puisse définir le contexte et poser des questions de clarification à l'avance. Si vous avez déjà créé une carte du parcours client, vous devriez déjà avoir repéré l'équipe contribuant à cette expérience client.
CONSEIL : procédez par petits groupes
Si votre équipe compte plus de 10 membres, exécutez le scénario en petits groupes en créant des ateliers pour favoriser la communication au sein de l'équipe. Ensuite, combinez la documentation et regroupez-vous pour examiner les résultats ensemble.
2. Préparez le terrain : carte du réseau 5 MIN
Commencez par rappeler à votre équipe les résultats métier et les dates d'échéance cibles que vous êtes censés atteindre. Expliquez que vous allez définir le réseau d'équipes qui poursuivent collectivement cet objectif commun afin de maintenir ces relations saines et d'atteindre votre objectif.
En équipe, passez en revue les définitions des différents types d'équipe. Expliquez aux membres de votre équipe qu'il n'y a pas de mauvaises réponses. Remarque: il est parfaitement normal que les utilisateurs définissent les types d'équipe et les types d'engagement différemment à cette étape. Vous résoudrez ces divergences à l'étape 4.
CONSEIL : quand exécuter ce scénario
Pour des résultats optimaux, ce scénario devrait idéalement être exécuté dans le cadre du lancement d'un projet. Il s'agit toutefois d'un composant essentiel pour toute équipe qui a besoin d'être remise sur la bonne voie.
3. Identifiez votre réseau 15 MIN
Demandez à tous les membres de l'équipe de contribuer au document de manière indépendante et silencieuse. Chaque membre de l'équipe doit lister le nom des équipes, puis placer ces équipes dans une catégorie d'influence. Cela créera une carte plus complète en évitant les discussions de groupe, en permettant aux membres les plus discrets de s'engager plus ouvertement et en créant une expérience de communication inclusive.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Cartographiez votre réseau 20 MIN
En tant qu'animateur, éliminez les doublons et identifiez les équipes qui ont été placées dans différents types d'influence. Ensuite, en équipe, cherchez un consensus quant à la place de votre équipe au sein du réseau. Vous devrez peut-être voter !
Si la catégorie Essentielles à la réussite compte plus de cinq équipes, votez pour déterminer les équipes les plus influentes.
Parmi les membres de votre équipe, assignez et documentez un « propriétaire » de la relation pour chacune de ces équipes essentielles du réseau. Cette personne sera responsable du maintien d'une relation saine avec cette équipe. Elle devra assurer une communication continue avec elle, lui fournir des mises à jour et la consulter selon les besoins. Si vous ne trouvez pas un profil adapté pour devenir propriétaire, la propriété peut être assignée par défaut au responsable d'équipe.
Facultatif : arrêtez-vous ici ! Si votre équipe a récemment été créée ou si votre réseau n'est pas très complexe, cela suffira peut-être. Si votre équipe est parvenue à une compréhension commune du réseau, des éléments nécessaires à la réussite et des points sur lesquels concentrer vos efforts, alors vous avez terminé. Félicitations !
Si vous souhaitez continuer, faites une petite pause, puis regroupez-vous. Vous pouvez également répartir les activités sur quelques jours en fonction des différents fuseaux horaires ou des différentes charges de travail.
5. Déterminez l'intensité des interactions 15 MIN
Le moment est venu de discuter de l'intensité des interactions entre votre équipe et chaque équipe que vous avez jugée essentielle. Tracez des lignes pour indiquer l'intensité des interactions les plus critiques entre les équipes.
Intensité des interactions :
- Ligne continue : interactions systémiques (p. ex., réunion planifiée ou canal Slack dédié).
- Ligne pointillée : interactions ad hoc. Par exemple, le fait de s'appuyer sur une relation personnelle et une collaboration réactive (liée à un incident ou à un ticket).
- Ligne pointillée : cette relation nécessite de nouvelles méthodes de collaboration.
Pour les interactions de réseau plus difficiles, vous trouverez ci-dessous nos suggestions de variante à utiliser avec les propriétaires de votre relation.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Suivi
Maintenant que votre document est complet, passez-le en revue pour identifier les forces et les faiblesses de votre réseau. Trouvez les équipes avec lesquelles vous devez améliorer l'intensité des interactions. Il s'agit des équipes sur lesquelles vous devriez vous concentrer lorsque vous travaillez au renforcement de votre réseau d'équipes. Organisez un brainstorming pour réfléchir à des moyens d'y parvenir.
Avant tout, le propriétaire de la relation doit réserver du temps pour discuter avec son équipe de réseau. Le propriétaire de la relation est responsable de tenir le groupe informé des mesures d'amélioration.
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Variations
Améliorez la santé du réseau 10 MIN
Réunissez les responsables de votre relation et préparez le terrain pour le composant de santé du réseau du processus. Toutes les équipes essentielles de votre réseau recevront une évaluation de santé pour chacune des catégories ci-dessous. Faites en sorte que tout le monde ait eu l'occasion de consulter les catégories et de poser des questions de clarification avant de continuer. Les propriétaires peuvent évaluer l'équipe de réseau de manière asynchrone ou indépendamment en direct.
Si vous avez exécuté le scénario ci-dessus dans un document ou un outil de gestion du travail, nous vous suggérons d'ajouter un tableau ou une liste pour chaque catégorie ci-dessous ou, idéalement, de migrer la carte de votre réseau vers un outil de tableau blanc. Si vous utilisez un outil de tableau blanc numérique, nous vous recommandons les images ci-dessous. Utiliser l'un des modèles recommandés vous facilitera beaucoup la tâche ! Si vous exécutez ce scénario en personne, vous pouvez également utiliser différents points ou stickers.
Catégories de santé du réseau et prochaines étapes recommandées
Visibilité :
- Tempête : les équipes ont du mal à se faire une idée du travail des autres équipes.
- Pluie : les équipes peuvent voir le travail des autres équipes, mais elles ont du mal à le comprendre.
- Nuage : les équipes savent où trouver le travail au niveau général, mais ont du mal à s'engager.
- Soleil : la transparence est reine. Nous avons une compréhension partagée.
Suggestion :
- Créez une affiche de projet pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
Coordination :
- En colère : les équipes ne sont pas en mesure de travailler ensemble pour élaborer des plans coordonnés.
- Triste : les équipes se coordonnent par le biais de faveurs et d'échanges.
- Neutre : les équipes alignent uniquement les plans généraux.
- Content : les équipes établissent des priorités ensemble pour élaborer des plans coordonnés.
Suggestion :
- Exécutez le scénario Rôles et responsabilités pour clarifier la manière dont les équipes travailleront ensemble.
- Essayez d'adopter une prise de décision transparente avec DACI.
Alignement :
- Main levée : les équipes ne pensent pas avoir besoin d'être alignées, mais le partenariat est essentiel à la réussite.
- Pouce vers le bas : les équipes ont du mal à s'aligner au niveau de leurs objectifs et de leurs priorités.
- Pouce sur le côté : les équipes pensent qu'elles sont alignées, mais des signes avant-coureurs sont perceptibles.
- Pouce levé : les équipes s'alignent et s'adaptent de manière fluide en fonction des objectifs et des priorités.
Suggestions :
- Trouvez un alignement stratégique grâce à des objectifs, des signaux et des mesures.
- Créez une carte du parcours client pour mieux comprendre votre client.
Apprentissage et commentaires :
- Assis : les équipes ne parviennent pas à partager les principaux apprentissages ou commentaires de manière efficace.
- En marche : une seule équipe partage ses apprentissages ou ses commentaires.
- En vélo : les équipes partagent leurs apprentissages ou leurs commentaires, mais n'évoluent pas en conséquence.
- En voiture : les équipes ont trouvé un moyen d'apprendre les unes des autres et de s'aider mutuellement à se développer.
Suggestion :
- Organisez une rétrospective entre les équipes.
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