Accords de coopération

Avant l'atelier scénario en direct, remplissez un brouillon des deux sections suivantes dans le modèle.

Canaux de communication

Réfléchissez à la manière dont votre équipe va communiquer efficacement. Indiquez le canal, son objectif, le public et les normes établies en matière de communication dans cet espace. Par exemple, vous pouvez utiliser Confluence comme source de référence unique pour la documentation et la planification, ainsi que Slack pour la communication quotidienne.

Processus de remontée

Comme le dit l'adage, l'absence de planification est synonyme d'échec. Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez que votre équipe fasse remonter les problèmes urgents ou prenne des décisions lorsqu'elle ne parvient pas à un consensus. Indiquez qui est le décideur, la manière dont vous traiterez les remontées, le niveau de transparence que vous fournirez et la manière dont vous informerez les autres des décisions.

Vous n'êtes pas sûr de savoir comment traiter les remontées ? Essayez notre modèle de framework décisionnel DACI. Vous pouvez également travailler avec votre équipe pour proposer un processus de remontées propres qui définira les options de remontée et qui permettra de prendre de meilleures décisions.

Ouvrez l'atelier en rappelant l'objectif de la réunion et en fixant quelques accords mutuels pour l'atelier, par exemple en demandant à l'équipe de :

• garder un esprit ouvert et curieux ;
• pratiquer une écoute active et d'encourager tout le monde à contribuer ;
• Minimisez les distractions et maximisez la connexion : téléphones éteints, caméras allumées et mode « Ne pas déranger » activé
• Essayez de ne pas interrompre les autres et donnez à chacun l'occasion de s'exprimer
• Rappelons que les accords de coopération seront ajustés au fil du temps

Ensuite, présentez un résumé des défis actuels de l'équipe recueillis avant l'atelier. Ces défis contribuent à susciter des idées sur la manière d'améliorer les méthodes de travail.

Ensuite, donnez cinq minutes à l'équipe pour lire en silence le projet de document auquel tout le monde a contribué en guise de travail préparatoire. Les membres de l'équipe peuvent également faire des commentaires sur la page.

Enfin, demandez à chaque personne de partager une nouvelle information qu'elle a apprise sur un autre membre de l'équipe. Cela permettra à chacun de mieux se connaître et d'échauffer la conversation.

Prenez dix minutes pour discuter et modifier la section sur les canaux de communication en équipe. Vous pouvez modifier le document numérique et/ou écrire des idées sur un tableau blanc physique si vous vous réunissez en personne. (Veillez simplement à documenter les notes numériques du tableau blanc physique pour référence ultérieure.)

Sujets de conversation :

• Des ajouts, des suppressions ou des changements ?
• À quel moment faudra-t-il vérifier si cela fonctionne ?
• Comment voulons-nous que les autres équipes, dirigeants ou parties prenantes communiquent avec nous ?

La collaboration est essentielle pour atteindre les objectifs de votre équipe, mais elle ne nécessite pas toujours une réunion. Au cours de cette partie de l'atelier, vous discuterez en équipe des raisons, du moment et de la manière d'utiliser les réunions synchrones et la communication asynchrone, comme l'envoi de mises à jour écrites avec un outil tel que Slack, les mises à jour vidéo avec un outil tel que Loom, ou le brainstorming avec un outil tel que les tableaux blancs Confluence.

(Vous ne savez pas si la communication synchrone ou asynchrone est la plus adaptée ? Découvrez la différence entre synchrone et asynchrone afin de choisir le meilleur moyen de communication pour chaque situation.)

Au fur et à mesure que vous réduisez le nombre de cas où une réunion est nécessaire, discutez de ces questions avec votre équipe pour évaluer les réunions existantes et planifier judicieusement l'avenir :

• Quels types de réunions sont nécessaires ?
• Quel format de réunion nous aidera à atteindre nos objectifs ? (Les réunions dirigées par un responsable du projet sont particulièrement efficaces.)
• Quelle cadence et quelle durée sont appropriées ?
• Qui doit y assister et quel est leur rôle lors de la réunion ?

• À laquelle de ces réunions autoriserons-nous par défaut un preneur de notes IA à assister ?

Lorsque la communication asynchrone est une bonne alternative, discutez de ces questions avec votre équipe :

• Quels types de communication asynchrone nous aideront à atteindre nos objectifs ? (par exemple, messages écrits, vidéos, tableau blanc, etc.)
• Qui doit être impliqué et quels sont leurs rôles ? (Par exemple, qui crée le contenu et quand ? Qui contribue et quand ? Qui révise et quand ?)

• Quelle devrait être la cadence ?

Trouver le bon équilibre entre communication synchrone et asynchrone peut nécessiter quelques essais. Terminez cette partie de la conversation en discutant de la question suivante : quand devrions-nous vérifier si cela fonctionne ?

Passez en revue et modifiez la section processus de remontée que vos dirigeants ont commencée. Discutez en équipe des ajouts ou des changements à apporter jusqu'à ce que l'équipe parvienne à un consensus.

Les accords de coopération conclus lors de cet atelier ne sont qu'un point de départ qui peut, voire doit, être mis à jour au fil du temps. La dernière étape de l'atelier consiste à discuter de la manière dont vous adapterez ces accords à mesure que l'équipe apprendra et grandira.

Sujets de conversation :

• Quand devrions-nous revoir ces accords de coopération, et pourquoi ? (par exemple, tous les trimestres en fonction des enseignements tirés, après une étape importante, etc.)
• Comment déciderons-nous si un accord doit être modifié ?
• Quel niveau de transparence est requis et/ou « souhaitable » ?
• Comment partagerons-nous les changements ?