Qu'est-ce qu'une réunion centrée sur une page ?
Nous définissons une page comme un document écrit de haute qualité qui décrit le contexte nécessaire, les objectifs de la réunion et les principales décisions.
Les participants sont invités à lire la page au début de la réunion et à s'y référer pendant celle-ci. Cela permet de mettre tout le monde à la page (littéralement), garantissant ainsi une réunion plus efficace qui :
- Optimise la clarté
- Partage efficacement les informations
- Facilite le processus décisionnel
-
Fait avancer le travail
Les participants peuvent également ajouter leurs propres commentaires à la page au fur et à mesure qu'ils la lisent, ce qui peut contribuer à une discussion plus claire et plus inclusive. Cela donne une dynamique unique aux réunions centrées sur des pages qui font souvent défaut aux réunions traditionnelles.
Quelle est l'efficacité des réunions centrées sur des pages ?
Le Team Anywhere Lab d'Atlassian, un groupe de spécialistes du comportement, a testé l'efficacité du format des réunions centrées sur des pages avec les équipes Atlassian. Voici quelques résultats clés :
- Les participants à une réunion centrée sur une page étaient 29 % plus susceptibles de se sentir motivés après la réunion et 23 % moins susceptibles de se sentir frustrés, par rapport au groupe témoin.
- 85 % des réunions centrées sur des pages ont atteint leur objectif, contre 69 % des réunions de contrôle.
- Les participants aux réunions centrées sur des pages considèrent que ce format permet une meilleure utilisation du temps.
Quand organiser une réunion centrée sur une page ?
La collaboration centrée sur une page est particulièrement efficace lorsque vous avez besoin de prendre des décisions ou de parvenir à un consensus.
Voici quelques scénarios dans lesquels une réunion centrée sur une page pourrait être utile :
- L'avancement d'un projet ou d'une situation stagne et vous devez trouver une solution à ce problème.
- Vous avez besoin que votre équipe ou les parties prenantes prennent une décision.
Vous avez besoin d'informations ou de feedback concernant un point précis : une idée, un travail, le périmètre d'un projet d'un client ou autre chose.
5 avantages des réunions centrées sur des pages
Pas tout à fait convaincu ? Voyons quels sont les avantages. Les réunions centrées sur des pages peuvent améliorer :
- La clarté : la communication écrite permet d'affiner la réflexion et de se concentrer uniquement sur l'essentiel. Une page bien écrite mettra en lumière les lacunes en matière de compréhension partagée (et comblera ces lacunes). Enfin, la page facilite également l'alignement lors des réunions hybrides et virtuelles.
- L'inclusivité : les commentaires donnent à chacun une égalité de chances pour exprimer son opinion, assurant que la voix la plus forte de la salle (virtuelle) ne soit pas la seule à être entendue.
- La transparence : les décisions et les arguments sont clairement documentés et accessibles, de sorte que personne n'a besoin de deviner ce qu'il fait ni pourquoi.
- La durabilité : contrairement aux réunions verbales ou basées sur des diapositives, les réunions centrées sur des pages préservent un document écrit sur les interactions de la réunion. Il peut être consulté à tout moment et utilisé pour éclairer les décisions futures.
- L'efficacité : la définition du contexte peut être effectuée rapidement, ce qui permet de gagner un temps de réunion précieux pour résoudre les problèmes et prendre des décisions ensemble.
Ce dont vous aurez besoin
Vidéoconférence avec partage d'écran
Outil de collaboration digitale
Le processus en cinq étapes pour créer et animer une réunion centrée sur une page
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Créez votre modèle de réunion centrée sur une page et partagez-le dans l'invitation à la réunion.
- Commencez la réunion par une lecture silencieuse de la page.
- Utilisez votre page pour animer la réunion, documenter les décisions et partager vos résultats.
1. Déterminez si une réunion centrée sur une page est la meilleure option 5 min
Les réunions centrées sur des pages sont particulièrement efficaces lorsque vous devez prendre une décision ou parvenir à un consensus sur un sujet. Voici quelques questions à vous poser :
- Essayez-vous de faire avancer quelque chose qui stagne ?
- Avez-vous besoin que vos coéquipiers ou parties prenantes prennent une décision ?
-
Avez-vous besoin que des personnes commentent ou donnent du feedback sur votre travail ?
Si vous avez répondu « oui » à l'une de ces questions, une réunion centrée sur une page est la solution.
Une fois que vous aurez déterminé qu'une réunion centrée sur une page est la meilleure option, créez une page à l'aide de votre outil de collaboration préféré. Confluence est la solution idéale pour cela.
Astuce : cernez votre public
Vous n'avez pas besoin d'utiliser cette approche ou ce modèle pour chaque réunion. Cette approche est particulièrement efficace lorsqu'elle est appliquée à la prise de décisions ou à la recherche d'un consensus.
2. Créez votre page 30 min
Pour maximiser la clarté, votre page doit toujours inclure l'objectif de la réunion, le périmètre, les résultats souhaités et les principaux points de discussion. Ces éléments doivent idéalement figurer en haut de la page, comme suit :
| Objectif/périmètre de la réunion | Cela aide les participants à comprendre le type de conversation que vous souhaitez avoir, les types de commentaires à faire et les types de questions à poser. Par exemple :
|
|---|---|
| Résultats de la réunion | Expliquer clairement le résultat attendu de la réunion. |
| Principaux points de discussion | Présenter les principaux points de discussion dès le début afin que les lecteurs soient au courant de ce qui doit être discuté. |
Voici un exemple avec du contenu inclus :
Notre prochaine étape pour les initiatives DEI
| Objectif/périmètre de la réunion | Discuter du problème/bloqueur |
|---|---|
| Résultats de la réunion | Élaborer un plan à partager avec l'ensemble de l'équipe |
| Principaux points de discussion |
|
Votre page doit être personnalisée en fonction de votre public et des objectifs de la réunion. Par exemple, vous pouvez ajouter ce qui suit :
L'énoncé du problème : rédigez une phrase d'introduction percutante et directe décrivant le problème que vous essayez de résoudre. Transmettez à vos lecteurs les informations essentielles qu'ils doivent absolument connaître.
Le contexte : expliquez pourquoi vous organisez cette réunion et pourquoi son résultat est important. Utilisez un titre clair pour aider le lecteur à trouver la partie la plus importante de votre message. Par exemple, « Pourquoi c'est important » ou un autre titre accrocheur qui attirera l'attention.
- Que s'est-il passé jusqu'à présent ? Définissez le contexte pour les lecteurs qui découvrent le projet.
- Expliquez brièvement les tendances, les données historiques, votre approche et les progrès réalisés à ce jour.
-
Utilisez des puces pour faciliter la recherche sur la page.
La solution proposée : si vous avez une solution que vous préférez, partagez-la ! Expliquez clairement ce que vous recommandez et pourquoi.
- Appuyez vos propos sur des données.
- Identifiez toutes les hypothèses et expliquez votre raisonnement.
-
Déterminez clairement les domaines dans lesquels un apprentissage supplémentaire est nécessaire.
Prochaines étapes : qu'aimeriez-vous voir se passer une fois la réunion terminée ? Ce point est particulièrement utile si vous savez que la réunion ne résoudra pas complètement le problème en question.
Une section FAQ peut être un excellent moyen de répondre aux questions courantes rapidement et à l'avance.
Notre prochaine étape pour les initiatives DEI
Énoncé du problème
Le mois dernier, nous nous sommes entretenus avec des personnes, des équipes et des groupes sur la façon dont nous pouvons renforcer la diversité.
Contexte
Pourquoi c'est important : nous sommes tous d'accord pour dire que nous disposons d'une base solide en matière de DEI, et nous voulons nous en servir pour accélérer l'avancement.
Solution proposée
En résumé : nous visons trois objectifs clés pour l'année prochaine :
- Lancer un programme de leaders émergents
- Accroître la diversité à tous les niveaux, en particulier au sein de l'équipe de direction
- Accentuer davantage la transparence au sein de notre processus de recrutement.
Étapes suivantes
Comment ça marche : l'équipe dédiée à l'humain élaborera un plan pour chaque objectif et le partagera avec l'ensemble du personnel cette semaine. Contactez les membres de l'équipe si vous avez des idées ou des suggestions.
Une fois votre page créée, veillez à l'inclure dans l'invitation aux participants à la réunion.
3. Servez-vous d'une page comme base de votre réunion 20 min
Commencez par partager l'objectif de votre réunion pour indiquer (ou rappeler) aux participants pourquoi ils sont là. Expliquez comment ils sont censés participer et n'oubliez pas qu'une réunion centrée sur une page peut être une nouvelle expérience pour eux.
Ensuite, avant de commencer, demandez aux participants de lire silencieusement votre page pour leur permettre de comprendre le message qu'elle véhicule et de se préparer à proposer des idées ou des solutions aux problèmes. Il sera profitable pour tout le monde que chacun comprenne clairement les enjeux et le contexte global de la réunion.
- Prévoyez 5 minutes pour la lecture préalable ou ajoutez du temps, selon le niveau de détail de votre page.
-
Donnez à votre public la possibilité de voter pour les sujets dont il aimerait discuter en direct et de les commenter.
Enfin, lancez la discussion ! Animez votre réunion en vous appuyant sur la page et les commentaires ajoutés.
4. Encouragez la prise d'une décision ou la mise en place de prochaines étapes (et la définition de responsabilités) 10 min
Pour éviter toute ambiguïté concernant l'approbation de la solution proposée, incluez une case à cocher pour chaque approbateur sur votre page.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
Essayez de conclure votre réunion avec un résultat clair, une solution ou des prochaines étapes à suivre. Si votre objectif est de trouver une solution à un problème, vous pouvez y gagner en clarté en incluant une case à cocher pour chaque approbateur sur votre page.
À la fin de la réunion, demandez aux participants de cocher la case s'ils approuvent la décision. S'ils ne sont pas prêts à cocher la case, ils peuvent indiquer leurs raisons, qui pourront vous éclairer sur les prochaines étapes.
Notre prochaine étape pour les initiatives DEI
Énoncé du problème
Le mois dernier, nous nous sommes entretenus avec des personnes, des équipes et des groupes sur la façon dont nous pouvons renforcer la diversité.
Contexte
Pourquoi c'est important : nous sommes tous d'accord pour dire que nous disposons d'une base solide en matière de DEI, et nous voulons nous en servir pour accélérer l'avancement.
Solution proposée
En résumé : nous visons trois objectifs clés pour l'année prochaine :
- Lancer un programme de leaders émergents
- Accroître la diversité à tous les niveaux, en particulier au sein de l'équipe de direction
- Accentuer davantage la transparence au sein de notre processus de recrutement.
Étapes suivantes
Comment ça marche : l'équipe dédiée à l'humain élaborera un plan pour chaque objectif et le partagera avec l'ensemble du personnel cette semaine. Contactez les membres de l'équipe si vous avez des idées ou des suggestions.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. Mettez à jour votre page en tenant compte du feedback 10 min
Après la réunion, votre page restera un artefact contenant les commentaires et les décisions au sujet de votre projet. Elle peut constituer une source d'informations permanente et durable à laquelle il sera possible de se référer à tout moment.
Vous pouvez prendre certaines mesures pour l'aider à atteindre cet objectif :
- Documentez toutes les décisions en haut de la page. Indiquez à la fois ce qui a été décidé et pourquoi. Vous verrez ainsi en un coup d'œil le résultat de la réunion.
- Anticipez les futures questions. Si la page ne contenait pas les réponses à certaines des questions posées par vos participants, y remédier pourrait aider de futurs lecteurs.
- Renforcez les idées. Certains commentaires ont peut-être fourni des idées sur la manière d'améliorer ou de renforcer la recommandation sur la page. Il peut être judicieux de les ajouter directement au contenu de la page.
Le [date], nous avons reçu l'autorisation de poursuivre [recommandation]. Cette décision a été prise, car [raisons].
Conseil : mettez votre page à jour
Les réunions centrées sur des pages permettent d'obtenir des informations de meilleure qualité et plus durables. Contrairement à une réunion animée verbalement ou à l'aide de diapositives, l'artefact de la page reste après une réunion centrée sur une page.
Pour cette raison, il est judicieux d'investir un peu de temps après la réunion pour mettre à jour la page afin de refléter ce qui s'est passé pendant la réunion.
Suivi
Une fois que vous aurez mis à jour la page, partagez-la avec les participants à la réunion et toutes les parties prenantes qui devraient être informées de la décision, mais qui n'étaient pas présentes à la réunion.
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