Qu'est-ce qu'une mise à jour d'équipe hebdomadaire asynchrone ?
Les mises à jour asynchrones, également appelées réunions asynchrones, permettent aux participants de communiquer et de collaborer sans avoir besoin d'interagir en temps réel (collaboration synchrone) ni de réponse immédiate.
Pourquoi utiliser les mises à jour hebdomadaires asynchrones ?
Le Teamwork Lab, un groupe de spécialistes du comportement qui se consacre à la conception et à la validation des meilleures méthodes de travail pour les équipes modernes, a testé l'efficacité du remplacement des réunions en personne par des mises à jour vidéo asynchrones Loom au sein d'Atlassian. Les mises à jour hebdomadaires d'état se prêtaient parfaitement à cette expérience. Voici quelques résultats clés :
- Plus de 1 000 équipes Atlassian ont économisé 5 000 heures de travail en seulement deux semaines
Par rapport aux mises à jour écrites sur Slack, les subordonnés directs qui ont reçu des mises à jour vidéo Loom se sont sentis plus proches de leur manager (38 % contre 9 %)
Quand et comment partager des mises à jour d'équipe hebdomadaires ?
Les mises à jour d'équipe hebdomadaires devraient être partagées chaque semaine. Vous pouvez utiliser deux supports pour partager vos mises à jour d'équipe hebdomadaires asynchrones :
- Message écrit (p. ex. Slack)
-
Message vidéo (p. ex. Loom)
Le Teamwork Lab d'Atlassian a constaté que les messages vidéo étaient plus efficaces que les messages Slack pour renforcer la connexion des équipes, leur permettant de définir clairement leurs objectifs et de se sentir plus valorisées.
Les avantages du partage des mises à jour hebdomadaires
- Clarté : en fournissant des mises à jour régulières, vous aidez votre équipe à rester au courant de votre avancement et de la manière dont vous vous situez par rapport à vos objectifs.
- Impact : en prenant le temps, chaque semaine, de faire une pause et de réfléchir à vos progrès, vous avez la possibilité d'examiner les tâches qui ont le plus d'impact afin de travailler plus intelligemment, sans redoubler d'efforts.
- Proactivité : vous pouvez détecter les problèmes et les obstacles avant qu'ils ne surviennent.
- Connexion : créez des liens avec votre équipe, même lorsque vous travaillez sur plusieurs fuseaux horaires, en partageant votre travail et en reconnaissant celui des autres. Lorsque les employés sont reconnus pour leur travail, leur motivation et leur satisfaction au travail augmentent.
- Efficacité : le partage asynchrone des mises à jour signifie que le temps précieux passé en réunion peut être utilisé pour des tâches qui requièrent une collaboration synchrone.
- Évolution de carrière : le partage de mises à jour hebdomadaires vous donne l'occasion de partager et de célébrer vos accomplissements. Cela créera une dynamique et augmentera l'engagement.
Ce dont vous aurez besoin
Outil de messagerie vidéo ou outil de communication écrite
Comment partager les mises à jour d'équipe hebdomadaires
RÉSUMÉ DE 5 SECONDES
- Préparez votre mise à jour d'équipe à l'aide de nos modèles pour la semaine à venir (Week-Ahead) et pour les bilans hebdomadaires (Weekly Wrap).
- Enregistrez ou écrivez votre mise à jour.
- Partagez-la avec votre équipe.
Modèle Week-Ahead
1. Préparation 15 min
Réfléchissez à vos trois priorités de la semaine. Les recherches montrent que les gens sont plus efficaces lorsqu'ils ont défini clairement leurs priorités.
Ensuite, ajoutez le « pourquoi » à chaque priorité. Comprendre l'impact augmente la motivation.
Enfin, faites part de tous les défis ou obstacles pour lesquels vous avez besoin d'aide et faites une demande précise (par exemple, un feedback, la recherche du bon contact, une formation sur un nouveau processus). Incluez-le dans votre modèle Week-Ahead.
Modèle Week-Ahead :
Mes priorités cette semaine sont les suivantes :
1. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
2. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
3. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
Les défis pour lesquels j'ai besoin d'aide :
1. [défi] + [l'aide nécessaire]
2. [défi] + [l'aide nécessaire]
2. Enregistrez ou écrivez votre mise à jour 15 min
Maintenant que vous avez utilisé le modèle pour réfléchir à ce que vous voulez partager, vous devez décider comment le partager.
Choisissez votre format de partage, écrit ou vidéo, pour vos mises à jour hebdomadaires. Les vidéos Loom peuvent simplifier et améliorer le processus. Si vous optez pour un message vidéo, faites en sorte qu'il soit concis (3 à 5 minutes), en privilégiant les principales mises à jour plutôt que des informations détaillées. Pas besoin d'être impeccable devant la caméra !
Mise à jour vidéo Loom :
Mise à jour écrite :
Bonjour l'équipe ! Joyeux lundi ! Voici un aperçu de ma semaine à venir :
Mes priorités cette semaine sont les suivantes :
1. Écrire le billet de blog sur l'IA → nous voulons promouvoir nos nouvelles fonctionnalités d'IA auprès des utilisateurs
2. Évaluer les candidats aux stages → la date limite pour les entretiens est la semaine prochaine
3. Planifier le calendrier du contenu pour le mois prochain → les plans de publication sont dus un mois à l'avance
Les défis pour lesquels j'ai besoin d'aide :
1. J'ai besoin que l'équipe d'IA relise le billet de blog pour s'assurer qu'il est exact
2. J'ai besoin de l'avis de l'équipe sur les besoins des projets de stage afin que je puisse évaluer les candidats
Mettez un pouce vers le haut si tout est clair, ou posez une question, et je vous répondrai sous 24 heures.
Astuce : allumez la caméra
Les recherches indiquent que les gens se sentent plus connectés lorsque les caméras sont allumées pour les enregistrements vidéo.
3. Partagez 1 min
Maintenant que vous avez écrit ou enregistré votre mise à jour, vous devez la partager avec votre équipe via son canal de communication préféré : Slack, un document partagé ou un e-mail.
N'oubliez pas de répondre aux commentaires que votre équipe pourrait ajouter, même s'il ne s'agit que d'émoticônes !
Message pour partager la mise à jour vidéo Loom :
Priorités pour cette semaine [1er juin 2024]
Bonjour l'équipe. Joyeux lundi !
Découvrez mes priorités pour cette semaine [Loom 3 minutes]
Questions
- Ajoutez vos questions ou commentaires sur Loom, et je vous répondrai.
-
Pour toute question concernant la hiérarchisation des tâches, n'hésitez pas à me contacter directement.
Passez un bon début de semaine !
Message pour partager votre mise à jour écrite :
Priorités pour cette semaine [1er juin 2024]
Bonjour l'équipe. Joyeux lundi !
Découvrez mes priorités pour cette semaine :
Mes priorités
1. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
2. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
3. [priorité] + [pourquoi c'est une priorité]
Les défis pour lesquels j'ai besoin d'aide :
1. [défi] + [l'aide nécessaire]
2. [défi] + [l'aide nécessaire]
Questions
-
Pour toute question ou tout commentaire, n'hésitez pas à me contacter directement.
Passez un bon début de semaine !
Modèle Weekly Wrap
1. Préparation 15 min
Célébrez votre travail et celui de vos coéquipiers en partageant un bilan d'équipe hebdomadaire ! Commencez par réfléchir au travail accompli cette semaine. Voici quelques questions à vous poser :
- Sur quels projets ai-je avancé ?
- Quel est l'état d'avancement de mes projets par rapport à mes objectifs ?
- Quels problèmes ai-je résolus ?
- Quelle valeur cela apportera-t-il à mon équipe/à mon entreprise ?
- Y a-t-il des informations importantes que je dois partager avec l'équipe ?
Identifiez à présent les personnes qui ont fait du bon travail cette semaine ou qui vous ont aidé à faire du bon travail :
- L'équipe dans son ensemble doit-elle être félicitée ?
-
Certaines personnes méritent-elles une reconnaissance ?
Inscrivez ensuite vos arguments dans le modèle de bilan hebdomadaire (Weekly Wrap) :
Modèle Weekly Wrap :
Mon état d'avancement/mes résultats cette semaine :
1. [temps fort] + [résultat]
2. [temps fort] + [résultat]
3. [temps fort] + [résultat]
Reconnaissance de l'équipe :
1. [équipe ou personne à féliciter] + [travail accompli]
2. Enregistrez ou écrivez quelque chose 5 min
Vous devez de nouveau sélectionner un format pour partager votre mise à jour.
Si vous partagez un message vidéo sur Loom, essayez de ne pas dépasser 5 minutes d'enregistrement. Et encore une fois, ne recherchez pas la perfection ! Plus vous partagerez de messages vidéo, plus vous serez à l'aise !
Mise à jour vidéo Loom :
Mise à jour écrite :
Bonjour l'équipe ! Bonne fin de semaine ! Voici un aperçu de mes temps forts de la semaine :
Mon état d'avancement/mes résultats :
1. J'ai publié un nouveau billet de blog sur l'IA avec des témoignages de clients concernant notre nouveau produit basé sur l'IA.
2. J'ai planifié cinq entretiens avec des stagiaires pour la semaine prochaine.
3. J'ai élaboré le calendrier éditorial du mois prochain. L'équipe marketing est en train d'ajouter ses billets, qui contiennent des éléments promotionnels. Ceux-ci seront ensuite soumis à des fins de revue au début de la semaine prochaine.
Reconnaissance de l'équipe :
1. Merci à Kristen W. d'avoir achevé les modifications du billet de blog sur l'IA en moins de 24 heures.
2. Merci à Charlie A. d'avoir pris le temps de me montrer comment ajouter des images aux billets de blog afin que je puisse ajouter des photos de clients à l'article sur l'IA.
3. J'avance à pas de géant dans la création de nouveaux contenus relatifs à l'IA en vue d'atteindre notre objectif marketing pour le T1, et je tiens à remercier tous les membres de l'équipe pour leur feedback et leur expertise.
Je vous invite à mettre un pouce vers le haut si tout est clair. Dans le cas contraire, n'hésitez pas à déposer une question, j'y répondrai dans les 24 heures.
Conseil : continuez à féliciter votre équipe !
N'oubliez pas de répondre à tous les commentaires que votre équipe pourrait déposer sur Loom, même s'il ne s'agit que d'une émoticône !
3. Partagez 1 min
Pour finir, partagez la mise à jour que vous avez écrite ou enregistrée dans le modèle Weekly Wrap sur le canal de communication préféré de votre équipe.
Message pour partager la mise à jour vidéo Loom :
Bilan hebdomadaire pour cette semaine [1er juin 2024]
Bonjour l'équipe. Bonne fin de semaine !
Consultez ma mise à jour de fin de semaine [vidéo Loom, 5 minutes]
Questions
Déposez vos questions ou vos commentaires sur Loom, et j'y répondrai.
Très bon week-end à tous !
Message pour partager votre mise à jour écrite :
Bilan hebdomadaire pour cette semaine [1er juin 2024]
Bonjour l'équipe. Bonne fin de semaine !
Voici un récapitulatif de mes temps forts de la semaine :
Mes temps forts
1. [temps fort] + [résultat]
2. [temps fort] + [résultat]
3. [temps fort] + [résultat]
Reconnaissance de l'équipe :
1. [équipe ou personne que vous souhaitez féliciter pour leurs efforts] + [travail accompli]
Questions
Pour toute question ou tout commentaire, n'hésitez pas à me contacter directement.
Très bon week-end à tous !
Conseil : la régularité est la clé !
En intégrant cette démarche à votre routine hebdomadaire, vous ferez preuve de la régularité nécessaire pour transformer les mises à jour en un précieux outil de communication et pour renforcer la motivation de l'équipe.
Suivi
Prenez l'habitude de consulter les mises à jour des autres membres de l'équipe et de réagir à ces dernières. Vous pourrez ainsi vous tenir informé et vérifier que le travail que vous effectuez a un véritable impact.
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