Plan de communication avec les parties prenantes

Faites vos devoirs (30 minutes)

Créez un tableau sur un tableau blanc ou un document collaboratif. Utilisez les en-têtes de colonne suivants : public, canaux, communication, liens/informations supplémentaires. Ajoutez les lignes suivantes : chaque jour, chaque semaine, deux fois par mois, chaque mois, chaque trimestre, chaque année, ad hoc.

Demandez à tous les participants de préparer leur propre liste de publics (parties prenantes) avant la réunion. Cette liste peut inclure : votre sponsor exécutif, les membres de votre équipe, l'équipe de direction, les équipes avec lesquelles vous collaborez, les équipes adjacentes ou en aval, etc.

S'il en possède une, l'animateur de la réunion doit se rendre à celle-ci avec une liste des communications existantes entre l'équipe et les parties prenantes. Cette liste doit inclure les raisons pour lesquelles vous communiquez ces informations et les canaux que vous utilisez généralement. Elle contiendra des tâches quotidiennes, comme des mises à jour sur les petites décisions prises dans les canaux Slack, ainsi que des communications ponctuelles comme les sessions Lunch & Learn ou les présentations de type « assemblées virtuelles ».

Définissez l'objectif (10 min)

Formulez un ou plusieurs énoncés pour décrire l'objectif que vous espérez atteindre en préparant un plan de communication avec les parties prenantes. Utilisez le format {NOM} + {VERBE}. Demandez à une personne d'écrire au tableau blanc pendant que tout le groupe réfléchit. Vos énoncés d'objectif n'ont pas besoin d'être parfaits. Il vous suffit de trouver une formulation « à 80 % finale » et de délimiter l'activité dans le temps. Vous pourrez toujours les reformuler plus tard si nécessaire.

Exemple d'objectifs pour le plan de communication :

• Instaurer la confiance entre nos parties prenantes.
• Réduire les risques provenant de redondances et de goulots d'étranglement des dépendances.
• Former les équipes en aval à nos tâches et leur expliquer en quoi celles-ci peuvent impacter leur travail.

Définissez qui sont vos parties prenantes (5 min)

Répartissez-vous en groupes de deux à quatre personnes et passez en revue les réflexions sur les parties prenantes que chacun a préparées en amont de la réunion. En petits groupes, convenez des parties prenantes clés à inclure à votre plan de communication. Pour chaque partie prenante, définissez la relation avec votre projet/équipe. S'agit-il d'un décideur ? D'un partenaire de sparring ? D'un contributeur expert ? D'un éliminateur d'obstacles ?

Présentez votre travail à l'équipe au complet et essayez de convenir des parties prenantes auxquelles votre plan va s'adresser.

Définissez vos méthodes de communication (15 min)

Déterminez maintenant la méthode la plus efficace pour communiquer avec chaque partie prenante.

Pensez au contenu que vous allez partager ainsi qu'à l'outil que vous allez utiliser pour ce faire. Par exemple, avec votre équipe directe, vous pourriez choisir de communiquer dans un groupe de discussion dédié au partage de mises à jour mineures et dans lequel vous pouvez demander l'avis de chacun.