Passez à la vitesse supérieure dans vos activités de gestion de projet
Que vous soyez un chef de projet expérimenté ou un débutant, vous êtes la personne vers laquelle toute l'équipe de projet se tourne pour obtenir des conseils. La meilleure chose que vous puissiez faire pour elle (et, en fin de compte, pour assurer le succès du projet) est de la laisser se concentrer sur ses tâches, en sachant que vous avez couvert toutes les bases. Le problème, c'est que les projets sont des petites bêtes sournoises. Juste quand vous pensez qu'un livrable est sur la bonne voie… vous identifiez des dépendances ou réalisez que vous avez développé la mauvaise fonctionnalité.
Nous avons constaté que, trop souvent, les équipes de projet veulent tellement bien faire qu'elles enclenchent le mode d'exécution avant même de comprendre pourquoi le projet est important ou ce dont leurs clients ont vraiment besoin. Elles oublient de tenir compte des compromis qu'elles sont disposées à faire lorsqu'elles décident de comment aborder une tâche, comment elles mesureront la réussite et qui doit être tenu informé de leur avancement. Nous avons également vu un trop grand nombre de plans de projet traiter la gestion des risques comme une réflexion a posteriori ou l'ignorer complètement. En tant que chef de projet, votre travail est d'apprivoiser la bête.
Si vous vous sentez débordé, haut les cœurs. Nous sommes là pour vous aider. Sur cette page, vous trouverez une collection de scénarios triés sur le volet à ajouter à votre kit d'outils de gestion de projet. Chaque activité aborde les différentes phases du projet, de la conception à l'exécution, en passant par la planification.
Huit grands scénarios dédiés à la gestion de projet
Vous connaissez déjà la planification, la délimitation du périmètre et la budgétisation. Voici huit activités sortant des sentiers battus qui vous permettent de maintenir la concentration dans votre équipe, de tenir vos parties prenantes informées et de vous assurer que vos risques restent gérables.
Lancement de projet
La plupart des chefs de projet considèrent la réunion de lancement comme l'occasion de diffuser l'information. Mais vous pouvez faire mieux ! Exécutez ce scénario pour rendre la réunion interactive et apprendre quelque chose au passage. Vous remplirez votre agenda d'activités qui créeront un consensus sur les objectifs, les étapes importantes et la prise de décisions.
Affiche de projet
Ce scénario vous invite à explorer le domaine du problème, à prendre connaissance des hypothèses et des risques, et à réfléchir aux solutions possibles afin de comprendre le problème avant de vous plonger dans sa résolution. De plus, vous allez créer un document vivant à partager avec les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes.
Curseurs de la négociation
Chaque projet implique son lot de décisions. Si toutes doivent être remontées au chef de projet, le travail finira par s'arrêter. Ce scénario permet à votre équipe de projet de prendre des décisions quotidiennes de manière autonome en sachant ce qu'elle doit optimiser à tout prix et dans quels domaines elle est plus flexible.
Pré-mortem
Une variante du post-mortem de projet classique ! Vous réfléchirez à toutes les façons dont le projet pourrait échouer et vous préparerez un plan pour faire face aux risques les plus importants tant qu'il est encore temps. Exécutez ce scénario avec votre équipe dans la phase intermédiaire de votre projet.
Objectifs, signaux et mesures
Tous les membres de l'équipe de projet sont-ils alignés sur l'objectif ? Avez-vous défini des mesures de la réussite ? (Vous en êtes sûr ?) Prenez 90 minutes au début de votre projet pour convenir de votre objectif principal, identifier les signes indiquant que vous êtes sur la bonne voie et définir comment mesurer la réussite.
Plan de communication avec les parties prenantes
Lorsque l'activité bat son plein, il est facile d'oublier de communiquer avec les parties prenantes de votre projet. Ce scénario vous guide dans la création et la documentation d'un plan de communication : qui doit être informé sur quoi, à quelle fréquence et par quels canaux de communication.
Cartographie des dépendances
Si vous êtes comme nous, bon nombre de vos projets impliquent des efforts transverses, auxquels concourent plusieurs équipes, mais aussi plusieurs services. En cartographiant les dépendances de manière proactive, vous pouvez éviter les goulots d'étranglement (et les nuits blanches passées à vous inquiéter).
Rétrospective
Une fois que le livrable a été remis et que vous avez célébré cette étape avec votre équipe (au passage, ne faites pas l'impasse sur la célébration !), prenez une heure pour réfléchir à la façon dont les choses se sont déroulées et trouver des façons de vous améliorer la prochaine fois. N'oubliez pas de faire en sorte que votre rétrospective offre un espace sûr pour une discussion honnête.
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Contrôle de santé des équipes de projet
Utilisez les contrôles de santé pour évaluer votre équipe par rapport à huit caractéristiques communes aux équipes ultra performantes, puis suivez votre évolution au fil du temps.
Rassemblez votre équipe de projet pour tenir une discussion honnête sur la collaboration.
Autres ressources
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