Definizione delle priorità a livello di team
Guardare una lista di tutto il lavoro svolto dal tuo team può spaventare. Esegui questa strategia per concordare le priorità e definire dove è possibile ritardare o abbandonare i task.
USA QUESTA STRATEGIA PER...
Aiutare il tuo team ad assegnare le priorità ai task giusti ed eseguirli nell'ordine giusto per eliminare eventuali colli di bottiglia.
Consentire al tuo team di dire "no" a lavori con priorità bassa che potrebbero ritardare il tuo progetto.
Se hai difficoltà con la o la nel Controllo salute, questa strategia potrebbe essere di aiuto.
Persone
3-12
Tempo di preparazione
15 minuti
Ora
60 minuti
Difficoltà
Semplice
Esecuzione della strategia
Alcune cose semplicemente non si potranno fare. E va bene, a patto che accetti di affrontare prima i processi mission-critical e di iniziare a lavorare da lì.
Preparazione
Assicurati che tutti abbiano letto il poster di progetto o il one-pager del progetto, così come gli OKR (o qualsiasi framework di definizione degli obiettivi utilizzato) prima della riunione, in modo che tutti comprendano i criteri di successo del progetto.
Passaggio 1
Brain dump sui task del progetto (15 minuti)
In gruppo, fai un brainstorming su tutti i task da completare per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Scrivi ogni task sulla sua scheda indice. Includi in modo specifico e spietato solo gli elementi che appartengono unicamente a questo progetto: non elencare le "attività operative di routine" o i task in background.
Fai attenzione a non toccare il nocciolo della questione. Non vuoi assegnare la priorità di centinaia di schede. A meno che tu non stia lanciando il prossimo rover su Marte, dovresti essere in grado di selezionare al massimo 50 attività.
Suggerimento
Assicurati di includere task non tecnici e di routine, come la formazione e le comunicazioni con gli stakeholder.
Passaggio 2
Categorizzare i task (10 minuti)
Raggruppa i tuoi task per tipo per formare 2-5 categorie di lavoro. Alcune idee per raggruppare il tuo lavoro:
- Per milestone
- Per team responsabile
- Per correzione di bug, funzionalità esistente o nuova funzionalità
- Per manutenzione, incubazione o esecuzione
Sul retro di ogni scheda indice, annota se e in che modo il task è correlato ad altri. È particolarmente importante evidenziare le relazioni di dipendenza, ad esempio: "dipende da", "da cui dipende".
Passaggio 3
Pronti, partenza... priorità! (15 minuti)
Dividi i partecipanti in piccoli gruppi e assegna a ogni gruppo una categoria da ordinare e classificare, disponendo le schede sul tavolo o sul muro. Questa classificazione iniziale non dovrebbe richiedere più di qualche minuto, quindi lavora velocemente!
Fai una pausa e scambia le categorie. Controlla in che modo l'altro team ha assegnato le priorità ai task, quindi modifica le schede come meglio credi. (Non sarà necessario ricordare l'ordine originale.)
Suggerimento
Presta attenzione alle dipendenze. Non assegnare una priorità bassa a un task se decine di altri task dipendono da lui.
Passaggio 4
Disegnare la riga "Da abbandonare" (10 minuti)
Inizia definendo i requisiti necessari per determinare se un task deve essere sopra o sotto la riga "Da abbandonare".
Utilizzando questi criteri, analizza categoria per categoria e decidi dove posizionarle rispetto alla riga. Quali attività potrebbero interrompersi o fallire senza rovinare tutto il progetto? Continua finché non avrai esaminato tutte le categorie.
Suggerimento
Documenta i criteri sopra/sotto la linea, in modo da potervi fare riferimento per valutare le richieste in arrivo nell'ambito del progetto.
Passaggio 5
Rivedere e riflettere (10 minuti)
Esamina tutte le tue categorie e i task prioritari. Chiedi al gruppo di condividere tramite voto con il pollice cosa pensa in merito alla capacità del team di completare il progetto in tempo. Pollice in su= siamo fiduciosi, pollice in giù= siamo condannati.
Se la stragrande maggioranza del gruppo ha il pollice in giù, dedica i tuoi ultimi minuti a riflettere su tutti i rischi correlati al successo del tuo team. Considera l'idea di usare un'analisi pre-mortem per approfondire il motivo per cui la maggior parte del team crede di essere destinato a fallire.
Hai colto nel segno?
Assicurati di eseguire una sessione completa di Controllo salute o prevedere un punto di controllo con il tuo team per vedere se stai migliorando.
Varianti
Team distribuiti
Usa una bacheca Trello o Jira in modo che i membri del team da remoto possano partecipare attivamente all'assegnazione delle priorità.
Follow-up
Esegui una strategia pre-mortem per eseguire un brainstorming sui rischi potenziali e creare un piano di mitigazione.
Se non hai già fissato obiettivi per il tuo progetto, utilizza i risultati di questa strategia per stabilire obiettivi e risultati chiave (OKR) trimestrali, un framework di definizione degli obiettivi utilizzato da Atlassian, Google e altre aziende in svariati settori.
Esegui la strategia Ruoli e responsabilità per definire le aree di responsabilità del progetto.
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