チームのための効率的なタスク管理ソフトウェア
プロジェクトのベロシティを上げるために、大規模な作業を扱いやすく、小さなタスクに分割するという手法がよく用いられます。しかし、分割されたタスクを複数の異なるプロジェクトでトラッキングし続けるのは簡単ではありません。Jira のようなタスク管理専用のソフトウェアを利用すれば、会社全体の組織力を強化し、コミュニケーションを促進して、生産性を向上させられるため、重要な情報を見失うことなく、高品質の製品をより迅速に提供できるようになります。
タスク管理ソフトウェアとは何か
プロジェクトには多くの場合、地理的に離れた場所にいるチームやさまざまな関係者が参加しています。そのようなプロジェクトを複数管理するには、タスク、依存関係、責任を明確に定義する必要があります。最良のタスク管理ソフトウェアは、個人やチームがタスクを効率的に計画、整理して、優先順位を付けられる、デジタル プロジェクト管理ツールです。このようなツールを利用すれば、プロジェクト レベルやタスク レベルでの進捗のトラッキングや締め切りの管理、また円滑なコラボレーションが可能になります。
タスク管理ソフトウェアのメリット
無料のタスク管理ソフトウェアを利用して、チームのコラボレーションを促進し、効率的に進捗をトラッキングできるようにすれば、プロジェクトの管理をより効果的に行えます。その結果、生産性の向上、時間管理の改善、意思決定の向上が実現されます。
組織の強化
プロジェクト計画は複雑である必要はありません。タスク管理ソフトウェアを利用すれば、プロジェクト ワークフロー内でタスクの作成、順序付け、割り当て、分類、優先順位付けを行えます。タスクの移動、依存関係の追加、関係者の関連付け、締め切りの調整、重要なドキュメントのリンクといった、タスクの更新も簡単です。これらのツールには視覚的なワークフローが用意されており、チーム メンバーは自分の作業がプロジェクト全体のどこに位置するかを理解できるので、目的を見失うことがありません。
コミュニケーションの向上
統合されたコミュニケーション ツールは、チーム メンバー間の情報交換とコラボレーションを促進します。リアルタイムで更新される共有タスク リストを利用すれば、メンバー全員の足並みを揃えられます。プラットフォーム内のダイレクト メッセージ機能では、受信者は関連コンテンツにアクセスして、そこで追加情報に関するコメントの追加、情報の更新、情報へのリンクを行えます。
生産性の向上
気の散る不要な作業を減らし、最も重要なタスクに集中できます。チーム メンバーは、自動化されたリマインダー、通知、進捗のトラッキングによって、集中を途切れさせることなく、重要な職務に取り組めます。タスク管理ソフトウェアから優先度やブロッカーなどの変更がユーザーに通知されるので、より効率的に作業できるようになります。
時間管理の改善
タスク トラッキング ソフトウェアには、個々のタスクの作業時間をチームが監視できるタイム トラッキング機能が組み込まれているため、時間管理を全般的に改善できます。これにより、プロジェクトの見積もり、リソース計画、作業スケジュールを改善できます。また、プロジェクトの早い段階で障害やその他の課題を特定できるようになります。
データ主導の意思決定
タスク管理ソフトウェアには、アナリティクス機能とレポート機能が備わっており、完了率、プロジェクトのタイムライン、パフォーマンスに関する貴重なインサイトを入手できます。タスクが更新されると、情報がリアルタイムで利用可能になるので、情報に基づいた意思決定が可能になります。すべてのタスクが最新の状態で、責任、ブロッカー、依存関係などの重要な詳細が含まれている場合、プロジェクト スコープの管理が容易になります。
タスク管理ソフトウェアの主な機能
タスクのスケジュール
定義したタスクをプロジェクトやスプリント間で簡単に移動させられるため、締め切りやマイルストーンを視覚化できます。タスクのスケジュール設定では、アイテムをユーザーのカレンダーと同期することもできるため、今後の課題や締め切りを明確に把握して、時間を効果的に使えます。
課題管理
プロジェクト全体の課題、ブロッカー、依存関係を特定、記録、トラッキングします。Jira では、課題を分類して優先順位を付け、メンバーに割り当てられるため、課題の管理にかける時間を減らせます。つまり、本来の業務に使える時間が増えるということです。Jira の課題は、個々の作業とその関連情報をトラッキングして、信頼できる唯一の情報源を提供します。
Jira でのタスク管理のベスト プラクティス
アトラシアンの Advanced Roadmaps は、複数のプロジェクトの課題を組み合わせて、複数のチームが参加するマスター・プランを作成します。視覚的な階層により、今後の優先事項、依存関係、リスクのある分野など、会社全体のプロジェクトが把握できます。これにより、チーム・メンバー間のデータ共有が容易になり、リソースの最適化とリリース日のスケジュール改善が促進されます。
Jira のタスク管理を使用すると、リアルタイムの情報を把握して、コラボレーションを促進できるため、情報に基づいた意思決定を行い、プロジェクトを期日どおりに完了できます。まず、次のベスト プラクティスを検討します。
- プロジェクトの設定。タスク カテゴリを定義し、関係者とのコミュニケーション、プロジェクト ミーティングの設定、その他の管理タスクの割り当てのためのセクションを追加します。次に、タスクの詳細を入力して、リソースを割り当てます。ビジネス目標、顧客の要件、またはプロジェクト戦略に基づいて、タスクの優先度を設定します。プロジェクトの進捗に合わせてタスクを更新し、ステータス情報をリアルタイムで確認できるようにします。
- ワークフローのカスタマイズ。Jira のカスタム ワークフローでは、タスクのリマインダーの設定といった反復作業を減らすか、完全になくすことができます。チームはカスタム ワークフローを利用して、ステータス、優先度、トランジション、締め切りなどの情報を含め、プロジェクトを視覚化してトラッキングできます。最初に期限を確認し、カレンダーを使用してワークフロー全体を表示します。作業に合わせて適宜タイムラインを調整します。
-
強化された機能の統合。Jira は、プロジェクトと重要なデータを関連付けるために、よく使用されるツールと統合されています。Atlassian Marketplace には 3,000 を超える Jira アプリがあり、プロジェクトと Jira を完全に連携させるために必要な統合を簡単に見つけられます。