プロジェクト管理とは

プロジェクト管理を理解する

プロジェクト管理はプロジェクトの包括的な指針となります。体系的なアプローチがあれば、チームは決められた時間、予算、リソースの制約の中で特定の目標を達成できます。新製品をローンチする場合でも、イベントを開催する場合でも、全社的な取り組みを実施する場合でも、効果的なプロジェクト管理が成功の鍵となります。

中核的なプロジェクト管理フェーズは以下のとおりです。

• 計画: プロジェクトのスコープ、目標、そしてそれらを達成するためのステップを定義します。このステージでは、詳細なロードマップを作成し、リソースを計画し、潜在的なリスクを特定します。
• 実行: このステージでは、計画を実行に移します。人とリソースを調整し、関係者の期待に対応し、タスクを完了させます。
• 監視: 監視では、プロジェクトを順調に進めるために、進捗状況を追跡し、主要な指標に対するパフォーマンスを測定し、必要に応じて調整を行います。
• クローズ: プロジェクトを正式に終了します。このステージでは、プロジェクトの成功を評価し、学んだ教訓を文書化し、使用していたリソースを解放します。

では、なぜ企業はプロジェクト管理を必要とするのでしょうか? いくつかの理由を見てみましょう。

• 定義されたスコープ内でプロジェクトの目標を達成する
• 割り当てられた時間枠内にプロジェクトを完了する
• 承認された予算内に収める
• 質の高い結果を提供する
• リスクを管理し、発生した問題に対処する
• チームや関係者間のコミュニケーションを改善する

プロジェクト管理の種類

「玉子の調理法は 1 つではない」という古い格言を聞いたことがありますか? 困難なプロジェクトを完了するための決まった戦略はありません。そこで、プロジェクト管理が重要になります。これは、一連のルール、原則、プロセスに従ってプロジェクトを管理する手法です。

手法という表現は堅苦しく感じられるかもしれませんが、革新する余地はあります。多くのチームや企業が、1 つの手法だけに頼らず、いくつかの手法を組み合わせて使用していることに注意することが重要です。どのアプローチを選ぶにしても、透明性の高い文化を促進するものである必要があります。

1. アジャイル プロジェクト管理

プロジェクト管理プロセスの最初のステップは計画だとお考えですか? 実はそうではありません。プロジェクトの戦略を詳細に策定する前に、関係者の賛同を得る必要があります。ここで役立つのがプロジェクト計画書です。承認を得るためにプロジェクトのビジネス目標を概説するためのものです。アトラシアンは、プロジェクト計画書ではなくプロジェクト ポスターのご利用をお勧めします。こちらのほうが理解しやすい形式で、すばやく利用できて読みやすいためです。このステージでは次のような問いに答えます。

• このプロジェクトのビジネス ケースはどのようなものですか? アトラシアンの戦略計画テンプレートが役立ちます。
• このプロジェクトは実現可能か?
• このプロジェクトを実施すべきか?

簡単に言えば、このステージでは、過度に労力を費やす前に、このプロジェクトに取り組む価値があるかどうかを判断することを試みます。

この話し合いを促進する最適な方法は、プレモーテムです。悪い方向に進む可能性を想定して、防止する方法を決定する思考の訓練です。

2. ウォーターフォール型プロジェクト管理

従来の順序の決まったプロジェクト管理といえば、ウォーターフォール型プロジェクト管理を思い浮かべるかと思います。この方法では、プロジェクトを異なるフェーズに分割します。1 つのフェーズが終了すると、次のフェーズが始まります。それらの間に重複はありません。

3. スクラム

コーヒーを用意してコンピューターの前に座り、行動開始です。プロジェクト計画に従い、チーム一丸となってプロジェクト タスクを成功させる作業に取り組むときが来ました。実行ステージでは、次のことが必要になります。

• 必要なリソースを割り当てます。
• 担当者がタスクを実行できるようにします。
• これはステータス ミーティングを開催します。
• 追跡システムを設定します。

作業の大部分はこのステージで発生します。また、プロジェクトが実際に形になる様子が見え始めます。お分かりいただけましたか? 計画にはその価値があるでしょう。

4. リーン プロジェクト管理

プロジェクト管理のステージ

プロジェクトをゼロから開始するとします。プロジェクト管理は、タスクが完了したときにのみ使用する手法ではありません。その前に、基礎を築く必要があります。

PMI (プロジェクト マネジメント協会) はそれを念頭に置いて、プロジェクト管理の 5 つのフェーズを確立しました。

1. プロジェクト開始

プロジェクト管理プロセスの最初のステップは計画だとお考えですか? 実はそうではありません。プロジェクトの戦略を詳細に策定する前に、関係者の賛同を得る必要があります。プロジェクト計画書を作成して、プロジェクトのビジネス目標を概説して承認を得ましょう。プロジェクト ポスターを使うこともできます。こちらのほうが理解しやすい形式で、すばやく利用できて読みやすいためです。このステージでは次のような問いに答えます。

• このプロジェクトのビジネス ケースはどのようなものか?
• このプロジェクトは実現可能か?
• このプロジェクトを実施すべきか?

簡単に言えば、このステージでは、過度に労力を費やす前に、このプロジェクトに取り組む価値があるかどうかを判断することを試みます。

この話し合いを促進する最適な方法は、プレモーテムです。悪い方向に進む可能性を想定して、防止する方法を決定する思考の訓練です。

2. プロジェクト プランニング

実施することを決断したら、プロジェクト プランニング ステージに進みます。ここでは、チーム全体が従い、そして称賛するような、詳細なプロジェクト計画を作成します。スコープ クリープを避けるためには計画が不可欠です。このステージでは次のような問いに答えます。

• このプロジェクトの目標は何か?
• KPI (主要業績評価指標) は何か?
• スコープは何か?
• どれだけの予算か?
• どのようなリスクがあるか?
• どのチーム メンバーが関与するか?
• どのようなタスクが関与するか?
• どのようなマイルストーンを満たす必要があるか?

このステップでは、着手前に、あなたとそのチームの全員の期待を一致させるようにします。詳細に囚われすぎていると思われるなら、それには当たりません。戦略計画フレームワークをお役立てください。

3. プロジェクト実行

コーヒーを用意してコンピューターの前に座り、行動開始です。ステージ 3 では、プロジェクト計画に従い、チーム一丸となってプロジェクト タスクを成功させる作業に取り組みます。プロジェクト実行ステージでは、次のことが必要になります。

• 必要なリソースを割り当てます。
• 担当者がタスクを実行できるようにします。
• これはステータス ミーティングを開催します。
• 追跡システムを設定します。

作業の大部分はこのステージで発生します。また、プロジェクトが実際に形になる様子が見え始めます。お分かりいただけましたか? 計画にはその価値があるでしょう。

4. プロジェクトの監視とレポート

プロジェクト計画があるからといって、物事がひとりでに円滑に進むわけではありません。これは予算の設定に似ています。お金の管理に注意を払わなければ、予算があっても意味がありません。

プロジェクトの進捗状況を監視して、軌道から外れないようにする必要があるのはこのためです。計画ステージで確立した KPI に対してプロジェクトを評価する必要があります。

プロジェクトが目標を見失っている、またはスコープ クリープに陥っていると感じたときは、どうしたらいいでしょうか? 立ち止まって再評価します。これにより、再調整の必要があるかどうか、または元の計画を変更する必要があるかどうかを判断できます。これが監視の利点です。定期的にチェックポイントがあり、軌道修正できます。

5. プロジェクトのクローズ

クローズ ステージでは、未処理事項を片付けます。これには、次が含まれます。

• 事後分析または振り返りを開催して、プロジェクトを評価します。
• 最終プロジェクト レポートを準備します。
• 必要なプロジェクト ドキュメントを収集して安全な場所に保管します。Confluence のようなコラボレーティブなドキュメント スペースが最適です。

これにより、チームが正式にプロジェクトを終了する準備を整えるだけでなく、必要になったときに簡単に参照できるようにします。

すべてのプロジェクト マネージャーに必要な主なスキル

プロジェクト マネージャーは、全員が同じ認識を持ち、イニシアチブが予定どおりに完了することを確認します。タスクを順調に進め、リソースを割り当て、管理し、関係者とのコミュニケーションの中心的な役割を果たします。すべてのプロジェクト マネージャーがその役割で成功するために必要なスキルをいくつか紹介します。

• リーダーシップ: 効果的なリーダーシップは、チーム メンバーを鼓舞し、明確な方向性を示し、全員がプロジェクトの目標を達成するように動機付けます。リーダーシップ スキルは、チーム内の信頼と意思統一を築くための演習を提供するアトラシアンのチーム プレイブックで身に付けることができます。
• コミュニケーション: 堅実なコミュニケーションを行うことで、プロジェクトのライフサイクルを通じて、すべての関係者が最新情報を知り、足並みを揃え、関与できます。基本的に、優れたプロジェクト マネージャーは、誰にも状況を把握していないと感じさせません。Confluence を文書化に、Jira をタスクの更新に使用して、明確なコミュニケーションをとりましょう。
• 時間管理: 効率的に時間管理を行うことで、プロジェクトを予定どおりに進め、複数の優先事項をバランスよく実行できます。Jira の時間追跡機能とガント チャート テンプレートを使って、タスクと期限を管理しましょう。
• 問題解決: 迅速かつ効果的な問題解決は、障害を克服し、プロジェクトを前進させるのに役立ちます。Confluence のアトラシアンの 5 つの理由テンプレートを使って、複雑な問題を分析して解決しましょう。
• テクノロジーに関する知識: 関連のテクノロジーを理解することは、より良い意思決定を行い、技術チームのメンバーとコミュニケーションをとるのに役立ちます。アトラシアンの製品チュートリアルとウェビナーで最新情報を入手して、プロジェクト管理ソフトウェアの技術的スキルを高めましょう。
• 適応性: 柔軟性は、プロジェクト マネージャーやチームが変化するプロジェクト要件を理解して実行し、予期しない課題に対処するのに役立ちます。Jiraの スクラムとカンバン ボードを使ってアジャイル方法論を実践し、プロジェクト管理の適応性を高めましょう。
• 予算編成とコスト管理: プロジェクトの財務を管理することで、プロジェクトが予算の範囲内に収まります。Jira のレポート機能を使ってプロジェクトのコストを追跡し、予算を超えないようにしましょう。

プロジェクト管理に使われるツール

適切なプロジェクト管理ソフトウェアを選択するのは難しい場合があります。チームがプロジェクト管理ツールを最大限に活用するには、次の機能を提供するソリューションを探すことをお勧めします。

• 共有カレンダーを作成し、プロジェクトのマイルストーンと期限を追跡する
• ファイルやドキュメントを共有し、簡単にアクセスしてコラボレーションできる
• タスク リストを作成し、チーム メンバーにタスクを割り当てる
• プロジェクトの進捗を追跡し、レポートを生成する
• チーム メンバーと関係者間のコミュニケーションを促進し、合理化する
• プロジェクトの期間と予算を見積もる
• チーム メンバーがタスクにコメントしたり、フィードバックを提供したりできる
• 自動化されたリマインダーと通知を生成する
• プロジェクト テンプレートを設定して、プロジェクトの作成を合理化する
• リソースと作業負荷を管理する
• 課題とリスクを追跡する
• 変更リクエストを管理する
• 詳細なレポートを作成する
• プロジェクトのパフォーマンスを監視する

プロジェクト チームの主要メンバー

すべてのプロジェクトは、役割と責任を特定することから始める必要があります。自分の役割を前もって知ることで、全員が成功に向けて準備を整え、プロジェクトの締め切りに間に合うように順調に進むことができます。プロジェクトの役割には次のようなものがあります。

• プロジェクト マネージャー: プロジェクト全体を監督して、プロジェクトの成功の責任を担う人。
• プロジェクト スポンサー: プロジェクトを統括して、プロジェクト マネージャーと緊密に協力するシニア マネージャー。
• チーム メンバー: プロジェクトのタスクに実際に取り組みます。
• サプライヤー: プロジェクトに物品またはサービスを提供します。
• 関係者: プロジェクトに関心のある人。次のように分けられます。
  • 主要な関係者: 実際に作業を行って、プロジェクトに積極的に関与する人。
  • 二次的な関係者: ミーティングに出席して小さい役割を果たす可能性があるものの、プロジェクトの主要な意思決定者ではない人。
• 関心のある関係者: プロジェクトに関与しているが、積極的な役割を果たさないか大きい影響力を持たない人。
• クライアント: 最終的なプロジェクトを受け入れる人またはチーム (社内ではなく、クライアント向けプロジェクトの場合)。

1. コラボレーションを改善する

優れたプロジェクト管理とは、適応しながら全体的なバランスをとることです。これらのプラクティスは、どのような問題が起こっても秩序を維持しながら機敏に対応するのに役立ちます。

• 良いスタートを切る: プロジェクト キックオフ ミーティングから始めましょう。目標、タイムライン、役割を設定して、全員が同じ認識を持つようにします。混乱を解消し、期待感を高めるチャンスです。
• 依存関係を詳細に示す: 多くの場合、タスクやリソースは相互に関連しています。ガント チャートなどのツールを使用してこれらのリンクを視覚化し、ボトルネックを回避しましょう。
• クリティカル パスを見つける: 必須のタスクが一番長くつながっているところを特定します。これにより、どこに余裕があるか、どこの予定が厳しいかを判断できます。
• 現実的なタイムラインを設定する: 私たちは皆、物事にかかる時間を過小評価しがちです。過去のプロジェクトを参考にして、思い切って予定に余裕を持たせましょう。
• プロジェクト管理ソフトウェアを活用する: Jira のようなツールでは、すべてが 1 か所にまとまっているため、必要な情報を見つけるために延々とメールのスレッドを調べる必要がありません。
• 役割と責任を明確にする: 全員が何をすべきかがわかるようにしましょう。これにより、他人の領域に踏み込むのを防ぎ、自分の強みを発揮できるようになります。
• チームで作業する: 単独で計画しないでください。あなたのチームは貴重なインサイトを持っています。彼らをプロセスに巻き込みましょう。これにより、より良い計画を作成して、賛同を増やせます。
• コミュニケーションをしっかりとる: 定期的にステータスを更新して、全員に最新情報を伝えましょう。進捗状況や失敗について透明性を保ちましょう。
• 柔軟性を保つ: 要件は変わる可能性があります。最終目標を見据えながら、計画を調整する準備をしておきましょう。

Jira を活用しましょう。Jira ボードはこれらのプラクティスの多くを実装するのに役立ちます。リアルタイムで最新情報を提供し、コラボレーションを促進し、全員の足並みを揃えることができるので、チームは効率的に作業を計画、追跡、管理できます。

立ち上げ

事前設定済みのテンプレートを使ってプロジェクトを開始しましょう

• 競合分析: 競合他社について詳しく調べます。
• SWOT 分析: 自分の長所、短所、機会、脅威を特定します。
• ブレーンストーミング: 体系的なブレーンストーミング セッションで、創造性を発揮します。

計画

以下のプロジェクト計画テンプレートで成功への準備を整えましょう。

• プロジェクト計画: プロジェクト全体のロードマップを作成します。
• プロジェクト キックオフ: 秩序立ったキックオフで最適なスタートを切ります。

実行

以下の実行フェーズ テンプレートを使ってプロジェクトを前進させましょう。

• カンバン ボード: ワークフローを視覚化し、タスクを管理します。
• タスク追跡: 誰がいつ何をしているのかを把握できます。
• スクラム ボード: アジャイル チームはこのテンプレートを使ってスプリントを管理します。
• 作業分解構造: 複雑なプロジェクトをより管理しやすいタスクに分解します。
• ガント チャート: プロジェクトのタイムラインを視覚的に計画します。
• プロジェクト ロードマップ: 長期的なプロジェクト戦略を立てます。
• ミーティング議事録: チーム ミーティングの生産性を高め、適切に文書化します。

監視

プロジェクト ステータス テンプレートを使って、定期的に関係者に最新情報を伝え、プロジェクトの成功を常に把握しましょう。

クローズ

以下のテンプレートでプロジェクトを効果的にクローズしましょう。

• ふりかえり: うまくいった点と改善できる点を振り返ります。
• 5 つの Why 分析: 遭遇した問題の根本原因を調べます。

Jira はこの他にも多数のテンプレートを備えており、チームの生産性の向上とプロジェクト管理プロセスの合理化をサポートしています。詳細については、アトラシアンのすべての無料のプロジェクト管理テンプレートをご覧ください。