Roles and Responsibilities
Reduce confusion and ensure that everyone understands their specific contributions to the team's objectives by defining who is responsible for what.
PREP TIME
15m
Run TIME
60m
Persons
2-8
5-second summary
- Determine and agree on team responsibilities.
- Identify unassigned responsibilities.
- Document approved team roles.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see template).
- Optional: physical whiteboard, markers, sticky notes, and timer.
PLAY resources
How to define team roles and responsibilities
Increase productivity with clearly defined roles and responsibilities.
仕事の役割と責任とは何か
効果的に機能しているチームでは、役割はプロジェクト マネージャーなどの肩書きや役職を表し、責任には役割に関連付けられている具体的なタスクや職務が含まれます。プロジェクト マネージャーの責任には、次のようなものがあります。
- プロジェクトのアイデアを計画し、発展させる
- チームを結成して指導する
- プロジェクトの進捗を追跡し、締め切りを決める
- 問題を解決する
- 予算と関係者を管理する
プロジェクトの有効性を評価する
役割と責任プレイを実施する理由
チームは役割と責任を明確にして、全員が自分の義務とチーム目標の達成に向けてどう貢献できるかを理解できるようにする必要があります。Small Group Research が発表した調査によると、このように役割と責任を明確化することで、誤解を防ぐ、タスクの重複が減る、効率とコラボレーションが促進されるという効果が得られます。
役割と責任を明確にすべきタイミング
プロジェクトの開始時に役割を明確に定義すると、メンバーに期待されていることを明確にする、混乱を最小限に抑える、生産性とコラボレーションを促進するための土台が整います。
早い段階で役割を定義することで、タスクの重複が防がれる、対立が減る、共通の目標に対してチーム メンバー全員の認識が揃うといった効果も得られます。
プロジェクトの進捗と組織の枠組みの変化に合わせ、定期的に再評価と役割の更新を行うことは、チームのまとまりと業務効率を維持するために必要不可欠です。
役割と責任を定義することの 5 つの利点
- 説明責任: 役割を明確に定義することで重複作業を減らせます。これにより、プロセスを合理化し、時間とリソースの浪費を最小限に抑えられるため、最終的にはプロジェクトの効率的な遂行につながります。
- 明確さ: 役割と責任を明確にすることで、チームの効果的なコラボレーションが促進されます。
- 従業員エンゲージメントの向上: 多くの場合、役割と責任を明確化することで、コミュニケーションを効果的に行えるようになり、従業員のエンゲージメントと生産性が 72% 高まります (Atto Time)。
- 仕事の満足度: 役割が明確に定義されている従業員の約 75% は、役割があいまいな従業員に比べ、自分の業務に対する意欲が高く、仕事の満足度も高くなります (Effectory)。
- 生産性の向上: 役割が明確に定義された従業員は、業務効率が 53%、業績が 27% 高くなります (Effectory)。
1. Prep the Play
1. プレイの準備をする 5 分
対面またはリモートで行うかに関わらず、プレイを説明するメッセージをチームに送信し、話し合う作業について全員が理解できるようにします。プレイの開始時に、チームのミッションを確認し、チーム全体の責任に関するコンテキストを設定します。
次に、チームが使用するコラボレーション文書を準備します。Confluence ページで表を作成するか、すぐに使えるテンプレートを利用します。独自の文書を作成する場合は、次の列を追加してください。
- 役割
- (他者が思う) 責任
- (自分が思う) 責任
未割り当ての責任
ヒント: 大規模なグループ
4 名を超える場合、6 - 8 名のグループでは 90 分確保します。
9 名以上のグループの場合、プレイをより短い 1 時間のセッションに分割します。
2. Identify team roles
1. プレイの準備をする 5 分
チーム内のさまざまな役割を定義し、自分の名前を記入して、このプロジェクトでの自分の役割を「役割」列に記入します。
同じ役割を担当するチーム メンバーが複数人いる場合は、その役割を表に 1 回のみ記入します。
チーム メンバーによっては、ソフトウェア エンジニアとプロジェクト マネージャーを兼任するなど、複数の役割が割り当てられていることもあります。そのような場合は、すべての役割を表に記入してください。
3. Identify your responsibilities
1. プレイの準備をする 5 分
各メンバーに、このプロジェクトで自分が担当する責任のうち重要なもの 3-5 個を「(自分が思う) 責任」列に記入してもらいます。
ヒント: 焦点を絞る
セッションは、人ではなく役割に焦点を当ててください。
役割に焦点を当てることで、チームは、チーム内のメンバーに関係なく、その役割で成功するために必要なスキルのギャップを特定できます。
4. Identify team members' responsibilities
1. プレイの準備をする 5 分
記入された他のメンバーの役割それぞれについて、あなたがその役割の重要な責任だと考えるものを「(他者が思う) 責任」列に記入します。
役割に明確にあてはまらない責任を思いついた場合は、「未割り当ての責任」セクションにその役割を追加します。
5. Clarify role responsibilities
1. プレイの準備をする 5 分
他のメンバーがあなたの役割について「(他者が思う) 責任」列に記入した内容を確認します。各責任について、それを受け入れる場合は ✅ を、受け入れない場合は ❌ を追加します。
他のメンバーの責任について質問やコメントがある場合は、インライン コメントを追加します。
チーム ディスカッションの後で、役割の所有者がすべての ❌ を確認し、追加の責任を引き受けるか委任するかを決定します。タスクが重複する場合は、主となる所有者と、貢献者またはバックアップ所有者が指名されます。
誰にも割り当てられていないか引き受けられていない責任は、未割り当ての責任セクションに移動されます。
組織構造によっては、役割の所有者がリーダーからの承認を得て、このプロセスで特定された役割を確定する必要がある場合があります。
6. Review unassigned responsibilities
1. プレイの準備をする 5 分
未割り当ての責任をまとめて確認し、これらの責任が既存の役割に当てはまっているかどうかや、特定の役割に適している理由または適していない理由を判断します。
これらの責任がどの役割にも当てはまらない場合は、新しい役割の作成または既存の役割の再定義が必要であることを示しています。担当者を指定して、これらのタスクの所有者を特定し、フォローアップ日を設定することが重要です。
どの役割にも引き受けられていない責任を探します。そのような責任があった場合は、チームに伝えてさらに話し合います。
ヒント: 同意しないことに同意する
チームが役割や責任の一部に同意できない場合は、後で小規模なミーティングで取り組めるように、フォローアップ項目として書き留めておきます。
7. Summarize and identify next steps
Est. time: 5 min
完了したら、役割と責任についてまとめ、チーム全員の認識に齟齬がないことを確認します。それぞれの役割の所有者となるメンバーを指定し、合意された役割と責任について共有文書を更新します。
Follow-up
共有
最終文書をチームと共有し、潜在的なギャップや機会についてのフィードバックを収集します。
役割と責任に関する文書を主要な関係者とリーダーに配布し、配布したことをチームに伝えます。
3 か月または 6 か月ごと、またはチーム内で重大な変化があった場合に、チームでこのプレイを見直すことを計画してください。定期的に実施することで、より円滑に行えるようになります。
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