페이지 중심의 미팅이란 무엇입니까?
페이지는 필요한 컨텍스트, 미팅 목표 및 주요 의사 결정을 제시하는 높은 품질의 서면 문서라고 정의됩니다.
참가자는 미팅 시작 시 페이지를 읽고 미팅 전반에서 페이지를 참조해야 합니다. 그러면 모두가 같은 이해를 바탕으로 더 효과적인 미팅을 진행하게 됩니다.
- 명확성 최대화
- 정보를 효과적으로 공유
- 의사 결정 프로세스 지원
-
업무 진행
참가자는 페이지를 읽으면서 페이지에 자신의 댓글을 추가하는 것도 가능하여 더 명확하고 포용성 있는 논의를 촉진할 수 있습니다. 덕분에 페이지 중심의 미팅에는 기존 미팅에서 찾아보기 어려운 독특한 역학이 생깁니다.
페이지 중심의 미팅은 얼마나 효과적입니까?
행동 과학자로 이루어진 그룹인 Atlassian의 Team Anywhere Lab에서는 Atlassian 팀과 함께 페이지 중심의 미팅 형식의 효과를 테스트했습니다. 발견한 몇 가지 결과는 다음과 같습니다.
- 페이지 중심의 미팅 참석자는 대조군에 비해 미팅 후 활력을 느낄 확률이 29% 더 높고 답답하다고 느낄 확률이 23% 낮았습니다.
- 페이지 중심의 미팅은 85%가 목표를 달성한 반면 대조군은 69%였습니다.
- 페이지 중심의 미팅 참석자는 미팅에서 시간을 훨씬 더 효과적으로 활용했다고 평가했습니다.
페이지 중심의 미팅은 언제 진행해야 합니까?
페이지 중심의 협업은 의사 결정 또는 합의 구축이 필요할 때 가장 효과적입니다.
페이지 중심의 미팅이 유용할 수 있는 몇 가지 시나리오는 다음과 같습니다.
- 프로젝트 또는 상황의 진행이 멈춰서 문제를 해결해야 하는 경우.
- 팀 또는 이해 관계자의 의사 결정이 필요한 경우.
아이디어, 작업, 클라이언트의 프로젝트 범위 등 무언가에 대한 의견 또는 피드백이 필요한 경우.
페이지 중심의 미팅의 5가지 이점
아직 확신이 들지 않습니까? 이점을 제시해 보겠습니다. 페이지 중심의 미팅은 다음을 향상할 수 있습니다.
- 명확성: 서면 커뮤니케이션은 사고력을 높이고 중요한 것에만 집중하도록 도와줍니다. 잘 작성된 페이지는 공동의 이해 간에 있는 격차를 부각시키고 그 격차를 해소합니다. 마지막으로 페이지는 하이브리드 미팅 및 가상 미팅 동안 정렬하는 데에도 도움이 됩니다.
- 포용성: 댓글은 모두에게 의견을 낼 동등한 기회를 제공하며 (가상의) 공간에서 가장 목소리가 큰 사람의 의견만 들리는 현상을 방지할 수 있습니다.
- 투명성: 의사 결정 및 근거가 명확하게 문서화되고 쉽게 액세스할 수 있으므로 아무도 어떤 일을 왜 하는지 짐작할 필요가 없습니다.
- 내구성: 구두 또는 슬라이드 기반 미팅과 달리 페이지 중심의 미팅에서는 미팅 상호 작용에 대한 서면 문서를 보관합니다. 언제든지 참조할 수 있으며 향후의 의사 결정에 참고할 수 있습니다.
- 효율성: 컨텍스트 설정이 빠르게 이루어지므로 귀중한 미팅 시간을 절약하여 문제를 해결하고 함께 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
필요한 것
화면 공유 기능이 있는 화상 회의
디지털 협업 도구
페이지 중심의 미팅을 만들고 지원하기 위한 5단계 프로세스
5초 요약
- 페이지 중심의 미팅 템플릿을 만들어 미팅 초대에서 공유합니다.
- 페이지를 조용히 미리 읽으면서 미팅을 시작합니다.
- 페이지를 사용하여 미팅을 지원하고 의사 결정을 문서화하고 결과를 공유합니다.
1. 페이지 중심의 미팅이 적합한지 결정 5분
페이지 중심의 미팅은 의사 결정을 내리거나 무언가에 대한 합의가 필요할 때 가장 효과적입니다. 스스로에게 물어볼 몇 가지 질문은 다음과 같습니다.
- 지연되는 일을 밀어붙이고 있습니까?
- 팀원 또는 이해 관계자가 의사 결정을 내려야 합니까?
-
작업에 대해 반응하거나 피드백을 제공할 누군가가 필요합니까?
이 질문 중 하나라도 "예"라고 답한 경우 페이지 중심의 미팅이 적합합니다.
페이지 중심의 미팅이 적합하다는 것을 파악한 후에는 즐겨 사용하는 공동 작업 도구로 페이지를 만드세요. 이 작업에는 Confluence가 안성맞춤입니다.
팁: 대상 그룹을 파악하세요
모든 미팅에 이 접근 방식 또는 템플릿을 사용할 필요는 없습니다. 이 접근 방식은 의사 결정을 내리거나 합의를 구축하는 데 적용할 때 가장 효과적입니다.
2. 페이지 만들기 30분
명확성을 최대화하려면 페이지 상단에 항상 미팅 목적, 범위, 원하는 결과 및 주요 논의 사항을 포함해야 합니다. 이상적으로는 다음과 같이 맨 위에 표시합니다.
| 미팅 목적/범위 | 이렇게 하면 원하는 나눌 대화의 종류, 작성할 댓글의 유형 및 질문의 유형을 참석자가 이해할 수 있습니다. 예를 들면 다음과 같습니다.
|
|---|---|
| 미팅 결과 | 미팅의 예상 결과를 명확하게 설명합니다. |
| 주요 논의 사항 | 독자들이 논의할 내용을 알 수 있도록 주요 논의 사항을 맨 앞에 제시합니다. |
콘텐츠가 포함된 예시는 다음과 같습니다.
DEI 이니셔티브를 위한 다음 단계
| 미팅 목적/범위 | 문제/블로커에 대해 논의 |
|---|---|
| 미팅 결과 | 전체 직원에게 공유할 계획 설명 |
| 주요 논의 사항 |
|
페이지는 대상 그룹 및 미팅 목표에 따라 사용자 지정해야 합니다. 예를 들어 다음 사항을 추가하도록 선택할 수 있습니다.
문제 설명: 해결하려는 문제에 대해 기억에 남을 만한 직접적인 서론을 작성합니다. 독자에게 알아야 할 가장 중요한 정보를 알려줍니다.
배경: 이 미팅을 여는 이유 및 그 결과가 중요한 이유를 설명합니다. "중요한 이유"와 같은 명확한 제목 또는 시선을 사로잡는 다른 창의적인 제목으로 독자가 메시지에서 가장 중요한 부분을 찾도록 돕습니다.
- 지금까지 무슨 일이 있었습니까? 프로젝트를 처음 접하는 독자를 위해 컨텍스트를 설정합니다.
- 추세, 과거 데이터, 접근 방식 및 현재까지의 진행률을 간략하게 설명합니다.
-
글머리 기호를 사용하여 페이지에서 검사할 수 있도록 합니다.
제안한 해결책: 마음에 드는 해결책이 있다면 공유하세요. 무엇을 왜 추천하는지 명확하게 작성합니다.
- 데이터로 뒷받침합니다.
- 가정을 찾아내고 생각을 설명합니다.
-
학습이 더 필요한 부분을 명확하게 설명합니다.
다음 단계: 회의가 끝난 후 어떤 일이 일어나기를 바라십니까? 이 기능은 회의를 통해 당면한 문제를 완전히 해결할 수 없다는 것을 알고 있는 경우에 특히 유용합니다.
FAQ 섹션은 일반적인 질문에 대한 해답을 사전에 빠르게 얻을 수 있는 훌륭한 방법입니다.
DEI 이니셔티브를 위한 다음 단계
문제 설명
지난 한 달 동안 개인, 팀, 그룹과 함께 다양성을 더욱 높일 수 있는 방법에 대해 많은 대화를 나눴습니다.
배경
중요한 이유: 모두가 강력한 DEI 기반을 갖추고 있다는 데 동의하며, 이를 활용하여 발전을 가속화하기를 원합니다.
제안된 솔루션
결론: 내년에는 세 가지 주요 목표에 집중할 것입니다.
- 신흥 리더 프로그램 시작
- 모든 직급, 특히 임원진의 다양성 향상
- 채용 프로세스의 투명성을 더욱 강화.
다음 단계
작동 방식: People 팀은 이번 주에 각 목표에 대한 계획을 수립하고 이를 전 직원과 공유할 예정입니다. 아이디어 또는 제안 사항이 있으면 팀원 누구에게나 연락해 주시기 바랍니다.
페이지를 만들었으면 참석자에게 보내는 회의 초대에 해당 페이지를 포함하세요.
3. 페이지 중심 회의 진행 20분
먼저 회의 목적을 공유하여 참석자들에게 회의에 참석한 이유를 알리거나 상기시킵니다. 참석자들에게 참여 방법을 설명하고, 페이지 중심 회의가 참석자들에게 새로운 경험이 될 수 있다는 점을 기억하세요.
그런 다음, 참석자들에게 조용히 페이지를 미리 읽을 시간을 제공하여 참석자들이 페이지의 메시지를 이해하고 문제를 해결할 솔루션에 대한 아이디어를 내거나 제시할 수 있도록 준비할 기회를 제공하세요. 그러면 참석자들이 다른 사람들의 명료한 사고를 바탕으로 회의의 전체 맥락을 파악할 수 있습니다.
- 미리 읽어 볼 시간은 5분을 목표로 하고, 페이지가 얼마나 상세한지에 따라 시간을 추가하세요.
-
참가자들이 실시간으로 토론하고 싶은 내용에 댓글을 추가하고 찬성을 표시할 수 있게 하세요.
마지막으로, 토론에 참여하세요! 페이지 및 추가된 댓글을 가이드로 삼아 회의를 진행하세요.
4. 결정 또는 다음 단계로 이동(및 책임자 지정) 10분
제안한 솔루션의 승인 여부를 매우 명확하게 표시하려면 페이지에 각 승인자에 대한 확인란을 포함하세요.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@ | |||
@ |
| ||
@ |
|
명확한 결과, 솔루션 또는 다음 단계가 마련된 상태에서 회의를 마치는 것을 목표로 하세요. 문제를 해결하는 솔루션을 찾는 것이 목표라면, 페이지에 각 승인자에 대한 확인란을 포함하여 명확성을 높일 수 있습니다.
회의를 마무리할 때가 되면 참가자에게 결정을 승인할지 확인란을 선택해 달라고 요청하세요. 승인할 준비가 되지 않은 경우 이유를 제공하여 원하는 다음 단계를 알릴 수 있습니다.
DEI 이니셔티브를 위한 다음 단계
문제 설명
지난 한 달 동안 개인, 팀, 그룹과 함께 다양성을 더욱 높일 수 있는 방법에 대해 많은 대화를 나눴습니다.
배경
중요한 이유: 모두가 강력한 DEI 기반을 갖추고 있다는 데 동의하며, 이를 활용하여 발전을 가속화하기를 원합니다.
제안된 솔루션
결론: 내년에는 세 가지 주요 목표에 집중할 것입니다.
- 신흥 리더 프로그램 시작
- 모든 직급, 특히 임원진의 다양성 향상
- 채용 프로세스의 투명성을 더욱 강화.
다음 단계
작동 방식: People 팀은 이번 주에 각 목표에 대한 계획을 수립하고 이를 전 직원과 공유할 예정입니다. 아이디어 또는 제안 사항이 있으면 팀원 누구에게나 연락해 주시기 바랍니다.
Approver | Yes | No | Notes and conditions |
|---|---|---|---|
@Mia Snyder | I’m comfortable as long as the recruiting team is looped in. | ||
@Will Allen |
| ||
@Jie Song |
|
5. 피드백을 반영하여 페이지 업데이트 10분
회의가 끝난 후에는 프로젝트에 대한 모든 댓글 및 결정 사항이 포함된 아티팩트로 페이지를 계속 유지할 수 있습니다. 페이지는 언제든지 참조할 수 있는 영구적이고 지속적인 정보 출처 역할을 합니다.
이러한 목적을 달성하는 데 도움이 되는 몇 가지 방법이 있습니다.
- 페이지 상단 부분에 모든 결정 사항을 문서화합니다. 결정된 사항 및 이유를 모두 포함하세요. 이렇게 하면 회의 결과가 어땠는지 한눈에 쉽게 확인할 수 있습니다.
- 향후 질문을 선점하세요. 참석자가 페이지에서 답변을 찾을 수 없는 질문을 하는 경우 페이지를 수정하면 향후 독자가 동일한 질문에 대한 답변을 찾는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 아이디어를 강화합니다. 일부 피드백에는 페이지의 추천을 개선하거나 강화하는 방법에 대한 아이디어가 포함되어 있을 수 있습니다. 페이지 콘텐츠에 이러한 피드백을 바로 추가하는 것이 좋습니다.
[날짜]에 [추천 사항]을 진행하도록 승인을 받았습니다. [이유]에 따라 선택되었습니다.
팁: 페이지 업데이트
페이지 중심 회의는 품질이 높으며 더 오래 지속되는 정보를 제공합니다. 구두 또는 슬라이드로 진행되는 회의와 달리 페이지 중심 회의는 회의를 마친 후에도 페이지의 아티팩트가 계속 유지됩니다.
따라서 회의가 끝난 후 약간의 시간을 투자하여 회의에서 제안된 내용을 반영하도록 페이지를 업데이트하는 것이 좋습니다.
후속 조치
페이지를 업데이트한 후에는 회의 참석자 및 회의에 참석하지 않았지만 결정 사항에 대해 알아야 하는 모든 이해 관계자에게 공유하세요.
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