Close
Deze pagina in jouw taal bekijken?
Alle talen
Kies je taal

Neem deel aan onze aankomende webinar over de nieuwste innovaties van Atlassian Cloud. Nu aanmelden→

Handleiding voor Cloud-implementatie

De benodigde resources om een goed plan voor implementatie en verandermanagement te bouwen en uit te voeren

De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement

In deze handleiding bespreken we best practices en tips om de Atlassian Cloud succesvol uit te rollen in je hele organisatie, op grote schaal, zodat je blijvende verandering kunt bewerkstelligen in de manier waarop teams werken en samenwerken. De handleiding behandelt hoe je je visie bepaalt, je kernteam samenstelt, successtatistieken definieert, sponsoring van leidinggevenden veiligstelt, een community van ervaren gebruikers bevordert, een communicatiestrategie ontwerpt en effectieve training en support ontwikkelt.

Inhoudsopgave

Introductie

Waarom verandermanagement belangrijk is voor jouw organisatie

Onze klanten vertrouwen op Atlassian als basis voor bedrijfskritieke processen in al hun organisaties. En terwijl ze digitale transformatie blijven omarmen en flexibele manieren van werken blijven toepassen, nemen velen hun bestaande toolsets over naar Atlassian Cloud om de impact van IT te vergroten door de overheadkosten te verlagen en de infrastructuurkosten te herverdelen, de productiviteit van gebruikers te verhogen en gemoedsrust te genieten dankzij ingebouwde beveiliging en compliance.

Om het rendement van de cloud te realiseren, is het niet voldoende om een abonnement te kopen. Je teams moeten actief gebruikmaken van Atlassian Cloud om hun dagelijkse werk mogelijk te maken. Het succes van je cloudinitiatief hangt af van hoe je teams nieuwe tools gaan adopteren en gebruiken.

Daarom moet je je organisatie klaarmaken voor succes op lange termijn met een effectief plan voor verandermanagement. Van steun van belanghebbenden tot gebruikerstraining, een goed ontworpen plan voor verandermanagement kan een groot verschil maken als het gaat om het voor de eerste keer adopteren van Atlassian-producten, het migreren van gebruikers van onze zelfbeheerd producten naar de cloud of het implementeren van een veranderingsinitiatief. Dus laten we erin duiken.

Blijvende verandering vergt werk

We begrijpen het. We zijn allemaal tot op zekere hoogte vermoeid door veranderingen. Of het nu gaat om een nieuwe tool of nieuw proces dat we moeten volgen, het voelt alsof er altijd iets verandert. Het is belangrijk om hier rekening mee te houden bij het opstellen van een plan om elke nieuwe wijziging door te voeren bij elk team, niet alleen voor veranderingen in technologie of software. Om de wrijving als gevolg van veranderingen tot een minimum te beperken, helpt het als alle onderdelen in dezelfde richting bewegen. Dat betekent dat de mensen, de processen en de instrumenten allemaal in harmonie moeten samenwerken om verandering te bewerkstelligen en ervoor te zorgen dat deze blijvend is.

Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen

Blijvende verandering - echte, systemische, duurzame verandering - wat we 'blijvende adoptie' zullen noemen - vergt werk. Vanuit een technisch oogpunt ben je misschien het grootste deel van je tijd bezig om ervoor te zorgen dat onze producten werken, maar het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat je teams de tools die je implementeert daadwerkelijk gebruiken (en met plezier gebruiken!). Adoptie is meer dan alleen het mogelijk maken van service. Het gaat erom dat je je organisatie klaarmaakt voor succes op lange termijn en om je teams te helpen efficiënter te werken en daardoor betere bedrijfsresultaten te behalen.

Voordelen van een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement

Er zijn veel voordelen verbonden aan een succesvol programma voor adoptie- en verandermanagement. Dit zijn onze drie belangrijkste:

1. Bespaar tijd en geld

Door een plan op te stellen voor adoptie- en verandermanagement als onderdeel van je uitgebreide migratieplan, en door doordacht te zijn bij de implementatie, kun je de verandering duurzaam maken. Zonder een solide plan loop je het risico dat je de uitrol later opnieuw moet uitvoeren als je teams zich niet aanpassen aan de verandering.

2. Schaduw-IT verminderen

Door Atlassian-producten strategisch uit te rollen, krijgen je teams een duidelijk inzicht in hoe en wanneer ze een bepaald Atlassian-product moeten gebruiken voor hun departementale usecases. Als aan hun technologische behoeften wordt voldaan, ze toegang hebben tot geschikt trainingsmateriaal en ze een feedbackkanaal hebben om verbeteringen voor te stellen, zullen ze minder snel geneigd zijn om hun eigen installaties van Atlassian-producten te kopen en te gebruiken of samen te werken buiten door de IT goedgekeurde services. Dat betekent dat je de technische, facturerings- en beveiligingsfrustraties die gepaard gaan met schaduw-IT kunt vermijden.

TIP: als je inzicht wilt krijgen in schaduw-IT, bekijk je automatische productontdekking, beschikbaar bij een Atlassian Guard- of Cloud Enterprise-abonnement. Met automatische productontdekking kunnen organisatiebeheerders ontdekken welke door gebruikers aangemaakte Atlassian Cloud-installaties er binnen hun organisatie bestaan. Ze kunnen ook zien wie de beheerders van deze producten zijn en hoeveel gebruikers zich hebben aangemeld. Beheerders van een organisatie kunnen ook contact opnemen met de eigenaar van de installatie om producten en gegevens te consolideren in de officiële productversie van de organisatie.

3. Verhoog productiviteit

Als je een verandermanagementplan hebt met de juiste trainingsmiddelen en support, kunnen je gebruikers vanaf dag één aan de slag zonder ook maar iets te missen. In plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar nieuwe inloggegevens of het zoeken naar documentatie, kunnen gebruikers zich blijven concentreren op hun belangrijkste zakelijke doelstellingen.

Veelvoorkomende belemmeringen voor succesvolle adoptie

Als de voordelen zo groot zijn, kan het verleidelijk zijn om te denken dat de verandering vanzelf zal plaatsvinden. Enkele van de meest voorkomende belemmeringen voor het succesvol introduceren van nieuwe producten zijn:

  • Inertie en algemene weerstand tegen verandering
  • Bedrijfsdoelstellingen zijn niet geïntegreerd met IT-doelstellingen
  • Onvoldoende sponsoring door belangrijke leiders
  • Verwarring (wanneer zijn we wat aan het doen?)
  • Onvoldoende communicatie aan gebruikers over wat de voordelen zijn (wat levert het mij op?)
  • Te veel tools beschikbaar en geen duidelijke richtlijnen over wanneer je welke tools moet gebruiken

Om bovenstaande voordelen te realiseren en deze veelvoorkomende valkuilen te vermijden, heb je een verandermanagementplan nodig. Je verandermanagementplan zorgt ervoor dat je teams weten wat er verandert, hoe, waarom en wanneer. Ze beschikken ook over de kennis, vaardigheden en middelen die ze nodig hebben om succesvol te zijn. In de rest van deze handleiding worden de aanbevolen stappen beschreven om je voor te bereiden op veranderingen en om je teams klaar te stomen voor succes op lange termijn.

TIP: om je te helpen je digitale transformatie te organiseren en de strategieën voor verandermanagement toe te passen die we in deze handleiding zullen bespreken, raden we je aan ons sjabloon voor een verandermanagementplan te gebruiken. Dit sjabloon is ontworpen om je te begeleiden bij het plannen en uitvoeren van je migratie naar de cloud, en er tegelijkertijd voor te zorgen dat alle relevante belanghebbenden op de hoogte zijn en betrokken worden. Door dit sjabloon te gebruiken en de best practices toe te passen, kun je zorgen voor een soepele transitie naar de cloud en de voordelen van je Atlassian-investering maximaliseren.

Hoe je build implementatieplan opstelt

Het is één ding om te beslissen om je hele organisatie van Atlassian-producten te voorzien; het is iets anders om een doordacht, solide plan voor succes op te stellen en uit te voeren. Na jarenlang klanten te hebben geobserveerd en geadviseerd toen ze Atlassian-producten adopteerden, hebben we duidelijke patronen opgemerkt over wat goed werkt en hebben we die patronen vereenvoudigd tot een aantal concrete stappen.

Stap 1: Bepaal je visie

Samenwerken met je team om een visie te bepalen voor je Atlassian-portfolio is de eerste stap naar effectieve adoptie. Je organisatie heeft waarschijnlijk onze software gekocht om workflows te stroomlijnen, maar het kan zijn dat je nog meer usecases en voordelen ontdekt wanneer je tijdens en na je migratie met je teams en hun programma's bezig bent.

Terwijl je je visie bepaalt, wil je de belangrijkste berichten en thema's identificeren die je kunt gebruiken in je communicatie met gebruikers. Deze moeten de belangrijkste voordelen (voor de organisatie, teams en individuen), gebruiksrichtlijnen en belangrijke oproepen tot actie omvatten.

Enkele leidende vragen die je kunnen helpen als je over je visie nadenkt, zijn:

  • Wat proberen we te bereiken met Atlassian Cloud?
  • Waarom doen we dit?
  • Wat zijn de voordelen van het gebruik van Atlassian Cloud?
  • Voor wie zal dit gevolgen hebben en op welke manier?

Een andere nuttige oefening tijdens het proces van visievorming is om een overzicht te geven van de inventaris van IT-toepassingen en -software van je organisatie, als je dat nog niet hebt gedaan. Je kunt dit doen door een Product Playbook aan te maken waarin wordt beschreven hoe Atlassian-producten wel en niet samen met je andere software en systemen moeten worden gebruikt. Dit moet dienen als basis voor het aanmaken van gebruiksrichtlijnen en -beleid voor gebruikers/teams/programma's en om de doelen van de algemene implementatie te verduidelijken.

OPMERKING: sommige van onze klanten vertrouwen op interne Product Playbooks om te documenteren hoe de tools in hun organisatie moeten worden gebruikt. Hoewel een Product Playbook in lengte en diepte kan variëren, behandelt het vaak bedrijfsbrede of teamspecifieke processen voor de introductie van producten en hoe gebruikers met producten moeten omgaan. Elk team binnen een organisatie gebruikt Jira-projecten bijvoorbeeld op verschillende manieren: het coördineren van de ontwikkeling van een product, het volgen van een project, het beheren van een helpdesk, enz. Een organisatie kan overwegen om deze verschillen in hun Product Playbook onder de aandacht te brengen door voor elk Jira-project richtlijnen voor de naamgeving van project op te stellen.

Wat je ook communiceert, vergeet niet om je Product Playbook up-to-date te houden en het regelmatig te citeren om ervoor te zorgen dat je gebruikers op de hoogte blijven.

  • Ondersteunt u een nieuwe usecase? → Werk je Product Playbook bij
  • Een nieuw team onboarden? → Raadpleeg je Product Playbook

TIP: afhankelijk van de structuur van je team en de rollen en verantwoordelijkheden van je organisatie, kun je ervoor kiezen om eerst je adoptieteam samen te stellen. Dan kun je als team werken om je visie te bepalen. Als je bang bent dat sommige leden van je adoptieteam niet in staat zullen zijn om bij te dragen aan het bepalen van de visie, kun je de visie opstellen voordat of tegelijkertijd met het samenstellen van je team en je concept als basis gebruiken. Hoe dan ook, je hebt input en steun nodig van je adoptieteam voordat je verder gaat.

Stap 2: Definieer succes

Bepaal samen met je team hoe succes eruitziet en identificeer je belangrijkste successtatistieken. Wanneer je een nieuw Atlassian-product introduceert of je voorbereidt op een migratie, is het belangrijk om een meetstrategie in te bouwen om successtatistieken bij te houden en continu te verbeteren. Ervoor zorgen dat je antwoorden hebt op de onderstaande vragen zal nuttig zijn om het rendement op je investering te maximaliseren en succes op lange termijn te garanderen:

Wat gaan we meten?

  • Wat bepaalt het succes van Atlassian-producten in jouw organisatie?
  • Welke meetbare doelen kun je stellen en waar kun je je aan houden?
  • Welke statistieken over bedrijfswaarde kun je doorlopend leveren?
  • Op welke manier wil de organisatie feedback van gebruikers verzamelen?
  • Kunnen statistieken worden afgestemd op usecases?

Hoe zullen we ondersteunen en verbeteren?

  • Hoe krijgen gebruikers toegang tot support?
  • Hoe zullen we succesverhalen delen?
  • Hoe zullen we uitdagingen beoordelen en aanpakken?
  • Hoe zullen we nieuwe usecases in de hele organisatie identificeren?

Een paar veelgebruikte statistieken die onze klanten hebben gebruikt om je discussie op gang te brengen, zijn:

  • CSAT: kun je meten hoe tevreden je teams zijn met de verandering?
  • Actief gebruik: hoeveel mensen gebruiken de tools? Hoe vaak? Per afdeling? Per regio?
  • ROI: heb je kosten- of tijdbesparingen gezien als gevolg van de introductie?

Stap 3: Stel je adoptieteam samen

Je bent geen eiland — elke succesvolle implementatie begint met een team. Je moet van tevoren het juiste team samenstellen, zodat je kunt samenwerken om alle verschillende bewegende stukken te definiëren en aan te pakken. Een paar belangrijke functies waarmee je rekening moet houden voor je adoptieteam:

Uitvoerende sponsor(s)

Het inschakelen van een actieve en zichtbare uitvoerende sponsor is een van de belangrijkste onderdelen die een implementatieplan kunnen laten slagen of falen. Goedkeuring van je uitvoerende sponsor kan de verandering stimuleren, afkeurders overtuigen en inzicht in de hele organisatie vergroten. In sommige gevallen kun je, afhankelijk van je organisatie of het type verandering, meerdere uitvoerende sponsors uit het hele bedrijf inschakelen.

Sponsoring ontwikkelen

Als je ooit aan een project hebt gewerkt dat vastliep, waarvoor beslissingen werden genomen die vervolgens weer werden teruggedraaid of waarvoor de nodige middelen niet zoals gepland werden geleverd, dan beschikte je misschien over onvoldoende uitvoerende sponsoring. Onze ervaring is dat voldoende uitvoerende sponsoring van cruciaal belang is voor het behalen van succes voor een project.

Je sponsor selecteren

Criteria voor uitvoerende sponsors:

  • De capaciteit en motivatie om een actieve en zichtbare sponsor te zijn
  • De mogelijkheid om andere bedrijfsleiders te beïnvloeden en van hen ondersteuning te ontvangen
  • De bevoegdheid om middelen goed te keuren en toe te wijzen
  • Enige mate van directe controle over getroffen groepen en relevante systemen

Als je het lastig vindt om een uitvoerende sponsor in te schakelen, kunnen een aantal andere overwegingen je helpen een geschikt persoon te vinden:

  • Wie heeft besloten om Atlassian te implementeren of te migreren naar Atlassian Cloud in jouw organisatie? Wie heeft de rekening ondertekend?
  • Wie in je team kan een uiteindelijke beslissing nemen als issues escaleren?
  • Wie kan problemen oplossen bij de lancering van Atlassian Cloud voor de geplande gebruikers/teams/programma’s?

Verantwoordelijkheden

Alliantie opbouwen

  • Geef de wijzigingen vorm die ze anderen zullen vragen door te voeren
  • Stel duidelijke verwachtingen vast van het management
  • Luister naar feedback van alle niveaus en beheer de normale weerstand tegen verandering

Communicatie (meer dan e-mail)

  • Help een visie voor Atlassian te ontwikkelen (zie stap 1)
  • Stimuleer en neem deel aan het overdragen van de boodschap over de Atlassian-implementatie met behulp van de gewenste communicatiekanalen die het meest geschikt zijn voor je organisatie

Besluitvorming

  • Houd toezicht op de scope, usecases en definities van projectdoelstellingen en keur deze goed
  • Ondersteun projectbeslissingen en help teams bij het behalen van afstemming tussen de leden als het plan onduidelijk is
  • Zorg ervoor dat de nodige middelen worden gebruikt voor de implementatie of het implementatie-project

Projecteigenaar

Dit kan een projectmanager, verandermanager, IT-beheerder of initiatiefleider op het gebied van digitale transformatie of werkwijzen zijn (indien je die hebt). Ongeacht van welke team deze persoon lid is, het belangrijkste is dat de projecteigenaar de direct verantwoordelijke persoon (DRI) is, omdat hun succes is gekoppeld aan het succes van het veranderingsinitiatief.

Technische vakdeskundigen (technische SME’s)

Technische SME’s zijn mogelijk onderdeel van IT of ze kunnen power users zijn binnen bedrijfseenheden. Ze zijn belangrijk om te kunnen begrijpen hoe de producten in je omgeving werken, hoe je ze moet configureren en hoe je gebruikers kunt trainen vanuit een technisch perspectief.

Bedrijfsvakdeskundigen (bedrijfs-SME’s)

Je implementatieteam moet bestaan uit mensen van verschillende afdelingen die worden beïnvloed door de verandering. Je bedrijfs-SME’s kunnen input leveren op het gebied van intern sentiment, weerstand tegen veranderingen, uitdagingen die kunnen worden opgelost met behulp van de verandering en de manier waarop je communicatie en training het beste aan kunt pakken vanuit een bedrijfsperspectief.

Stap 4: Bepaal de scope van de implementatie

Als je migreert vanuit Atlassian Server of Data Center, heb je waarschijnlijk al een migratie-strategie opgesteld die bepaalt hoe je de implementatie voor je teams uitvoert. Als je bijvoorbeeld hebt gekozen voor een migratie-strategie met fasen, dan gebruik je een implementatie met fasen voor de respectievelijke teams die per fase overeenkomt met de migratie. Als je daarentegen een verplaatsingsmigratie uitvoert, kun je ervoor kiezen om één grote implementatie voor alle gebruikers tegelijkertijd uit te voeren.

TIP: als je meer dan 1000 gebruikers migreert, kun je contact opnemen met ons voor advies over de aanpak van je migratie. Je migratie-strategie is belangrijke input die je nodig hebt voordat je begint met het plannen van een implementatie.

Eén grote implementatie

Eén grote implementatie is GROOT, omdat je in één keer voor je hele organisatie tegelijkertijd implementeert. Deze handeling kan onderdeel zijn van een bredere digitale transformatie, een werkwijzeninitiatief of mogelijk een leiderschapsverandering met een organisatiebreed mandaat. Over het algemeen vereist één grote implementatie meer voorbereiding en coördinatie en minder mogelijkheden om te leren en aanpassingen te doen tijdens de implementatie. Daarom zien we dat meer organisaties geleidelijk implementeren.

Implementatie met fasen

Bij een implementatie met fasen wordt per afdeling geïmplementeerd. Je kunt ervoor kiezen om voor een aantal afdelingen tegelijkertijd te implementeren, maar je implementeert niet voor elk team tegelijkertijd zoals bij één grote implementatie. Dit is de meest gebruikelijke aanpak waar onze klanten voor kiezen. Veel klanten hebben voor sommige afdelingen succesvol geïmplementeerd, waarbij ze meestal begonnen met slechts één of twee proefteams en vervolgens de opgedane kennis van de eerste implementatie gebruikten voor de volgende fase van de implementatie.

Afdelingen prioriteren

Als je ervoor kiest om geleidelijk te implementeren, moet je de afdeling(en) waarvoor je de verandering als eerste implementeert prioriteren. Een patroon dat we hebben opgemerkt is dat veel bedrijven implementeren voor afdelingen die regelmatig met elkaar samenwerken zodat alle gebruikers tegelijkertijd dezelfde tools gebruiken en teams samen kunnen werken om de nieuwe processen te normaliseren. Hierdoor kun je later ook gemakkelijker usecases prioriteren (beschreven in stap 5). Daarnaast kun je overwegen om te implementeren voor teams of afdelingen die bekend staan als open voor veranderingen, zodat je aan het begin minder weerstand tegen verandering ervaart.

Welke aanpak je ook kiest, zorg ervoor dat je rekening houdt met de volgende veranderingsformule:

Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen
  • Voor wie heeft deze verandering gevolgen? (Mensen)
  • Welke gevolgen heeft deze verandering voor hen? Wat gaat er veranderen? (Proces)
  • Welke hulpmiddelen worden er gebruikt? (Hulpmiddelen)

Als je hebt vastgesteld wie, op welke manier en wat er bij de verandering betrokken is, dan is het tijd om te beslissen wanneer de verandering plaats gaat vinden. Hierbij zien we geen standaard tijdlijn. Sommige implementaties kunnen namelijk weken duren en andere maanden. De tijdlijnen zullen verschillen, afhankelijk van de scope van je implementatie, de middelen van het projectteam en andere concurrerende prioriteiten in je organisatie. Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met andere geplande veranderingen, zodat je kunt bepalen of dit het juiste moment is voor de implementatie of dat je door te wachten van een betere kans gebruik kunt maken waarbij de implementatie centraal kan staan.

Stap 5: Stel belangrijke usecases vast

Bij verandering gaat het niet alleen om het product, maar ook om het proces en de mensen. Als je wilt dat je collega’s een nieuwe tool gaan gebruiken en/of een nieuw proces implementeren, is een van de beste manieren om hen te motiveren om deze tools of processen te gebruiken om een uitdaging waarmee ze momenteel te maken hebben op te lossen. Hiervoor moet je huidige uitdagingen vaststellen en bepalen hoe je Atlassian-producten kunt gebruiken om deze uitdagingen op te kunnen lossen. Deze situaties noemen we usecases. Hoe gaan je teams het product gebruiken en het proces toepassen op hun dagelijkse werkzaamheden? Hoe verwoord je de waarde die ze kunnen verwachten als onderdeel van deze verandering?

Als je een scope hebt vastgesteld voor je implementatie en de afdelingen waarvoor als eerste wordt geïmplementeerd hebt geprioriteerd, kun je vervolgens usecases selecteren per afdeling. Je bedrijfs-SME’s zijn de meest geschikte mensen die bij deze oefening kunnen helpen, omdat zij hun teams het beste kennen. Als je migreert vanuit Atlassian Server of Data Center, ben je je mogelijk al bewust van de belangrijkste usecases binnen je organisatie. We raden deze stap nog steeds aan, omdat: 1) bestaande usecases er mogelijk anders uit zien in de cloud (mogelijk heb je bijvoorbeeld geen specifieke externe app meer nodig voor bepaalde functionaliteiten die standaard in de cloud zijn ingebouwd) en 2) het implementeren van de cloud een kans is om kritisch na te denken over hoe je organisatie Atlassian-producten gebruikt en nieuwe usecases te introduceren terwijl je afdelingen kunnen nadenken over welke mogelijkheden zij allemaal hebben.

Dit is een voorbeeld van hoe je de usecases kunt vaststellen die je wilt gebruiken voor elke afdeling (of binnen de hele organisatie):

Afdeling

Huidige uitdagingen

Use cases

Marketing

Huidige uitdagingen

  • Beheer multifunctionele samenwerking tijdens het opzetten en uitvoeren van campagnes
  • Plan productlanceringen en voer promotie-campagnes uit
  • Volg campagne-prestaties en statistieken

Use cases

  • Maak teamspecifieke servicedesks aan (d.w.z. e-mail, ontwerp, web) om werkinstromen en servicelevering te standaardiseren (Jira Service Management)
  • Automatiseer marketing-workflows (Jira)
  • Volg doelen en OKR's en wijs eigenaren toe (Jira)

HR

Huidige uitdagingen

  • Geef antwoorden op veelgestelde vragen
  • Nieuwe werknemers consistent inwerken
  • Zorg voor hoogwaardige vacatures voor alle afdelingen

Use cases

  • Maak een kennisdatabase aan die HR-beleidsregels en bronnen centraliseert die zelfbediening mogelijk maken (Confluence)
  • Automatiseer de inwerk-workflow voor een consistente ervaring binnen een geschikt tijdsbestek (Jira)
  • Schrijf betere vacatures door gebruik te maken van een standaardsjabloon (Confluence)

Juridische afdeling

Huidige uitdagingen

  • Beheer het delen van interne versus externe documentatie op een veilige en conforme manier
  • Lever consistente service aan interne klanten voor contractcontroles enz.
  • Volg de voortgang van juridische zaken

Use cases

  • Deel juridische documentatie met externe partijen (externe samenwerking) (Confluence)
  • Maak een servicedesk aan voor interne juridische aanvragen (Jira Service Management)
  • Volg zaken en updates (Confluence)

Operations

Huidige uitdagingen

  • Ontwerp en schaal interne processen
  • Beheer bezoekers en leveringen

Use cases

  • Los issues van klanten op (Jira Service Management)
  • Beheer inkoopaanvragen (Jira Service Management)
  • Creëer een bezoekersbeheersysteem (Jira Service Management)

Als je mogelijke usecases hebt vastgesteld, ben je er misschien achter gekomen dat je er zo veel kunt bedenken dat het overweldigend is, maar dat is normaal. De volgende stap is om deze usecases te prioriteren. Nogmaals, je bedrijfs-SME’s kunnen je hierbij helpen. Wanneer dit niet mogelijk is, kun je focusgroepen of enquêtes gebruiken om inzicht te krijgen in welke usecases voor de individuele afdelingen interessant zijn om te gebruiken.

Je kunt een aantal van deze usecases uitproberen voordat je een bredere implementatie uitvoert. Mogelijk vind je een kleiner team binnen de marketingafdeling dat het product wil uitproberen, feedback wil geven en de usecases wil aanpassen voordat de implementatie voor de hele afdeling plaatsvindt. Daarnaast kun je mogelijk interne casestudy's ontwikkelen die je kunt gebruiken bij je implementatie-communicatie over de manier waarop proefteams geweldige resultaten hebben behaald voor hun usecases.

Stap 6: Stel je trainings- en ondersteuningsplan op

Nu je usecases hebt vastgesteld en weet van welke producten je teams gebruik moeten maken voor elke usecase, is het tijd om te bepalen hoe je je teams gaat trainen om de tools te gebruiken. Vergeet naast de gebruikerstraining niet om rekening te houden met hoe je je IT-afdeling gaat trainen om de tools te kunnen ondersteunen.

Houd er rekening mee dat iedereen op een andere manier leert en informatie opneemt. Sommigen doen dat door te lezen, anderen door mee te kijken en anderen door naar nieuwe informatie te horen. Probeer bij het opstellen van veelgestelde vragen niet alleen tekst toe te voegen, maar ook schermafbeeldingen, GIF’s en/of video’s met uitleg over de verschillen die gebruikers kunnen verwachten.

De meeste gebruikers besteden de meeste tijd binnen het product om Jira-issues en/of Confluence-pagina’s aan te maken en te bewerken, en we raden je daarom aan om je te richten op het helpen van gebruikers om met veranderingen aan deze meest voorkomende taken om te gaan. Je kunt gebruikers verwijzen naar onze product-overzichten om snel verschillen tussen zelfbeheerd en in de cloud te benadrukken voor: Jira Software, Confluence en Jira Service Management.

Na de initiële training hebben je teams waarschijnlijk vragen en hebben ze voortdurende ondersteuning nodig. Je kunt een Teams- of Slack-kanaal aanmaken waar mensen hulp kunnen krijgen en vragen kunnen stellen. Je Champions-community is dan nuttig, omdat zij kunnen helpen bij het bewaken van het kanaal naast je IT-supportteam.

TIP: Het creëren van een trainingsprogramma kan veel tijd kosten en je weet misschien niet precies wat hierin opgenomen moet worden. Bekijk allereerst deze handleiding die we hiervoor hebben gecreëerd. Deze bevat belangrijke veranderingen die voorafgaand aan de lancering behandeld moeten worden en biedt informatie over onderwerpen waarover wij vaak vragen krijgen van gebruikers.

Stap 7: Stel je communicatieplan op

Je hebt een plan opgesteld dat is goedgekeurd door je implementatieteam. Hoe ga je nu teams op de hoogte brengen en een positief gevoel creëren over de verandering?

Hoe vaak ga je erover communiceren?

Herhaling is essentieel. Teams moeten de boodschap meerdere keren en vanaf meerdere niveaus horen voordat ze iets wijzigen. Het is niet reëel om te verwachten dat één enkel bericht of aankondiging je hele organisatie bereikt, dus je moet plannen voor meerdere communicatie via verschillende kanalen. Door je teams de tijd te geven die ze nodig hebben om vertrouwd te raken met de nieuwe verandering, zijn ze er klaar voor als deze doorgevoerd wordt.

Wie zijn de afzenders?

Als je besluit door wie de berichten worden gestuurd, moet je rekening houden met het feit dat mensen eerder geneigd zijn om een bericht te lezen en erop te reageren als het afkomstig is van iemand die ze vertrouwen. Het heeft een enorme impact als je je executive sponsor (stap 3) en Champions (stap 8) inschakelt om de boodschap te versterken. Het doel van de berichten is niet alleen om de feiten over de transitie bekend te maken, maar ook om nieuwe gebruikers te betrekken, hen te helpen begrijpen wat de noodzaak van de verandering is en welke rol ze naar verwachting gaan spelen.

Welke kanalen ga je gebruiken?

Omdat je meerdere berichten verstuurt, moet je overwegen welk kanaal je op welk moment wilt gebruiken (of misschien gebruik je sommige kanalen tegelijk) terwijl je probeert het volledige gebruikersbestand te bereiken. Er zijn verschillende kanalen waarvan je kunt profiteren, waaronder:

Wanneer en wat deel je mee?

Dit is ons aanbevolen communicatieabonnement voor gebruikers. Er worden waarschijnlijk extra berichten naar subgroepen gestuurd, bijvoorbeeld wanneer je Champions werft of je helpdeskteam voorbereidt op een toestroom van supporttickets rond de lancering. We hebben sjablonen voor elk van de e-mails die hieronder worden beschreven en die je kunt aanpassen voor je organisatie.

Migratie

Fase

Evalueren

Plan

Voorbereiding

Testen

Tijdsbepaling

6-12 maanden voor de migratie

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

1-2 maanden voor de lancering

E-mailonderwerp

We zijn van plan om te migreren naar Atlassian Cloud

Startdatum van de migratie naar Atlassian Cloud

Doel van de e-mail

Gebruikers vroegtijdig op de hoogte brengen van het migratieproject

Kondig de startdatum aan na een geslaagde testmigratie

Migratie

Tijdsbepaling

E-mailonderwerp

Doel van de e-mail

Fase: Beoordelen

Tijdsbepaling

6-12 maanden voor de migratie

E-mailonderwerp

We zijn van plan om te migreren naar Atlassian Cloud

Doel van de e-mail

Gebruikers vroegtijdig op de hoogte brengen van het migratieproject

Fase: Plannen

Tijdsbepaling

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

E-mailonderwerp

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

Doel van de e-mail

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

Fase: Voorbereiden

Tijdsbepaling

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

E-mailonderwerp

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

Doel van de e-mail

n.v.t.; geen gebruikerscommunicatie vereist

Fase: Testen

Tijdsbepaling

1-2 maanden voor de lancering

E-mailonderwerp

Startdatum van de migratie naar Atlassian Cloud

Doel van de e-mail

Kondig de startdatum aan na een geslaagde testmigratie

Implementatie

Tijdsbepaling

E-mailonderwerp

Doel van de e-mail

Fase: vóór de lancering/migratie

Tijdsbepaling

2 weken voor de lancering

E-mailonderwerp

We zetten Atlassian Cloud in de markt!

Doel van de e-mail

Herinner gebruikers aan de aankomende lancering van Atlassian Cloud

oproep tot actie: een bladwijzer toevoegen aan nieuwe URL's, mobiele app(s) downloaden

Fase: lanceren/migreren

Tijdsbepaling

Dag van de lancering

E-mailonderwerp

Ga vandaag nog Atlassian Cloud gebruiken

Doel van de e-mail

Kondig aan dat de migratie naar Atlassian Cloud is voltooid

Oproep tot actie: inloggen op een nieuwe site, een bladwijzer toevoegen aan URL('s), mobiele app(s) downloaden

Fase: lancering

Tijdsbepaling

2 weken na de lancering

E-mailonderwerp

Handige tips voor Atlassian Cloud

Doel van de e-mail

Herinner gebruikers eraan om in te loggen op een nieuwe site

Trainingsmateriaal voor gebruikers delen

Fase: lancering

Tijdsbepaling

1 maand na de lancering

E-mailonderwerp

Wat vind je van Atlassian Cloud?

Doel van de e-mail

Check-in: vraag om eerste feedback

Implementatie

Fase

Vóór de lancering/migratie

Lanceren/migreren

Lanceren

Lanceren

Tijdsbepaling

2 weken voor de lancering

Dag van de lancering

2 weken na de lancering

1 maand na de lancering

E-mailonderwerp

We zetten Atlassian Cloud in de markt!

Ga vandaag nog Atlassian Cloud gebruiken

Handige tips voor Atlassian Cloud

Wat vind je van Atlassian Cloud?

Doel van de e-mail

Herinner gebruikers aan de aankomende lancering van Atlassian Cloud

oproep tot actie: een bladwijzer toevoegen aan nieuwe URL's, mobiele app(s) downloaden

Kondig aan dat de migratie naar Atlassian Cloud is voltooid

Oproep tot actie: inloggen op een nieuwe site, een bladwijzer toevoegen aan URL('s), mobiele app(s) downloaden

Herinner gebruikers eraan om in te loggen op een nieuwe site

Trainingsmateriaal voor gebruikers delen

Check-in: vraag om eerste feedback

Welke kanalen je ook gebruikt om te communiceren en of je onze sjablonen al dan niet als basis gebruikt, neem de tijd om je berichten zo specifiek mogelijk samen te stellen. Vermeld hoe deze nieuwe producten nuttig zijn voor elk team en hoe deze tools kunnen helpen bij welke usecases die je in stap 5 hebt geïdentificeerd. Indien mogelijk moet dit worden aangepast aan de behoeften van elk team. Marketingteams willen waarschijnlijk weten hoe Jira Software kan helpen bij het volgen van campagnes, terwijl juridische teams waarschijnlijk willen weten hoe Jira Software kan helpen bij het beoordelen van contracten. En zorg er tot slot voor dat je de aandacht vestigt op trainingsmogelijkheden en andere beschikbare bronnen.

Stap 8: Identificeer Champions en bouw je netwerk op

Dit is zo'n belangrijke stap dat we er het hele volgende gedeelte aan hebben gewijd. Samengevat: Champions zijn de cheerleaders van deze verandering. Champions zijn enthousiaste teamgenoten die geïntegreerd zijn in de teams waar de verandering plaatsvindt, zodat ze een goede positie hebben om vertrouwen op te bouwen en positieve gevoelens te verspreiden. Door Champions in de hele organisatie te identificeren, kun je je boodschap versterken en meer momentum krijgen. Lees hoofdstuk 3 voor meer informatie over wat een Champions-community is, waarom deze belangrijk is en hoe je er een kunt samenstellen.

Stap 9: Leveren!

Je hebt de stappen 1 tot en met 8 voltooid en je bent klaar om te beginnen. Gefeliciteerd! Met een plan voorhanden ben je nu klaar om deze uit te voeren en in je hele organisatie uit te rollen.

Stap 10: Controleer en wees betrokken

Geweldig gedaan! Maar je bent nog niet klaar. Blijvende betrokkenheid is een belangrijk onderdeel van blijvende verandering en implementatie. Zorg er als implementatieteam voor dat je de feedbackkanalen vanaf stap 6 in de gaten houdt en regelmatig het volgende controleert:

  • Zijn we geslaagd? Wat vertellen onze successtatistieken ons? Moeten we de koers wijzigen?
  • Wat vinden onze teams van de verandering?
  • Vragen teams om extra functies, add-ons of producten? Zijn er andere trainingsmiddelen die nuttig zouden kunnen zijn?
  • Zijn er successen op één afdeling die kunnen worden benadrukt en gedeeld om het momentum vast te houden?
  • Hoe kunnen we dit naar een hoger niveau tillen? Is er een nieuwe usecase die we organisatiebreed willen lanceren, of kunnen teams een ander Atlassian-product gaan gebruiken om een voortdurende uitdaging op te lossen?

TIP: om te weten te komen wat je teams van de verandering vinden, kun je overwegen om je teams te ondervragen. Je hebt toegang tot ingebouwde enquêteplug-ins in Atlassian Marketplace: Surveys voor Jira, Surveys voor JSM en Surveys for Confluence. Of gebruik Google Forms, Survey Monkey en andere enquêteplatforms. Hier zijn een paar vragen die je mogelijk in je enquête(s) op kunt nemen:

1. Welke tools gebruik je dagelijks?
2. Op een schaal van 1 tot 10, hoe prettig vind je het om [ product ]te gebruiken?
3. Wat zijn je belangrijkste usecases voor het gebruik van [ product ]?
4. Wat werkt op het moment goed voor je team?
5. Ben jij verantwoordelijk om je team te trainen over het gebruik van [ product ]?
6. Ben je geïnteresseerd in meer trainingsmateriaal en hulpmiddelen? Zo ja, voor welke producten/functies?

Een interne community van Champions opbouwen, trainen en koesteren

Wat is een Champions-community?

Een Champions-community is een van de grootste geheimen voor een succesvolle uitrol. Je team met Champions bestaat uit een groep mensen uit je hele bedrijf die je kunt betrekken, opleiden en implementeren binnen hun eigen organisaties. Je Champions-community bestaat uit individuele Champions, die power users zijn van Atlassian-producten en die kunnen helpen bij het trainen van andere gebruikers tijdens de uitrol.

Waarom zou je er een samenstellen?

Door een team Champions samen te stellen, kun je in de hele organisatie een krachtvermenigvuldiger zijn. Aangezien Champions geïntegreerd zijn in elke afdeling waar de verandering plaatsvindt, zijn zij vaak de eersten die de nieuwe tools en processen gebruiken. Je Champions kunnen de nieuwe tools onder de aandacht brengen, usecases van afdelingen onder de aandacht brengen en helpen bij het trainen van teams. En omdat ze geïntegreerd zijn in de teams waar de verandering plaatsvindt, hebben ze de nodige geloofwaardigheid om vertrouwen bij teams op te bouwen, omdat ze toegankelijk zijn (ten opzichte van externe invloeden).

Wie kan Champion worden?

Iedereen! Van nieuwe werknemers tot leidinggevenden, iedereen kan Champion worden als ze met passie bijdragen aan veranderingen binnen hun afdelingen. Champions hoeven nog niet veel gebruik te maken van Atlassian-producten, zolang ze maar openstaan voor nieuwe dingen en een passie hebben om de manier waarop hun teams werken te verbeteren. Maar misschien vind je dat je power users een geweldige plek zijn om te beginnen met het werven van Champions.

TIP: als Atlassian-producten worden gebruikt door verschillende teams, afdelingen en/of usecases in verschillende regio's, zorg er dan voor dat je Champions identificeert en betrekt die deze diversiteit weerspiegelen, zodat de meerderheid van je gebruikers nauwer verbonden is met de Champions.

Voordelen van Champion zijn

Er zijn veel redenen om Champion te worden. Dit zijn een aantal aantrekkelijke redenen die je kunt gebruiken als je nieuwe Champions probeert in te schakelen:

  • Breid hun vaardigheden uit: Champions kunnen nieuwe technische vaardigheden ontwikkelen en hun productkennis verdiepen en tegelijkertijd hun interpersoonlijke en communicatieve vaardigheden aanscherpen.
  • Loopbaanontwikkeling: Champions krijgen de kans om verandering op organisatieniveau te stimuleren, wat een grote zichtbaarheid biedt voor aankomende leiders.
  • Blootstelling aan nieuwe technologie: Champions kunnen aan de slag met de nieuwste technologie, zelfs als ze normaal gesproken geen technische rol vervullen.

De rol van een Champion

  • Champions testen de wijzigingen en geven feedback over trainingsmateriaal en -hulpmiddelen om het bredere gebruikersbestand beter voor te bereiden.
  • Champions modelleren de verandering(en) die je probeert aan te brengen, of je nu een nieuw Atlassian-product gebruikt of een bestaand product toepast op een nieuwe usecase of nieuw proces, zodat anderen kunnen zien hoe de toekomst eruit kan zien.
  • Champions instrueren anderen door hun afdelingen te trainen in het gebruik van Atlassian-producten en hoe ze deze kunnen toepassen in hun dagelijkse werk en processen. Ze kunnen inlooptrainingen houden om vragen van gebruikers te beantwoorden, wat de belasting voor supportteams kan verlichten.
  • Champions geven feedback over hoe de verandering verloopt, wat mensen van de verandering vinden, manieren om in de toekomst beter te worden en hoe ze best practices en interne successen kunnen delen.
  • Champions blijven altijd kanalen voor verandering. Als je klaar bent om een nieuw product of proces te introduceren als onderdeel van een verandermanagement, staan je Champions klaar om te helpen die verandering in hun individuele organisaties in te luiden.

Champions identificeren

Geweldig, je hebt interesse om een Champions-community samen te stellen! Maar hoe identificeer je de juiste mensen voor deze taak? Hoewel je misschien al een aantal potentiële Champions in gedachten hebt, is het een goed idee om deze oefening uit te voeren om er zeker van te zijn dat je niemand over het hoofd ziet. Dit is vooral belangrijk als je Champions wilt werven voor specifieke afdelingen waar je misschien niet veel persoonlijke contacten hebt. Hier kunnen auditlogs je bij helpen.

Auditlogs volgen activiteiten die plaatsvinden in een product en kunnen je helpen je Champions te identificeren, te beginnen met je power users. Gebruik Auditlogs om te zoeken naar gebruikers die regelmatig belangrijke acties uitvoeren in het product, zoals inloggen op hun account, een Jira-issue aanmaken of een Confluence-pagina bewerken:

Instellingen, > Systeem > Auditlog

Auditlogs

TIP: bekijk onze ondersteuningsdocumentatie voor meer informatie over auditactiviteiten in Jira-toepassingen en in Confluence Cloud.

Organisaties met meerdere Atlassian-producten kunnen soortgelijke zoekopdrachten uitvoeren met behulp van auditlogs voor de hele organisatie, waarin gegevens van alle cloudproducten in één weergave worden weergegeven. Ga vanaf jouw organisatie op admin.atlassian.com naar Beveiliging > Monitoring > Auditlog om te zoeken naar belangrijke acties in het product, zoals:

Ingelogd op account

Ingelogd bij een accountinstelling in de vervolgkeuzelijst

Een Jira-issue aangemaakt

Een Jira-issue-instelling aangemaakt in de vervolgkeuzelijst

Confluence-pagina bewerkt

Confluence-pagina-instelling bewerkt in de vervolgkeuzelijst

OPMERKING: om toegang te krijgen tot auditlogs voor de hele organisatie, heb je een actief abonnement op Atlassian Guard Standard nodig, dat bij alle Enterprise-abonnementen is inbegrepen of apart kan worden gekocht. Het bijhouden van door gebruikers aangemaakte activiteiten met auditlogs voor de hele organisatie is exclusief beschikbaar bij Enterprise-abonnementen.

Hoe train je Champions

Je Champions zijn misschien niet allemaal meteen doorgewinterde Atlassian-gebruikers. Ongeacht hun ervaring met Atlassian-producten, raden we aan Champions consequent te trainen, zodat iedereen op één lijn zit. Als je een groot aantal ervaren gebruikers hebt die zich inschrijven als Champions, kun je overwegen om hun kennis te gebruiken om Champions op te leiden die nieuw zijn op het platform. Je kunt ook de gebruikerstraining testen die je hebt gepland als onderdeel van je Champions-training.

Train the Trainer is een populair model om Champions te helpen niet alleen te leren hoe ze Atlassian-producten moeten gebruiken, maar ook hoe ze anderen kunnen leren hoe ze deze moeten gebruiken. Als ze worden opgeleid met de verwachting dat ze verantwoordelijk zullen zijn voor de training van hun teams en afdelingen, dan luisteren ze niet alleen voor hun eigen leerproces, maar ook naar hoe ze het beste les kunnen geven aan anderen.

Je kunt Champions ook aanmoedigen om Atlassian-certificeringen te behalen, waarmee ze hun vaardigheden kunnen ontwikkelen en hun carrière kunnen versnellen.

TIP: een Atlassian-certificering is een carrièrebevorderend diploma waar teamleiders op vertrouwen om hun expertise in de veelgevraagde tools van Atlassian te valideren. Met Atlassian-certificeringen zijn Champions beter in staat om je tools en praktijken te optimaliseren om ervoor te zorgen dat teams hun best doen.

Bezoek Atlassian University om meer te weten te komen over ons Atlassian-certificeringsaanbod en om je Champions op weg te helpen op een leertraject dat bij hen en je organisatie past.

Hoe je een Champions-community koestert

Betrek je Champions-community continu, niet alleen voor de eerste introductie. Zij zullen je permanente klankbord zijn, de bron van de waarheid binnen de organisatie en je kanaal voor verdere verandering.

Hier zijn een paar ideeën om je Champions-community draaiende te houden:

  • Maak een Slack-/MS Teams-kanaal aan voor Champions dat je kunt gebruiken om nieuwe functies en programma-updates te communiceren en dat ze kunnen gebruiken om feedback te geven aan het adoptieteam.
  • Organiseer maandelijkse kantooruren waarin Champions kunnen netwerken, best practices kunnen uitwisselen en meer te weten kunnen komen over hoe andere afdelingen Atlassian-producten gebruiken.
  • Richt een bedrijfsgebruikersgroep op voor Champions om evenementen te organiseren/hier aan deel te nemen die de acceptatie van producten verbeteren en de samenwerking verdiepen.
  • Beloon je Champions en erken hun harde werk. Of je nu publieke erkenning geeft, een manier hebt voor Champions om op te vallen, of gewoon een briefje met waardering stuurt naar hun management, dit zal Champions helpen om betrokken te blijven.

Onze best practices op het gebied van adoptie- en verandermanagement

In de loop der jaren hebben we gezien dat klanten van elke omvang Atlassian-producten op grote schaal adopteren. Dit zijn onze best practices om te zorgen voor blijvende, zinvolle veranderingen in je organisatie.

1. Verandering = Mensen + Proces + Hulpmiddelen

Mensen staan centraal. Veel veranderingsinitiatieven mislukken omdat ze zich alleen richten op processen of hulpmiddelen en het menselijke element negeren. Het is belangrijk om te overwegen welke invloed deze verandering zal hebben op teams en hoe de impact kan verschillen per rol, anciënniteit of afdeling. Zorg ervoor dat je voor elk teamlid het 'Wat zit er voor mij in' verwoordt. Elke werknemer moet investeren en begrijpen hoe deze verandering zal helpen om het dagelijks leven beter te maken.

2. Adoptie is een doorlopend proces, niet een moment in de tijd

Zodra je op verzenden klikt in je e-mails om de wijziging aan te kondigen, is je werk nog maar net begonnen. Het zal even duren voordat mensen de verandering erkennen, accepteren en zich eraan aanpassen. Houd hier rekening mee bij het opstellen van je communicatieplan — het kan zijn dat je meerdere communicatierondes moet uitvoeren om de wijziging door te voeren. En de technologie die je implementeert zal in de loop van de tijd ook veranderen. Zorg ervoor dat gebruikers op de hoogte blijven van het laatste nieuws.

TIP: als je al een IT- of Manieren van werken-nieuwsbrief, een aanwezigheid op het intranet of een Slack-/MS Teams-kanaal hebt, overweeg dan om maandelijkse tips en trucs, highlights van nieuwe functies en opleidingsmogelijkheden toe te voegen.

3. Ontmoet gebruikers waar ze zijn

Laat gebruikers zien hoe ze de nieuwe producten kunnen integreren in hun huidige workflows en geef duidelijk aan wat ze zullen vervangen (proces en/of technologie). Als je gebruikssituaties voor doelwitten en je communicatieplan opstelt, moet je daar rekening mee houden. Door de nieuwe tools en/of processen te koppelen aan bestaande workflows, zal de verandering voor teams minder ontmoedigend lijken. Het belangrijkste is dat je tijdens het hele proces empathisch bent.

TIP: door te laten zien hoe nieuwe Atlassian-tools zoals Jira Software kunnen worden geïntegreerd met de bestaande tools en systemen van je team, zoals Slack, zal de verandering minder ingrijpend lijken en zullen teams beter begrijpen hoe de nieuwe tools in hun dagelijkse workflows passen en deze verbeteren. Meer informatie over integraties vind je hier.

4. Management geeft het goede voorbeeld

Bij het plannen van je implementatie kan het helpen om senior leidinggevenden en leiders in te schakelen om de verandering te ondersteunen, zodat de verandering breder door de organisatie wordt geaccepteerd. Overweeg om, naast je officiële hoofdsponsor(en), nog een groep senior leiders de verandering verder te laten onderschrijven. Het kan zo simpel zijn als de aankondiging doorsturen naar hun afdelingen om te laten zien dat ze het eens zijn en je steunen. We raden ook aan om speciaal voor hogere leiders een trainingssessie te organiseren, zodat ze kunnen leren welke invloed hun teams zullen hebben.

5. Bouw in een vroeg stadium je Champions-community op

Door je Champions-community vroeg op te bouwen, kun je hun enthousiasme en expertise gebruiken om te beginnen met het gebruik binnen hun organisaties, wat kan helpen om de implementatie te versnellen. Een manier om dit te doen is door een vroege pilot of preview naar Champions te sturen en ze eerst hun teams te laten inwerken, zodat je een idee krijgt van wat werkt en wat je moet aanpassen voor een bredere implementatie.

6. Maak het leuk

Als het gepast is, probeer het dan leuk te maken — maak teams enthousiast voor de verandering en nieuwe tools. Een paar ideeën om implementatie in spelvorm te laten verlopen:

  • Concurrentie tussen afdelingen op het gebied van gebruik
  • Oproep voor de meest creatieve use-case
  • Vermeld usecase/succes in een maandelijkse nieuwsbrief

7. Laten zien is beter dan vertellen

Als je nieuwe gebruikers aan het inwerken bent, is het altijd beter om dingen te laten zien in plaats van te vertellen. Als je je trainingsplan opstelt, bedenk dan hoe je verder kunt gaan dan massacommunicatie en begin de waarde van de nieuwe tools aan te tonen. Houd rekening met het volgende:

  • Organiseer trainingssessies tijdens de lunch voor gebruikers om aan de slag te gaan met de producten.
  • Overweeg afdelingsspecifieke trainingssessies om gebruikers te trainen over hun specifieke use-cases (bonuspunten als je Champions ze organiseren!).
  • Neem deze sessies op, zodat ze in de toekomst opnieuw kunnen worden bekeken en opnieuw kunnen worden gebruikt voor nieuwe werknemers zodra ze zich bij je organisatie aansluiten.

8. Je feedback-loop is essentieel

Vergeet dit niet: zorg ervoor dat je tijdens je implementatieplan je feedback-loop definieert, inclusief het proces voor het verzamelen van feedback (Champions, Slack-/MS Teams-kanaal, enquête, servicedesk-ticket, enz.). Een goede feedback-loop houdt je dicht bij je gebruikers en helpt je om cursussen aan te passen waar nodig en geeft je inzicht in hoe de tools worden gebruikt en welke bedrijfsresultaten als resultaat zijn behaald.

We staan voor je klaar

We zijn toegewijd aan jouw succes bij Atlassian en willen je helpen het potentieel van elk team in je organisatie te benutten. Nu je je plan voor verandermanagement hebt opgesteld, heb je misschien extra hulp nodig of wil je een Atlassian-expert raadplegen. Bekijk enkele van onze aanvullende bronnen om je te helpen tijdens het implementatieproces en daarna:

Aanvullende support

Atlassian Community

Om antwoorden, support en inspiratie te vinden van andere Atlassian-gebruikers die producten op grote schaal gebruiken, kun je lid worden van relevante gemeenschapsgroepen zoals de Enterprise-groep, de Jira Cloud-beheerdersgroep of de beheerder van Confluence Cloud.

Customer Success Manager

Customer Success Managers richten zich op het succes van je team in Atlassian Cloud. Ze helpen je bij de introductie en implementatie van gebruikers en kunnen je op de hoogte houden van de laatste productupdates. Als je wilt weten of je toegang hebt tot een Customer Success Manager, neem dan contact op met je Atlassian-vertegenwoordiger.

Adviesservices

Atlassian Advisory Services biedt je een breed scala aan opties om toegang te krijgen tot strategische, technische en domeinexperts die niet alleen prescriptieve begeleiding zullen geven over je plan voor adoptie- en verandermanagement, maar ook over je technologiestrategie, oplossingsontwerp en duurzaamheidsplan.

Enterprisepartners

Onze Enterprise Partners werken samen met enkele van de grootste klanten van Atlassian om praktische systeemintegraties, implementaties en upgrades uit te voeren. Partners zijn over de hele wereld gevestigd en zullen met je team samenwerken om Atlassian-producten aan te passen aan jouw specifieke behoeften en om oplossingen te bieden voor complexe bedrijfsbehoeften.

Hulpmiddelen voor implementatie- en verandermanagement

Je gebruikers klaarmaken voor succes met Atlassian Cloud-producten

Benut het volledige potentieel van je team met de uitgebreide Setting your users up for success in Atlassian Cloud products-handleiding, waarin wordt uitgelegd hoe je toegang krijgt tot je Atlassian Cloud-site en de belangrijkste verschillen tussen Atlassian Cloud- en zelfbedieningsproducten .

Sjabloon voor verandermanagementplannen

Stroomlijn elke organisatorische verandering met het gebruiksvriendelijke sjabloon voor een veranderingsmanagementplan, dat is ontworpen om samen met deze handleiding te worden gebruikt.

E-mailsjablonen voor de introductie van Atlassian Cloud-producten

Geef je communicatieplan een vliegende start en houd je teams op de hoogte tijdens je implementatie in de cloud met behulp van deze e-mailsjablonen.

Beknopte producthandleidingen

Help teams snel aan de slag te gaan met Confluence Cloud, Jira Software Cloud en Jira Service Management Cloud met deze beknopte producthandleidingen.

Hub voor onboarding en training

Stel een effectief trainingsprogramma samen met speciaal materiaal van de Onboarding and Training Resource Hub.

Hierna

E-mailsjablonen voor de introductie van Atlassian Cloud-producten

Hulpbron bekijken

Extra tools en hulpbronnen

Versterk je strategie voor implementatie- en verandermanagement met onze samengestelde sjablonen en hulpmiddelen voor onboarding, ontworpen om een soepele en effectieve implementatie mogelijk te maken.

E-mail sjablonen

Naar sjablonen

Beknopte handleidingen

Naar handleidingen

Hulpbronnen voor onboarding

Ga naar hulpbronnen