Close
Deze pagina in jouw taal bekijken?
Alle talen
Kies je taal

Neem deel aan onze aankomende webinar over de nieuwste innovaties van Atlassian Cloud. Nu aanmelden→

Toolkit voor Cloud-implementatie

E-mailsjablonen om snel aan de slag te gaan met een communicatieplan en om teams op de hoogte te houden tijdens een uitrol van de cloud

Inhoudsopgave

E-mail- en aankondigingssjablonen voor de introductie van Atlassian Cloud-producten

Het succes van je cloudmigratie hangt af van de vraag of je teams de nieuwe cloudproducten daadwerkelijk gaan gebruiken. Op dit moment van je migratie ben je je waarschijnlijk bewust van het belang van doordachte communicatie als onderdeel van je plan voor verandermanagement. Teams moeten de boodschap meerdere keren en op verschillende manieren horen voordat ze iets kunnen wijzigen. Door je teams de tijd te geven die ze nodig hebben om vertrouwd te raken met de nieuwe verandering, staan ze ervoor open en zijn ze er klaar voor als deze doorgevoerd wordt. Als het bericht afkomstig is van iemand die ze vertrouwen, is de kans groter dat ze luisteren.


Om je te helpen je teams sneller aan de slag te krijgen met de cloud, hebben we een aantal aanpasbare e-mail- en aankondigingssjablonen aangemaakt die je kunt gebruiken om je teams te informeren over je lancering in de cloud.

Wat zijn aankondigingsbanners?

Aankondigingsbanners zijn meldingen die de aandacht trekken die bovenaan de gebruikersinterfaces van Atlassian-producten staan en die gebruikers op een prominente en toegankelijke manier van essentiële informatie voorzien. De aankondigingsbanners kan worden geconfigureerd door beheerders of personen met de juiste beheerdersrechten in Atlassian Cloud-producten (Jira Software en Confluence) en Server- en Data Center-producten (JSW en Confluence).

Wanneer moet je deze sjablonen gebruiken

Deze e-mail en aankondigingssjablonen zijn bedoeld om de implementatie van de nieuwe cloudproducten voor en tijdens de start van je migratie te bevorderen. Deze e-mailsjablonen zijn niet bedoeld om de migratie zelf onder de aandacht te brengen. Op dit punt in het proces had je tijdens de vorige fasen (beoordelen, plannen, voorbereiden, testen en/of migreren) al met je teams over de migratie moeten communiceren. Minimaal een maand voor de lancering moeten je gebruikers weten dat er een migratie plaatsvindt, wanneer en waarom. Raadpleeg de toolkit voor cloudmigratie voor advies over wat je tijdens de eerdere fases moet communiceren.

Deze sjablonen gebruiken

  • Bepaal welk kanaal je gaat gebruiken om met je gebruikers te communiceren. Deze sjablonen zijn bedoeld als e-mails en in-product aankondigingsbanners, maar als je ervoor kiest om MS Teams, Slack of een ander platform te gebruiken, moet je de tekst dienovereenkomstig bijwerken.
  • Kopieer het onderstaande sjabloon en plak het in een nieuw e-mailbericht, een aankondigingsbanner of een communicatietool naar keuze.
  • Pas de [ tekst van de tijdelijke aanduiding ] aan. Je ziet verschillende gebieden om de productnaam aan te passen (Jira Software Cloud, Confluence Cloud, Jira Service Management Cloud, enz.). Afhankelijk van welk product je op de markt brengt, moet je de tekst bijwerken.
  • Voeg extra context toe om je gebruikers te helpen begrijpen hoe en waarom je organisatie Atlassian Cloud-producten gebruikt.
  • Verwijder alle inhoud die niet relevant is voor je gebruikers.
  • Als je e-mailsjablonen gebruikt, stuur de e-mails dan naar je gebruikers en nodig ze uit om de nieuwe producten uit te proberen en feedback te geven door de e-mail te beantwoorden.

TIP: overweeg om deze sjablonen verder aan te passen voor specifieke functies of afdelingen die mogelijk op een ander niveau op de hoogte zijn van de verandering. Als je Confluence Cloud bijvoorbeeld voor het eerst uitrolt naar het financiële team, hebben ze een ander bericht nodig dan wanneer je Jira Software Cloud uitrolt naar ontwikkelteams die Jira Server al jaren gebruiken.

E-mail- en aankondigingsbannerssjablonen

Uitrol van Atlassian Cloud-producten

E-mailadres

onderwerp:

We zijn bezig met de uitrol van [ productnaam/-namen ]

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,
Zoals je weet, zijn we bezig met de migratie van [ productnaam/-namen ] naar de cloud. Dankzij deze verandering kunnen jij en je teams efficiënter werken, profiteren van een moderne gebruikersinterface en sneller toegang krijgen tot nieuwe functies.
De migratie verloopt volgens schema en je cloudproducten zouden op [ datum ] om [ tijdstip ] live moeten gaan. Na de migratie zie je enkele veranderingen, en we willen er zeker van zijn dat je hierop voorbereid bent.

  • Tijdens de migratie op [ datum ] om [ tijdstip ], met een verwachte duur van [ uur ], zijn de volgende toepassing(en) niet beschikbaar:
    • [ lijst met URL's van server/Data Centers ].
    • Plan je werk buiten deze periode.
  • Bij de lancering heb je toegang tot je apps via de volgende URL(s): [ https://yourdomain.atlassian.net/ ]
  • Na de migratie merk je misschien wat verschillen in functie, terminologie en interface. Bekijk [ deze ] beknopte handleiding(en) voor een voorbeeld van deze wijzigingen [ voeg hieronder alleen relevante links toe ]:
  • We hebben wat trainingsmateriaal verzameld op [ hier link naar trainingsmateriaal; het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie of bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ] zodat je je snel op je gemak kunt voelen.

Bekijk: [ URL ] voor een gedetailleerd projectplan en aanvullende informatie.

Voor vragen tijdens de migratieperiode kun je contact opnemen met [ e-mailadres ].

Om problemen na de migratie te melden, [ instructies ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor Server- of Data Center-exemplaren)

Op [ datum ] om [ tijdstip ] migreren we onze gegevens van [ productnaam/-namen ] naar Cloud. Gedurende deze tijd is/zijn de huidige applicatie(s) niet beschikbaar zijn. Wacht even met alle toevoegingen en wijzigingen, totdat we aangeven dat het migratieproject is voltooid. Nadat de migratie is voltooid, sturen we je inloginformatie en -gegevens om je te helpen aan de slag te gaan met Cloud. Ga voor meer informatie over dit project naar [Video-aankondiging, Slack-kanaal, Confluence-pagina, enz.].

Begin Atlassian Cloud te gebruiken

E-mailadres

onderwerp:

Begin [ Productnaam Cloud ] te gebruiken!

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

De migratie van [ productnaam/-namen ] is voltooid! Je kunt aan de slag door naar de nieuwe cloudtoepassing(en) te gaan op: [ URL(s) ].

Werk je bladwijzers bij met deze locatie(s) en log in met [ inloggegevens ].
Je kunt enkele verschillen in functies, terminologie en gebruikersinterface verwachten. Bekijk [ deze ] beknopte handleiding(en) voor een voorbeeld van deze wijzigingen [ voeg hieronder alleen relevante links toe ]:

1. Snelstarthandleiding voor Confluence Cloud
2. Snelstarthandleiding voor Jira Software Cloud
3. Snelstarthandleiding voor Jira Service Management Cloud

Je oude site(s) van [ productnaam/-namen ] blijven tot [ datum/tijd ] beschikbaar op basis van alleen-lezen en worden daarna afgesloten en gearchiveerd. [waar nodig bewerken]

Aanvullende informatie en trainingsmateriaal zijn beschikbaar op: [ link naar trainingsmateriaal hier; ofwel het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie, ofwel bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ]

Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Voor algemene vragen over migratie kun je contact opnemen met [ e-mailadres ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

De cloudmigratie van [ productnaam/-namen ] is voltooid. [Deze] nieuwe Cloudapplicatie(s) [bevindt/bevinden zich] op: [ URL(s) ]. Maak een bladwijzer van [ deze ] locatie(s) en log in met [ inloggegevens ]. Aanvullende informatie en trainingsmateriaal zijn beschikbaar op [Confluence-pagina, Slack-kanaal, enz.]. Deze applicatie is beschikbaar voor ongeveer [ duur ], maar er kan geen nieuwe informatie worden toegevoegd en er kunnen geen wijzigingen worden aangebracht. Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Handige tips voor Atlassian Cloud

E-mailadres

onderwerp:

Handige tips voor [ productnaam ] Cloud

inhoud:

[ voeg indien beschikbaar een afbeelding van de organisatiebanner toe ]

Hallo,

We hopen dat je met veel plezier gebruik hebt gemaakt van [ productnaam ] Cloud en dat je probleemloos aan de slag kon gaan.

Nu je een paar weken de tijd hebt gehad om je aan te passen, wilden we een aantal van de populairste tips, trucs en nieuwe functies vanuit de hele organisatie delen:

  • Download de nieuwe mobiele apps zodat je onderweg kunt werken!
  • Schrijf je in voor de Atlassian Cloud Blog waar wekelijks productwijzigingen worden aangekondigd, zodat je op de hoogte blijft van de laatste nieuwe functies
  • [ voeg alle belangrijke acties toe die je wilt dat je gebruikers op dit moment uitvoeren in het product ]

Aanvullende informatie en trainingsmateriaal zijn beschikbaar op: [ link naar trainingsmateriaal hier - ofwel het aangepaste trainingsmateriaal van je organisatie, ofwel bronnen uit de samengestelde lijst van Atlassian ]

Om een probleem te melden of support aan te vragen, [ instructies ].

Bedankt,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

We hopen dat je [ productnaam/-namen ] Cloud met plezier gebruikt. Om je ervaring met [ productnaam/-namen ] Cloud nog fijner te maken, raden we je aan om onze resources en instructies te bekijken op [Confluence-pagina, bedrijfsdraaiboek, enz.] om de tool(s) optimaal te gebruiken.

Verzoek om feedback over Atlassian Cloud

E-mailadres

onderwerp:

Wat vind je van [ productnaam ] Cloud?

inhoud:

Hallo,

Ik hoop dat je de kans hebt gehad om [ productnaam ] Cloud uit te proberen. Als je vandaag [ productnaam ] Cloud gebruikt, dan weet je al dat de cloudversie kan worden gebruikt voor alles wat je vroeger deed en meer, meestal met minder klikken en een betere samenwerking met je teamgenoten.

Nu je [ productnaam ] Cloud al 30 dagen gebruikt, horen we graag van je. Neem even de tijd om onze feedbackenquête in te vullen [ link toevoegen ] om je mening en input te delen over hoe deze nieuwe producten voor jou werken. [ bewerk waar nodig, afhankelijk van het gekozen mechanisme voor het verzamelen van feedback ]

[ Voorbeeldvragen die je in een enquête zou kunnen opnemen, zijn: ]
1. Welke tools gebruik je dagelijks?
2. Op een schaal van 1 tot 10, hoe prettig vind je het om [ productnaam ] Cloud te gebruiken
3. Wat zijn je belangrijkste usecases voor het gebruik van [ productnaam ] Cloud?
4. Wat werkt op het moment goed voor je team?
5. Ben jij verantwoordelijk om je team te trainen over het gebruik van [ productnaam ] Cloud?
6. Ben je geïnteresseerd in meer trainingsmateriaal en hulpmiddelen? Voor welke producten/functies?

Bedankt voor je deelname,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

Jouw feedback is belangrijk. Nu je [ productnaam/-namen ] Cloud al 30 dagen gebruikt, horen we graag van je. Neem even de tijd om onze enquête in te vullen via [ URL ] om je mening en input te delen over wat je van deze nieuwe producten vindt.

Aankondiging van updates voor productfuncties van Atlassian

E-mailadres

onderwerp:

[ Productnaam ] Cloud is zojuist verbeterd! Bekijk de nieuwe functies

inhoud:

Hallo,

Geweldig nieuws! We hebben hard gewerkt om [ productnaam ] Cloud te verbeteren zodat jij je best kunt doen en we zijn verheugd om enkele nieuwe functies met je te delen die nu beschikbaar zijn:

  • [ Functie 1 ]: met deze functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].
  • [ Functie 2 ]: met deze functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].
  • [ Functie 3 ]: met deze nieuwe functie kun je [ leg uit wat de voordelen van de functie voor de gebruiker zijn ].

Deze functies zijn ontworpen om je ervaring in het product te verbeteren en we geloven dat je met deze updates nog meer kunt halen uit [ productnaam ]. Bekijk onze gebruikershandleiding om meer te weten te komen over hoe je ze kunt gebruiken. [ voeg een link in naar de gebruikersgids/het productdraaiboek van het bedrijf, de Confluence-pagina of de wiki met meer informatie over hoe gebruikers nieuwe functies kunnen gebruiken om hun workflow te verbeteren ].

Als je vragen of zorgen hebt over deze updates, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons ondersteuningsteam [ voeg Slack- of een ander kanaal in om contact op te nemen met het ondersteuningsteam ]. We staan altijd klaar om je te helpen!

Als je op de hoogte wilt blijven van toekomstige functies, schrijf je dan in voor de Atlassian Cloud-roadmap.

Met vriendelijke groet,
[ Naam ]

Aankondigingsbanner (voor cloud-installaties)

We hebben [ productnaam(en) ] Cloud verbeterd, zodat jij je werk zo goed mogelijk kunt doen! Bekijk de nieuwe functies die nu beschikbaar zijn: [ link toevoegen ]. Als je vragen hebt over deze updates, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons supportteam [ link/instructies toevoegen ].

Communicatie is een voortdurend proces

De e-mailsjablonen hieronder zijn ontworpen voor een bepaald moment: de introductie van je Atlassian Cloud-producten. Als je gebruikers eenmaal actief zijn, hebben ze minder communicatie nodig. Dat gezegd hebbende, is het ook niet aan te raden om helemaal niets te laten horen. We raden je aan om je gebruikers een maandelijkse of driemaandelijkse nieuwsbrief te sturen om hen te informeren over nieuwe functies die zijn toegevoegd, inzichten en succesverhalen uit je hele organisatie. Vermeld ook aanvullende usecases om meer informatie te verstrekken over wat je teams van hun Atlassian-producten vinden. Als je al een IT-nieuwsbrief verstuurt met updates voor al je tools, is het een simpele oplossing om Atlassian-specifieke wijzigingen in je bestaande nieuwsbrief in te voegen.

TIP: schrijf je in voor de Atlassian Cloud-roadmap om op de hoogte te blijven van nieuwe cloudfuncties die geleverd en binnenkort beschikbaar zijn, zodat je je gebruikers kunt voorbereiden.

Ga terug

De handleiding van Atlassian voor gebruik en verandermanagement

De gids lezen
Hierna

Beknopte producthandleidingen

Hulpbron bekijken