人员
4 - 8
时间
60 分钟
难度
中
使用此技巧
如果您的项目涉及技术变更管理计划，请确保每个人都有机会在本次会议之前对其进行审查。
第 1 步
形成问题陈述（5 分钟）
欢迎小组成员并介绍您的会议目标：
- 就变更管理沟通中要包含的要点达成一致
- 确定您将使用的沟通渠道
- 对变更所需的所有活动进行排序
- 明确每个团队成员的角色和职责
第 2 步
我们是如何实现的？(10 分钟)
要求变更的发起人概述变更的目标和目的。具体而言，是什么推动了变更，谁批准了该变更以及为什么。
在简要介绍情况和简短的问答后，请小组花 2-5 分钟单独进行头脑风暴，想一想如果不做出变更会发生什么。然后以小组的形式分享和记录你们的想法，这样就可以在下一步中参考这些想法。
第 3 步
决定指导原则（10 分钟）
这可能是一个没有在这方面合作过的新团队。拿一张牛皮纸或通过 Confluence 页面，轮流分享关于团队指导原则的想法。例如，“尽早并经常与彼此和我们的客户沟通”，或者“即使我们对具体细节没有达成共识，我们也会支持在团队会议上做出的决定”。
一旦制定了一套原则，就可以把它们记录在团队会议期间可以参考的地方。
第 4 步
起草您向客户发送的消息（10 分钟）
任何受变更影响的人都想知道变更发生的原因，无论他们是内部客户还是外部客户。以小组形式在白板或共享文档上回答以下问题。这些关键点将作为所有客户通信的支柱。
- 有哪些变化？
- 预计什么时候会发生变更？
- 谁会受到影响，如何受到影响？
- 这种变更将如何影响他们和他们的团队？
当您在头脑风暴来回答这些问题时，您可能会想到客户可能遇到的更多问题。太棒了！也要记录这些问题（和答案！）。
第 5 步
优先考虑您的沟通渠道（10 分钟）
作为一个小组，集思广益所有可以用来与受此变更影响的客户沟通的渠道。Slack 频道、电子邮件群发、公司和部门会议室、网站常见问题解答、重点小组等
对于每个通信渠道，按以下等级对其进行评分：
- 它将覆盖的客户数量（很多、部分或很少）
- 交付所需的工作量（高、中或低）
运气好的话，您就能找到无需费力就能吸引大量客户的沟通渠道。但是，有一些例外情况可以证明优先考虑只影响少数客户的高精力渠道是合理的，尤其是在客户群对于变更的成功至关重要的情况下。
专业提示
对于具有重大影响力的变更，可以考虑在整个组织的关键团队中组建一个拥护者网络，以帮助传播信息，让积极的氛围流动。
第 6 步
对变更管理流程进行排序（20 分钟）
既然您已经确定了沟通渠道的优先顺序，并且知道要传递哪些信息，那么您需要弄清楚何时才能完成所有操作。许多变更都有截止日期——您可以从该日期开始向后推，也可以采取更灵活的方法估算团队为实现变更的每个步骤所付出的努力水平，从而确定里程碑日期。
首先，记录日历上已经存在的任何相关内容（例如，公司活动、节假日、供应商承诺）。
接下来，选择日期、负责人以及在您的沟通中“发送给许多客户”类别的高级消息。（理想情况下，优先考虑省力的渠道。）计划两次发送这些通信：一次是宣布变更即将到来，第二次是通知他们变更正在进行或刚刚发生。
一旦您知道了最广泛的沟通日期，就确定在更广泛的通信之前需要与谁沟通和/或接受培训。例如，少数直言不讳的批评者可能会破坏您的计划。我们发现，预测这些人是谁，让他们加入重点小组，或者在流程早期征求他们的反馈，有助于将他们的反对意见转化为建设性的建议。
最后，查看活动顺序，确保您有固定的反馈回路和时间来整合反馈。别忘了建立里程碑，以便庆祝一路上的小胜利👍
第 7 步
就角色、职责和前进方向达成一致（15 分钟）
您的变更管理计划已经完成了 80％，但不要就此止步！最后的 20％ 将确保成功执行经过深思熟虑的计划。
查看您刚刚创建的时间线中的每项活动。对于每项活动，指定一名推动者（负责收集意见并按计划进行）、贡献者（主题专家）和对活动的完成和质量拥有最终决定权的批准者。
对于能够覆盖广泛受众的通信，我们希望有 1-2 位来自核心项目团队的贡献者和 1-2 位来自团队外部的贡献者参与进来。这为我们提供了多种视角，有助于我们确保涵盖所有基础。
别忘了为反馈回路分配角色和责任。我们的 IT 团队使用私有 Slack 频道来审查和协调每次沟通后收到的反馈。这样可以确保每个人都知道谁在回复什么，并且所有回复都是一致的。它还允许全球分布的公司随时移交反馈回复。
专业提示
变更管理流程通常涉及一个跨职能团队，其成员向不同的领导者报告。确保事先与每个人的经理进行过讨论，您可能需要他们花很多时间！
搞定了？
请务必与您的团队共同运行一次完整的状况监控会话或检查点，从而验证是否有所改善。
跟进
- 使用 Confluence 的 Roadmap Planner 宏将您的活动顺序转化为变更管理路线图。它将帮助您在易于理解的泳道可视化中可视化关键日期、负责人和里程碑。
- 制定常见问题解答，解答不同客户对变更的常见问题。
- 您的变更是否需要任何批准、审查或政策更新？如果是，请立即与您的安全与合规团队联系。
- 清楚地了解成功将有助于利益相关者保持一致。首先运行目标、信号、指标剧本，以确定成功是什么样子。然后使用目标和关键结果 (OKR) 剧本来编写一份文档，向利益相关者传达您的优先事项和成功衡量标准。
想要更多手册？
请将您的电子邮件发送到下方，以便在我们添加新的状况监控和剧本时收到通知。
得到反馈吗？
在 Atlassian 社区网站上提问或发表评论。