What is the DACI decision-making framework?
DACI é um método que simplifica a tomada de decisões ao exigir que as equipes definam as funções e as responsabilidades das principais partes envolvidas nesse processo. DACI é uma sigla em inglês que tem o seguinte significado:
- D = Driver (Condutor): a pessoa responsável por reunir as partes envolvidas, compilar todas as informações necessárias, determinar o escopo da decisão e fazer com que ela seja tomada até a data combinada.
- A = Approver: The one person (yes: one!) who makes the decision. This turns the approver role from a passive “rubber stamp” into a very active “decision maker” role.
- C = Contributors: People who have subject-area knowledge and can make recommendations – i.e., they have a voice, but not a vote.
-
I = Informed: People whose work may be affected by the decision, and should be informed once it’s been made – i.e., no vote, no voice.
Why use the DACI decision-making process?
A survey conducted by McKinsey & Company found that projects utilizing the DACI framework have a 25% higher success rate in meeting their objectives and timelines compared to those that do not use the framework.
When to run a DACI Play
Run the DACI Play using our template anytime you launch a new project or encounter a roadblock in an ongoing one. Here are some additional situations where DACI is beneficial:
1. Complex decisions: Involving multiple stakeholders and departments.
-
Example: Deciding on a new product launch strategy.
2. High-stakes decisions: With significant organizational consequences.
-
Example: Making strategic market entry decisions.
3. Cross-functional projects: Requiring collaboration across different areas.
-
Example: Developing a software feature.
4. Resource allocation: Deciding on budget, personnel, or time allocation.
-
Example: Allocating the marketing budget.
5. Process improvements: Enhancing or implementing processes.
-
Example: Introducing a new project management tool.
5 benefits of the DACI framework
- Accountability: DACI clearly assigns role and responsibilities, reducing confusion and increasing efficiency.
- Improved communication: DACI keeps all relevant stakeholders in the loop and defines upfront how their inputs are considered.
- Reduced decision-making time: DACI streamlines the decision-making process, leading to faster resolutions.
- Enhanced collaboration: DACI promotes collaboration with different stakeholders and creates and environment where team are working toward a common goal.
- Higher quality decisions: DACI minimizes the risk of oversight and ensures decisions are well-informed.
Rede de equipes em ação
A equipe de Práticas iniciou a tática em pessoa usando o template Mural.
O que você vai precisar
Video conferencing with screen sharing or meeting space
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Quadro branco
Marcadores
Sticky notes
Temporizador
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Outros templates
Instruções para executar esta tática
RESUMO DE CINCO SEGUNDOS
- Define and assign DACI roles
- Fill out the DACI template and related information
- Summarize and share the decisions made
1. Preparação 15 min
Prepare um documento indicando a meta estratégica da equipe no topo. Esta tática vai mapear a rede de equipes que buscam esse objetivo comum em conjunto. Também vai oferecer à equipe uma estratégia para trabalhar com equipes diferentes nos projetos. Recomendamos que você preencha um pôster de equipe para solidificar a meta antes de realizar esta tática. É uma boa ideia reunir feedback de liderança para alinhamento e clareza.
Crie uma chave com as cinco categorias de tipos de equipe:
- Equipes de entrega: equipes que criam coisas e as entregam aos usuários (por exemplo, equipes de desenvolvimento)
- Equipes de serviço: equipes que oferecem suporte a clientes internos ou externos entregando tickets recebidos
- Equipes de liderança: equipes de líderes/gerentes que tomam decisões e criam contexto para outras equipes
- Equipes de projeto: equipes temporárias que geram e executam planos para concluir iniciativas específicas
- Equipes de negócios: equipes que geram lucros e perdas e atendem às necessidades da jornada do cliente
Crie áreas para as quatro categorias de influência:
- Equipe principal: pessoas que se dedicam ao seu objetivo
- Capture o nome da equipe, os membros e o nome do líder da equipe na parte superior do documento. Devem ser as mesmas pessoas convidadas para a reunião.
- Crítica para o sucesso: equipes que apresentam um risco para que a meta seja alcançada
- Adicione aqui todas as principais partes interessadas e patrocinadores.
- Envolvidos no sucesso: equipes que podem impactar o sucesso da meta
- Fora do campo de visão: equipes que não são cruciais no momento para o sucesso da meta
Crie um horário para a reunião e convide todos os membros da equipe para participar. Para manter as linhas de comunicação abertas, apenas membros da equipe devem ser convidados nesta fase. Para o propósito deste exercício, vamos definir uma equipe como um grupo de pessoas trabalhando em prol de um objetivo comum com escopo e responsabilidade definidos pelos resultados. Compartilhe o rascunho do documento ou as categorias com a equipe para que as pessoas possam gerar um contexto e fazer perguntas esclarecedoras com antecedência. Se você já concluiu um Mapa da jornada do cliente, as equipes que contribuem para essa experiência do cliente devem estar no campo de visão.
DICA: administre grupos menores
Se você tiver mais de 10 membros da equipe, deve realizar a tática em grupos menores, criando salas de reunião para promover a comunicação da equipe. Em seguida, combine a documentação e reagrupe-a para analisar o resultado em conjunto.
2. Prepare o cenário: Mapa da rede 5 min
Comece lembrando a equipe dos resultados comerciais e dos prazos previstos que você deve alcançar. Explique que você vai definir a rede de equipes que buscam esse objetivo comum em conjunto para que você possa manter esses relacionamentos saudáveis e alcançar o sucesso.
Como equipe, revise as definições dos diferentes tipos de equipe. Informe aos membros da equipe que não há respostas erradas. Observação: é normal que as pessoas não definam os tipos de equipe e os tipos de engajamento da mesma forma nesta etapa. Você vai resolver essas diferenças na etapa 4.
DICA: quando iniciar a tática
Idealmente, essa jogada deve ser realizada como parte de um projeto inicial para garantir os melhores resultados, mas é um componente crucial do Team Shaping a qualquer momento em que uma equipe precisa entrar no caminho certo.
3. Identifique a rede 15 min
Peça a todos os membros da equipe façam uma contribuição independente e silenciosa com as equipes para o documento. Cada membro da equipe deve listar o nome da equipe e a colocar em uma categoria de influência. Isso vai criar um mapa mais abrangente, evitando o pensamento em grupo, permitindo que membros mais discretos da equipe se envolvam com maior abertura e construindo uma experiência de comunicação inclusiva.
Type of team:
- Delivery teams: Teams that create products and provide them to users, such as development teams
- Service teams: Teams that support internal or external customers by handing incoming tickets
- Leadership teams: Leaders and managers who guide decision-making and establish a framework for other teams to operate effectively
- Project teams: Temporary teams that build and execute plans to complete specific initiatives
- Business teams: Groups that manage profit and loss responsibilities while addressing key points in the customer journey
Level of influence:
- Core team: Teams and/or stakeholders highly involved in guiding the direction of a project
- Critical to success: Teams that hold significant influence, as their expertise and contributions are essential to achieving project goals
- Involved in success: Teams with a moderate level of influence. While they may not directly shape key decisions or lead critical phases, their support, and collaboration contribute to the smooth execution of the project
- Off the radar: Teams with no direct influence on the success of your project
4. Mapeie a rede 20 MINUTOS
Como facilitador, consolide as entradas duplicadas da equipe e identifique todas as ocorrências em que as equipes foram colocadas em diferentes tipos de influência. Depois, em conjunto, chegue a um acordo sobre onde a equipe se encaixa na rede de equipes. Talvez você precise votar!
Se você tiver mais de cinco equipes na categoria Crítica para o sucesso, vote para determinar as equipes mais influentes.
Considerando os membros da equipe, atribua e documente um “proprietário” de relacionamento para cada uma das equipes críticas da rede. Essa é a pessoa responsável por promover um relacionamento saudável com a equipe e manter a comunicação, disponibilizar atualizações e fazer consultas conforme necessário. Se você não conseguir encontrar uma opção natural para o proprietário, a propriedade pode assumir como padrão o líder da equipe.
Opcional: pare aqui! Se você faz parte de uma equipe recém-formada ou tem uma rede menos complexa, as etapas cumpridas até aqui podem ser suficientes. Se a equipe tem um entendimento compartilhado da rede, do que é necessário para ter sucesso e onde concentrar os esforços, então você cumpriu o esperado. Parabéns!
Se quiser continuar, faça uma pausa rápida e, então, siga com o reagrupamento. Você também pode dividir as atividades em alguns dias para considerar diferentes fusos horários ou cargas de trabalho.
5. Determine a força da interação 15 min
Agora é hora de discutir a força da interação entre sua equipe e cada equipe que você categorizou como crítica. Desenhe linhas para indicar a força das interações mais importantes entre as equipes.
Força de interação:
- Linha sólida: interações sistêmicas estão acontecendo (por exemplo, uma reunião agendada ou um canal específico do Slack).
- Linha tracejada: interações ad-hoc são empregadas. Os exemplos são a confiança em relacionamento pessoal e colaboração reativos (motivados por incidentes ou problemas).
- Linha pontilhada: esse relacionamento requer novos métodos de colaboração.
Para interações de rede mais desafiadoras, temos sugestões de uma variação abaixo para ser executada com os proprietários do relacionamento.
6. Assign relationship owners 10 MIN
Assign and document a relationship “owner” from the core team for each of these “critical to success” and “involved in success” teams. This person will champion a healthy relationship with this team by maintaining communication, giving updates, and consulting as needed. If you can’t find a natural fit for the owner, ownership can default to the team lead.
Optional: Stop here! If you’re a newly formed team or have a less complex network, this may be enough. If your team has a shared understanding of the network, what it will take to be successful, and where to focus your efforts, then you’re done. Congratulations!
If you’d like to continue, take a quick break and then regroup.
TIP: Go bold!
Feeling bold? Why not ask the leaders from your critical teams to run this Play with their teams? If you identify network gaps, start by running the Roles and Responsibilities Play across teams.
7. Identify the health of each team relationship 5 MIN
Discuss the type of relationship you have between your team and each team you’ve determined to be critical. We call this your “interaction strength.” Draw lines to indicate the interaction strengths with each team.
Interaction strength:
- Solid line: Systemic interactions are happening (for example, a recurring meeting or dedicated Slack channel).
- Dashed line: Interactions are employed ad hoc. Examples are reliance on a personal relationship and collaboration that is reactive (incident or issue-driven).
- Dotted line: This relationship requires new collaboration methods.
For more challenging network interactions, run the variation below with your relationship owners.
Acompanhamentos
Agora que o documento foi concluído, dê uma olhada nele para identificar os pontos fortes e fracos da rede. Encontre as equipes com as quais você precisa melhorar a força de interação. Essas são as equipes nas quais você deve se concentrar enquanto trabalha para fortalecer a rede de equipes. Pense em algumas maneiras de fazer isso acontecer.
A primeira etapa deve garantir que o proprietário do relacionamento reserve um tempo no calendário para entrar em contato com a equipe da rede. O proprietário do relacionamento é responsável por disponibilizar atualizações ao grupo sobre as ações de melhoria.
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Variações
Como melhorar a saúde da rede 10 min
Reúna os proprietários do relacionamento e prepare o terreno para o componente de integridade da rede do processo. Cada uma das equipes críticas da rede vai receber uma classificação de saúde para cada uma das categorias abaixo. Garanta que todos tenham tido a chance de revisar as categorias e fazer perguntas esclarecedoras antes de continuar. Os proprietários podem avaliar a equipe da rede de forma assíncrona ou ao vivo de forma independente.
Se você executou a tática acima em um documento ou ferramenta de gerenciamento de trabalho, sugerimos adicionar uma tabela ou lista para cada categoria abaixo ou, de preferência, transferir o mapa de rede para uma ferramenta de quadro branco. Se estiver usando uma ferramenta de quadro branco digital, sugerimos as imagens abaixo. Usar um dos modelos recomendados vai deixar isso muito mais fácil! Se você estiver conduzindo a tática em pessoa, também vai poder usar diferentes conjuntos de pontos ou adesivos.
Categorias de saúde da rede e próximas etapas sugeridas
Visibilidade:
- Tempestade: as equipes têm dificuldade para ver o trabalho umas das outras.
- Chuva: as equipes conseguem ver o trabalho das outras, mas é difícil de entender.
- Nublado: as equipes sabem onde encontrar trabalho de alto nível, mas têm dificuldade em se engajar.
- Ensolarado: a transparência é a chave. Temos um entendimento compartilhado.
Sugestão:
- Crie um pôster de projeto para que todos fiquem cientes.
Coordenação:
- Irritado: as equipes não conseguem trabalhar juntas para criar planos coordenados.
- Triste: as equipes se coordenam por meio de favores e negociações.
- Neutro: as equipes só alinham planos de alto nível.
- Feliz: as equipes priorizam trabalhar juntas para criar planos coordenados.
Sugestão:
- Execute Funções e responsabilidades para obter clareza sobre como as equipes vão trabalhar juntas.
- Tente tomar decisão com transparência com o DACI.
Alinhamento:
- Mão levantada: as equipes não acham que precisam estar alinhadas, mas a parceria é fundamental para o sucesso.
- Polegar para baixo: as equipes lutam para se alinhar com metas e prioridades.
- Polegar para o lado: as equipes acreditam que estão alinhadas, mas aparecem sinais de alerta.
- Polegar para cima: as equipes se alinham e se adaptam com fluidez às metas e prioridades.
Sugestões:
- Encontre o alinhamento estratégico por meio de metas, sinais e medidas.
- Crie um Mapa da jornada do cliente para gerar uma compreensão compartilhada do cliente.
Feedback e aprendizagem:
- Sentados: as equipes não conseguem compartilhar os principais aprendizados ou feedbacks com eficácia.
- Caminhando: apenas uma equipe compartilha o aprendizado ou o feedback.
- Bicicleta: as equipes compartilham conhecimentos ou feedback, mas não aplicam nenhuma alteração.
- Carro: As equipes criaram uma maneira de aprender e crescer umas com as outras.
Sugestão:
- Faça uma Retrospectiva entre equipes.
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