Rede de equipes em ação
A equipe de Práticas iniciou a tática em pessoa usando o template Mural.
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Uma equipe de software do Confluence executou a tática em pessoa usando post-its coloridos e marcas em um quadro branco.
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A equipe de Parceria Estratégica de Ecossistema realizou a tática em pessoa usando post-its coloridos e marcadores em papel.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Ferramenta de colaboração digital (ver templates)
Presencial
Espaço de reunião
Quadro branco, ou folha grande de papel
Marcadores
Notas adesivas
Temporizador
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Outros templates
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 15 min
Prepare um documento indicando a meta estratégica da equipe no topo. Esta tática vai mapear a rede de equipes que buscam esse objetivo comum em conjunto. Também vai oferecer à equipe uma estratégia para trabalhar com equipes diferentes nos projetos. Recomendamos que você preencha um pôster de equipe para solidificar a meta antes de realizar esta tática. É uma boa ideia reunir feedback de liderança para alinhamento e clareza.
Crie uma chave com as cinco categorias de tipos de equipe:
- Equipes de entrega: equipes que criam coisas e as entregam aos usuários (por exemplo, equipes de desenvolvimento)
- Equipes de serviço: equipes que oferecem suporte a clientes internos ou externos entregando tickets recebidos
- Equipes de liderança: equipes de líderes/gerentes que tomam decisões e criam contexto para outras equipes
- Equipes de projeto: equipes temporárias que geram e executam planos para concluir iniciativas específicas
- Equipes de negócios: equipes que geram lucros e perdas e atendem às necessidades da jornada do cliente
Crie áreas para as quatro categorias de influência:
- Equipe principal: pessoas que se dedicam ao seu objetivo
- Capture o nome da equipe, os membros e o nome do líder da equipe na parte superior do documento. Devem ser as mesmas pessoas convidadas para a reunião.
- Crítica para o sucesso: equipes que apresentam um risco para que a meta seja alcançada
- Adicione aqui todas as principais partes interessadas e patrocinadores.
- Envolvidos no sucesso: equipes que podem impactar o sucesso da meta
- Fora do campo de visão: equipes que não são cruciais no momento para o sucesso da meta
Crie um horário para a reunião e convide todos os membros da equipe para participar. Para manter as linhas de comunicação abertas, apenas membros da equipe devem ser convidados nesta fase. Para o propósito deste exercício, vamos definir uma equipe como um grupo de pessoas trabalhando em prol de um objetivo comum com escopo e responsabilidade definidos pelos resultados. Compartilhe o rascunho do documento ou as categorias com a equipe para que as pessoas possam gerar um contexto e fazer perguntas esclarecedoras com antecedência. Se você já concluiu um Mapa da jornada do cliente, as equipes que contribuem para essa experiência do cliente devem estar no campo de visão.
DICA: administre grupos menores
Se você tiver mais de 10 membros da equipe, deve realizar a tática em grupos menores, criando salas de reunião para promover a comunicação da equipe. Em seguida, combine a documentação e reagrupe-a para analisar o resultado em conjunto.
DICA: gere um pedido com cor e forma
As categorias de tipos de equipes podem ser indicadas em cores diferentes de post-its ou etiquetas. Os tipos de engajamento de equipe podem ser organizados em colunas ou anéis, começando pelas equipes principais.
2. Prepare o cenário: Mapa da rede 5 min
Comece lembrando a equipe dos resultados comerciais e dos prazos previstos que você deve alcançar. Explique que você vai definir a rede de equipes que buscam esse objetivo comum em conjunto para que você possa manter esses relacionamentos saudáveis e alcançar o sucesso.
Como equipe, revise as definições dos diferentes tipos de equipe. Informe aos membros da equipe que não há respostas erradas. Observação: é normal que as pessoas não definam os tipos de equipe e os tipos de engajamento da mesma forma nesta etapa. Você vai resolver essas diferenças na etapa 4.
DICA: quando iniciar a tática
Idealmente, essa jogada deve ser realizada como parte de um projeto inicial para garantir os melhores resultados, mas é um componente crucial do Team Shaping a qualquer momento em que uma equipe precisa entrar no caminho certo.
3. Identifique a rede 15 min
Peça a todos os membros da equipe façam uma contribuição independente e silenciosa com as equipes para o documento. Cada membro da equipe deve listar o nome da equipe e a colocar em uma categoria de influência. Isso vai criar um mapa mais abrangente, evitando o pensamento em grupo, permitindo que membros mais discretos da equipe se envolvam com maior abertura e construindo uma experiência de comunicação inclusiva.
4. Mapeie a rede 20 MINUTOS
Como facilitador, consolide as entradas duplicadas da equipe e identifique todas as ocorrências em que as equipes foram colocadas em diferentes tipos de influência. Depois, em conjunto, chegue a um acordo sobre onde a equipe se encaixa na rede de equipes. Talvez você precise votar!
Se você tiver mais de cinco equipes na categoria Crítica para o sucesso, vote para determinar as equipes mais influentes.
Considerando os membros da equipe, atribua e documente um “proprietário” de relacionamento para cada uma das equipes críticas da rede. Essa é a pessoa responsável por promover um relacionamento saudável com a equipe e manter a comunicação, disponibilizar atualizações e fazer consultas conforme necessário. Se você não conseguir encontrar uma opção natural para o proprietário, a propriedade pode assumir como padrão o líder da equipe.
Opcional: pare aqui! Se você faz parte de uma equipe recém-formada ou tem uma rede menos complexa, as etapas cumpridas até aqui podem ser suficientes. Se a equipe tem um entendimento compartilhado da rede, do que é necessário para ter sucesso e onde concentrar os esforços, então você cumpriu o esperado. Parabéns!
Se quiser continuar, faça uma pausa rápida e, então, siga com o reagrupamento. Você também pode dividir as atividades em alguns dias para considerar diferentes fusos horários ou cargas de trabalho.
DICA: crie espaços seguros
Defina como as informações vão ser discutidas após a tática. Elas vão ser compartilhadas com a liderança por meio de um plano de comunicação aos interessados? Como você vai promover melhorias no relacionamento com a rede de equipes? Considere adotar a Regra Chatham House.
5. Determine a força da interação 15 min
Agora é hora de discutir a força da interação entre sua equipe e cada equipe que você categorizou como crítica. Desenhe linhas para indicar a força das interações mais importantes entre as equipes.
Força de interação:
- Linha sólida: interações sistêmicas estão acontecendo (por exemplo, uma reunião agendada ou um canal específico do Slack).
- Linha tracejada: interações ad-hoc são empregadas. Os exemplos são a confiança em relacionamento pessoal e colaboração reativos (motivados por incidentes ou problemas).
- Linha pontilhada: esse relacionamento requer novos métodos de colaboração.
Para interações de rede mais desafiadoras, temos sugestões de uma variação abaixo para ser executada com os proprietários do relacionamento.
DICA: seja ousado!
Você se considera ousado? Por que não pedir aos líderes das equipes críticas que realizem esta tática com elas? Se identificar lacunas, comece definindo Funções e responsabilidades da tática com as equipes.
Acompanhamentos
Agora que o documento foi concluído, dê uma olhada nele para identificar os pontos fortes e fracos da rede. Encontre as equipes com as quais você precisa melhorar a força de interação. Essas são as equipes nas quais você deve se concentrar enquanto trabalha para fortalecer a rede de equipes. Pense em algumas maneiras de fazer isso acontecer.
A primeira etapa deve garantir que o proprietário do relacionamento reserve um tempo no calendário para entrar em contato com a equipe da rede. O proprietário do relacionamento é responsável por disponibilizar atualizações ao grupo sobre as ações de melhoria.
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Variações
Como melhorar a saúde da rede 10 min
Reúna os proprietários do relacionamento e prepare o terreno para o componente de integridade da rede do processo. Cada uma das equipes críticas da rede vai receber uma classificação de saúde para cada uma das categorias abaixo. Garanta que todos tenham tido a chance de revisar as categorias e fazer perguntas esclarecedoras antes de continuar. Os proprietários podem avaliar a equipe da rede de forma assíncrona ou ao vivo de forma independente.
Se você executou a tática acima em um documento ou ferramenta de gerenciamento de trabalho, sugerimos adicionar uma tabela ou lista para cada categoria abaixo ou, de preferência, transferir o mapa de rede para uma ferramenta de quadro branco. Se estiver usando uma ferramenta de quadro branco digital, sugerimos as imagens abaixo. Usar um dos modelos recomendados vai deixar isso muito mais fácil! Se você estiver conduzindo a tática em pessoa, também vai poder usar diferentes conjuntos de pontos ou adesivos.
Categorias de saúde da rede e próximas etapas sugeridas
Visibilidade:
- Tempestade: as equipes têm dificuldade para ver o trabalho umas das outras.
- Chuva: as equipes conseguem ver o trabalho das outras, mas é difícil de entender.
- Nublado: as equipes sabem onde encontrar trabalho de alto nível, mas têm dificuldade em se engajar.
- Ensolarado: a transparência é a chave. Temos um entendimento compartilhado.
Sugestão:
- Crie um pôster de projeto para que todos fiquem cientes.
Coordenação:
- Irritado: as equipes não conseguem trabalhar juntas para criar planos coordenados.
- Triste: as equipes se coordenam por meio de favores e negociações.
- Neutro: as equipes só alinham planos de alto nível.
- Feliz: as equipes priorizam trabalhar juntas para criar planos coordenados.
Sugestão:
- Execute Funções e responsabilidades para obter clareza sobre como as equipes vão trabalhar juntas.
- Tente tomar decisão com transparência com o DACI.
Alinhamento:
- Mão levantada: as equipes não acham que precisam estar alinhadas, mas a parceria é fundamental para o sucesso.
- Polegar para baixo: as equipes lutam para se alinhar com metas e prioridades.
- Polegar para o lado: as equipes acreditam que estão alinhadas, mas aparecem sinais de alerta.
- Polegar para cima: as equipes se alinham e se adaptam com fluidez às metas e prioridades.
Sugestões:
- Encontre o alinhamento estratégico por meio de metas, sinais e medidas.
- Crie um Mapa da jornada do cliente para gerar uma compreensão compartilhada do cliente.
Feedback e aprendizagem:
- Sentados: as equipes não conseguem compartilhar os principais aprendizados ou feedbacks com eficácia.
- Caminhando: apenas uma equipe compartilha o aprendizado ou o feedback.
- Bicicleta: as equipes compartilham conhecimentos ou feedback, mas não aplicam nenhuma alteração.
- Carro: As equipes criaram uma maneira de aprender e crescer umas com as outras.
Sugestão:
- Faça uma Retrospectiva entre equipes.
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