Plano de comunicação aos interessados

Faça seu dever de casa (30 min)

Crie uma tabela em um quadro branco ou documento colaborativo. Os cabeçalhos das colunas devem ser: "Público, Canais, Comunicações, Links/Mais informações". Categorize as linhas como: "Diário, Semanal, Quinzenal, Mensal, Trimestral, Anual, Ad Hoc".

Peça a todos para virem à reunião com suas próprias listas de públicos (partes interessadas), que podem incluir: seu patrocinador executivo, membros da equipe, equipe de liderança, equipes com quem você tem parceria, equipes adjacentes ou posteriores, etc.

Se possível, o facilitador da reunião deve vir com uma lista das comunicações existentes da equipe com as partes interessadas, incluindo o porquê você está comunicando algo e os canais que normalmente usa. Esta lista vai conter coisas cotidianas, como atualizações sobre pequenas decisões feitas em canais do Slack, e comunicações pontuais, como sessões de almoço e aprendizagem ou apresentações em reuniões abertas.

Defina a meta (10 min)

Crie uma declaração, ou grupo de declarações, descrevendo o que você quer alcançar ao preparar um plano de comunicação às partes interessadas. Use o formato {VERBO} + {SUBSTANTIVO}. Peça para que uma pessoa anote no quadro branco enquanto todo o grupo participa do brainstorming. Suas declarações de metas não têm que ser perfeitas, então mire nos "quase 80%" e faça um timebox para a atividade. Você sempre pode lapidar depois, se for necessário.

Exemplo de metas de plano de comunicação:

• Construir a confiança dos interessados.
• Reduzir os riscos resultantes de esforço duplicado e gargalos de dependências.
• Informar equipes posteriores sobre o que estamos fazendo e como isso pode afetar o trabalho delas.

Defina quem são suas partes interessadas (5 min)

Formem grupos de 2 a 4 pessoas e analisem os brainstormings dos interessados que todos prepararam como tarefa prévia. Decidam em grupo quais são as principais partes interessadas a serem incluídas em seu plano de comunicações. Para cada interessado, defina o relacionamento com seu projeto/equipe. É um tomador de decisão? Parceiro de discussão? Colaborador especialista? Removedor de obstáculos?

Juntem todos na equipe maior e conversem para chegar a um consenso sobre os interessados para quem vocês estão criando.

Defina seus métodos de comunicação (15 min)

Agora, determine a forma mais eficiente para se comunicar com cada parte interessada.

Pense sobre o conteúdo que vai compartilhar e a ferramenta que vai usar. Por exemplo, com sua equipe direta, você pode escolher se comunicar numa sala de bate-papo dedicada a compartilhar atualizações menores e pedir dados uns dos outros.