Reuniões rápidas em ação
Esta equipe de contabilidade realiza as reuniões rápidas pelo Zoom e usa o Trello para o quadro de projetos.
Esta equipe de desenvolvedores de software conduzem as reuniões rápidas presenciais.
Esta equipe de lançamento de produtos trabalha em fusos horários diversos, então usa o Slack para executar reuniões rápidas assíncronas.
O que você vai precisar
Remoto
Videoconferência com compartilhamento de tela
Quadro de projeto digital
Presencial
Espaço de reunião
Tela de exibição
Quadro de projeto digital
Templates opcionais
Templates da Atlassian
Instruções para executar esta tática
1. Preparação 5 min
Escolha sempre o mesmo horário e espaço de encontro para cada reunião rápida.
Para as equipes remotas, use ferramentas de videoconferência que permitam o compartilhamento de tela do quadro de projetos.
Para equipes presenciais, experimente locais tranquilos do escritório perto do quadro de trabalho.
Se você nunca fez reuniões rápidas antes, pode ser boa ideia compartilhar as seguintes perguntas antes da reunião, para que a equipe possa vir preparada.
Pensando sobre [inserir meta de equipe],
"Desde a última reunião rápida, eu…"
"Antes da próxima reunião rápida, eu vou…"
"O que está me atrapalhando é…"
DICA: PRIORIZE PRIMEIRO
Onde a equipe compartilha o conteúdo do trabalho que estão realizando? Se a resposta for "A gente não compartilha", experimente a Tática de Matriz de priorização e aplique em algum quadro de projeto (ver template).
2. Reunião rápida 15 min
Fique de pé! Sim, mesmo em videoconferências. Assim é mais fácil manter o foco da reunião.
Cada membro da equipe compartilha um pouco sobre o progresso feito desde a última reunião rápida, os planos para o a próxima reunião e se existe algo atrapalhando o progresso. A reunião não deve demorar mais que 15 minutos.
DICA: LIDERANÇA DE EQUIPE
Os gerentes podem ficar tentados a participar da reunião rápida da equipe, para serem atualizados ou direcionar o trabalho. Mas, se participarem, a reunião acaba ficando mais lenta, e a equipe fica com menos autonomia. Em vez juntar todos na mesma, faça reuniões com os gerentes para pensar outra forma de suprir as necessidades deles.
DICA: CAVE MAIS FUNDO
Se tudo está indo bem demais, desconfie. Experimente perguntar:
"Se eu tivesse de pedir ajuda para algo, seria…"
"Eu poderia fazer acontecer mais rápido se…"
Acompanhamentos
Tópicos off-line
Após os 15 minutos de reunião, diga que quem quiser, pode sair. E, se alguém tem tempo e algo a discutir com a equipe, pode ficar e continuar a conversa.
Ajuda dos amigos
Faça reuniões de acompanhamento com os membros da equipe para que eles ajudem um ao outro nos desafios que surgiram na reunião.
Variações
Distribuição global
Você está trabalhando em fusos horários diferentes? Faça reuniões rápidas assíncrona com a equipe. Use as plataformas de comunicação de preferência, em que seja possível que todos escrevam e apresentem atualizações. Algumas plataformas de comunicação, como o Slack, oferecem até configuração de bots para lembrar a equipe de enviar as atualizações.
Caminhe pelo quadro
Em vez de ir de pessoa em pessoa, explore o quadro de trabalho avaliando item por item. Comece pelos itens bloqueados e fale sobre como eles podem ser desbloqueados. E então, passe pelos itens que restaram para discutir como completar esses itens.
Passe a bola
Para equipes presenciais, pegue algum objeto para os membros da equipe jogarem à próxima pessoa que querem que fale. Para equipes remotas, faça cada pessoa escolher quem quer ouvir na sequência.
Da equipe Atlassian, para você
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