Jira Automation: Grundlagen und häufige Anwendungsfälle

Was ist Automation?

Die Automatisierung ermöglicht es dir, dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Dank automatisierter Prozesse und Workflows müssen deine Teams keine Zeit mehr mit manuellen, repetitiven Aufgaben verschwenden. Mit unserem einfachen No-Code-Regelgenerator kannst du Automatisierungsregeln erstellen und alles von den einfachsten, sich wiederholenden Aufgaben bis hin zu den komplexesten Szenarien erledigen – und das alles in nur wenigen Klicks.

Automation ist derzeit in Jira Cloud und Confluence Cloud verfügbar.

Was sind die wichtigsten Elemente von Automatisierungsregeln?

Automatisierungsregeln haben drei Bestandteile: Trigger, die die Regel auslösen, Bedingungen, die die Regel spezifizieren, und Aktionen, die Tasks auf deiner Website durchführen.

Trigger, Bedingungen und Aktionen sind die Bausteine der Automatisierung. Kombiniere diese Bausteine, um Regeln aller Art zu erstellen: vom Schließen alter Vorgänge bis hin zur Teambenachrichtigung bei Release-Auslieferung.

In der Produktbibliothek findest du einige Automatisierungsvorlagen, die dir den Einstieg erleichtern.

Außerdem findest du in der Vorlagenbibliothek für Automatisierung noch viele weitere Automatisierungsvorlagen und Benutzerhandbücher zum Verwenden und Lernen.

Was sind Trigger?

Jede Regel beginnt mit einem Trigger. Das heißt: Eine Regel wird nur ausgeführt, wenn der entsprechende Trigger auftritt Ein Trigger ist zum Beispiel die Erstellung eines Vorgangs in Jira oder die Änderung eines Feldwerts. Du kannst auch Regeln auslösen, die über Drittanbieter wie Bitbucket oder GitHub ausgeführt werden.

Du kannst Trigger so einstellen, dass sie manuell ausgeführt werden – basierend auf einer von dir festgelegten oder geplanten Bedingung.

Liste der verfügbaren Trigger anzeigen.

Was sind Bedingungen?

Mit Bedingungen kannst du den Umfang deiner Regel eingrenzen. Deine Regel wird nur dann weiter ausgeführt, wenn alle passenden Bedingungen erfüllt werden. So kannst du zum Beispiel festlegen, dass ein Vorgang nur dann eskaliert wird, wenn dies besonders dringend ist.

Wird eine Bedingung nicht erfüllt, so werden die Regel und die damit verbundene Aktion nicht mehr ausgeführt.

Liste der verfügbaren Bedingungen anzeigen.

Was sind Aktionen?

Aktionen sind das, was deine Regel ausführt. Mit ihnen kannst du Tasks automatisieren und Änderungen an deiner Site vornehmen. Sie erlauben es dir, viele unterschiedliche Tasks auszuführen: Vorgänge bearbeiten, Benachrichtigungen versenden, Sub-Tasks erstellen und vieles mehr.

Liste der verfügbaren Aktionen anzeigen.

Was ist Branching?

Vorgänge stehen in Jira selten für sich allein. Sie haben oft Sub-Tasks, sind Storys, die zu einem größeren Epic gehören, oder sind aus bestimmten Gründen mit anderen Vorgängen verknüpft. Wenn du Automatisierungsregeln erstellst, kommt es also oft vor, dass sich Aktionen nicht nur auf den ursprünglichen Vorgang beziehen sollen, der die Aktion ausgelöst hat, sondern auch auf alle anderen Vorgänge, die mit dem ursprünglichen Vorgang in Verbindung stehen.

Mit speziellen Bedingungen und Aktionen können effektive Regeln erstellt werden, die auch dann den Anforderungen gerecht werden, wenn Vorgänge komplex verknüpft sind. Zum Beispiel kann überprüft werden, ob alle Sub-Tasks eines übergeordneten Vorgangs erledigt wurden.

Weitere Informationen zur Arbeit mit verknüpften Vorgängen.

Was sind Smart Values?

Mit Smart Values kannst du auf viele unterschiedliche Vorgangsdaten deiner Site zugreifen und diese bearbeiten. So kannst du effektivere und komplexere Regeln erstellen. Beispiel: Der Smart Value {{now.plusDays(5)}} ermittelt die aktuelle Zeit und fügt 5 Tage hinzu. Der Smart Value {{{{issue.summary}}}} gibt die Zusammenfassung des Vorgangs aus.

Weitere Informationen zu Smart Values.

Was ist ein Rule Actor?

Der Rule Actor ist der Benutzer, der eine Regel ausführt. Dieser Benutzer muss die nötigen Berechtigungen besitzen, um die Regel auszulösen, und alle Aktionen abschließen, die durchgeführt werden sollen. Beispiel: Wenn eine Regel erstellt wird, laut der ein Vorgang nach Ausführung kommentiert werden soll, muss der Rule Actor berechtigt sein, einen Kommentar hinzuzufügen. Ansonsten löst die Regel einen Fehler aus.

Auf deiner Site wird der Rule Actor standardmäßig als Automation App User festgelegt. Du hast jetzt aber die Möglichkeit, den Rule Actor für deine Automatisierungsregeln zu ändern.

Was ist ein Regelstatus?

Du kannst den Status der Automatisierungsregeln überprüfen. So kannst du feststellen, ob sie aktiv sind oder nicht. Wenn eine Regel inaktiv ist, wird sie solange nicht ausgeführt, bis sie aktiviert wird. Der Status einer Regel kann auf dem Bildschirm "Details" überprüft werden.

Aktiviert Die Regel ist derzeit aktiv.
Deaktiviert Die Regel ist derzeit inaktiv.
Entwurf Die Regel wurde angepasst und noch nicht veröffentlicht.

Weitere Informationen zum Regelstatus

Was ist ein Audit-Protokoll?

Für jede Regel gibt es ein Audit-Protokoll. Es gibt an, wann die Regel ausgelöst wurde, was das Endergebnis der Ausführung war und welche Aktionen durchgeführt wurden.

Du kannst das Audit-Protokoll einer einzelnen Regel, eines gesamten Projekts oder auf globaler Ebene anzeigen. Behalte deine Audit-Protokolle immer im Blick, sie helfen dir, Fehler bei Regeln zu beheben.