Ein Meeting-freier Tag, auch bekannt als "Get It Done Day"

ZWECK DIESES SPIELS

Du schaffst damit Raum für konzentriertes Arbeiten und gezielte Problemlösungen.

Vorbereitung (60 Minuten)

Formuliere eine schriftliche Begründung für einen GID Day. Du kannst das Spiel mit den 5 Warum-Fragen nutzen, um herauszufinden, inwiefern Interaktionen und Meetings die Produktivität des Teams beeinträchtigen. Auch ein Projektposter kann dir helfen, deine Ideen zu sortieren. Dein Ziel ist ein Konzept für den GID Day, das du dem Führungsteam deines Unternehmens präsentieren kannst.

Es empfiehlt sich, den GID Day zunächst nur als Probelauf zu planen. So kannst du testen, ob das Konzept in deinem Unternehmen funktioniert, und den Teams Gelegenheit für Anpassungen und Neubewertungen geben. Ob der Probelauf erfolgreich war, lässt sich beispielsweise an einer höheren Backlog-Burndown-Velocity und an Umfrageantworten ablesen. Zur Erinnerung: Am meisten profitiert ihr, wenn dein Team und alle Teams, mit denen ihr Überschneidungen habt, an denselben Tagen GID Days durchführen.

ZUSTIMMUNG EINHOLEN

Teile das Konzept mit deinem Team, oder stelle es den Teammitgliedern vor und bitte um Feedback. Für Manager ist ein Tag ohne geplante Meetings eine gute Möglichkeit, am Anfang der Woche einen Teil ihrer endlosen To-do-Liste abzuarbeiten und den Kontakt zu ihren Teams zu pflegen.

EINEN TAG FESTLEGEN

Es ist nicht leicht, für den GID Day einen Tag zu finden, der allen Beteiligten gut passt. Du kannst eine Umfrage unter deinen Teams durchführen oder dich nach Überschneidungen bei den Zeitzonen richten, wenn ihr weltweit verteilt arbeitet.

Wenn es die Zeitzonen zulassen, ist Montag ein guter Tag für einen GID Day. Wenn sich an das übliche Stand-up direkt ein einstündiges Planungsmeeting anschließt, kommt das Team zum Wochenanfang gar nicht erst richtig in Schwung. Ein GID Day gibt den Teammitgliedern die Möglichkeit, stattdessen den laufenden Sprint abzuschließen und so viele Tickets wie möglich zu bearbeiten. Im Planungsmeeting für den neuen Sprint am Dienstagmorgen können sie dann kurz besprechen, ob die Sprint-Ziele erreicht wurden.

STRATEGIE FÜR MEETINGS ANPASSEN

Versuche, eure üblichen Meetings auf ein Minimum zu reduzieren. Vielleicht kannst du bei dieser Gelegenheit sogar Meetings, die keinen echten Mehrwert bringen, ganz streichen. Alternativ bietet es sich an, alle Meetings vom GID Day auf einen anderen Tag zu verschieben.

Diese Meetings sollten am GID Day nicht stattfinden:

• Teammeetings
• Meetings mit der Unternehmensführung (z. B. Town Hall-Meetings)
• Persönliche Meetings (soweit praktikabel)

Diese Meetings können bei Bedarf am GID Day stattfinden:

• Arbeitssitzungen/Whiteboard-Sitzungen
• Zusammenarbeit von Fachexperten an komplexen Problemstellungen
• Einstellungsgespräche mit externen Bewerbern (wenn sich kein anderer Tag findet)

Stand-ups, sofern sie kurz und sinnvoll sind – darüber können die Teams selbst entscheiden.

KOMMUNIZIEREN UND ERMUTIGEN

Sorge dafür, dass dein Team weiß, worum es beim GID Day geht: Versende Kalendereinladungen, teile Richtlinien für die optimale Gestaltung des Tags und denke an Unterstützung für Bereitschaftsteams, die am GID Day möglicherweise zusätzliche Ressourcen benötigen.

Alle Beteiligten sollten wissen, was sie von dieser Änderung erwarten können und welche Vorteile du dir davon erhoffst. Für funktionsübergreifende Teams kann es schwierig sein, neue Termine für wöchentliche Meetings zu finden. Erinnere diese Teams daran, welche Vorteile konzentriertes Arbeiten und eine höhere Produktivität haben. Verfolge im Anschluss an den GID Day, ob diese Vorteile tatsächlich erzielt werden oder nicht.