Conocer y usar las tablas RACI

¿Qué es una tabla de RACI?

Una tabla RACI, o matriz de asignación de responsabilidades, es una herramienta de gestión de proyectos que define y aclara los roles y responsabilidades dentro del equipo de un proyecto. Las tablas RACI clasifican estas funciones en cuatro componentes: Responsable, Aprobador, Consultor y Destinatario de la información. Ayuda a establecer una comunicación clara, a mejorar la toma de decisiones y a definir la responsabilidad de las tareas o los resultados.

• Responsible (Responsable): a la persona responsable se le delega una responsabilidad que debe cumplir respetando los parámetros y los plazos acordados. Una tarea puede tener más de una persona responsable.
• Accountable (Aprobador): la persona aprobadora se asegura de que todos los miembros responsables completen su tarea. No debe delegarse: lo mejor es asignar la tarea a una sola persona que pueda tomar las decisiones y dar orientación.
• Consulted (Consultor): la persona consultada es la que posee los conocimientos del equipo. Su papel es el de ayudar, contextualizar y aconsejar sobre la tarea. Identifica a estas personas desde el principio para poder incorporarlas al proyecto y a su flujo de trabajo.
• Informed (Informado): la parte informada suele ser una parte interesada, el equipo directivo o un aprobador que quiere y necesita información sobre el proyecto del equipo. Asegurarse de que haya una parte informada promueve la transparencia interna, la coordinación del equipo y los plazos precisos de los proyectos.

Integra las tablas RACI en el proceso de planificación del proyecto, ya que se pueden utilizar para completar los hitos y las hojas de ruta del proyecto o los diagramas de Gantt, para ofrecer una visión completa de los roles y responsabilidades en las distintas fases del proyecto.

Cuándo usar un marco RACI

Entender cuándo y cómo usar un gráfico RACI puede aumentar significativamente la eficiencia y la claridad del proyecto. Estos son los momentos clave en los que utilizar un marco RACI.

Al principio de un proyecto: definir quién es responsable, aprobador, consultor e informado desde el principio establece unas expectativas y unos canales de comunicación claros. Esta claridad ayuda a evitar problemas porque todos entienden su rol, fomenta la colaboración, reduce la ambigüedad y aumenta la probabilidad de cumplir con los plazos.

En proyectos complejos con muchos miembros del equipo: si hay varias partes interesadas, aumenta el riesgo de que se superpongan las responsabilidades y de que haya problemas de comunicación. Una tabla RACI simplifica estas complejidades al definir las funciones y vías de comunicación con el fin de lograr una coordinación fluida y reducir la confusión.

Durante los cambios organizativos: con una tabla de RACI, los roles están claros durante una reestructuración o en los cambios de personal. Proporciona estabilidad, da a conocer los objetivos del proyecto a los nuevos miembros del equipo y es una herramienta de incorporación eficaz, ya que establece las responsabilidades y la integración en la hoja de ruta del proyecto.

Durante las transiciones a la metodología ágil: las tablas RACI dejan claros los roles y los procesos durante las transiciones a la metodología ágil. Define las responsabilidades de las funciones de scrum, como el propietario del producto y el experto en scrum, y describe la participación en eventos como la planificación de sprints y la revisión del código. Esta claridad facilita la transición a la metodología ágil al proporcionar una estructura.

Durante las revisiones de los proyectos: las tablas RACI ayudan con la rendición de cuentas y la responsabilidad, y sirven para identificar los cuellos de botella o las desviaciones. Las actualizaciones periódicas permiten la reasignación de roles según sea necesario para abordar las dificultades o los cambios de alcance. Este proceso es la base de un enfoque de gestión de proyectos estructurado y adaptativo que contribuye al éxito.

Las ventajas de las tablas RACI

Los gráficos RACI ofrecen muchas ventajas a las empresas, entre ellas las siguientes:

• Mayor claridad en los roles y responsabilidades: las tablas RACI dejan claros los roles porque definen quién es el responsable, el aprobador, el consultor y el informado de cada tarea, lo que minimiza la confusión y la superposición.
• Comunicación centralizada: las tablas RACI son el punto central de la información sobre los roles y la optimización de la comunicación.
• Mayor responsabilidad: las tablas RACI dejan claras las responsabilidades al asignar alguien específico a cada tarea y subtarea.
• Mejor planificación y gestión de los proyectos: tener claros los roles y las responsabilidades ayudan a definir plazos realistas y a asignar los recursos de forma eficaz. Saber quién es el responsable de cada parte del proyecto permite a los gestores abordar los posibles cuellos de botella de forma proactiva.

Las limitaciones de las tablas de RACI

Las tablas de RACI ofrecen muchas ventajas, pero también tienen algunas limitaciones.

• Puede que los equipos confíen demasiado en ellos y descuiden otros aspectos cruciales de la comunicación y la gestión de proyectos.
• Dejan clara la participación en las tareas, pero no ofrecen orientación sobre su realización, lo que provoca incoherencias a causa de las diversas interpretaciones de las responsabilidades.
• Describen las responsabilidades, pero no tienen en cuenta la naturaleza dinámica de los proyectos.

Para superar estas limitaciones, lo mejor es utilizar las tablas de RACI con otras prácticas ágiles, como las reuniones rápidas diarias, las retrospectivas y la mejora continua. Puedes complementarlas con documentación detallada sobre el proceso o plantillas de RACI para fases o entregas específicas del proyecto.

Crear una tabla de RACI

Crear una tabla RACI implica establecer con precisión los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo. Sigue los pasos que aparecen a continuación para aumentar la eficiencia del proyecto y la claridad del equipo.

Paso 1: Identifica las tareas y la carga de trabajo

Primero, define las tareas principales. Imaginemos una situación en la que un equipo vaya a lanzar un nuevo sitio web. Este primer paso podría ser diseñar un diagrama reticular de la página de inicio, crear gráficos y animaciones, identificar las palabras clave de SEO, configurar el dominio y el servidor, y escribir el texto de la página de inicio.

Junto a tu equipo, deberías identificar las subtareas para evitar problemas que pudieran interrumpir tu flujo de trabajo y retrasar las entregas.

Paso 2: Identifica los roles

Luego, deberías hablar con tu equipo sobre los roles y las responsabilidades. Una plantilla de roles y responsabilidades puede simplificar este proceso.

En el escenario del sitio web, las tareas de diseño gráfico pueden incluir:

• Creación de gráficos y animaciones (Ariel)
• Diseño de una imagen principal para un sitio web (Natalie)
• Revisión y aprobación de una imagen principal (Tessa)
• Animación de la imagen principal y conversión a .mp4 (Anji)
• Integración de la imagen principal final en el esquema (Ariel)

Para estas tareas específicas, Natalie y Anji se centran en contribuir al diseño y la animación, Tessa se asegura de que la imagen inicial se ajusta a las directrices de la marca y Ariel supervisa el proyecto para garantizar que el producto final se ajusta al esquema.

Paso 3: Crea tu gráfico

Si entiendes con claridad las responsabilidades de cada persona, puedes organizar estas tareas y roles en un gráfico para comunicarte correctamente con el equipo y llevar un seguimiento de tu progreso.

Paso 4: Analiza tu gráfico e identifica las carencias

Dirige una sesión con tu equipo para identificar las carencias o superposiciones en el gráfico. De este modo, se evita la duplicación del trabajo y se detecta cualquier obstáculo antes de que se produzca. Sigue directrices generales sobre tu modelo de RACI, desde identificar carencias y superposiciones hasta analizar el equilibrio entre las personas asignadas.

Espera algunas superposiciones y dependencias, y asegúrate de que siempre haya una persona responsable por tarea, que actúa como responsable del proyecto a nivel de tarea e impulsa el proceso para evitar tener más de una persona a cargo.

Limita el número de personas responsables y consultadas. Tener demasiadas personas responsables puede generar confusión y provocar que se descuiden las tareas. Tener demasiadas consultadas puede provocar opiniones contradictorias, así que asegúrate de que las personas responsables reciban instrucciones claras.

Por el contrario, tener poca gente sugiere una falta de comunicación ascendente y de transparencia, así que asegúrate de que los líderes y las partes interesadas están plenamente informados y que respaldan la aprobación y la implementación sin problemas.

Usar un gráfico RACI en Confluence

Integrar tu matriz RACI en los documentos de Confluence mejora la comunicación y la responsabilidad del proyecto.

A continuación, te indicamos cómo añadir una matriz RACI en Confluence:

1. Haz clic en "Insertar" en la barra de herramientas superior y selecciona "Tabla" en el menú desplegable.
2. Elige el número de filas y columnas necesarias para tu tabla de RACI en el cuadro de diálogo de la tabla. Por ejemplo, para un proyecto de cuatro tareas, configura una tabla con cinco filas y cinco columnas.
3. La primera fila debe incluir los siguientes encabezados: Tarea, Responsable, Aprobador, Consultor e Informado.
4. Rellena la tabla con la información pertinente. Asigna el código RACI adecuado a cada miembro del equipo para cada tarea o actividad. Puedes utilizar esta tabla en cualquier página pertinente de un proyecto de Confluence, como las actas de proyectos y las agendas de inicio, o añadiendo la página como una tarjeta de Trello o en una incidencia de Jira.

Prácticas recomendadas para la tabla de RACI

Entre las prácticas recomendadas de la matriz RACI, se incluyen mantener tu gráfico sencillo, implicar a los miembros del equipo en el proceso, revisar el gráfico con regularidad, documentar los cambios y garantizar la coherencia.

Apuesta por la sencillez

La tabla de RACI debe ser sencilla e intuitiva. Para mejorar la accesibilidad, utiliza ayudas visuales como colores o símbolos en Confluence. Haz que el gráfico sea conciso y que se destaquen solo las tareas y responsabilidades cruciales: lleva un seguimiento de las subtareas con Trello o Jira.

Incluye a los miembros del equipo en el proceso

Etiqueta a todos los miembros del equipo que participan en el proyecto al actualizar la tabla para que todos estén al tanto de los cambios y sepan cuál es su rol. Usa los comentarios de Confluence o los mensajes directos para informar de las actualizaciones de forma asíncrona.

Revisar y actualizar periódicamente

Revisa y actualiza tus tablas de RACI con regularidad para reflejar el estado actual del proyecto. Comprueba que los roles están actualizados, que las tareas se han completado y que las dependencias están claras. Planifica las revisiones y actualizaciones con Confluence y asigna a un miembro del equipo para que supervise el proceso.

Cambios en el documento

Documenta los cambios en la tabla de RACI de Confluence, incluidos la fecha, la persona responsable y el motivo del cambio, para mantener a todo el mundo informado y al tanto de los motivos de las actualizaciones.

Garantizar la coherencia

Asegúrate de que tus gráficos y tareas sean coherentes. Establece directrices claras para el uso de los gráficos y asegúrate de que todos los miembros del equipo las entienden. Usa complementos, plantillas o macros de Marketplace en Confluence para mantener la coherencia en todos los proyectos y equipos.

Mejora la eficiencia del equipo con las tablas de RACI

Las tablas de RACI simplifican la gestión de proyectos, fomentan una comunicación clara y mejoran la responsabilidad del equipo. Simplifica las tablas, involucra a los miembros del equipo, revisa el progreso con regularidad y documenta los cambios meticulosamente para garantizar un flujo de trabajo fluido y unos resultados de proyecto exitosos.

Para mejorar tus capacidades de gestión de proyectos, considera usar Confluence, que ofrece lo siguiente:

• Documentación centralizada: almacena las tablas de RACI para que todos los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a la última versión.
• Colaboración y transparencia: colabora en la creación y actualización de la tabla de RACI para mantener a todo el mundo alineado.
• Integración con Jira: vincula las tareas y las incidencias directamente a la tabla de RACI para mejorar el contexto y la trazabilidad.
• Personalización y plantillas: utiliza plantillas y macros personalizables, como la macro Propiedades de la página, para obtener tablas de RACI claras y atractivas.
• Control de versiones: rastrea los cambios a lo largo del tiempo y vuelve a las versiones anteriores si es necesario.
• Accesibilidad y uso compartido: comparte fácilmente las tablas de RACI con los miembros del equipo, las partes interesadas y partes externas.

Crea y mantén tablas de RACI de manera más eficiente, aclara los roles y las responsabilidades, mejora la comunicación y aumenta el éxito del proyecto. Crea una tabla de RACI en Confluence gratis.