Cartel de equipo en acción
El equipo del sistema de diseño de Atlassian utiliza una plantilla de Confluence para crear su cartel de equipo.
El equipo de soporte de Cloud Enterprise de Jira Service Management utiliza una plantilla de Confluence para crear su cartel de equipo.
El equipo de prácticas de formas de trabajo del cliente utiliza el cartel de equipo para compartir su propósito y su visión.
Material necesario
A distancia
Videoconferencia con función de compartir pantalla
Herramienta de colaboración digital
Presencial
Papel de estraza
Rotuladores rojos, amarillos y verdes
Cuadernos
Plantillas opcionales
Plantillas de Atlassian
Instrucciones para la ejecución de esta estrategia
1. Preparación: líder 15 min
¡Prepara al líder del equipo para subir al escenario! Avísalos para que preparen las respuestas a dos indicaciones:
¿Cuál es el propósito de este equipo? Por ejemplo: "Como equipo de marketing, nuestra misión es ofrecer soluciones a los mayores retos de nuestra audiencia con contenido útil".
¿Cómo encajamos en la visión más general? Por ejemplo: "Colaboramos en la misión de nuestra empresa para desatar el potencial de todos los equipos. Nuestro objetivo es ser expertos en el trabajo en equipo para nuestros clientes".
Si aún estás definiendo las directrices más generales para tu equipo, un cartel de proyecto puede ser un buen punto de partida. Aquí describirás el alcance del proyecto, identificarás los problemas que estás solucionando y validarás las soluciones. La misión y la visión de tu empresa, combinadas con tus objetivos empresariales, pueden ser un buen punto de partida para definir tu propósito. Aunque queremos que esta página se centre en el área de responsabilidad del equipo, vincularla con una visión más amplia y a largo plazo puede servir de inspiración a tu público y motivarlo para que colabore.
CONSEJO: Crea tu manual de usuario
Una buena manera de ayudar a los nuevos miembros del equipo, los contratistas, los equipos de proyectos, las partes interesadas y los equipos de red a incorporarse rápidamente a tu equipo, es crear un manual de usuario donde se explique cómo quieres trabajar.
2. Preparación: miembros del equipo 10 min
Crea una página para alojar el cartel de equipo: te recomendamos utilizar la plantilla de Confluence. El líder del equipo debe revisar todos los elementos de la página para asegurarse de que preparan respuestas que contribuyan a la conversación. Por ejemplo: ¿Cómo vamos a cuantificar el éxito?
Programa una hora para que el equipo ejecute la estrategia en conjunto. Antes de la reunión, comparte el borrador del cartel de equipo con tu equipo para que todos incluyan su nombre, una foto, la ubicación, la función y, si es posible, un enlace a su manual de usuario en la sección "Conoce al equipo" del cartel de equipo.
3. Compartir el contexto del equipo 15 min
Haz que el líder del equipo presente un resumen con sus indicaciones:
¿Cuál es el propósito del equipo?
¿Cómo encajamos en la visión más general?
Todos los miembros del equipo deben ofrecer al menos un ejemplo sobre lo que ellos consideran y cualquier cosa que haya que aclarar. Puedes colaborar en silencio en el documento del cartel de equipo o pasearte por la sala y actualizarlo verbalmente. Si tu equipo es híbrido o remoto, utiliza un documento de lluvia de ideas en el que todos puedan colaborar a la vez. Dedica de 1 a 2 minutos a cada miembro del equipo durante la reunión telemática para compartir ejemplos de forma virtual. El objetivo es garantizar que todos compartan la idea del propósito general del equipo. ¡Sin excepciones!
Si aún no lo has hecho, documenta el propósito del equipo en la parte superior de tu página:
¡Hola! Somos [nombre del equipo]. Somos un [tipo de equipo] y nuestro propósito es [el propósito del equipo]. Nuestra visión es [una visión más general].
Por ejemplo: ¡Hola! Somos el equipo de contenido. Somos un equipo de reparto y nuestro propósito es contar historias de acuerdo con la misión del producto para facilitar la planificación de las comidas a todos los padres. Nuestra visión es convertirnos en expertos para que todas las familias tengan salud y sean más felices.
Incluye enlaces en la parte superior de la página al perfil del directorio de tu equipo, al proyecto y a los objetivos en Atlas. A medida que avances por cada sección de la página, no dudes en añadir enlaces a cualquier investigación o trabajo anterior realizado. Seguirás añadiendo contenido a este documento vivo a medida que tu equipo avance con el trabajo.
Ahora tu equipo analizará las siguientes preguntas para crear la historia de lo que el equipo pretende alcanzar, para quién, por qué y cómo lo conseguirá. Dedica un breve momento a cada una. En lugar de pararte a profundizar en todos los temas, pon el temporizador y analiza la perspectiva general un poco por encima como primer borrador. Se trata de un documento vivo, así que podrás regresar para desarrollar las categorías.
CONSEJO: Crea acuerdos de trabajo
Ayuda a tus compañeros y miembros del equipo para que sepan cuál es la mejor forma de participar en el equipo. Crea los acuerdos de trabajo de tu equipo para establecer quién, cuándo, dónde, cómo y el porqué de las reuniones y los rituales del equipo.
4. ¿Qué problema o problemas vamos a resolver? ¿Por qué? 5 min
Considera en primer lugar los principales problemas que tu equipo pretende resolver. Por ejemplo, ¿quieres reducir los tiempos de respuesta del servicio de atención al cliente? ¿Quieres aumentar la velocidad de tu plataforma?
Entonces, explica el porqué. ¿Por qué es importante resolver este problema para tus clientes o para la empresa? Por ejemplo, ¿es para que puedan volver a hacer su mejor trabajo? ¿Es para que puedan disfrutar del producto que han adquirido como estaba previsto? Añadirás más resultados empresariales en el paso 6.
5. ¿Quiénes son nuestros clientes? 5 min
¿A quién quieres servir? Tenemos un conjunto de estrategias que pueden ayudaros a alcanzar un entendimiento mutuo del cliente como equipo; intenta hacer una entrevista con un cliente, crear un mapa del recorrido del cliente, un mapa de empatía o, idealmente, un lienzo de experiencias.
6. ¿Cómo vamos a cuantificar el éxito? 5 min
¿Qué métricas empresariales y de experiencia te permitirán saber si has tenido éxito? ¿Cómo sabrás si vas por el buen camino? Prueba nuestra estrategia de objetivos, señales y medidas del equipo para perfeccionar tus criterios de éxito. Lidera con objetivos SMART: específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales. Esto orientará tu estrategia y te ayudará a cuantificar el éxito de un proyecto a otro.
7. ¿Qué soluciones ofrecemos actualmente? 5 min
¿A qué soluciones tienen acceso actualmente los clientes que este equipo cree o respalde? ¿Cuál es el modelo de negocio habitual para tu equipo? Analiza: ¿son eficaces estas soluciones? ¿Qué opiniones has recibido hasta ahora por parte de los clientes?
8. ¿En qué estrategia trabajamos actualmente? 5 min
¿Cuál es tu plan estratégico para el año que viene? ¿Se están abordando hitos o eventos específicos? ¿Qué tácticas tienes en mente para alcanzar tus objetivos? Este contexto es crucial para saber por qué se da prioridad a ciertos trabajos en lugar de explorar otras oportunidades.
9. Preguntas frecuentes 5 min
¿Con qué frecuencia recibe tu equipo las mismas preguntas de forma repetida? ¿Tienes una estructura de dependencia compleja con otro equipo o has asumido recientemente una nueva responsabilidad? Recopila las preguntas más frecuentes en una sección dedicada.
10. Contacta con nosotros 5 min
Para terminar la página, anota cómo pueden los equipos ponerse en contacto contigo. Puede ser tu canal de Slack, la lista de directorios de Atlas, Jira Service Desk o un formulario. Fija los roles y las responsabilidades de todo el equipo para que todos sepan con quién contactar para qué y cuándo. El ingeniero principal no debe acabar saturado con preguntas sobre la estrategia de diseño y el estratega de experiencia del cliente no debería responder preguntas sobre gestión de proyectos.
Tendrás puntos extra por completar acuerdos de trabajo y añadir tus reuniones y hábitos a la página con enlaces a las agendas y las actas de reunión.
Seguimiento
Usa el cartel del equipo como página principal del equipo y repite estas misiones con cada nuevo proyecto o sprint. Cuando trabajes con otros, preséntaselo también a las partes interesadas y los equipos de la red para que conozcan el propósito de tu equipo. Incluye el cartel del equipo en las incorporaciones, para que los nuevos miembros estén coordinados con el equipo cuando empiecen a trabajar contigo.
Recuerda que es un documento vivo. A medida que el equipo cambie y crezca, también cambiarán su propósito y la misión. Revisa la página al menos cada tres meses, o cada vez que haya cambios en el equipo, para comprobar si sigue plasmando con fidelidad el propósito y la estructura del equipo.
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