Mappatura del flusso di valore

La storia della mappatura del flusso di valore

Le origini della mappatura del flusso di valore sono spesso attribuite alla Toyota Motor Corporation. Tuttavia, non c'è chiarezza a tal proposito. Toyota potrebbe averlo adottato da fonti di altra origine oppure il modello potrebbe essere cresciuto organicamente grazie a idee condivise nella comunità della produzione snella. Le prime versioni dei diagrammi che rivelano il flusso di materiali e informazioni sono disponibili già nel 1918 in un libro intitolato Installing Efficiency Methods, di Charles E. Knoeppel.

All'interno di Toyota, la pratica si chiamava "mappatura del flusso di materiali e informazioni" e veniva eseguita senza darle troppa importanza. Il successo di Toyota e l'uso delle pratiche di produzione snella hanno contribuito a promuovere la mappatura del flusso di valore come best practice moderna per i team aziendali ad alta efficienza negli anni '90.

I vantaggi della mappatura del flusso di valore

La mappatura del flusso di valore è fondamentale per la sostenibilità aziendale. Ecco perché:

• Ridurre o eliminare gli sprechi può migliorare i profitti della tua azienda. Inoltre, ti permette di scoprire la causa ultima e la fonte degli sprechi.
• Una volta identificati i passaggi di consegna inutili come parte dei visualizzatori del flusso di valore, i tuoi team possono migliorare consapevolmente il comportamento, la cultura, la comunicazione e la collaborazione.
• I team scartano le opinioni individuali e danno priorità in base alla prospettiva del cliente.

Le sfide della mappatura del flusso di valore

La mappatura del flusso di valore può essere di per sé uno spreco, se non stai attento. Ecco come evitare le insidie più comuni:

• Il livello di impegno (LOE, Level of Effort) per condurre una mappatura del flusso di valore dovrebbe essere bilanciato con il valore potenziale e i risparmi. Fin dall'inizio, tieni d'occhio il ritorno sull'investimento (ROI).
• Coinvolgere persone esperte dal lato aziendale e dal lato del prodotto nella conduzione della mappatura del flusso di valore poiché il processo di mappatura potrebbe essere ampiamente interfunzionale e complesso.
• La paura e l'incertezza sono sintomi comuni quando si esegue la mappatura del flusso di valore e quindi il processo di identificazione degli sprechi può essere intenso.
• Migliorare un passo qui e un passo lì aumenterà sicuramente i risparmi. Tuttavia, potrebbe non tradursi direttamente in un miglioramento dei profitti fino al completamento di una procedura dettagliata completa. Detto questo, i piccoli passi sono spesso un ottimo modo per iniziare.
• Non avere fretta di utilizzare subito grafici, strumenti e simboli professionali. Per prima cosa, fai degli schizzi con la matita o usa una lavagna bianca per delineare l'idea. Una volta riflettuto sull'idea generale, formalizza la mappa in modo appropriato. Ricorda: stai cercando di ridurre gli sprechi e non di creare più di quanto esiste già.

Nel complesso, fare la mappatura del flusso di valore va bene, ma esagerare può essere problematico.

Casi d'uso della mappatura del flusso di valore

Diamo una breve occhiata al modo in cui la mappatura del flusso di valore può portare valore a vari settori. Il dominio determina gli elementi del processo che scorrono attraverso la mappa del flusso di valore.

In una catena di approvvigionamento, la mappatura del flusso di valore può eliminare costosi ritardi che portano a un prodotto finito. Nel settore manifatturiero, la mappatura del flusso di valore aiuta a identificare gli sprechi analizzando ogni fase della movimentazione dei materiali e del flusso di informazioni. Gli elementi del processo che attraversano il flusso di valore sono materiali.

Nel settore dei servizi, la mappatura del flusso di valore facilita servizi efficaci e tempestivi per i clienti esterni, mentre all'interno dell'amministrazione e degli uffici facilita i servizi per i clienti interni. Nel settore sanitario, la mappatura del flusso di valore garantisce che i pazienti siano trattati efficacemente con cure di alta qualità. Gli elementi del processo che attraversano il flusso di valore sono le esigenze dei clienti.

In che modo la mappatura del flusso di valore identifica e riduce gli sprechi

La mappatura del flusso di valore ha avuto origine nel settore manifatturiero aziendale. Immaginiamo, ad esempio, che una fabbrica di automobili riceva ordini per auto nuove e abbia bisogno di materie prime per produrle. L'azienda utilizza la mappatura del flusso di valore per delineare i passaggi necessari per produrre una nuova auto.

Dopo aver esaminato le fasi di produzione delle automobili, l'azienda individua una fase di passaggio dello sviluppo che sembra uno spreco. Questa fase di trasferimento richiede un carrello elevatore per spostare le materie prime da un lato di un magazzino alla linea di produzione. Tuttavia, questa mossa comporta rischi per la sicurezza e richiede tempo. Da questa intuizione l'azienda decide di spostare in modo permanente lo stoccaggio delle materie prime direttamente adiacente alla linea di produzione. Ciò aumenta l'efficienza e potenzialmente elimina del tutto il bisogno del carrello elevatore!

La produzione snella individua sette tipi di produzione di sprechi.

Sovrapproduzione

La sovrapproduzione è la fonte di molte altre forme di sprechi. Quando un prodotto fabbricato viene prodotto in eccesso, porta a ulteriori sprechi a causa di costi non necessari come stoccaggio extra, materie prime sprecate e capitale congelato in inventario inutile.

Inventario

Lo spreco di inventario è il costo di responsabilità derivante dallo stoccaggio e dalla conservazione di un inventario in eccesso. Questi sprechi includono lo spreco di spazio per l'inventario, lo spreco di affitto per lo spazio di stoccaggio, lo spreco relativo ai costi di trasporto e i rifiuti causati dal deterioramento dei prodotti stoccati.

Movimento

Lo spreco di movimento è il costo di tutti i movimenti di persone o macchine che potrebbe essere ridotto al minimo. L'esempio precedente relativo al carrello elevatore e al luogo di fornitura è un ottimo esempio di spreco di movimento e ottimizzazione. Gli sprechi di movimento hanno molti sottoprodotti di scarto, tra cui l'inquinamento, i rifiuti di carburante prodotti dai veicoli in esercizio, le riparazioni di manutenzione e i costi derivanti dalla rottura delle apparecchiature.

Difetti

Gli incidenti accadono e possono essere costosi. La gestione dei rifiuti difettosi è lo sforzo per identificare e mitigare gli incidenti e le imperfezioni che portano a prodotti finali difettosi. I prodotti difettosi sono costosi in quanto devono essere sostituiti, possono comportare costi di riciclaggio aggiuntivi o una perdita totale di materie prime.

Elaborazione eccessiva

Gli scarti di lavorazione eccessiva si riferiscono a qualsiasi fase del componente di produzione che può essere considerata non necessaria. Gli esempi includono l'aggiunta di funzioni che gli utenti non hanno richiesto o il perfezionamento di aree di un prodotto che potrebbero non essere visibili a un utente.

Attesa

I rifiuti di attesa sono il costo di qualsiasi fase del processo di produzione che sia lenta e causi una reazione ritardata alla produzione finale. L'attesa comporta spese per l'illuminazione, il riscaldamento, il raffreddamento e il rischio di scadenza di materiali o contratti.

Trasporto

I rifiuti di trasporto sono molto simili ai rifiuti di movimento. I rifiuti di trasporto riguardano i movimenti di trasporto esterno tra più sedi o con terze parti in cui il movimento ha a che fare con la circolazione interna nello stesso luogo.

Un'organizzazione di sviluppo software non si occupa di spostare fisicamente le materie prime nei magazzini per realizzare un prodotto finito. Lo sviluppo di software comporta la trasformazione di idee in esperienze utente tangibili che forniscono valore al cliente.

La mappatura del flusso di valore per un'azienda di software esamina il flusso di "input di idee" da fonti come l'assistenza clienti, i requisiti di vendita, l'analisi della concorrenza e la fornitura come risultato prezioso per il cliente finale. Le fasi del percorso di mappatura del flusso di valore dello sviluppo del software riguardano principalmente la comunicazione tra team.

L'utente richiede una funzionalità, i team di prodotto progettano la funzionalità, gli ingegneri ricevono il progetto e realizzano il software e il software viene spedito all'utente finale. La gestione del flusso di valore per il software può essere utilizzata per identificare i punti di spreco tra queste fasi.

Di seguito è riportato un elenco di sette tipi di sprechi presenti nello sviluppo di software o in altri lavori creativi.

Opera parzialmente completata

Si verifica quando il software viene emesso in uno stato incompleto. Può accadere a causa della mancanza di specifiche complete o della mancanza di copertura dei test automatizzati. Il lavoro parzialmente completato causa anche una serie di altri sprechi poiché è necessario ulteriore lavoro per pubblicare ulteriori aggiornamenti e completare le funzionalità mancanti.

Funzionalità extra

Spesso dette "feature creep", le funzionalità extra causano sprechi per via di una mole di lavoro maggiore del necessario" Le funzionalità extra sono funzionalità non direttamente richieste dagli utenti ma elaborate internamente in base a intuizioni o speculazioni. Le funzionalità extra possono nascere dalle migliori intenzioni, ma spesso sono un sottoprodotto di una distanza dalle effettive esigenze dei clienti.

Riapprendimento

Lo spreco da riapprendimento può derivare anche dalla mancanza di documentazione interna. Se si verifica un errore o un'interruzione del software, è consigliabile indagare e documentare perché l'interruzione si è verificata e come è stata risolta. Se si verifica nuovamente un errore e questo non è stato documentato, sarà necessario effettuare un'altra indagine e un altro ripristino.

Gli sprechi di riapprendimento si verificano anche quando un team o un individuo ha bisogno di superare la curva di apprendimento di una tecnologia sconosciuta. Le tendenze tecnologiche vanno e vengono rapidamente. I framework e le librerie più in voga vengono adottati immediatamente da sviluppatori junior entusiasti delle tendenze del mercato. Anche se un'organizzazione sa già come compilare una determinata funzionalità, potrebbe essere necessario imparare di nuovo a crearla in un nuovo framework.

Passaggi di consegna

Lo spreco relativo ai passaggi di consegna si verifica quando i proprietari dei progetti cambiano, quando cambiano i ruoli o c'è un ricambio dei dipendenti. I membri chiave del team se ne vanno e un progetto viene consegnato a un membro del team senza contesto. Questo scenario è difficile da evitare. Il passaggio può avvenire altrimenti a causa di una cattiva gestione e del cambiamento delle priorità dei membri del team durante l'azione.

Gli sprechi relativi ai passaggi di consegna possono avvenire anche attraverso le pipeline di comunicazione. Ad esempio, in un team DevOps, il team di sviluppo può integrarsi più strettamente con il team delle operazioni per aiutare a prevenire eventuali errori di comunicazione quando si passa un prodotto da mantenere. Questo è un esempio di come evitare lo spreco relativo ai passaggi di consegna.

Ritardi

I ritardi di solito si verificano quando ci sono dipendenze strettamente unite in un progetto. L'esecuzione a valle di un progetto può essere interrotta a causa di una dipendenza da una decisione o da una risorsa a monte. Sebbene sia meglio evitare dipendenze tra queste attività, può essere difficile distinguere perfettamente le attività tra di loro. Un ritardo in un'attività può comportare ritardi nelle attività correlate. I ritardi possono causare una serie di sprechi a cascata. Lo sviluppo di software avviene spesso a un ritmo rapido e le attività sono distribuite tra i membri del team.

Cambio di attività

Gli sprechi relativi al cambio di attività hanno qualità simili a quelle degli sprechi relativi ai passaggi di consegna. Mentre gli sprechi relativi ai passaggi di consegna si verificano quando le attività cambiano proprietario tra i membri del team, lo spreco di cambio attività riguarda un individuo. Il cambio di contesto mentale è costoso. C'è una cadenza mentale o un "flusso" che gli ingegneri del software raggiungono per produrre in modo ottimale un buon codice. Le organizzazioni efficienti lavorano per ottimizzare questo stato mentale per i loro ingegneri. Le organizzazioni inefficienti bombardano i loro ingegneri con distrazioni non critiche come riunioni ed e-mail che interrompono il loro flusso di lavoro.

Difetti

I rifiuti difettosi si presentano quando vengono inseriti bug nel software. I prodotti difettosi sono simili al lavoro parzialmente completato, ma possono essere più dispendiosi perché i difetti non sono noti mentre il lavoro parzialmente completato è generalmente noto in anticipo. I prodotti difettosi possono essere identificati dai clienti e quindi segnalati all'assistenza clienti, il che può dare il via a una pipeline costosa che comporta ritardi e cambi di attività.

The value stream mapping symbols

Esistono simboli standard per delineare la mappatura del flusso di valore.

1. Decidi il problema che stai risolvendo

Che problema stai risolvendo dal punto di vista del cliente? I tuoi clienti pensano che ci voglia troppo tempo per fornire nuove funzionalità o miglioramenti a un prodotto? Pubblica la dichiarazione del problema e fai in modo che tutti siano al corrente.

2. Dai la responsabilità al giusto team

Affida la responsabilità a un team maturo ed esperto in grado di affrontare abilmente questi problemi in modo tempestivo. Il dirigente dovrebbe mettere da parte un budget sufficiente per garantire che l'esecuzione sia ininterrotta.

3. Vincola il processo

Una volta pubblicata la dichiarazione sul problema, limita di conseguenza l'ambito della mappatura del flusso di valore. Potrebbe non essere necessario mappare il processo di rilascio nella sua interezza e concentrarsi invece su un'area particolare.

4. Esegui la mappatura del processo limitato

Assicurati di rivedere il processo limitato. Questo può fare la differenza, poiché l'esperienza diretta non può essere sostituita da narrazioni (possibilmente di parte) e documentazione (possibilmente incompleta e imprecisa) fatte da altri.

Definisci i passaggi. Personalmente, conduco più volte un'analisi della mappatura del flusso di valore. Anche se questo può sembrare ridondante, ho trovato pezzi mancanti nel secondo passaggio che non erano evidenti nel primo passaggio. E quando abbiamo indagato ulteriormente, abbiamo trovato ulteriori scheletri nell'armadio durante il terzo (e ultimo) passaggio!

5. Raccogli i dati di processo

Mentre esegui la mappatura del flusso di valore, prendi nota dei dati di processo nelle caselle di dati della mappa. I dati di processo includono (ma non solo) il numero di persone coinvolte, il numero medio di ore di lavoro, la durata del ciclo, il tempo di attesa, i tempi di attività, i tempi di inattività e altro ancora.

6. Crea una cronologia

Mappa i tempi di elaborazione e i lead time.

7. Valuta la tua mappa attuale

Sii curioso. I tuoi team hanno più dipendenze l'uno con l'altro? Il tuo lead time è troppo lungo? Se lo è, è perché le tue suite di test non funzionano (o non possono funzionare) in parallelo? Disponi di ambienti stabili o osservi errori intermittenti dei test che i team non sono in grado di riprodurre?

Oppure potresti disporre di passaggi del processo che ritieni preziosi ma che non significano nulla per il cliente. Per quanto riguarda il flusso di informazioni, cerca i punti di stagnazione e blocco all'interno del flusso. Nota se si è trattato di una spinta rispetto a una trazione.

8. Progetta la mappa del futuro

Potresti non essere in grado di ottenere una versione completa e definitiva, e va bene così. Assicurati che la tua nuova mappa sia in linea con la visione dell'azienda.

Inoltre, nulla è scolpito nella pietra. In base alle esigenze dei clienti, apporta modifiche continue.

9. Implementa la mappa del futuro

Segui la mappatura del flusso di valore del futuro e verifica che sia più sensata per i clienti. Avrebbe dovuto risolvere il problema con cui hai iniziato. Monitora regolarmente i KPI e impara dalle tendenze. Assicurati che tutti stiano remando in direzione dei clienti.

Se ti interessa vedere come appare il prodotto finito, ecco un esempio di mappa del flusso di valore.

The application of value stream mapping to continuous delivery

Nello sviluppo software, la gestione del flusso di valore può rivelare inefficienze dall'idea alla produzione, inclusi feedback loop e rilavorazioni. Può aiutare a ridurre il numero di passaggi e la necessità di rilavorazioni. Mappare il tuo processo può aiutarti a visualizzare dove avvengono i passaggi di consegna in modo da scoprire anche in quali punti il tempo di attesa impedisce al lavoro di avanzare all'interno del sistema.

Per definizione, la continuous delivery (CD) non ha bisogno di utilizzare la mappatura del flusso di valore ed è assolutamente possibile progettare e implementare una pipeline di CD senza conoscere la mappatura del flusso di valore.

Con una corretta implementazione, la mappatura del flusso di valore promuove una cultura del miglioramento continuo che si è dimostrata efficace nell'ingegneria e nelle operazioni del software. La mappa illustra i risultati dell'analisi del flusso di valore, fornendo uno strumento visivo per facilitare la comprensione e la comunicazione.

Perché offrire una mappatura del flusso di valore al tuo team?

Why bring value stream mapping to your team?

La mappatura del flusso di valore può essere applicata ai settori che stanno cercando di migliorare i propri processi in tutte le funzioni aziendali. La visualizzazione dei passaggi di consegna aiuta a ottimizzare il flusso e a generare risparmi. Senza la visualizzazione, è probabile che le tue riunioni durino più a lungo e i risultati aziendali siano confusi.

Le mappe del flusso di valore possono fare miracoli per alimentare il miglioramento continuo. Nel mondo dello sviluppo software, il miglioramento continuo è al centro del paradigma continuo in cui le pipeline di continuous delivery rilasciano prodotti ai clienti in modo frequente, prevedibile e sostenibile. Quando potrai rilasciare alla velocità dell'ideazione, i tuoi clienti saranno contenti!

La mappatura del flusso di valore aiuta anche a migliorare la cultura del team, poiché i team produttivi sono più coinvolti ed è più divertente lavorare con loro! Poiché la cultura, la produttività e il risparmio sono solo alcuni degli importanti vantaggi che comporta, la mappatura del flusso di valore non dovrebbe essere in cima al tuo backlog con priorità singola?

Open DevOps di Atlassian fornisce una piattaforma di toolchain aperta che ti consente di creare una pipeline di sviluppo basata su CD con gli strumenti che preferisci. Con Jira come spina dorsale, puoi integrare la mappatura del flusso di valore nel tuo flusso di lavoro e nei tuoi processi.