Come creare un team interfunzionale

Cos'è un team interfunzionale?

Di solito pensiamo ai team come a gruppi di persone che svolgono mansioni simili: il team di marketing, il reparto IT, la divisione vendite. Un team interfunzionale riunisce invece figure con competenze diverse o provenienti da reparti diversi dell'organizzazione.

Un team interfunzionale può essere composto da membri con diversi livelli di anzianità. Inoltre, può avere un potere decisionale speciale. Ad esempio, il team presenta il proprio piano su un progetto direttamente all'amministratore delegato invece di sottoporlo al consueto processo di approvazione.

I team interfunzionali sono molto in voga oggi, ma non sono una novità. Sono stati utilizzati con successo in settori che vanno dalle assicurazioni alla produzione di auto, alla tecnologia.

Quali sono le sfide dei team interfunzionali?

Detto questo, potrebbe sorprenderti sapere che circa il 75% dei team interfunzionali risulta inefficiente. Cosa c'è di sbagliato in questi team?

A volte un team interfunzionale viene incaricato di svolgere una mission confusa o mal definita. Il team potrebbe non ricevere (o non riuscire a stabilire rapidamente) parametri chiave, come il tempo a disposizione per raggiungere l'obiettivo e l'importo massimo da spendere. Senza un obiettivo chiaro e un percorso per raggiungerlo, il team si blocca.

Un'altra ragione importante per cui i team interfunzionali perdono la rotta è che i membri hanno priorità oppure obblighi contrastanti. Si concentrano sulla cura dei propri interessi o di quelli del proprio dipartimento invece che sull'obiettivo del team.

Questo non è l'unico problema personale che può far deragliare i team interfunzionali. Quando un team comprende membri con livelli diversi, le dinamiche di potere possono diventare difficili.

Inoltre, i team interfunzionali comportano un lavoro extra per i membri che fanno parte di un team dipartimentale. Questo crea stress, pressione e frustrazione, soprattutto se alcuni membri del team non riescono a raggiungere gli obiettivi prefissati.

Tuttavia, anche se un team lavora in modo efficiente e professionale, può finire per essere inefficace se non ha l'autorità per agire e si blocca in attesa di approvazioni o decisioni da parte dei leader dell'organizzazione.

Chi dovrebbe far parte del tuo team interfunzionale?

Una volta definiti gli obiettivi del team, potrai capire chi debba farne parte. Ecco alcuni criteri da considerare:

• Di quali competenze hai bisogno? Chi sono i membri della tua organizzazione in grado di offrirle?
• Oltre alle competenze specifiche, i membri del team devono avere anche qualità personali che li rendano validi collaboratori. Hanno già avuto esperienze di collaborazione interfunzionale? Sono in grado di lavorare in modo indipendente e di formulare raccomandazioni o decisioni?
• Non dimenticare gli aspetti pratici di natura politica. Se il tuo team è impegnato a lanciare un progetto o a prendere una decisione, chi sono gli stakeholder? Nel tuo team dovrebbero essere rappresentati tutti i gruppi di stakeholder.

Scegli un leader

Il tuo team interfunzionale non deve necessariamente avere un leader, ma lavorerà molto meglio se ne ha uno. Chi dovrebbe essere questa persona?

Il leader di un team interfunzionale deve essere in grado di condurre le discussioni, delegare e responsabilizzare gli altri membri. Deve essere in grado di farlo anche se alcuni membri del team si collocano al di sopra della sua gerarchia aziendale. In altre parole, è in grado di convincere le persone ad agire anche se non ha l'autorità formale per dire loro cosa fare? Sa usare l'influenza e la persuasione per guidare gli altri?

Stabilisci le regole di base per un team interfunzionale

Una volta nominato, una delle prime cose che dovrebbe fare un leader è collaborare con il resto del team per stabilire le regole di base su come procedere. Anche in questo caso, si tratta di un aspetto molto importante da affrontare quando un team è in fase di lancio, ma non è mai troppo tardi per farlo in un team già esistente.

Innanzitutto, chiarisci bene cosa ci si aspetta da tutti. Ogni membro deve fare la sua parte in modo che nessuno si senta in sovraccarico.

Per i membri di un team, è indispensabile definire con chiarezza non soltanto cosa ci si aspetta da loro, ma anche come dovrebbero comportarsi. Tutti devono sentirsi liberi di esprimere la propria opinione, anche se sono in disaccordo. I team interfunzionali hanno lo scopo di trovare soluzioni migliori riunendo persone diverse. Ma queste soluzioni non si trovano se le singole persone non riescono a conciliare con efficacia le proprie differenze.

Infine, tutti devono avere ben chiaro il modo in cui il team prenderà le decisioni. Tutti hanno voce in capitolo su ogni aspetto? In quali casi il leader del team può agire unilateralmente?

Un altro passo fondamentale per costruire un team interfunzionale di successo è la scelta degli strumenti di comunicazione giusti. Probabilmente non vi vedrete tutti i giorni, quindi utilizzerete spesso questi strumenti. Inoltre, se i membri del team si trovano in sedi diverse, gli strumenti di comunicazione rappresentano la modalità di collaborazione principale. Pensa in modo creativo. Ad esempio, invece di inviare molte e-mail, per il tuo team potrebbe andare bene un blog condiviso.

Oltre ai canali di comunicazione, potresti aver bisogno di altri strumenti e risorse. Rifletti su domande come queste:

• Tutti i membri del team dispongono dell'hardware e del software necessari per lavorare insieme?
• Hai bisogno di uno spazio fisico o virtuale per conservare le risorse e i materiali di lavoro? Tutti i membri del team possono accedere a questo spazio?
• Se il tuo team si riunisce di persona, dove si svolgono le riunioni?

Riunioni dei team interfunzionali

Mantieni il tuo team interfunzionale aggiornato

Sia che tu stia contribuendo alla creazione di un nuovo team interfunzionale o alla messa a punto di uno già esistente, ci auguriamo che questo articolo ti serva per ritrovare chiarezza e slancio. Ecco alcune cose che puoi fare per mantenere questo ritmo:

• Monitora regolarmente i progressi del tuo team. È qui che conta avere obiettivi ben definiti. Stai raggiungendo i traguardi che ti sei prefissato? Prova a usare il Controllo salute del team per andare al nocciolo della questione con i modelli di Confluence di Controllo salute del team.
• Mantieni la tua capacità di adattamento. Se non stai raggiungendo le milestone prefissate, cosa dovresti fare di diverso? Potresti anche dover affrontare altri cambiamenti di piano. Ad esempio, l'amministratore delegato potrebbe modificare le scadenze o alcuni membri del tuo team potrebbero essere licenziati inaspettatamente.
• Ricorda che non devi fare tutto in autonomia. Confluence offre risorse per aiutarti a gestire le sfide dei team interfunzionali, dalla definizione degli obiettivi alle riunioni e al processo decisionale.