DACI Decision-Making Framework
This framework enhances team effectiveness and project success by clearly defining who is responsible for each aspect of the decision-making process.
PREP TIME
15m
Run TIME
60m
Persons
3-6
5-second summary
- Define and assign DACI roles.
- Fill out the DACI template and related information.
- Summarize and share the decisions made.
WHAT YOU WILL NEED
- Video conferencing with screen sharing or meeting space.
- Digital collaboration tool (see templates).
PLAY resources
How to use the DACI decision-making framework
Assign clear roles to ensure effective collaboration and accountability during the decision-making process.
Cos'è il quadro decisionale DACI?
DACI è un acronimo inglese che semplifica il processo decisionale richiedendo ai team di definire i ruoli e le responsabilità dei principali stakeholder coinvolti nel processo decisionale. Ecco come si suddivide l'acronimo DACI:
- D = Driver: la persona responsabile di "guidare" gli stakeholder, raccogliere tutte le informazioni necessarie, determinare l'ambito della decisione e far prendere una decisione entro la data concordata.
- A = Approver (Approvatore): l'unica persona (sì, una!) persona che prende la decisione. Questo trasforma il ruolo di approvatore da una semplice "timbratore" passivo a un ruolo da "responsabile delle decisioni" molto attivo.
- C = Contributors (Collaboratori): persone che hanno conoscenze tematiche e possono dare consigli, ma non un voto.
-
I = Informed (Persone informate): persone il cui lavoro può essere influenzato dalla decisione e che devono essere informate una volta presa, non hanno opinioni da dare né possono dare voti.
Perché usare il processo decisionale DACI?
Un sondaggio condotto da McKinsey & Company ha rilevato che i progetti che utilizzano il quadro DACI hanno una percentuale di successo superiore del 25% nel raggiungimento degli obiettivi e nel rispetto delle tempistiche rispetto a quelli che non lo utilizzano.
Quando eseguire una strategia DACI
Esegui la strategia DACI utilizzando il nostro modello ogni volta che lanci un nuovo progetto o incontri un ostacolo in un progetto in corso. Ecco alcune altre situazioni in cui il DACI è utile:
1. Decisioni complesse: coinvolgono più stakeholder e reparti.
-
Esempio: decidere una nuova strategia di lancio del prodotto.
2. Decisioni ad alto rischio: con conseguenze organizzative significative.
-
Esempio: prendere decisioni strategiche per l'ingresso nel mercato.
3. Progetti interfunzionali: richiedono la collaborazione in diverse aree.
-
Esempio: sviluppo di una funzionalità software.
4. Allocazione delle risorse: decidere l'allocazione di budget, personale o tempo.
-
Esempio: allocazione del budget di marketing.
5. Miglioramenti dei processi: miglioramento o implementazione dei processi.
-
Esempio: introduzione di un nuovo strumento di gestione dei progetti.
5 vantaggi del quadro DACI
- Responsabilità: DACI assegna chiaramente ruoli e responsabilità, riducendo la confusione e aumentando l'efficienza.
- Comunicazione migliorata: DACI tiene al corrente tutti gli stakeholder e definisce in anticipo come vengono considerati i loro input.
- Tempi decisionali ridotti: DACI semplifica il processo decisionale, portando a risoluzioni più rapide.
- Collaborazione migliorata: DACI promuove la collaborazione con diversi stakeholder e crea un ambiente in cui i team lavorano per raggiungere un obiettivo comune.
- Decisioni di qualità superiore: DACI riduce al minimo il rischio di sviste e garantisce che le decisioni siano ben informate.
1. Prep your DACI document
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Quando si avvia un nuovo progetto, è importante disporre di uno spazio condiviso designato in cui il team possa collaborare efficacemente. L'uso di un documento collaborativo come Confluence o uno strumento simile è essenziale per il successo.
Per aiutarti a dare il via al tuo progetto utilizzando il quadro DACI, abbiamo un modello pronto all'uso in Confluence. Come titolo del documento, utilizza il formato "DACI: [Domanda a cui stiamo cercando di rispondere]?"
2. Assign a Driver
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Innanzitutto, il team deve concordare un conducente per la decisione. Questa persona dovrà:
- Assicurarsi che tutti gli stakeholder siano informati
- Raccogliere le informazioni necessarie
- Rispondere alle domande e completare gli elementi di azione
Il conducente faciliterà anche la riunione del DACI. Inizierà ricordando al team le decisioni da prendere e sottolineerà che l'obiettivo è sviluppare un piano per raccogliere tutte le informazioni necessarie in modo da prendere la decisione giusta.
3. Assign both Approvers and Contributors
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Come passo successivo, assegna un Approvatore per la decisione. Questa persona ha l'ultima parola e in genere è un manager o un leader con autorità decisionale.
Dopo aver selezionato l'Approvatore, identifica i Collaboratori. Questi membri del team hanno le competenze necessarie per prendere una decisione. Scegli alcune persone competenti per fornire informazioni di supporto.
Il Conducente deciderà come coinvolgere i Collaboratori, invitandoli a una riunione di gruppo o contattandoli di persona per raccogliere i loro input.
4. Assign who needs to be Informed
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Per ciascuno degli altri ruoli identificati, scrivi ciò che hai capito delle principali responsabilità del ruolo nella colonna "Responsabilità (cosa pensano gli altri)".
Se ti vengono in mente delle responsabilità che non rientrano in modo chiaro all'interno di un ruolo, aggiungile alla sezione delle responsabilità non assegnate.
5. Develop an action plan
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Ora è il momento di preparare il terreno e fornire un contesto. Completa l'intero modello DACI di Confluence, ad eccezione delle sezioni Elementi di azione e Risultato, che si trovano rispettivamente durante e dopo il processo.
Il Conducente introdurrà le informazioni che devono essere raccolte per prendere la decisione, come:
- Dettagli: dovrebbero includere lo stato attuale, l'impatto, tutte le persone coinvolte, la data di scadenza e il risultato una volta presa la decisione.
- Background: riassumi in una o due frasi le tue considerazioni e la decisione da prendere. Descrivi poi brevemente l'importanza della decisione e il suo impatto.
- Dati pertinenti: includi qualsiasi ricerca, dato o feedback pertinente che potrebbe influire sull'azienda e che dovrebbe essere preso in considerazione nel prendere la decisione.
- Fattori decisionali: includi i fattori che prenderai in considerazione nella valutazione di ciascuna opzione, come costi, tempi e scalabilità.
Opzioni considerate: utilizza un formato di tabella per presentare ciascuna opzione, inclusi la descrizione, i pro e i contro, le risorse e i costi finanziari stimati.
6. Gather input and make decisions
1. Prepara la strategia 5 MINUTI
Inizia a condividere il tuo DACI con il team e chiedi loro di contribuire con opinioni. Lavorare insieme, condividere idee e magari impegnarsi in un po' di sano andirivieni può aiutare a esplorare a fondo le tue opzioni.
7. Organize action items
Est. time: 10 min
Parla del tipo di relazione tra il tuo team e ogni team che ritieni fondamentale. È quello che chiamiamo "forza delle interazioni". Traccia alcune linee per indicare i punti di forza delle interazioni con ogni team.
Forza di interazione:
- Linea continua: sono in corso interazioni sistemiche (ad esempio, un meeting ricorrente o un canale Slack dedicato).
- Linea tratteggiata: vengono utilizzate interazioni ad hoc, come l'affidamento su una relazione personale e una collaborazione reattiva (basata su imprevisti o ticket).
- Linea punteggiata: questa relazione richiede nuovi metodi di collaborazione.
Per interazioni di rete più impegnative, esegui la variante di seguito con i responsabili delle relazioni.
8. Share the outcome
Est. time: 10 min
After the team has weighed in, it’s time to let your Approver make the call. Once that’s done, be sure to summarize and share the outcome so the team knows.
Follow-up
Condividere
Condividi il documento finale con il team per raccogliere il feedback su eventuali lacune o opportunità.
Distribuisci il documento sui ruoli e le responsabilità ai principali stakeholder e leader, informando il team riguardo a questa azione.
Pianifica la revisione di questa strategia con il team ogni tre o sei mesi o ogni volta che avvengono cambiamenti significativi all'interno del team. Un esercizio regolare renderà più fluido questo processo.
Variations
RACI
Il framework RACI è simile al DACI, con una leggera variazione nell'acronimo, che sta per Responsible, Accountable, Consulted e Informed. Il termine Responsible indica le persone che completeranno il lavoro. Il termine Accountable indica l'approvatore finale del lavoro. Consulted e Informed indicano sostanzialmente la stessa figura.
Analisi del campo di forza
Determina quali sono gli elementi a favore o contro la tua decisione con un'analisi del campo di forza. Assegna un punteggio a questi elementi in base ai loro punti di forza per determinare le opzioni disponibili e il rapporto costi-benefici di ciascuno di essi.
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