Che cos'è una sessione di sfogo "panni sporchi" nell'ambiente di lavoro?
Una sessione di sfogo sul luogo di lavoro è un nome divertente per un esercizio davvero utile. In questa sessione, i partecipanti sono in grado di esprimere frustrazioni, sfide e preoccupazioni in merito al loro lavoro, con l'obiettivo di risolvere i problemi e ridurre al minimo la negatività presente.
I team lavorano attraverso una sessione strutturata che include:
- Sessione di sfogo limitata nel tempo
- Discussioni incentrate sulla risoluzione
- Documentazione
- Piani di follow-up
5 vantaggi di una sessione di sfogo nell'ambiente di lavoro
- Aiuta a gestire lo stress: sfogarsi consente ai dipendenti di esprimere la propria frustrazione e questo può offrire un sollievo immediato e aiutarli a sentirsi sostenuti.
- Migliora le capacità di risoluzione dei problemi: sfogarsi può aiutare a identificare i problemi sottostanti all'interno del team, consentendo di affrontarli e risolverli.
- Crea sicurezza psicologica: consentire ai dipendenti di sfogarsi può creare una cultura di apertura, facendoli sentire ascoltati e valorizzati.
- Aumenta la produttività: sfogarsi può aiutare i dipendenti a sviluppare competenze di comunicazione e ascolto attivo, che possono migliorare il lavoro di squadra e la produttività.
- Crea relazioni: sfogarsi può aiutare i dipendenti a sentirsi parte di un team e a creare relazioni positive con i colleghi.
In che misura le sessioni di sfogo nell'ambiente di lavoro sono efficaci?
Diverse ricerche confermano l'importanza di una sessione di sfogo strutturata e gestita. Ecco alcuni risultati di rilievo:
- Sfogarsi senza un approccio incentrato sulla risoluzione può intensificare il burnout (Psychology Today).
- Lo sfogo che promuove le discussioni sulla risoluzione dei problemi aiuta a gestire lo stress e migliora la produttività generale (Mental Health America).
- I dipendenti che si sentono ascoltati nell'ambiente di lavoro hanno una probabilità 4,6 volte maggiore di sentirsi in grado di svolgere al meglio il proprio lavoro (Integrify).
Quando è opportuno organizzare una sessione di sfogo nell'ambiente di lavoro?
Il team Trello di Atlassian ha gestito questa strategia come esercizio preventivo durante la riunione settimanale per creare una cultura in cui il team senta di poter parlare con sincerità dei problemi di comunicazione. I team possono eseguire questa strategia anche come rimedio ogni volta che è presente un problema di morale o una situazione difficile.
Cosa ti servirà
Videoconferenza con condivisione dello schermo
Strumento di collaborazione digitale
Lavagna o parete vuota
Pennarelli
Note adesive
Come sfogarsi in modo costruttivo al lavoro
RIEPILOGO DI 5 SECONDI
- Ringrazia il team per la sua franchezza e assicuralo del fatto che la riunione è uno spazio sicuro per la condivisione.
- Dopo alcune brevi domande per rompere il ghiaccio, chiedi a ciascun partecipante di condividere le proprie sfide e criticità lavorative.
- Discuti delle sfide insieme al team e individuate quelle che intendete trattare e risolvere.
1. Preparazione 5 MINUTI
Invita 2-15 membri del team a partecipare alla strategia dei panni sporchi. Per i team distribuiti o remoti, inizia creando un documento di collaborazione, come una pagina o una lavagna Confluence. Per i team in presenza, trova una parete o una lavagna vuota e posiziona note adesive e pennarelli.
Etichetta una pagina vuota.
2. Preparazione 5 MINUTI
Incoraggiare una discussione aperta sulle sfide lavorative è importante perché fa emergere le vulnerabilità del team. Prima di iniziare, riconosci la difficoltà di condividere situazioni difficili, sottolineando il fatto che l'obiettivo non è dare la caccia a un colpevole, ma migliorare e risolvere i problemi insieme. Il successo si basa sul contributo unico di ogni membro del team presente.
"Salve, team! Grazie di aver partecipato alla strategia dei panni sporchi! L'obiettivo di questo workshop è creare un ambiente sicuro in cui condividere i problemi, gli ostacoli o le sfide nell'ambiente di lavoro in modo da poter trasformare gli sfoghi in azioni positive."
"Per avviare la conversazione, inizieremo con una domanda rompighiaccio."
3. Fai emergere il punto di vista personale 20 minuti
Per sottolineare la varietà (e l'importanza!) del background e del punto di vista di ogni membro del team, chiedi a tutti di rispondere alla stessa domanda rompighiaccio personale nel documento di collaborazione o in una nota adesiva. Non sai cosa chiedere? Ecco alcune idee.
- Qual è stato il tuo concerto preferito?
- Se avessi ancora 12 anni e fossi seduto a questo tavolo, quale sarebbe il tuo più grande eroe?
- Qual è il cibo migliore che tu abbia mai mangiato?
- Come hai ottenuto questo lavoro?
-
Se fossi bloccato su un'isola deserta, qual è l'unica cosa che vorresti avere con te?
Imposta un timer di cinque minuti in modo che tutti abbiano la possibilità di inviare le proprie risposte. Quindi, chiedi a ogni persona di condividere i motivi alla base della propria risposta.
"L'obiettivo di questa domanda rompighiaccio è conoscerci un po' meglio e prepararci a parlare con schiettezza. Quindi, prendiamoci cinque minuti di tempo per rispondere."
[1-2 minuti per scrivere una risposta]
"Chiediamo a ogni persona di condividere le proprie risposte alla domanda rompighiaccio e di spiegare il perché delle risposte fornite."
[15 minuti per discutere le risposte]
"Grazie a tutti per la franchezza con cui avete risposto. È stato un modo divertente per conoscerci meglio e porre le basi per la nostra strategia di oggi."
Per scrivere le risposte puoi utilizzare icone divertenti, note adesive o anche solo semplice testo.
4. Dai spazio allo sfogo 20 minuti
Ora che tutti sono un po' più a loro agio, è il momento di iniziare! Chiedi a ogni persona di condividere qualcosa che al momento la sta ostacolando sul lavoro.
Può essere qualsiasi cosa, piccola o grande: un processo manuale che richiede troppo tempo, un cambiamento organizzativo che causa ansia, la mancanza di penne di scorta.
Imposta un timer di 10 minuti in modo che tutti possano trasferire i propri problemi nello spazio di collaborazione. Ricorda al team l'importanza di rispettarsi reciprocamente evitando di aggiungere pettegolezzi o questioni personali.
"L'obiettivo della strategia dei panni sporchi è identificare gli ostacoli nell'ambiente di lavoro del team. A questo scopo, dobbiamo innanzitutto capire quali sono i problemi che impediscono al team di lavorare in condizioni ottimali."
"Prenditi i prossimi 5-10 minuti per scrivere un'unica cosa che rende difficile portare a termine il tuo lavoro."
"Non ci sono risposte sbagliate, ma ti chiediamo di adottare un approccio sempre rispettoso in questo processo. Ad esempio, invece di fare il nome di un collega che ti ha interrotto durante la riunione, potresti scrivere "non interrompere la persona che parla durante le riunioni."
"Se vedi delle cose che a tuo avviso andrebbero aggiunte allo spazio di collaborazione, aggiungi un +1 alla risposta."
[10 minuti per scrivere le risposte]
Suggerimento: evita il gioco dello scaricabarile
Sicuramente la franchezza è la scelta migliore, ma fai attenzione a evitare che il team trasformi la riunione di una gigantesca sessione di trolling. Accusare non è mai costruttivo.
5. Visualizza i problemi 10 MINUTI
Ora puoi visualizzare le criticità e le aree del team che richiedono un ulteriore intervento per la risoluzione dei problemi. Insieme, stabilite quali problemi nell'ambiente di lavoro tralasciare e quali, invece, affronterete insieme.
"Grazie per aver parlato dei tuoi problemi nell'ambiente di lavoro. È davvero utile vederli scritti e ci auguriamo che tu possa liberartene!"
"Il nostro prossimo passo è classificare quali problemi siano causando i maggiori disagi e dare priorità alla ricerca di soluzioni. Questi sono i "panni sporchi" che aggiungeremo. Dedichiamo 10 minuti per classificarli."
[10 minuti per classificare e discutere]
«Completando questa strategia insieme, abbiamo identificato le sfide principali che impediscono al nostro team di lavorare al meglio e le sfide più piccole a cui prestare attenzione."
"Apprezziamo il fatto che tutti abbiano partecipato e fornito il proprio contributo, e in seguito organizzeremo una strategia di inquadramento dei problemi per cercare le soluzioni."
Ecco un'immagine dei principali bloccanti nel team.
Suggerimento: dai voce a tutti
Nella stanza ci sono sempre persone che tendono a far sentire di più la loro voce rispetto agli altri. Aiuta i membri del team meno estroversi a sentirsi ascoltati, ponendo loro domande di follow-up e incoraggiandoli a intervenire e a esprimere il proprio punto di vista.
Follow-up
Dopo che il team ha identificato le sfide su cui concentrarsi, dai un'occhiata alle nostre strategie di inquadramento dei problemi e/o discussione per risolverle.
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