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クラウド導入キット

コミュニケーション計画を開始し、クラウドのロールアウト中、常にチームに情報を提供するためのメール テンプレート

目次

Atlassian Cloud 製品を紹介するためのメールとお知らせバナーのテンプレート

クラウド移行の成功は、チームが新しいクラウド製品を実際に導入するかによって決まります。移行のこの時点で、皆様はおそらく、変更管理計画の一環として綿密なコミュニケーションをとることの重要性に気付いていることでしょう。変更を行う場合は、事前にチームに対し、さまざまな方法で何度もメッセージを伝える必要があります。新しい変更に慣れるのに必要な時間を与えることで、チームは変更を受け入れることができ、ロールアウトの実施時には準備が整っている状態となります。メッセージを信頼できる人から聞いた場合、耳を傾ける可能性が高くなります。


チームがより短時間でクラウドの利用に慣れることができるよう、クラウドの利用開始についてチームに通知するための、編集可能なメールおよびお知らせバナーのテンプレートのセットを作成しました。

お知らせバナーとは

お知らせバナーは、アトラシアン製品のユーザー インターフェイスの上部に表示される注目度の高い通知で、重要な情報を目につきやすく、アクセスしやすい方法でユーザーに提供します。お知らせバナーの設定を実行できるのは、Atlassian Cloud 製品 (Jira Software と Confluence) ならびに Server および Data Center 製品 (JSW と Confluence) で適切な管理者権限を持つ管理者または個人です。

テンプレートを使用するタイミング

これらのメールおよびお知らせバナーのテンプレートは、移行の実施前と実施中に、新しいクラウド製品の導入を促進するためのものです。移行そのものの認知度を高めるためのメール テンプレートではありません。プロセスのこの時点で、移行については、これより前の段階 (評価、計画、準備、テスト、移行) ですでにチームに伝えておく必要があります。少なくとも移行実施の 1 か月前には、移行が行われることと、その時期と理由をユーザーに知らせる必要があります。早い段階で通知すべき内容については、クラウド移行ツールキットをご参照ください。

テンプレートの使用方法

  • ユーザーとのコミュニケーションに使用するチャンネルを決定します。これらのテンプレートはメールおよび製品内のお知らせバナー用に作成されています。MS Teams や Slack など、他のプラットフォームを使用する場合は、適宜テンプレートを更新してください。
  • 以下のテンプレートをコピーして、新しいメール メッセージ、お知らせバナー、または任意のコミュニケーション ツールに貼り付けてください。
  • [プレースホルダー テキスト] をカスタマイズします。製品名のカスタマイズが必要な個所が多数あることがわかると思います (Jira Software Cloud、Confluence Cloud、Jira Service Management Cloud など)。立ち上げる製品に応じて、テキストを更新する必要があります。
  • 組織が Atlassian Cloud 製品を導入している理由と導入方法をユーザーが理解できるように、コンテキストを追加します。
  • ユーザーに関係のないコンテンツはすべて削除します。
  • メール テンプレートを使うときは、ユーザーにメールを送って、新製品を試してもらうよう招待し、このメールに返信する形でフィードバックを提供してもらうようにします。

ヒント: 変更に関する認知度が異なる可能性のある部署や部門のために、テンプレートをさらにカスタマイズすることを検討します。たとえば、Confluence Cloud を初めて財務チームにロールアウトする場合は、Jira Server を長年使用している開発チームに Jira Software Cloud をロールアウトする場合とは異なるメッセージが必要です。

メールとお知らせバナーのテンプレート

Atlassian Cloud 製品の提供開始

E メール

件名:

[製品名] を近日ロール アウトします

本文:

[ある場合は、組織のバナー画像を追加します]

関係者各位
ご存知のとおり、当社は [製品名] のクラウドへの移行に取り組んできました。今回の移行によって皆様のチームは、作業効率を高め、最新のユーザー インターフェイスを活用し、新機能によりすばやくアクセスできるようになります。
移行は順調に進んでおり、クラウド製品は [日付] の [時間] に稼働を開始する予定です。移行後に生じる以下の変更に備えて、準備するようお願いいたします。

  • 移行は [日付] の [時間] に実施され、予定所要時間は [時間] です。この間、次のアプリケーションを利用できなくなります。
    • [Server /Data Center URL の一覧を記載します]。
    • この時間帯を避けて作業の予定を立ててください。
  • 稼働すると、次の URL からアプリにアクセスできるようになります: [https://yourdomain.atlassian.net/]
  • 移行後は、一部の機能、用語、インターフェイスの変更に気付くでしょう。[こちら] のクイック スタート ガイドで変更内容を事前に確認してください。[関係のあるリンクのみを以下に含めてください]
  • 移行後の環境にすぐに慣れることができるよう、[ここにトレーニング資料へのリンクを設定します。組織独自のトレーニング資料またはアトラシアンが選んだリソースのいずれかです] にトレーニング リソースをまとめました。

詳細なプロジェクト計画と追加情報については、[URL] を参照してください。

移行期間中に質問がある場合は、[メール アドレス] にお問い合わせください。

移行後の問題を報告するには、[手順]。

敬具
[名前]

お知らせバナー (Server または Data Center インスタンス用)

[日付] の [時刻] に [製品名] のデータを Cloud に移行します。この間、現在のアプリは利用できません。移行プロジェクトの完了が通知されるまで、追加や変更はすべてお控えください。移行が完了した後、ログイン情報と、Cloud を使い始めるのに役立つ情報をお送りします。このプロジェクトの詳細については、[ビデオによるお知らせ、Slack チャンネル、Confluence ページなど] をご参照ください。

Atlassian Cloud の提供開始

E メール

件名:

[製品名 Cloud] の提供を開始します

本文:

[ある場合は、組織のバナー画像を追加します]

こんにちは、アトラシアンです。
いつも Jira Service Management をご利用いただき、ありがとうございます。

[製品名] の移行が完了しました。[URL] から、新しいクラウド アプリケーションにアクセスして使用できます。

ブックマークを次の場所に更新し、[認証情報] を使用してログインしてください。
一部の機能、用語、ユーザー インターフェイスが変更される予定です。[こちら] のクイック スタート ガイドで変更内容を事前に確認してください。[関係のあるリンクのみを以下に含めてください]

1. Confluence Cloud のクイック スタート ガイド
2. Jira Software Cloud のクイック スタート ガイド
3. Jira Service Management Cloud のクイック スタート ガイド

以前の [製品名] サイトは、[日付/時刻] までは閲覧のみ可能です。それ以降は閉鎖され、アーカイブされます。[必要に応じて編集します]

追加情報とトレーニング資料は、[ここにトレーニング資料へのリンクを追加します。組織独自のトレーニング資料またはアトラシアンが選んだリソースのいずれかです] で入手できます

問題の報告またはサポートの依頼は、[手順]。

移行に関する一般的な質問は、[メール アドレス] にお問い合わせください。

敬具
[名前]

お知らせバナー (クラウド インスタンス用)

[製品名] のクラウド移行が完了しました。[この/これらの] 新しいクラウド アプリは [URL] にあります。[この/これらの] 場所をブックマークに入れ、[認証情報] を使用してログインしてください。追加情報やトレーニング資料は [Confluence ページ、Slack チャンネルなど] で入手できます。このアプリはおよそ [期間] 利用できますが、新しい情報を追加したり変更したりすることはできません。問題の報告またはサポートの依頼は、[手順] をご覧ください。

Atlassian Cloud のヒントとコツ

E メール

件名:

[製品名] Cloud のヒントとコツ

本文:

[ある場合は、組織のバナー画像を追加します]

Confluence をご利用いただきありがとうございます。

[製品名] Cloud への移行が問題なく完了し、活用していただけているでしょうか。

数週間経って移行後の環境に慣れた頃だと思いますので、組織全体で最もよく利用されているヒントやコツ、新機能をいくつかご紹介します。

  • 外出先でも作業できるように、新しいモバイル アプリをダウンロードします
  • Atlassian Cloud ブログを購読します。このブログでは、製品に関する変更が毎週発表されるため、常に最新機能を把握できます
  • [この時点で製品に関してユーザーが実行する必要のある重要なアクションを追加します]

追加情報とトレーニング資料は、[ここにトレーニング資料へのリンクを追加します。組織独自のトレーニング資料またはアトラシアンが選んだリソースのいずれかです] で入手できます

問題の報告またはサポートの依頼は、[手順]。

敬具
[名前]

お知らせバナー (クラウド インスタンス用)

[製品名] Cloud を快適にご利用いただいておりますでしょうか。[製品名] Cloud での体験をさらに快適なものにするために、ツールを最大限に活用するためのリソースと手順を [Confluence のページ、会社のプレイブックなど] でぜひご確認ください。

Atlassian Cloud に対するフィードバックをお寄せください

E メール

件名:

[製品名] Cloud をご活用いただけていますか?

本文:

こんにちは、アトラシアンです。
いつも Jira Software をご利用いただき、ありがとうございます。

[製品名] Cloud はもうお試しいただけたでしょうか。すでに [製品名] Cloud をご利用の場合、これまでに行っていたすべての作業以上のことをクラウドで実行でき、これまでより手間が省け、チームメイトとのコラボレーションも円滑になったことを実感いただけたと思います。

[製品名] Cloud を 30 日間ご使用いただきましたので、ぜひご意見をお聞かせください。あなたのご意見を共有するために、数分間のフィードバック アンケート [リンクを追加] に回答し、これらの新製品がどのように役立っているかについてご記入ください。[選択したフィードバック収集メカニズムに応じて、適宜編集します]

[アンケートに含めることができる質問の例: ]
1. 日常的に使用しているツールはどれですか?
2. 1 ～ 10 の段階で評価して、[製品名] Cloud をどの程度快適に使用していますか?
3. [製品名] Cloud を使用する主な使用例は何ですか?
4. 現在、チームにとってうまくいっていることは何ですか?
5. [製品名] Cloud の使用方法に関してチームのトレーニングを担当していますか?
6. トレーニングやリソースをもっと利用したいと思いますか? それは、どの製品/機能のためですか?

ご参加いただき、ありがとうございます。
[名前]

お知らせバナー (クラウド インスタンス用)

お客様のフィードバックは重要です。[製品名] Cloud を 30 日間ご使用いただいた時点でのご意見をお聞かせください。数分程度のフィードバック アンケート [URL] にご回答いただき、これらの新製品がどのように役立っているかについて、お客様のご意見をご記入ください。

アトラシアン製品機能アップデートの発表

E メール

件名:

[製品名] Cloud が改良されました。新機能をご確認ください

本文:

こんにちは、アトラシアンです。
いつも Jira Service Management をご利用いただき、ありがとうございます。

朗報です。私たちは、お客様が作業効率を最大限高められるよう、[製品名] Cloud の改善に懸命に取り組んできました。そしてこの度、ご利用いただけるいくつかの新機能をご紹介できることとなりました。

  • [機能 1]: この機能を使用すると、[この機能がユーザーにどのように役立つかを説明します] ができるようになります。
  • [機能 2]: この機能を使用すると、[この機能がユーザーにどのように役立つかを説明します] ができるようになります。
  • [機能 3]: この新機能を使用すると、[この機能がユーザーにどのように役立つかを説明します] ができるようになります。

これらの機能は、お客様の製品エクスペリエンスを向上させるために設計されており、これらのアップデートにより、[製品名] をさらに活用できるようになると確信しています。使用方法の詳細については、ユーザー ガイドをご利用ください。[ユーザーが新機能を使用してワークフローを改善する方法の詳細が記載された、会社のユーザー ガイド/製品プレイブック、Confluence ページ、または wiki へのリンクを挿入します]。

これらのアップデートについて質問や懸念事項がある場合は、遠慮なくサポート チーム [サポート チームに連絡するための Slack またはその他のチャンネルを挿入します] にご連絡ください。お待ちしております!

今後追加される機能の最新情報を入手したい場合は、Atlassian Cloud ロードマップに登録してください。

よろしくお願いします。
[名前]

お知らせバナー (クラウド インスタンス用)

お客様に最良の仕事をして頂けるよう[製品名] Cloud を改良しました。利用できる新機能をご確認ください: [リンクを追加]。これらのアップデートについてご質問がある場合は、サポート チームまでお気軽にお問い合わせください [リンク/手順の追加]。

コミュニケーションは継続的な旅です

以下のメール テンプレートは、Atlassian Cloud 製品の導入という特定の時期を想定して設計されています。いったんユーザーが定着すれば、それほど頻繁なコミュニケーションは必要ありません。とはいえ、何も発信しないこともお勧めできません。リリースされた新機能、組織全体からのインサイトや成功事例、チームのアトラシアン製品に対する考え方を広げるためのその他のユースケースについて、毎月または四半期ごとに、ユーザーにニュースレターを送信することをお勧めします。ツールセット全体のアップデートを記載した IT ニュースレターをすでに送信している場合は、既存のニュースレターにアトラシアン固有の変更を埋め込むだけで済み、簡単です。

ヒント: Atlassian Cloud ロードマップに登録すると、リリース済みおよび間もなくリリースされる新しいクラウド機能の情報を入手し、ユーザーの準備を整えることができます。

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