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직원
4~8명
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시간
60분
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난이도
중간
플레이 실행
프로젝트에 기술적인 변경 관리 계획이 포함되는 경우 모두가 이 세션 전에 해당 내용을 검토해야 합니다.
1단계
문제 설명 작성(5분)
그룹을 환영하고 세션 목표를 소개하세요.
- 변경 관리 커뮤니케이션에 포함할 핵심 사항에 합의를 이룹니다
- 사용할 커뮤니케이션 채널을 식별합니다
- 변경에 필요한 모든 활동의 순서를 정합니다
- 각 팀원의 역할과 책임을 명확히 합니다
2단계
변경 과정 파악 (10분)
변경 스폰서에게 변경의 목표와 목적, 구체적으로는 변경을 유발한 원인, 승인자 및 이유를 설명해 달라고 요청하세요.
브리핑 및 간단한 Q&A를 마친 후에는 변경하지 않을 경우 어떻게 될지 그룹마다 개별적으로 2~5분 동안 브레인스토밍해 보도록 합니다. 그런 후에는 다음 단계에서 참고할 수 있도록 하나의 그룹으로서 생각을 공유하고 기록하세요.
3단계
기본 원칙 결정(10분)
이러한 상황에서 함께 일해본 적이 없는 새 팀일 가능성이 높습니다. 크라프트지나 Confluence 페이지에서 번갈아 가며 팀의 기본 원칙에 대한 아이디어를 공유합니다. 예를 들어 "서로와, 그리고 고객과 조기에 자주 커뮤니케이션" 또는 "구체적인 내용에 대한 합의가 이루어지지 않더라도 팀 회의에서 내린 결정을 지지" 등이 있습니다.
합의된 원칙이 정해지면 팀 회의 중에 참고할 수 있는 곳에 기록합니다.
4단계
고객에게 보내는 메시지 초안 작성(10분)
내부 고객이든 외부 고객이든 변경으로 인해 영향을 받는 경우 누구나 변경의 이유가 무엇인지 알고 싶어 합니다. 하나의 그룹으로서 화이트보드나 공유 문서에서 다음과 같은 질문에 답하세요. 이러한 핵심 사항은 모든 고객 커뮤니케이션을 위한 중심이 될 것입니다.
- 변경 사항
- 변경이 언제 일어날 것으로 기대할 수 있습니까?
- 누가 어떤 영향을 받습니까?
- 이 변경이 그들과 팀에 어떤 영향을 미칩니까?
답변을 브레인스토밍하다 보면 아마 고객이 할 만한 질문이 더 떠오를 것입니다. 좋은 현상입니다! 그러한 추가 질문(그리고 답변)도 기록하세요.
5단계
커뮤니케이션 채널의 우선 순위 지정(10분)
하나의 그룹으로서 이 변경의 영향을 받는 고객과 커뮤니케이션하는 데 사용할 수 있는 모든 채널을 브레인스토밍하세요. Slack 채널, 대량 이메일, 회사 및 부서 타운홀, 웹사이트 FAQ, 포커스 그룹 등이 있습니다.
각 커뮤니케이션 채널에 대해 다음과 같은 척도로 평가합니다.
- 도달할 고객의 수(다수, 일부 또는 소수)
- 전달하는 데 필요한 노력의 수준(높음, 보통 또는 낮음)
운이 따르면 큰 노력 없이 많은 고객에게 도달할 수 있는 커뮤니케이션 채널을 찾을 수 있을 것입니다. 하지만 특히 특정 고객 집합이 변경의 성공에 중요하다면 몇 가지 예외적인 상황에서는 소수의 고객에게만 영향을 미치고 노력이 많이 드는 채널을 우선시할 만한 정당한 이유가 있을 것입니다.
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프로 팁
영향력이 큰 변경을 위해서는 메시지가 확산되고 긍정적인 분위기가 흐르도록 조직 전체의 주요 팀에 소속된 챔피언 네트워크를 구성하는 것을 고려해 보세요.
6단계
변경 관리 프로세스 순서 지정(20분)
커뮤니케이션 채널의 우선 순위를 정했고 어떤 메시지를 전달하고 싶은지 파악했다면 이제 그 모든 것을 언제 할지 알아내야 합니다. 대부분의 변경에는 기한이 있으므로 그 날짜부터 거꾸로 거슬러 가거나 더 애자일한 접근 방식을 취하여 각 변경 단계를 수행하는 팀의 노력 수준을 추정하여 마일스톤 날짜를 결정할 수 있습니다.
이미 캘린더에 있는 관련 항목부터 기록하세요(예: 회사 행사, 휴일, 공급업체 약속).
다음으로 날짜, 소유자 및 "많은 고객에게 도달"이라는 범주의 커뮤니케이션을 위한 개략적인 메시지를 선택하세요. (이상적으로는 노력이 덜 드는 채널을 우선시하세요.) 커뮤니케이션을 두 번 보낼 계획을 세우세요. 한 번은 변경 예정 공지, 두 번째는 변경이 진행 중이거나 방금 이루어졌다는 것을 알리는 커뮤니케이션입니다.
가장 폭넓은 커뮤니케이션의 날짜를 파악한 후에는 폭넓은 커뮤니케이션 전에 누구와 커뮤니케이션을 하거나 누가 교육을 받아야 하는지 결정합니다. 예를 들어 강한 의견을 내는 비추천 고객으로 구성된 소규모 그룹은 여러분의 계획에 중대한 지장을 줄 수 있습니다. Atlassian에서는 비추천 고객이 누구일지 예상하여 포커스 그룹에 포함하거나 프로세스 초기에 피드백을 구하면 반대 의견을 건설적인 제안으로 바꾸는 데 도움이 된다는 사실을 알게 되었습니다.
마지막으로 활동 순서를 검토한 후 피드백 루프가 마련되어 있고 피드백을 반영할 시간이 있는지 확인하세요. 그 과정에서 거둔 작은 성과를 축하할 수 있도록 마일스톤을 세우는 것도 잊지 마세요 👍
7단계
역할, 책임 및 앞으로 나아갈 방향에 대해 합의(15분)
변경 관리 계획이 80% 정도 완료되었지만 여기서 멈추지 마세요. 마지막 20%는 잘 구성된 계획이 성공적으로 실행되도록 보장할 것입니다.
방금 만든 타임라인에서 각 활동을 검토하세요. 각 활동마다 추진자(의견 수집 및 일정 준수 담당), 기여자(실무 전문가) 및 활동의 완료와 품질에 대한 최종 결정권을 가진 승인자를 할당합니다.
폭넓은 대상에게 전달되는 커뮤니케이션의 경우 핵심 프로젝트 팀에서 1~2명의 기여자와 팀 외부에서 1~2명의 기여자를 참여시키는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 다양한 관점을 얻어 모든 사항을 다룰 수 있습니다.
피드백 루프에 역할과 책임을 할당하는 것을 잊지 마세요. Atlassian의 IT 팀은 비공개 Slack 채널을 사용하여 각 커뮤니케이션 후에 들어오는 피드백을 검토하고 조정합니다. 이렇게 하면 누가 무엇에 응답하는지 모두가 알 수 있고 모든 응답의 일관성을 유지할 수 있습니다. 또한 전 세계에 분산된 회사에서 피드백 응답에 대해 해가 지지 않는 업무 전달이 가능합니다.
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프로 팁
변경 관리 프로세스에는 여러 팀원이 서로 다른 리더에게 보고하는 교차 기능 팀이 포함되는 경우가 많습니다. 각자의 관리자와 미리 논의하세요. 시간이 오래 걸릴 수도 있습니다.
성공하셨습니까?
팀과 함께 전체 상태 모니터 세션 또는 체크포인트를 실행하여 개선을 이루고 있는지 확인하세요.
후속 조치
- Confluence의 로드맵 플래너 매크로를 사용하여 일련의 활동을 변경 관리 로드맵으로 전환하세요. 이해하기 쉬운 스웜레인 시각화로 주요 날짜, 소유자, 마일스톤을 시각화할 수 있습니다.
- 여러 고객이 변경에 대해 자주 묻는 질문에 답하는 FAQ를 만드세요.
- 변경에 승인, 검토 또는 정책 업데이트가 필요합니까? 그렇다면 보안 및 컴플라이언스 팀에 바로 문의하세요.
- 성공에 대한 명확한 그림은 이해 관계자 간의 정렬에 도움이 됩니다. 목표, 신호 및 측정 플레이를 실행하여 성공이 어떤 모습인지 파악하는 것부터 시작하세요. 그런 다음 목표 및 주요 결과(OKR) 플레이를 사용하여 이해 관계자에게 우선 순위와 성공의 측정값을 전달하는 문서를 만드세요.
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