포용적인 회의

준비(30분)

회의 전에 할 일은 소외된 참가자가 일찍 의견을 표현할 기회를 주고 그룹을 부담이 덜 되는 소규모로 유지하고 모든 의견을 들을 수 있는 시간과 여유를 주는 것입니다.

1. 자세한 회의 안건을 작성하여 적어도 24시간 전에 모든 참가자에게 보냅니다.
안건 항목을 일반적인 토픽이 아닌 질문으로 나열하고 참가자가 준비된 상태로 참여하도록 유도하세요. 그러면 내향적인 팀원은 시끄러운 사회적 환경의 압박 없이 생각을 정리할 수 있습니다. 지원 동료(예: 남성, 외향적인 팀원 등)가 모범을 보이도록 하고 여성, 원격 근무 팀원 및 내향적인 팀원이 기여할 수 있는 공간을 조성할 책임을 부여하세요.

2. 회의 초대 대상을 선별적으로 선택합니다.
참석 인원이 많을수록 모두가 기여하기는 더 어려워집니다. 안건은 초대를 받은 팀원이 회의에 참석해야 하는지 결정하는 데 도움이 되어야 합니다. 초대받은 팀원과 직접적인 관련이 없거나 기여할 것이 없다고 생각되면 초대를 거절해야 한다는 점(그리고 필요하면 참석해야 할 다른 팀원에게 안내하도록)을 이해하도록 하세요.

3. 안건의 모든 내용을 다룰 수 있을 정도로 충분한 시간을 할애합니다.
시간적인 압박이 있으면 회의의 효율성이 높아지지만 너무 많은 시간 압박은 목소리를 적게 내는 참가자들의 의견을 무색하게 만듭니다. 모두가 자신의 의견을 제시하고 다른 팀원의 의견을 바탕으로 함께 결론에 도달할 수 있는 충분한 시간을 확보하세요.

회의 준비(5분)

동등한 가치를 표현하도록 골고루 분산된 좌석 배치를 사용하세요
모두가 테이블 주위에 편안하게 앉을 수 있도록 하세요. 팀원이 한쪽 끝에 모여 있으면 골고루 퍼져 앉도록 하여 모두의 얼굴이 보이고 목소리가 잘 들릴 수 있도록 합니다. 이 원칙을 과감한 방식으로 시도해볼 수도 있습니다. 원격 참가자를 TV 화면에 큰 얼굴로 띄우는 대신 회의를 완전히 원격 방식으로 진행하여 같은 공간에 있는 참가자도 자신의 책상에서 원격 회의에 참여하도록 하세요.

모두가 환영받는다고 느끼게 하세요
모두를 간단하게 소개하고 각 팀원을 이 회의에 초대한 이유를 설명하세요. 그러면 시작할 때 긴장을 풀고 모두가 소속감을 가지며 자신의 의견이 존중된다고 느낄 수 있습니다.

기본 규칙을 세우세요
"상대방의 말을 끊지 않기"라는 규칙을 정하세요. 회의를 지켜보기만 하는 팀원이 의견을 내도록 장려하고 상대방의 말에 개입하는 팀원을 지적하세요. 원격 참가자가 있는 경우 회의실에서 이들을 포함하도록 하고 모두가 알고 있어야 할 손 들기 기능이나 메시지 보드를 짚고 넘어가세요.

회의 구조를 설명하세요. 예를 들어 다음 토픽으로 넘어가기 전에 회의실의 모든 참석자가 의견을 말할 수 있도록 라운드 로빈 방식의 토론을 선택할 수 있습니다. 또는 말하는 토템을 준비하여 토템을 가진 팀원이 의견을 공유하도록 하고 한 명이 너무 많은 의견을 내기 시작하면 러버 치킨 장난감으로 소리를 낼 수도 있습니다.

회의 역할 및 안건을 검토하여 혼동되는 부분이 있으면 명확하게 설명하세요
각 안건 항목의 책임자, 진행자가 누구인지, 회의 목표는 무엇인지 설명합니다.

마무리(5분)

핵심 요점과 결정된 사항을 검토하여 모두가 같은 정보를 공유하고 있는지 확인하고 다음 단계와 DRI에 대해 명확하게 설명(또는 반복)하세요.

마지막으로 잠시 시간을 내어 모든 기여자에게 감사의 말을 전하고 이 회의를 통해 얻은 가치를 강조하세요. 예를 들어, "오늘 내린 결정을 통해 프로젝트의 나머지 부분을 훨씬 더 빠르게 진행할 수 있을 것입니다."