Waardestroommapping

De geschiedenis van waardestroommapping

De oorsprong van waardestroommapping wordt vaak toegeschreven aan Toyota Motor Corporation. Dit is echter een duister onderwerp. Toyota heeft het misschien overgenomen van een andere bron, of misschien is het organisch gegroeid op basis van gedeelde ideeën in de lean manufacturing-community. Vroege versies van diagrammen die de materiaalstroom en informatie onthullen, zijn al in 1918 te vinden in het boek Installing Efficiency Methods van Charles E. Knoeppel.

Binnen Toyota werd de praktijk 'materiaal- en gegevensstroommapping' genoemd en werd deze bijna als bijzaak uitgevoerd. Het succes van Toyota en het gebruik van lean manufacturing hebben in de jaren negentig geholpen om waardestroommapping te bevorderen als een moderne best practice voor zeer efficiënte bedrijfsteams.

De voordelen van waardestroommapping

Waardestroommapping is cruciaal voor de duurzaamheid van bedrijven. Dit zijn de redenen:

• Het verminderen of elimineren van afval kan de bedrijfsresultaten verbeteren. Als bonus ontdek je de oorzaak en de bron van het afval.
• Zodra verkwistende overdrachten zijn geïdentificeerd als onderdeel van waardestroomvisualizers, kunnen je teams bewust hun gedrag, cultuur, communicatie en samenwerking verbeteren.
• Teams negeren afzonderlijke meningen en stellen prioriteiten op basis van het perspectief van de klant.

De uitdagingen van waardestroommapping

Waardestroommapping kan op zichzelf al verspillend zijn, als je niet voorzichtig bent. Zo kun je veelvoorkomende valkuilen vermijden:

• De mate van inspanning (LOE, level of effort) voor waardestroommapping moet worden afgewogen tegen de mogelijke waarde en besparingen. Houd vanaf het begin het investeringsrendement (ROI) in de gaten.
• Betrek ervaren mensen aan de zakelijke kant en aan de productkant bij de waardestroommapping, aangezien het mappingproces zeer multifunctioneel en complex kan zijn.
• Angst en onzekerheid zijn veelvoorkomende symptomen wanneer het waardestroommapping plaatsvindt. Daarom kan het proces om afval te identificeren intensief zijn.
• Door op verschillende plekken verbeteringen aan te brengen, zul je zeker kunnen besparen. Het vertaalt zich echter mogelijk niet direct in een verbetering van het bedrijfsresultaat totdat een volledig overzicht is voltooid. Dat gezegd hebbende, een langzaam begin is een geweldig begin.
• Haast je niet om meteen professionele kaarten, tools en symbolen te gebruiken. Maak eerst een schets met een potlood of gebruik een whiteboard om het idee te schetsen. Zodra het idee is bezonken, kun je de kaart op de juiste manier formaliseren. Vergeet niet dat je probeert afval te verminderen en niet juist meer te creëren dan wat er al was.

Over het algemeen is waardestroommapping prima, maar overdrijven kan problematisch zijn.

Gebruiksvoorbeelden van waardestroommapping

Laten we in het kort bekijken hoe waardestroommapping waarde kan opleveren voor verschillende sectoren. Het domein bepaalt de procesitems die door de waardestroomkaart stromen.

In een supply chain kan waardestroommapping leiden tot kostbare vertragingen die tot een eindproduct leiden. In de productie helpt waardestroommapping bij het identificeren van afval door elke stap van materiaalbehandeling en informatiestroom te analyseren. De procesonderdelen die door de waardestroom stromen zijn materialen.

In de dienstensector maakt waardestroommapping effectieve en tijdige diensten mogelijk voor externe klanten, terwijl het binnen de administratie en op kantoren diensten voor interne klanten vereenvoudigt. In de gezondheidszorg zorgt waardestroommapping ervoor dat patiënten effectief worden behandeld met hoogwaardige zorg. De procesitems die door de waardestroom stromen, zijn de behoeften van de klant.

Hoe waardestroommapping afval identificeert en vermindert

Waardestroommapping is afkomstig uit de zakelijke productiesector. Stel je bijvoorbeeld voor dat een autofabriek orders krijgt voor nieuwe auto's en grondstoffen nodig heeft om die te produceren. Het bedrijf gebruikt waardestroommapping om de stappen te beschrijven die nodig zijn om een nieuwe auto te produceren.

Na bestudering van de stappen in de autoproductie constateert het bedrijf een overdrachtsfase in de ontwikkeling die verspillend lijkt. In deze overdrachtsfase is een vorkheftruck nodig om grondstoffen van de ene kant van een magazijn naar de productielijn te verplaatsen. Deze stap brengt echter veiligheidsrisico's met zich mee en is tijdrovend. Op basis van dit inzicht besluit het bedrijf om de opslag van grondstoffen permanent direct naast de productielijn te verplaatsen. Dit verhoogt de efficiëntie en maakt de heftruck mogelijk helemaal overbodig!

Lean manufacturing omvat een set van zeven soorten afvalproductie.

Overproductie

Overproductie is een katalysator voor veel andere vormen van afval. Wanneer een gefabriceerd product overmatig geproduceerd wordt, leidt dat tot meer afval door onnodige kosten, zoals extra opslag, verspilde grondstoffen en bevroren kapitaal in nutteloze voorraden.

Inventarisatie

Inventarisafval zorgt voor de aansprakelijkheidskosten die gepaard gaan met het opslaan en bewaren van een overtollige voorraad. Dit afval omvat ruimteverspilling voor de inventaris van huisvesting, huurverspilling voor opslagruimte, verspilling van transportkosten en afval veroorzaakt door verslechtering van de gehuisveste producten.

Beweging

Verspilling van beweging zorgt voor de kosten van alle bewegingen per persoon of machine die tot een minimum beperkt kunnen worden. Het vorige voorbeeld dat we demonstreerden met de vorkheftruck en de locatie van de aanvoer is een goed voorbeeld van bewegingsafval en optimalisatie. Bewegend afval bevat veel verspillende bijproducten, waaronder vervuiling, brandstofafval van het besturen van voertuigen, onderhoud, reparaties en kosten als gevolg van het uitvallen van apparatuur.

Defecten

Ongelukken gebeuren inderdaad en ze kunnen duur zijn. Het beheer van defectafval is het opsporen en beperken van ongevallen en onvolkomenheden die tot defecte eindproducten leiden. Defecten zijn kostbaar omdat ze vervangen moeten worden, kunnen extra recyclingkosten met zich meebrengen, of kunnen een totaal verlies van grondstoffen zijn.

Overmatige verwerking

Overmatige verwerking van afval verwijst naar elke stap van de productiecomponent die als onnodig kan worden beschouwd. Voorbeelden zijn het toevoegen van functies waar gebruikers niet om hebben gevraagd of het polijsten van delen van een product die mogelijk niet zichtbaar zijn voor een gebruiker.

Wachten

Wachtend afval is de kostprijs van elke stap in het fabricageproces die traag is en een vertraagde reactie op de eindproductie veroorzaakt. Wachten veroorzaakt kosten voor verlichting, verwarming, koeling en het risico dat materialen of contracten verlopen.

Transport

Transportafval lijkt veel op bewegingsafval. Transportafval heeft te maken met extern transport tussen meerdere locaties of samenwerkingen met derden waarbij beweging betrekking heeft op interne verplaatsingen op dezelfde locatie.

Een softwareontwikkelingsorganisatie houdt zich niet bezig met het fysiek verplaatsen van grondstoffen door magazijnen om een afgewerkt product te bouwen. Softwareontwikkeling houdt in dat ideeën worden omgezet in tastbare gebruikerservaringen die waarde toevoegen voor de klant.

Waardestroommapping voor een softwarebedrijf kijkt naar de stroom waarbij 'ideeëninput' wordt meegenomen uit bronnen zoals klantenondersteuning, verkoopvereisten, analyses van concurrenten en het leveren van die input als waardevolle output aan de eindklant. De stroomfasen voor waardestroommapping bij softwareontwikkeling hebben voornamelijk betrekking op communicatie tussen teams.

De gebruiker vraagt om een functie, productieteams ontwerpen functionaliteit, de technici nemen het ontwerp en het bouwen van de software in handen, en de software wordt naar de eindgebruiker verzonden. Waardestroombeheer voor software kan worden gebruikt om de afvalpunten tussen deze fasen te identificeren.

Hieronder volgt een lijst van zeven soorten afval die worden aangetroffen bij softwareontwikkeling of ander creatief werk.

Gedeeltelijk voltooid werk

Dit gebeurt wanneer software in onvolledige toestand naar buiten wordt gebracht. Dit kan het gevolg zijn van een gebrek aan volledige specificaties of een gebrek aan automatische testdekking. Gedeeltelijk voltooid werk veroorzaakt ook veel andere verspilling, aangezien er extra werk nodig is om meer updates uit te brengen en de ontbrekende functionaliteit in te vullen.

Extra functies

Extra functies, vaak aangeduid als 'feature creep', veroorzaken verspilling omdat ze meer werk doen dan nodig is. Extra functies zijn functies waar gebruikers niet rechtstreeks om vragen, maar intern zijn gebaseerd op een vermoeden of speculatie. Extra functies lijken misschien goed bedoeld, maar zijn vaak een bijproduct van een gebrek aan de werkelijke behoeften van de klant.

Opnieuw leren

Onnodig opnieuw leren kan ook gebeuren door een gebrek aan interne documentatie. Als er een softwarefout of -storing optreedt, is het de beste optie om te onderzoeken en vast te leggen waarom de uitval is gebeurd en hoe deze wordt verholpen. Als er zich opnieuw een storing voordoet en deze niet is gedocumenteerd, moet er opnieuw onderzoek worden gedaan en moeten deze worden verholpen.

Onnodig opnieuw leren vindt ook plaats wanneer een team of individu de leercurve van een onbekende technologie moet overwinnen. Technische trends komen en gaan snel. Frameworks en bibliotheken als maandelijks nieuwtje worden enthousiast ontvangen door jonge ontwikkelaars die enthousiast zijn over markttrends en hype. Hoewel een organisatie al weet hoe ze een bepaalde functie moet ontwikkelen, moet ze misschien opnieuw leren hoe ze die in een nieuw framework kan bouwen.

Overdrachten

Er is sprake van onnodige overdracht wanneer projecteigenaren veranderen, wanneer rollen veranderen of er personeelsverloop is. De belangrijkste teamleden vertrekken en een project wordt zonder context overhandigd aan een teamlid. Dit scenario is moeilijk te vermijden. Overdracht vindt verder plaats door slecht management en veranderende prioriteiten van teamleden terwijl ze in actie zijn.

Onnodige overdracht kan ook via communicatiepipelines plaatsvinden. In een DevOps-team kan het ontwikkelingsteam bijvoorbeeld nauwer samenwerken met het operationele team zodat communicatiefouten voorkomen kunnen worden bij het doorgeven van een product dat moet worden onderhouden. Dit is een voorbeeld van het vermijden van onnodige overdracht.

Vertragingen

Vertragingen treden meestal op als er een nauw verband bestaat tussen de afhankelijkheden van een project. Stroomafwaarts kan de uitvoering van een project worden stopgezet vanwege een afhankelijkheid van een upstream-beslissing of bron. Hoewel het de beste optie is om afhankelijkheden tussen deze taken te vermijden, kan het lastig zijn om taken perfect los te koppelen. Een vertraging in een taak kan vertragingen veroorzaken bij personen die van jou afhankelijk zijn. Vertragingen kunnen een hoop afval veroorzaken. Softwareontwikkeling gebeurt vaak in hoog tempo en de taken worden verdeeld onder de teamleden.

Schakelen tussen taken

Onnodig schakelen tussen taken heeft dezelfde eigenschappen als onnodige overdracht. Wanneer er sprake is van onnodige overdracht wanneer taken van eigenaar wisselen tussen teamleden, vindt er onnodig schakelen tussen taken plaats.. Mentaal schakelen tussen context is duur. Er is een mentale cadans of 'flow' die software-engineers bereiken om optimaal goede code te produceren. Efficiënte organisaties werken eraan om deze mentale toestand voor hun engineers te optimaliseren. Inefficiënte organisaties bombarderen hun engineers met niet-kritieke afleidingen, zoals vergaderingen en e-mails, die hun workflow verstoren.

Defecten

Onnodige defecten vinden plaats wanneer er bugs in de software worden opgenomen. Defecten zijn vergelijkbaar met gedeeltelijk voltooid werk, maar kunnen meer verspilling opleveren omdat defecten onbekend zijn en gedeeltelijk voltooid werk meestal van tevoren bekend is. Klanten kunnen defecten identificeren en vervolgens melden aan de klantenondersteuning, wat een dure pipeline kan zijn die vertragingen en schakeling tussen taken tot gevolg heeft.

The value stream mapping symbols

Er zijn standaardsymbolen om waardestroommapping te schetsen.

1. Bepaal het probleem waarvoor je aan het oplossen bent

Welk probleem los je op vanuit het standpunt van de klant? Vinden je klanten dat het te lang duurt om nieuwe functies of verbeteringen aan een product te bieden? Publiceer de probleemstelling en zorg dat iedereen op één lijn zit.

2. Geef het juiste team de mogelijkheden

Geef een volwassen en ervaren team de mogelijkheid om deze problemen vakkundig en tijdig aan te pakken. De C-suite moet voldoende budget opzij zetten om ervoor te zorgen dat de uitvoering zonder onderbrekingen verloopt.

3. Begrens het proces

Zodra de probleemstelling is gepubliceerd, moet je de scope van je waardestroommapping dienovereenkomstig begrenzen. Misschien hoef je het releaseproces niet in het geheel in kaart te brengen en kun je je in plaats daarvan op een bepaald gebied concentreren.

4. Breng het begrensde proces in kaart

Zorg ervoor dat je het begrensde proces beoordeelt. Dit kan een verschil maken, aangezien ervaringen uit de eerste hand niet vervangen kunnen worden door (mogelijk vooringenomen) verhalen en (mogelijk onvolledige en onnauwkeurige) documentatie van anderen.

Definieer de stappen. Ik voer meerdere keren een analyse over het waardestroommapping uit. Hoewel dit misschien overbodig klinkt, heb ik in het tweede stadium ontbrekende stukjes gevonden die in het eerste stadium niet zichtbaar waren. En toen we verder onderzoek deden, kwamen er onaangename dingen aan het licht tijdens het derde (en laatste) stadium!

5. Procesgegevens verzamelen

Noteer de procesgegevens in de gegevensboxen op de kaart wanneer je waardestroommapping uitvoert. Procesgegevens omvatten (maar zijn niet beperkt tot) het aantal betrokken personen, het gemiddelde aantal werkuren, cyclustijd, wachttijd, uptime, downtime en meer.

6. Maak een tijdlijn

Breng procestijden en levertijden in map.

7. Evalueer je huidige kaart

Wees nieuwsgierig. Zijn jullie teams op meerdere manieren afhankelijk van elkaar? Is je doorlooptijd te lang? Zo ja, is dat omdat je testsuites niet parallel lopen (of dat niet kunnen)? Heb je een stabiele omgeving, of zie je af en toe mislukte testen die de teams niet kunnen nabootsen?

Of misschien heb je processtappen waarvan je denkt dat ze waardevol zijn, maar die niets betekenen voor de klant. Wat de informatiestroom betreft: let op stagnatie en vertraging in de stroom. Let erop of het een push versus een pull was.

8. De kaart van de toekomst ontwerpen

Het is mogelijk dat je geen volledige en definitieve versie kunt vinden, en dat is niet erg. Zorg ervoor dat je nieuwe kaart aansluit bij de visie van het bedrijf.

Er staat bovendien niets vast. Stuur op basis van de behoeften van de klant doorlopend bij.

9. Implementeer de kaart van de toekomst

Volg de waardestroommapping van de toekomst en bevestig dat dit logischer is voor de klanten. Het had de probleemstelling moeten oplossen waarmee je begon. Houd KPI's regelmatig in de gaten en leer van trends. Zorg ervoor dat iedereen in de richting van klanten kijkt.

Als je wilt zien hoe het eindproduct eruitziet, dan is hier een voorbeeld van waardestroommapping.

The application of value stream mapping to continuous delivery

Bij de ontwikkeling van software kan waardestroombeheer inefficiënties van idee tot productie aan het licht brengen, waaronder feedbackloops en aanpassingen. Het kan helpen om het aantal stappen te verminderen en de noodzaak van nabewerking te verminderen. Het in kaart brengen van je proces kan je helpen om te visualiseren waar overdrachten plaatsvinden, zodat je ook kunt ontdekken waar wachttijd ervoor zorgt dat het werk niet door je systeem wordt verplaatst.

Continue levering (CD) hoeft per definitie geen gebruik te maken van waardestroommapping en het is heel goed mogelijk om een CD-pipeline te ontwerpen en te implementeren zonder enige kennis van waardestroommapping.

Met de juiste implementatie bevordert waardestroommapping een cultuur van continue verbetering die effectief is gebleken op het gebied van software-engineering en operations. De kaart illustreert de resultaten van de waardestroomanalyse en biedt een visuele tool om begrip en communicatie te vergemakkelijken.

Waarom zou je waardestroommapping in je team gebruiken?

Why bring value stream mapping to your team?

Waardestroommapping kan toegepast worden op bedrijfstakken die hun processen in alle bedrijfsfuncties willen verbeteren. Door overdrachten te visualiseren wordt de stroom geoptimaliseerd en besparingen gegenereerd. Zonder de visualisatie kun je verwachten dat je vergaderingen langer duren en dat de bedrijfsresultaten wazig zijn.

Waardestroommapping kan wonderen doen om te zorgen voor continue verbetering. In de wereld van softwareontwikkeling vormt voortdurende verbetering de kern van het continue model waarin pipelines voor continue levering producten vaak, voorspelbaar en duurzaam aan klanten leveren. Als je een release met een snelle ideevorming kunt uitbrengen, zijn je klanten tevreden!

Waardestroommapping helpt ook om de teamcultuur te verbeteren, aangezien productieve teams meer betrokken zijn en het leuk is om met hen samen te werken! Aangezien cultuur, productiviteit en besparingen slechts een aantal rijke winstaandelen zijn, zou het in kaart brengen van waardestromen dan niet bijna bovenaan je backlog met enige prioriteit moeten staan?

Bovendien biedt Open DevOps van Atlassian een open toolchain-platform waarmee je een CD-gebaseerde ontwikkelingspipeline kunt bouwen met je favoriete tools. Met Jira als basis kun je waardestroommapping integreren in je workflow en processen.