Zo stel je een multifunctioneel team samen

Wat is een multifunctioneel team?

We beschouwen teams doorgaans als groepen mensen met vergelijkbare functies; het marketingteam, de IT-afdeling, de verkoopafdeling. Een multifunctioneel team brengt echter mensen met verschillende soorten expertise of vanuit verschillende afdelingen in je organisatie samen.

Een multifunctioneel team kan bestaan uit leden met verschillende ervaringsniveaus. Het kan ook een bijzondere beslissingsbevoegdheid hebben. Het team presenteert bijvoorbeeld zijn projectplan rechtstreeks aan de CEO in plaats van het gebruikelijke goedkeuringsproces te doorlopen.

Multifunctionele teams krijgen tegenwoordig veel aandacht, maar ze zijn niet nieuw. Ze worden op succesvolle wijze gebruikt in bedrijfstakken van verzekeringen tot autoproductie tot technologie.

Wat zijn de uitdagingen van multifunctionele teams?

Dat gezegd hebbende, zal het je misschien verbazen te horen dat ongeveer 75% van de multifunctionele teams disfunctioneel is. Dus wat gaat er mis in deze teams?

Soms heeft een multifunctioneel team te maken met een vage of slecht gedefinieerde missie. Het team heeft mogelijk niet de beschikking over (of kan niet snel beslissen over) belangrijke parameters, zoals hoeveel tijd ze hebben om hun doel te bereiken en hoeveel geld ze kunnen uitgeven. Zonder duidelijk doel en zonder pad om daar te komen, kan een team vastlopen.

Een andere belangrijke reden waarom multifunctionele teams het spoor bijster raken, is dat leden verschillende prioriteiten of verplichtingen hebben. Ze richten zich op eigen belangen of die van hun afdeling in plaats van op het doel van het team.

Dat is niet het enige personeelsprobleem dat multifunctionele teams kan doen ontsporen. Als een team bestaat uit leden met verschillende niveaus, kan de machtsdynamiek voor problemen zorgen.

En dan is er nog het feit dat leden die onderdeel uitmaken van een afdelingsteam extra werk moeten leveren wanneer ze ook nog eens bij een afdelingsteam horen. Dat zorgt voor stress, druk en frustratie, vooral als sommigen in het team tekortschieten.

Maar zelfs als een team efficiënt en professioneel te werk gaat, kan het uiteindelijk ineffectief zijn als het niet bevoegd is om actie te ondernemen en moet wachten op goedkeuringen of beslissingen van leiders van de organisatie.

Wie zou er in je multifunctionele team moeten zitten?

Als je weet wat de doelen van je team zijn, dan kun je uitzoeken wie er in het team moet zitten. Hier zijn een paar criteria om te overwegen:

• Welke soorten expertise heb je nodig? Wie zijn de mensen in jouw organisatie die daarvoor kunnen zorgen?
• Naast hun specifieke vaardigheden moeten teamleden ook over de persoonlijke kwaliteiten beschikken die van hen een waardevolle toevoeging maken. Hebben ze ervaring met multifunctionele samenwerkingen? Kunnen ze onafhankelijk werken en aanbevelingen doen of beslissingen nemen?
• Vergeet de meer politieke kant niet. Als je team gefocust is op het starten van een project of het nemen van een beslissing, wie zijn dan de belanghebbenden? Elke groep belanghebbenden moet in je team zijn vertegenwoordigd.

Een leider kiezen

Je multifunctionele team hoeft in principe geen leider te hebben, maar als je er eentje aanwijst, werkt het team een stuk beter. Dus wie moet die persoon zijn?

De leider van een multifunctioneel team moet discussies kunnen begeleiden, delegeren en andere leden ter verantwoording roepen. Ze moeten dit kunnen doen, zelfs als sommige teamleden hoger in de bedrijfshiërarchie staan. Met andere woorden kunnen ze mensen taken toewijzen, zelfs als ze niet formeel bevoegd zijn om hen te vertellen wat ze moeten doen. Ze kunnen invloed en overtuigingskracht gebruiken om anderen te begeleiden.

De basisregels bepalen voor een multifunctioneel team

Is er een leider aangewezen? Dan is het slim om meteen met de rest van het team te overleggen over basisregels over hoe dingen moeten worden gedaan. Het is handig om dit meteen te doen wanneer een team wordt opgericht. Maar ook voor een bestaand team is het nooit te laat om ermee te beginnen.

Om te beginnen moet je heel duidelijk maken wat er van iedereen wordt verwacht. Elk lid moet zijn steentje bijdragen, zodat niemand overbelast raakt.

Naast duidelijke verwachtingen over bijdragen, heeft je team ook een duidelijk beeld nodig van hoe iedereen zich moet gedragen. Teamleden moeten zich veilig voelen om hun mening te geven, zelfs als ze het ergens niet mee eens zijn. Bij multifunctionele teams gaat het erom dat jullie betere oplossingen vinden door verschillende mensen samen te brengen. Maar je kunt die oplossingen alleen vinden als je op een effectieve manier kunt omgaan met je verschillen.

Tot slot moet het voor iedereen duidelijk zijn hoe je team beslissingen neemt. Mag iedereen over alles meebeslissen? Wanneer mag de teamleider zelf beslissen?

Een andere onmisbare stap voor het samenstellen van een succesvol multifunctioneel team is het kiezen van de juiste communicatietools. Je ziet elkaar waarschijnlijk niet elke dag, dus deze tools komen vast en zeker van pas. En als je leden hebt die zich op verschillende locaties bevinden, zijn je communicatietools de belangrijkste manier om samen te werken. Denk hier creatief over na. In plaats van bijvoorbeeld veel e-mails sturen, is een gedeelde blog misschien een goed idee voor je team.

Naast je communicatiekanalen heb je misschien nog andere tools en bronnen nodig. Denk na over de volgende vragen:

• Beschikt iedereen in het team over de hardware en software die ze nodig hebben om samen te werken?
• Heb je fysieke of virtuele plek nodig om bronnen en materialen op te slaan voor je werk? Heeft iedereen in het team toegang tot deze plek?
• Als je team persoonlijke vergaderingen heeft, waar vinden die dan plaats?

Vergaderingen voor multifunctionele teams

Houd je multifunctionele team goed op koers

Of je nu helpt een nieuw multifunctioneel team samen te stellen of een bestaand team wilt verbeteren, we hopen dat dit artikel je een nieuw gevoel van duidelijkheid en dynamiek heeft gegeven. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om dat vast te houden:

• Houd regelmatig de voortgang van je team in de gaten. Hierbij komen die duidelijk omschreven doelen van pas. Voldoe je aan de mijlpalen die je hebt gesteld? Probeer de gezondheidsmonitor voor teams te gebruiken om tot de kern van de zaak te komen met de Confluence-sjablonen voor gezondheidsmonitors voor teams om aan de slag te gaan.
• Blijf flexibel. Als je de mijlpalen niet haalt, wat moet je dan anders doen? Het kan ook zijn dat je moet reageren op andere veranderingen in je plannen. De CEO kan bijvoorbeeld je deadline wijzigen, of een aantal leden van je team kan onverwachts worden ontslagen.
• Onthoud dat je het niet alleen hoeft te doen. Confluence heeft hulpmiddelen om je te helpen omgaan met de uitdagingen van multifunctionele teams, van het stellen van doelen tot vergaderingen en besluitvorming.