Advanced planning guide in Jira
Что такое расширенное планирование в Jira?
Advanced planning is a set of capabilities offered within a feature called Plans.
Plans enables teams of teams to plan and track cross-functional work, such as a program or initiative. Within a plan, you can schedule work, allocate capacity, map dependencies, and model different scenarios, all within a single source of truth.
Plans pulls data from boards, projects, and filters in Jira to visualize work in a customizable interface. Functioning as a sandbox environment, you can plan and experiment before updating your original data in Jira.
This guide explains the key concepts of advanced planning including how to create your first plan and best practices for a seamless planning experience.
Advanced planning is available as part of Jira Premium and Jira Enterprise.
How do I create a plan?
The benefit of creating a plan is that it establishes the bigger picture and shows how a team’s work relates to the work of other teams. It visualizes how each team contributes to broad organizational goals.
The easiest way to get started with Plans is using our top-level planning template. The template comes with a plan, project, and issue hierarchy all pre-configured to help your teams manage large, cross-functional efforts, such as a program or initiative.
Optionally, you can also create a sample plan. This generates a plan using dummy data so you can quickly get an idea of what a fully baked plan looks like and explore its capabilities in a risk-free way.
Once you’ve built your own plans to support your teams' processes, scaling its structure is easy. Any plan can be duplicated in a few clicks. The copy will contain the same issues and settings of the original. This allows you to reuse an existing plan for multiple applications from supporting similar use cases to standardizing agile planning best practices across the organization.
Как добавить в план источники задач?
Issue sources determine what data will be used in Jira to create a plan. They outline the work to be done and the problems you’re trying to solve. Issue sources are first selected during plan creation and can be adjusted at any time.
Plans supports three types of issue sources:
- Boards (scrum or kanban) — Issues related to teams that track the volume and progress of their work. Boards can be classified as either scrum or kanban. Scrum boards are for teams that plan their work in sprints or iterations while kanban boards are better suited for teams with a continuous flow of work.
- Проекты. Задачи связаны с конкретной целью или ожидаемым результатом, таким как продукт или возможность.
- Filters — Issues defined by a query in Jira, otherwise known as JQL (Jira Query Language).
To further configure your plan, learn more about plan settings.
Как настроить иерархию задач в плане?
Plans uses the same issue hierarchy as Jira, but can be customized and expanded to track larger goals above the epic level. For example, you can create an initiative hierarchy level to represent a program containing multiple projects or combined efforts spanning multiple teams. When positioned above the epic level, the initiative can be used as a container for epics.
- Эпик — это объемная работа, которую можно разбить на истории, задания или баги. В плане эпик выступает в качестве значимой контрольной точки или результата. Эпик может быть назначен сразу нескольким командам для распределения работы.
- История, задание, баг. Истории и задания представляют работу, которую необходимо выполнить. Баги — это проблемы, которые препятствуют продвижению работы или снижают функциональность. Эти типы задач можно назначать конкретным командам.
- Subtask — A granular piece of work required to complete a story, task, or bug. In a plan, subtasks can’t have teams assigned specifically to them, they inherit the team assigned to the parent issue.
Как добавить в план команды?
Associate teams with your plan’s issue sources so their work can be managed directly in the plan. Any Atlassian teams in your Teams directory can be brought into a plan. Teams allow you to group and filter work based on teams and manage the allocation of work based on capacity.
Обычно координацией команд занимаются менеджеры проектов или программ, в зависимости от структуры работы. Расставляя цели по приоритету и определяя критические пути, они могут вести работу и принимать решения в условиях многофункционального плана. Руководители команд и направлений формируют план путем управления производительностью и распределения работы в командах.
Как управлять нагрузкой команды в плане?
Производительность показывает, сколько единиц работы команда выполняет за заданный период времени. Этот параметр используют, чтобы оценить способность команды выполнить работу в определенные сроки. Кроме того, это незаменимый инструмент для оценки риска при принятии ключевых решений.
Значения производительности добавляются в план руководителями команд и направлений, которые регулярно оценивают доступность команды, распределение ресурсов и приоритеты других проектов с помощью систем управления ресурсами.
Производительность измеряется по-разному в командах Scrum и Kanban. Обе команды могут измерить ее в единицах времени (днях или часах), но при этом команда Scrum может дополнительно использовать оценку сложности (условная оценка необходимых трудозатрат). Это возможно благодаря тому, что команда Scrum работает короткими временными интервалами, или спринтами. Работа команды Kanban же выстроена непрерывным потоком.
Capacity planning is available to both scrum and kanban teams. However, sprint planning is exclusive to teams that use scrum boards as an issue source. The sprint planning feature allows you to allocate work to each sprint, project release dates, or milestones based on teams' capacities. It can also show you when sprints are overbooked (when allocated work exceeds the team’s capacity).
Как управлять зависимостями в плане?
Dependencies show the relationship between issues in your plan, such as contingencies and blockers. Visualizing and understanding dependencies is vital when project or program managers determine a critical path in the plan. When dependencies are thoroughly mapped, a team can adapt and plan for alternative paths.
Зависимость может быть входящей или исходящей. Она показывает, что задача заблокирована или блокирует другие задачи, а также какие задачи нужно разрешить в первую очередь, чтобы работа двигалась вперед. В настройках представления плана можно выбрать отображение зависимостей в виде значков или линий.
Зависимости можно также просмотреть на вкладке Dependencies report (Отчет о зависимостях), где показаны связи между задачами в плане.
Как управлять релизами в плане?
Релизы служат контрольными точками плана и отмечают срок выполнения работы. В зависимости от структуры работы, релизом может быть готовая к поставке часть работы, поставка продукта клиенту или инкремент программы.
Any future releases tied to a project in your plan will automatically appear in the Releases tab in Plans. To exclude a release (and its issues) from the plan, you can add an exclusion rule upon plan creation.
Plans uses two different types of releases: single-project and cross-project. A single-project release is tied to one project, while a cross-project release aligns the dates of multiple projects. Both release types can be created and edited in the Releases tab, however, cross-project releases are only used in Plans and cannot be saved to your issues in Jira.
Как планировать разные сценарии?
Since Plans functions as a sandbox environment for Jira data, you can enable scenarios to explore alternative paths to milestones or project completion. Planning different scenarios allows you to adjust dates, resources, and other inputs with minimal disruption. You can aim for your best case, plan for your worst case, and be prepared for anything in between.
Как отслеживать выполнение плана и создавать отчеты о нем?
The summary screen is a great place to get a quick snapshot of how your plan is coming along. In the summary, you can see issue progress, key dependencies, team progress, and team capacity for your plan, in the chosen date range.
For a specific snapshot of your plan, you can create a new view. This is particularly useful for large, cross-functional projects, where concerns and needs vary across different stakeholders. Filters and view settings allow you to emphasize different aspects of your plan, which can then be saved and easily accessed at any time. For example, you can create a view that only shows certain issue levels or a single team’s work.
Как поделиться планом с заинтересованными сторонами?
Планы создают, чтобы ими делиться. Сообщайте о ходе работы и информируйте все заинтересованные стороны о движении проектов и команд к заданным целям. Любым представлением любого плана можно поделиться с помощью прямой ссылки, встроенной на страницу Confluence (динамическое представление), или экспортировать его в виде CSV-файла или изображения PNG (статическое представление).
