Capacity planning: Align your team's resources with project needs
Планируйте эффективно и берегите силы команды
Просмотр тем
Руководители и менеджеры проектов знают, как бывает трудно угадать тот объем ресурсов, которым располагает команда.
Когда вы получаете запрос на поддержку новой многофункциональной инициативы, перед вами встает вопрос: действительно ли у команды есть на это время? Если вы ответите да, не придется ли сотрудникам разрываться между задачами?
Даже если вы не знали о таком понятии, вы имели дело с планированием производительности, отвечая на вопрос.
What is capacity planning?
Capacity planning is the process of determining the resource needs of your project. By analyzing project needs, the goal of capacity planning is to match workload based on team availability to complete projects on time.
Как можно догадаться из названия, у этого процесса две составляющие: планирование и производительность.
Для начала определите общую производительность команды. Сколько работы она может выполнить без ущерба для себя и качества? Затем перейдите к следующему этапу планирования: расставьте приоритеты в заданиях и составьте график с учетом их продолжительности, чтобы успеть в срок.
Например, вашу команду попросили собрать данные и составить отчет для команды по продажам. Нужны сведения о клиентах за последние два года.
Вам нужно будет изучить запрос, определить область проекта и дать оценки в единицах времени, чтобы понять, за какое время можно завершить проект. Предположим, вы оценили проект от начала и до конца в восемь часов работы.
Далее нужно понять, есть ли у команды эти восемь часов.
Проще всего будет попросить всех участников команды записать все, что они обычно делают в течение недели, и указать время, которое они тратят на каждое задание (в часах в неделю). Для большей объективности им лучше опираться на свой календарь, входящие электронные сообщения, заявки Jira и подобные источники. Так вы узнаете, сколько часов в неделю сотрудники уже заняты делами.
Далее вы можете определить доступные ресурсы времени для работы над новыми проектами. Вы также увидите, кого лучше назначить исполнителем (сотрудники, нагрузку которых можно гибко перераспределить), и скорректируете сроки завершения проекта, чтобы сделать их реалистичнее.
К примеру, Денис занят всего 30 часов в неделю. Он располагает свободным временем и достаточно компетентен, чтобы отработать запрос. Однако он говорит, что для составления отчета ему нужен срок до понедельника.
Планирование производительности основано на объективных сроках и ожиданиях, а не оптимистичных предположениях о возможностях команды.
Планирование производительности на практике
Пошаговые инструкции по планированию производительности см. в нашем сценарии по планированию производительности. Вам останется только задокументировать результаты в шаблоне для планирования производительности, который доступен в Confluence. Готовый документ выглядит примерно так:
Capacity planning vs. capacity management vs. resource planning
Capacity planning vs. capacity management
Если вы заинтересуетесь планированием производительности и изучите его подробнее, то можете столкнуться с термином «управление производительностью». Чаще его применяют по отношению к командам и проектам в ИТ, но он встречается и в других сферах.
Управление производительностью — более широкое понятие. Оно означает общую способность контролировать и координировать все доступные ресурсы компании, с помощью которых можно выполнить проект согласно требованиям.
Управление производительностью охватывает множество задач, одной из которых является и планирование производительности — такая же часть общего процесса, как собеседование в рамках найма на работу.
Capacity planning vs. resource planning
Вы могли слышать и о ресурсном планировании. Часто эти два термина используют как синонимы, но они означают разное.
Планирование производительности связано с кадровыми ресурсами (навыки и знания), а также временем, которым располагает команда для выполнения проекта согласно требованиям. Оно поможет определить, сможет ли команда выполнить запрос о подготовке данных из предыдущего примера к пятнице.
Ресурсное планирование помогает распределять разнообразные ресурсы: кадры, бюджет, ПО, оборудование, материалы и многое другое.
Цель такого планирования — наиболее эффективно использовать ресурс. Например, можно ли доработать дашбоард, чтобы эффективнее делать выборку данных? Можно ли заняться новым отчетом, отложив другие? Как использовать этот инструмент с наибольшей пользой?
Преимущества планирования производительности
Нужна небольшая тренировка, чтобы освоить этот тип планирования, особенно если вы привыкли охотно соглашаться на каждый поступающий запрос. Однако его регулярное применение дает много преимуществ.
1. Нет выгоранию команды
Вот настораживающая статистика: 48 % работников сообщают, что у них слишком много необоснованных сроков и слишком много работы. Это закономерно. Ведь если неизвестно, какой объем команде по плечу, команда всегда будет работать на пределе возможностей. В конце концов, работы мало не бывает.
Если вы тщательно оцените реальную производительность команды, то не перегрузите ее заданиями и обязанностями. Кроме того, вы поможете сотрудникам управлять собственным временем, отдавая приоритет самой важной работе.
2. Более реалистичные сроки
Вам наверняка знакома тенденция проектов заметно выходить за временные рамки. Всему виной ошибки планирования, которые мы допускаем, из оптимизма недооценивая продолжительность работы над проектом.
С этой погрешностью трудно бороться, но возможно — благодаря планированию производительности. Если вы получите информацию о загруженности команды из первых уст, то это будет лучшей проверкой реальности. Так вы согласуете свои ожидания относительно сроков с реальными возможностями команды.
3. Выявление недостатка навыков
Планируя производительность, вы понимаете, сколько может выполнить команда. Это не только вопрос времени. Важную роль играют навыки. К сожалению, 54 % сотрудников считают, что им не хватает знаний для выполнения своей текущей работы.
Заранее оценив производительность команды и запланировав работу, вы с большей вероятностью заметите, если команде не хватает навыков для работы над проектом. Может быть, запрос от команды по продажам требует выгрузки большого объема данных, а вы не храните их у себя.
Чем раньше вы это обнаружите, тем проще будет что-то предпринять. Например, провести обучение сотрудника, передать задачу сторонней организации или изменить область проекта.
Трудности, связанные с планированием производительности
Планирование производительности дает ряд преимуществ, однако требует определенных усилий. Рассмотрим несколько затруднений, с которыми можно столкнуться.
1. Трудно оценить ресурсы команды
Думаете, планирование производительности достаточно провести один раз? Не спешите с выводами. Ресурсы команды меняются в зависимости от проекта и по мере того, как одни сотрудники покидают команду, а другие приходят им на смену. Кроме того, вам придется положиться на честность сотрудников, когда они доложат о своей рабочей нагрузке и ограничениях.
Поэтому трудно четко определить потенциальную производительность команды и свободные ресурсы, которые можно выделить на новую работу или запрос. Это особенно непросто сделать, если вы собрали команду амбициозных профессионалов, которые уверены, что еще одно дополнительное задание никогда не обременит. Чем чаще вы вместе с командой планируете производительность (обычно это делается еженедельно), тем проще всем будет оставаться реалистами.
Функция Планы Jira поможет визуализировать и оценить рабочую нагрузку команды и возможности ее участников во время этих встреч.
2. Изменения выбивают из колеи
Согласитесь, у вас нет хрустального шара. Самые опытные и серьезно настроенные менеджеры проектов сталкиваются с препятствиями на своем пути. Не бывает проектов без рисков, а непредвиденные обстоятельства, будь то сезонные или отраслевые колебания, порою нарушают планы.
Попытка учесть все возможные помехи усложняет процесс планирования производительности. Лучше заложите день или два на устранение возможных неурядиц. Это сыграет вам на руку и позволит как ни в чем ни бывало продолжить работу над проектом.
3. Придется отстаивать границы
Если раньше команда всегда говорила «да», то теперь, когда вы занялись планированием производительности, придется говорить и «нет» тоже.
Помните, что планирование производительности полезно, только если вы используете полученную информацию. В том числе придется отказываться от проектов, на которые у команды не хватает ресурсов, корректировать или снижать планку ожиданий, а также отодвигать сроки. Лучше сказать «нет», чем сказать «да» и не выпустить продукт.
Рекомендации по планированию производительности
Потребуется практика (а также пробы и ошибки), чтобы освоить этот тип планирования. Но вот несколько советов, которые помогут вам сразу оказаться на верном пути.
1. Извлекайте уроки из прошлых проектов
Опыт — отличный наставник. Особенно если вы охотно анализируете его и извлекаете уроки. Когда команда завершает проект, не стоит забывать о полученном опыте. Проведите ретроспективу и обсудите, как все прошло. Обратите особое внимание на те моменты, когда ресурсов команды на что-то не хватало.
Что привело к этой ситуации? Расширилась ли область проекта? Не переоценили ли участники команды свою загруженность? Определите основную причину и подумайте, как можно избежать таких проблем в будущем.
2. Открыто обсуждайте вопросы с командой
Никто лучше самих сотрудников не знает, сколько у них свободных ресурсов. Они знают это из практики, поэтому стоит попросить их открыто рассказать о своей рабочей нагрузке и о том, какие проекты они могли бы взять сверх текущей работы.
Помните, что производительность постоянно меняется и обсуждение должно быть регулярным. Посвятите несколько минут очередного собрания разговору о текущем объеме задач каждого в команде. Так вы всегда будете в курсе рабочей нагрузки и обязанностей сотрудников. Документируйте эти обсуждения с помощью шаблона ролей и обязанностей, чтобы ссылаться на них в начале нового квартала, проекта или будущей проверки производительности.
3. Заранее соберите необходимые сведения
При получении нового проекта легко оказаться в невыгодном положении. Вы можете согласиться со всеми требованиями и самим запросом, а затем думать над тем, как команда должна его выполнить.
Пусть работа будет умной, а не тяжелой. Планируйте производительность и идите от обратного. Начните с реалистичной оценки того, что может команда, и опирайтесь на нее при планировании работы.
Довольно догадок насчет ресурсов команды. Вы сможете эффективно расставлять приоритеты в проектах, формировать реалистичные ожидания, определять разумные сроки и поддерживать высокий моральный дух коллег. Кроме того, в команде станет меньше напряжения и неудовлетворенности.
Упростите этот процесс, используя шаблоны Jira и шаблон планирования производительности в Confluence для создания рабочих задач и их упорядочивания во всех командах. Удачного планирования!
Start using capacity planning software
При получении нового проекта легко оказаться в невыгодном положении. Вы можете согласиться со всеми требованиями и самим запросом, а затем думать над тем, как команда должна его выполнить.
Пусть работа будет умной, а не тяжелой. Планируйте производительность и идите от обратного. Начните с реалистичной оценки того, что может команда, и опирайтесь на нее при планировании работы.
Довольно догадок насчет ресурсов команды. Вы сможете эффективно расставлять приоритеты в проектах, формировать реалистичные ожидания, определять разумные сроки и поддерживать высокий моральный дух коллег. Кроме того, в команде станет меньше напряжения и неудовлетворенности.
Упростите этот процесс, используя шаблоны Jira и шаблон планирования производительности в Confluence для создания рабочих задач и их упорядочивания во всех командах. Удачного планирования!
