Что вам понадобится
Видеоконференция с возможностью демонстрировать экран
Цифровой инструмент для совместной работы (см. шаблоны)
Плотная бумага для очных встреч
Красные, желтые, зеленые маркеры
Блокноты
Дополнительные шаблоны
Шаблоны Atlassian
Другие шаблоны
Что такое проверка работоспособности команды?
Проверка (или оценка) работоспособности команды — практически то же самое, что медицинское обследование, только здесь проверяется самочувствие всей команды: эмоциональное состояние, взаимоотношения, баланс работы и личной жизни, а также эффективность.
Цель этого мероприятия — найти и устранить проблемы, способные повлиять на работоспособность и продуктивность команды. В процессе диагностики оцениваются такие показатели, как счастье, моральный дух, взаимодействие в коллективе, доверие и психологический комфорт.
Какие восемь признаков отличают здоровые команды?
На основании результатов многолетнего исследования и опыта работы Atlassian с сотнями команд в нашей компании и компаниях клиентов мы выявили восемь признаков работоспособной и эффективной команды. К ним относится следующее.
- Сплоченность команды. В команде существует взаимное доверие и уважение — необходимые условия для конструктивной совместной работы. Все участники испытывают сильное чувство сопричастности.
- Сбалансированность команды. В команде подобраны нужные специалисты с нужными навыками, выполняющие четко определенные роли. Благодаря этому команда способна поставлять ценность, за которую отвечает.
- Поощрение разнообразия. В команде приветствуются и озвучиваются разные точки зрения из разнообразных источников как внутри компании, так и за ее пределами. Все разногласия воспринимаются уважительно и прорабатываются должным образом.
- Общее понимание. Все участники одинаково понимают миссию, цель и основные контрольные точки, чтобы всей командой эффективно реализовывать стратегический план.
- Ценность и показатели. Участники команды понимают, какую ценность они создают и какую ценность приносят бизнесу, каковы критерии оценки успеха, способы отслеживания и измерения этой ценности. В итоге на основании показателей принимаются необходимые решения и совершаются необходимые действия.
- Подходящие способы работы. Совместная работа в команде ведется таким образом, что участники могут выполнять свои обязанности эффективно, независимо от того, находятся ли они в одном офисе или в разных регионах. Это относится к используемым инструментам, способам организации собраний, ведения совместной работы и принятия решений.
- Взаимодействие и поддержка. Другие команды понимают, как и когда взаимодействовать с данной командой. Взаимодействие протекает эффективно, и команды неизменно получают поддержку, необходимую для прогресса. Команда ясно понимает, от кого зависят они и кто зависит от них.
- Непрерывное совершенствование. Команда всегда находит время на то, чтобы отметить свои успехи, провести вдумчивый анализ возможностей для совершенствования, принять необходимые меры и воспользоваться этими возможностями. Циклы обратной связи внутри команды и между командами запускаются регулярно и осмысленно для принятия решений о совершенствовании.
Когда проводить оценку работоспособности команды?
Оценку работоспособности рекомендуется проводить ежеквартально, чтобы ваша команда постепенно превращалась в команду мечты.
Три преимущества вовлеченных команд
Ежеквартально проводя оценки работоспособности, вы сможете оценить преимущества по-настоящему вовлеченной команды. По данным Gallup, вовлеченные команды дают следующие выгоды.
- Больше прибыль. Компании с преданными своему делу командами на 21 % прибыльнее компаний с равнодушными сотрудниками.
- Меньше текучесть кадров. Компании с вовлеченными сотрудниками отмечают на 43 % меньше текучести кадров.
- Выше эффективность. Команды, работающие с душой, на 18 % продуктивнее незаинтересованных сотрудников.
Как проверить работоспособность команды
ПЯТИСЕКУНДНАЯ СВОДКА
- Оцените работоспособность команды по восьми признакам успешных команд.
- Выберите три признака, требующие пристального внимания.
- Проведите мозговой штурм для поиска решений и составьте план улучшения.
1. Начало сценария «Оценка работоспособности команды» 5 мин
Вы, как фасилитатор собрания, должны выделить 90 минут на то, чтобы провести вместе со своей командой встречу по этому сценарию. Разошлите краткое описание сценария и обзор признаков. Подготовьтесь в зависимости от формата собрания.
- Удаленная встреча: скопируйте наш шаблон и пригласите команду.
-
Очная встреча: подготовьте письменные принадлежности (плотную бумагу, доску), красный, желтый и зеленый маркеры и блокноты.
Фасилитатор также отвечает за проведение встречи по сценарию. По желанию он может назначить секретаря или взять эту роль на себя.
Привет, команда!
На днях в ваших календарях появилось приглашение поучаствовать в сценарии «Оценка работоспособности». Цель — оценить нашу работоспособность по восьми признакам успешных команд. Мероприятие займет около 90 минут.
Вот краткий обзор признаков, по которым мы будем себя оценивать.
1. Сплоченность команды
2. Сбалансированность команды
3. Поощрение разнообразия
4. Общее понимание
5. Ценность и метрики
6. Подходящие способы работы
7. Взаимодействие и поддержка
8. Непрерывное совершенствование
Заранее готовиться не нужно. От вас требуется только желание участвовать.
Спасибо!
Совет: для больших групп
Если в вашей команде восемь или более человек, вы можете разделить их на подгруппы и проработать начальные оценки для каждого показателя. Затем снова соберитесь вместе и сведите оценки воедино для всей команды.
2. Поделитесь повесткой дня и правилами мероприятия 2 МИН.
В начале собрания повторите, что цель оценки работоспособности — выяснить, насколько хорошо ваша команда работает вместе, и наметить пути для улучшения.
После этого расскажите о повестке дня и правилах мероприятия.
- 5 минут: вступление, правила, ответы на вопросы;
- 35 минут: оценка работоспособности (примерно по 8 минут на каждый признак);
- 10 минут: ранжирование признаков по приоритетности, выбор трех ключевых;
- 20 минут: работа в группах — мозговой штурм для поиска решений и определения дальнейших действий;
- 15 минут: отчеты по группам, списки задач, дальнейшие действия.
1. Проявлять интерес и активно участвовать в процессе.
2. Отвечать честно. Признать, что все мы смотрим на мир под разным углом, и принимать эти различия.
3. Слушать с намерением понять, а не исправить.
4. Улавливать смысл, лежащий в основе признаков. Задавать вопросы, если требуются разъяснения, не смотреть на команду или подразделение свысока.
5. Занимать четкую позицию.
6. Я, (имя фасилитатора), говорю меньше, чем вы.
7. У нас не соревнование команд! Ваши результаты касаются только вас. Если у вас все же будет несколько красных и желтых оценок, не расстраивайтесь. Это абсолютно нормально: ведь команды развиваются, и нет предела совершенству. Это упражнение просто помогает вашей команде выявлять возможности для улучшения.
8. Всегда помните главное правило ретроспективы: вне зависимости от того, что мы выясним, мы понимаем и искренне верим, что каждый сделал все, что мог, с учетом своих знаний, навыков, доступных ресурсов и сложившихся обстоятельств на тот момент.
3. Определите критерии голосования 2 МИН.
Каждому участнику будет предложено оценить, насколько применимы признаки к команде, по такому принципу:
- «большой палец вверх» (зеленый);
- «большой палец в сторону» (желтый);
- «большой палец вниз» (красный).
Восприятие красного, желтого и зеленого будет уникальным для вашей команды. Полагайтесь на интуицию и не беспокойтесь об утверждении стандартных критериев для каждого цвета: это только отвлекает от обсуждения.
Объясните, что, когда признак выносится на обсуждение, команде будет предложено проголосовать, показав большой палец вверх, в сторону или вниз.
Если собрание проводится очно, секретарь должен записать голоса на плотной бумаге или доске, которая видна всем.
Совет: не довольствуйтесь малым
Если ваша команда склонна «довольствоваться» чем-либо или говорить, что все «в порядке», когда на самом деле это не так, начните с красного цвета в качестве изначальной оценки для всех признаков и потребуйте, чтобы группы обосновали путь к зеленой оценке.
4. Проголосуйте и зафиксируйте обратную связь по каждому признаку 35 мин.
Теперь фасилитатор должен оценить каждый признак работоспособности по следующему алгоритму.
- Озвучьте признак. Вы, как фасилитатор, должны зачитать название и описание признака. Для этого воспользуйтесь приведенным выше списком или нашим шаблоном.
- Предложите участникам команды подумать о том, как они проголосуют по каждому признаку. Лучше отложить голосование до тех пор, пока у каждого не сложится свое мнение, чтобы не допустить влияния группового мышления и предвзятости.
- Проголосуйте группой одновременно. Если встреча проводится очно, предварите голосование обратным отсчетом. На удаленном собрании старайтесь голосовать независимо от мнения других.
- По горячим следам попросите команду в течение 1–2 минут зафиксировать свои мысли или комментарии. Желательно, чтобы все написали о причинах, по которым они проголосовали так, а не иначе, и обо всем, что приходит на ум. Так вы сможете фиксировать замечания и предложения по ходу обсуждения. Это тем более полезно, так как редко какой команде присущи все признаки.
- Кратко, в течение 2–3 минут, обсудите мысли, которые первыми пришли на ум. Так вы вычлените различия в подходе к голосованию, и у каждого будет возможность понять отношение команды, чтобы на следующем шаге было проще голосовать.
Зафиксировав несколько размышлений, переходите к следующему признаку. Постарайтесь уделять обсуждению каждого признака по 5 минут.
Совет: наводящие вопросы
- Почему вы проголосовали по этому признаку так, а не иначе?
- Какие комментарии об этом признаке вы хотели бы услышать?
- Как вы думаете, почему другие проголосовали таким образом?
5. Подумайте и проголосуйте по трем ключевым признакам 10 мин
Изучив итоги голосования и обратную связь, выберите 1–3 области, в которых ваша команда хотела бы активно развиваться и становиться лучше.
Можно сделать очевидный выбор, руководствуясь желтыми или красными оценками, либо выбрать те признаки, которые изначально всем казались «зелеными», но в конечном итоге получили красные оценки.
6. Проведите мозговой штурм для поиска решений 20 МИНУТ
Теперь разделите команду на три группы для мозгового штурма: по одной группе на каждый ключевой признак. Дайте каждой группе 15–20 минут на обсуждение, фиксацию решений и обмен ими. Вот несколько вопросов, которые можно задать во время мозгового штурма.
- В чем состоит проблема?
- Что мы будем считать успехом через шесть месяцев?
- Что мы можем сделать для достижения этого результата?
- Что мы предпримем СЕЙЧАС?
7. Составьте план улучшения 15 минут
Поделитесь списками задач, назначьте ответственных и определите дальнейшие действия. Чтобы не бросить все на полпути, запланируйте регулярные проверки для отслеживания прогресса. Фасилитаторы должны поблагодарить команду за участие. Ключ к успеху высокоэффективных команд — совместные усилия, примером которых и стала эта оценка работоспособности.
Последующие действия
Запланируйте следующую игру «Четыре "Ч"»
Наметьте график контрольных оценок работоспособности. Меняются ли оценки с красных и желтых на зеленые? Нет ли признаков, которые были «зелеными», а стали «красными»? Отмечайте свои успехи и преодолевайте сложности. Регулярные проверки позволяют сохранять высокий темп работы и выявлять проблемные области до появления серьезных последствий.
От наших команд — вашим
Подпишитесь на нашу информационную рассылку и будьте в курсе новейших сценариев, советов и рекомендаций.
Выберите схему оценки работоспособности, подходящую вашей команде
Это как медосмотр, только совсем не больно!
Руководящие команды
Вы принимаете решения, занимаетесь самыми важными вопросами и строите долгосрочные планы. Именно от вас зависит дальнейшее развитие событий. Вы не участвуете в ежедневной работе над проектами — вы руководите теми, кто это делает.
Проектные команды
Ваша цель — радовать клиентов прекрасным результатом. Например, вы можете расширить функциональные возможности того или иного продукта, выпустить тактически важный для бизнеса проект или придумать что-то совершенно новое.
Сервисные команды
Неважно, занимаетесь вы техподдержкой или нет, ваша задача — справиться с большими объемами, обеспечив должное качество. Вы выполняете работу в порядке очереди, а оцениваете эффективность, скорее всего, на основании дневной или недельной нормы.