Werkovereenkomsten

Vul vóór de live workshop over het spel een concept in van de volgende twee secties in de sjabloon.

Communicatiekanalen

Bedenk hoe je team effectief gaat communiceren. In die ruimte vul je het kanaal, het doel, de doelgroep en eventuele standaarden voor communicatie in. Je kunt Confluence bijvoorbeeld gebruiken als de enige bron van waarheid voor documentatie en planning, en Slack voor dagelijkse communicatie.

Escalatieproces

Zoals het gezegde luidt: niet kunnen plannen is een plan voor mislukking. Bedenk hoe je je team urgente problemen wilt laten escaleren of beslissingen nemen als ze geen consensus kunnen bereiken. Vul in wie de beslisser is, hoe je omgaat met een escalatie, welke mate van transparantie je biedt en hoe je anderen op de hoogte brengt van de beslissing.

Weet je niet zeker hoe je met escalaties moet omgaan? Probeer dan ons DACI-framework voor besluitvorming. Je kunt ook met je team samenwerken aan een Clean Escalations-traject, waarin de opties voor escalatie worden beschreven en waarmee je betere beslissingen kunt nemen.

Open de workshop door het doel van de bijeenkomst samen te vatten en een aantal onderlinge afspraken te maken voor de workshop, zoals het team te vragen voor het volgende:

• Wees open en nieuwsgierig
• Luister aandachtig en stimuleer iedereen om mee te doen
• Zorg voor zo min mogelijk afleiding en zoveel mogelijk verbinding: telefoons weg, camera's aan en 'Niet storen' ingeschakeld
• Probeer anderen niet te onderbreken en geef iedereen de kans om te spreken
• Onthoud dat de werkovereenkomsten in de loop van de tijd worden aangepast

Geef vervolgens een samenvatting van de huidige uitdagingen van het team die vóór de workshop zijn verzameld. Met deze uitdagingen kan men ideeën opdoen om manieren van werken te verbeteren.

Geef het team vervolgens vijf minuten om voor zichzelf het conceptdocument door te lezen waaraan iedereen heeft bijgedragen als voorbereiding op het werk. Teamleden kunnen ook opmerkingen plaatsen op de pagina.

Vraag tot slot aan iedereen om iets nieuws te vertellen dat ze over een ander teamlid hebben geleerd. Daardoor kan iedereen elkaar beter leren kennen en wordt het gesprek op gang gebracht.

Neem tien minuten de tijd om de sectie Communicatiekanalen met het team te bespreken en te bewerken. Je kunt het digitale document bewerken en/of ideeën op een fysiek whiteboard schrijven als je fysiek bijeenkomt. (Zorg er wel voor dat je notities digitaal vastlegt vanaf het fysieke whiteboard, zodat je ze later kunt raadplegen.)

Gespreksstarters:

• Moet er iets worden toegevoegd, verwijderd of gewijzigd?
• Wanneer moeten we kijken of dit werkt?
• Hoe willen we dat andere teams, leiders of belanghebbenden met ons communiceren?

Samenwerking is essentieel om de doelen van je team te bereiken, maar daarvoor is niet altijd een vergadering nodig. Tijdens dit deel van de workshop bespreek je als team waarom, wanneer en hoe je synchrone vergaderingen en asynchrone communicatie kunt gebruiken, zoals het verzenden van schriftelijke updates met een tool zoals Slack, video-updates met een tool zoals Loom, of brainstormen met een tool zoals Confluence-whiteboards.

(Probeer je te beslissen of synchrone of asynchrone communicatie logischer is? Bekijk het verschil tussen synchroon en asynchroon, zodat je kunt kiezen welk medium het beste is voor elke situatie.)

Naarmate je het aantal gevallen beperkt waarin een vergadering nodig is, kun je de volgende vragen met je team bespreken om bestaande vergaderingen te controleren en een doordachte planning te maken voor de toekomst:

• Welke soorten bijeenkomsten zijn er nodig?
• Met welke vergadervorm kunnen we het beste onze doelen bereiken? (Vergaderingen op basis van pagina's zijn bijzonder effectief.)
• Welke cadans en lengte zijn geschikt?
• Wie moeten er aanwezig zijn en wat is hun rol in de vergadering?

• Aan welke van deze bijeenkomsten mag een AI-notulist standaard deelnemen?

Als asynchrone communicatie een goed alternatief is, bespreek dan deze vragen met je team:

• Met welke soorten asynchrone communicatie kunnen we het beste onze doelen bereiken? (bijvoorbeeld geschreven berichten, video's, whiteboarden, enz.)
• Wie moet erbij betrokken zijn en wat is hun rol? (Bijvoorbeeld: Wie maakt er inhoud, en wanneer? Wie draagt er bij, en wanneer? Wie zorgt voor de beoordeling, en wanneer)?

• Wat moet de cadans zijn?

Het vinden van de juiste balans tussen synchrone en asynchrone communicatie kan wat experimentatie vergen. Beëindig dit deel van het gesprek door te bespreken: Wanneer moeten we controleren of dit werkt?

Bekijk en bewerk het gedeelte over het escalatieproces dat je leider heeft gestart. Bespreek als team alle toevoegingen of veranderingen die aangebracht moeten worden totdat het team tot een consensus is gekomen.

De werkovereenkomsten die tijdens deze workshop zijn opgesteld, zijn slechts een beginpunt dat in de loop van de tijd kan (en moet) worden bijgewerkt. Bespreek als laatste stap van de workshop hoe je deze overeenkomsten aanpassen naarmate het team leert en groeit.

Gespreksstarters:

• Wanneer moeten we deze werkovereenkomsten opnieuw bekijken, en waarom? (bijvoorbeeld elk kwartaal op basis van geleerde lessen, na een grote mijlpaal, enz.)
• Hoe beslissen we of een overeenkomst aangepast moet worden?
• Welke mate van transparantie is vereist en/of wat is er 'leuk om te hebben'?
• Hoe delen we eventuele wijzigingen?