Wat heb je nodig?
Extern
Platform om te kunnen videobellen
Digitale samenwerkingstool
Op locatie
Vel papier of whiteboard
Gekleurde stiften
Gekleurde post-its
Tijdschriften of andere afbeeldingen
Scharen
Posterbuddies
Optionele sjablonen
Atlassian-sjablonen
Spelinstructies
1. Voorbereiding 10 MIN.
Bereid een gedeeld document voor, zodat je team van tevoren kan samenwerken. Leg een tijd en datum vast om samen te komen en geef iedereen een paar dagen voor de vergadering huiswerk op.
Gebruik een digitale samenwerkingstool zoals Trello of Confluence om enkele korte achtergrondnotities te geven over hoe je het succes van je team gaat meten. Dit is een belangrijke referentie voor de scope van de brainstormsessie om je team op koers te houden.
- Bedrijfsmissie
- Bedrijfswaarden
- Bedrijfsresultaten en verwachtingen die je team moet bereiken en tegen wanneer
- Persona's van klanten
Zet je visieverklaring bovenaan!
Een visie beschrijft de toekomst die je team nastreeft. Je kunt dit doortrekken naar het niveau van de afdeling of organisatie. De visie moet groter zijn dan de bedrijfsdoelen en schetst een beeld van hoe succes eruitziet. De visie van Ben & Jerry's is bijvoorbeeld: "Wij maken het best mogelijke ijs op de best mogelijke manier."
Een visie verschilt van een missieverklaring. Hierin worden de activiteiten van de organisatie, haar doelstellingen en hoe zij deze doelstellingen zal bereiken, gedefinieerd. Ben & Jerry's gebruiken hun visie om hun missie op te delen in drie kernmissies: een productmissie (overheerlijk ijs maken), een economische missie (het bedrijf te leiden met het oog op duurzame financiële groei) en een sociale missie (het bedrijf op innovatieve manieren te gebruiken om de wereld te verbeteren).
Deze oefening heeft tot doel empathie op te bouwen voor je klanten, tot in de kleinste details. Begin met het beter begrijpen van je klantpersona's: speel ons spel Empathie in kaart brengen en vervolgens het spel Klanttraject in kaart brengen om meer te weten te komen. Je kunt ook dit sjabloon gebruiken om het creëren van persona's op gang te brengen.
TIP: zien is geloven.
Het is bewezen dat visualisatie dezelfde zenuwbanen in je hersenen activeren als een werkelijke prestatie. Het wordt zelfs door sportpsychologen gebruikt om de resultaten van atleten te verbeteren. Als je een levendig beeld schetst, is dat een soort mentale oefening voor succes. Hoe levendiger je iets kunt uitleggen, hoe beter.
2. Beschrijf het doel 5 MIN.
Richt een workspace in, of dit nu een samenwerkingspagina is in Trello voor hybride werk of een staande ezel op locatie. Stel de volgende vraag:
Het is [periode in de toekomst] en we hebben [ons doel] bereikt. Hoe zie je dat voor je?
Voorbeeld: Het is 2030 en Confluence is de beste tool voor alle teams om in samen te werken. Hoe zie je dat voor je?
Je kunt ons Trello-sjabloon gebruiken om eenvoudig te beginnen.
Om de juiste tijdsbepaling te vinden, moet je rekening houden met het gewenste effect of de complexiteit van je doel. Als je een visie hebt die is gebaseerd op het bedrijf of de afdeling, dan is drie tot vijf jaar ideaal om te beginnen. Als je een echt grootschalige visie nastreeft, houd dan 10 jaar aan. Voor een visie op teamniveau met normale impact focus je op een tot drie jaar. Voor een teamvisie met grotere complexiteit, reken je vijf jaar.
3. Wees specifiek 10 MIN.
Als team wil je echt begrijpen wat de potentiële unieke waardepropositie van je werk is. Jullie doel is om empathie te creëren bij klanten. Wanneer je je doel plant, moet je holistisch denken en beginnen met de impact. Richt je echter alleen op de klantervaring. Specifiek zijn door middel van visualisatietechnieken kun je zien als een generale repetitie voor het toekomstige succes van je team.
Teken een sleutel op je bord met een lijst van onderstaande gespreksstarters die je team inspiratie bieden voor ideeën.
Zintuigen:
- Voelen
- Horen
- Zien
- Ruiken
- Proeven
Context:
- Perspectief
- Emoties
- Omgeving
- Taak
- Tijdsbepaling
Maak voor elke persona een kolom om het toekomstbeeld vanuit verschillende perspectieven weer te geven. Schets een realistisch beeld van hoe de toekomst eruitziet voor de verschillende personen die door jouw werk worden beïnvloed.
Voeg voor elke persona een paar voorbeelden toe voordat je het bord met je team deelt. Hun huiswerk is simpel: laat de creativiteit de vrije loop. Moedig iedereen aan om enkele afbeeldingen op te slaan die het succesverhaal weergeven. Deze kunnen ze live delen tijdens de vergadering.
Voorbeeld van een persona: klantenservice en customer executives.
Voorbeeld van een inzending: Een klantenservicemedewerker fietst in de zon naar een plaatselijk koffietentje en werkt onder het genot van een kop koffie een Confluence-pagina bij op zijn telefoon. Vervolgens keert hij terug naar thuiskantoor.
TIP: Het hoeft niet perfect, als het maar af is
Elke stap in dit proces kan worden uitgebreid. Je zou maanden bezig kunnen zijn met het uitdenken van een persona! Wees niet te veel bezig met het uitwerken van het perfecte proces. Concentreer je in plaats daarvan op het creëren van gedeeld begrip met je teamgenoten, zodat jullie neuzen allemaal dezelfde kant op staan. Je kunt beter een verkeerde uitlijning in een vroeg stadium opsporen, dan je visie delen wanneer het aanzienlijk moeilijker is om een ander pad in te slaan.
4. Schets het beeld 15 minuten
De dag van de sessie is aangebroken! Begin de vergadering door het team eraan te herinneren hoe belangrijk het is om een visie te hebben, waar ze de sleutel tot nadenken kunnen vinden en dat alle ideeën welkom zijn. Vraag je team om zo specifiek mogelijk een overtuigende toekomstvisie te creëren. Er hoeft niet bij elk idee een afbeelding worden gevoegd, maar het helpt wel.
Zet een timer op 15 minuten en laat alle teamleden tegelijk in stilte hun ideeën inbrengen op de workspace.
5. Terugdelen 15 minuten
Vraag elk teamlid om te vertellen wat hun gedachte achter een van de ideeën was die ze op het bord hebben gezet.
Laat het bord 24 uur openstaan, zodat teamleden naderhand meer ideeën asynchroon kunnen indienen of kort onderzoek kunnen doen. Je zult versteld staan als je ziet hoeveel ideeën nog opborrelen nadat het team de tijd heeft gehad om na te denken over de visie en de input die tijdens de vergadering is gegeven.
6. Bundel alles samen 15 minuten
De volgende dag vertel je het team dat je de workspace sluit. Begin ideeën die vaker voorkomen te bundelen en categoriseer ze in thema's. Geef deze thema's een label en voeg bij elk label een korte beschrijving toe.
7. Verzamelen 30 minuten
Breng als gespreksleider het team bijeen om de belangrijkste thema's die je hebt opgemerkt te presenteren. Hierbij deel je ook een paar ideeën per thema. Vraag aan het einde of je iemands ideeën verkeerd hebt geïnterpreteerd. Werk vervolgens samen om vast te stellen welke thema's bruikbaar en relevant zijn. Je hebt bijvoorbeeld een visie die luidt: "Wij worden het beste marketingteam van het universum", maar is dit realistisch? Probeer de thema's op een concrete en beheerbare manier bij te schaven.
Vraag elk teamlid om de foto's te kiezen die ze niet hebben gebruikt. Ze vertellen vervolgens waarom ze voor deze hebben gekozen als onderdeel van hun teamvisie. Dit is een uitstekende gelegenheid om met je team een gemeenschappelijk begrip op te bouwen van welke kant jullie als team heen willen. Maak een poolster om elkaar op koers te houden naarmate je projecten vorderen.
Opvolgen
Stel in Confluence een afgerond en bijgeschaafd visiedocument samen voor je team en belanghebbenden. Begin met alleen de thema's en vul, naarmate je project vordert, de pagina aan met afbeeldingen, citaten van klanten en onderzoek.
Het doel is om te inspireren, te communiceren en een document op te stellen voor later, zodat andere teams en nieuwkomers zich snel kunnen scharen achter de visie van je team.
Als je erachter komt dat jouw team en een ander in je netwerk verschillende ideeën hebben over de toekomst, dan is dat alleen maar ideaal! Dit is een perfect moment om, voordat je de verkeerde weg inslaat, een DACI uit te werken en ervoor te zorgen dat je leidinggevende het eens wordt over de koers van het bedrijf. Tot slot voeg je deze, zodra de eerste visie is gecreëerd, toe aan je teamposter.
Ga vervolgens verder met het uitwerken van een Ervaringsoverzicht en voer het spel Doelen, signalen en maatregelen van het team uit om je visie om te zetten in een strategie.
GERELATEERDE SPELLEN
Van ons team naar dat van jou
Blijf op de hoogte van de laatste Spellen, tips en trucs met onze nieuwsbrief.