Advanced planning guide in Jira
O que é planejamento avançado no Jira?
Advanced planning is a set of capabilities offered within a feature called Plans.
Plans enables teams of teams to plan and track cross-functional work, such as a program or initiative. Within a plan, you can schedule work, allocate capacity, map dependencies, and model different scenarios, all within a single source of truth.
Plans pulls data from boards, projects, and filters in Jira to visualize work in a customizable interface. Functioning as a sandbox environment, you can plan and experiment before updating your original data in Jira.
This guide explains the key concepts of advanced planning including how to create your first plan and best practices for a seamless planning experience.
Advanced planning is available as part of Jira Premium and Jira Enterprise.
How do I create a plan?
The benefit of creating a plan is that it establishes the bigger picture and shows how a team’s work relates to the work of other teams. It visualizes how each team contributes to broad organizational goals.
The easiest way to get started with Plans is using our top-level planning template. The template comes with a plan, project, and issue hierarchy all pre-configured to help your teams manage large, cross-functional efforts, such as a program or initiative.
Optionally, you can also create a sample plan. This generates a plan using dummy data so you can quickly get an idea of what a fully baked plan looks like and explore its capabilities in a risk-free way.
Once you’ve built your own plans to support your teams' processes, scaling its structure is easy. Any plan can be duplicated in a few clicks. The copy will contain the same issues and settings of the original. This allows you to reuse an existing plan for multiple applications from supporting similar use cases to standardizing agile planning best practices across the organization.
Como adiciono fontes de itens a um plano?
Issue sources determine what data will be used in Jira to create a plan. They outline the work to be done and the problems you’re trying to solve. Issue sources are first selected during plan creation and can be adjusted at any time.
Plans supports three types of issue sources:
- Boards (scrum or kanban) — Issues related to teams that track the volume and progress of their work. Boards can be classified as either scrum or kanban. Scrum boards are for teams that plan their work in sprints or iterations while kanban boards are better suited for teams with a continuous flow of work.
- Projetos: itens definidos por um objetivo específico ou uma entrega, como um produto ou função.
- Filters — Issues defined by a query in Jira, otherwise known as JQL (Jira Query Language).
To further configure your plan, learn more about plan settings.
Como personalizo a hierarquia de itens em um plano?
Plans uses the same issue hierarchy as Jira, but can be customized and expanded to track larger goals above the epic level. For example, you can create an initiative hierarchy level to represent a program containing multiple projects or combined efforts spanning multiple teams. When positioned above the epic level, the initiative can be used as a container for epics.
- Epic: grande conjunto de trabalhos que pode ser dividido em histórias, tarefas e bugs. Em um plano, os epics representam um marco ou uma entrega significativa. O trabalho contido em um epic pode ser atribuído a várias equipes.
- História, tarefa ou bug: histórias e tarefas são itens que representam o trabalho que precisa ser concluído. Bugs são itens que impedem o progresso ou a funcionalidade do trabalho. Esses tipos de itens podem ser atribuídos a equipes específicas.
- Subtask — A granular piece of work required to complete a story, task, or bug. In a plan, subtasks can’t have teams assigned specifically to them, they inherit the team assigned to the parent issue.
Como adiciono equipes a um plano?
Associate teams with your plan’s issue sources so their work can be managed directly in the plan. Any Atlassian teams in your Teams directory can be brought into a plan. Teams allow you to group and filter work based on teams and manage the allocation of work based on capacity.
Em geral, a coordenação das equipes é liderada por gerentes de projetos ou programas, dependendo de como o trabalho é estruturado. Ao priorizar metas e determinar caminhos críticos, eles são os impulsionadores e tomadores de decisão do plano multifuncional. Os leads de equipe e domínio contribuem para o plano gerenciando a capacidade e alocando trabalho às respectivas equipes.
Como gerencio a capacidade da equipe em um plano?
A capacidade revela as unidades de trabalho que a equipe realiza em determinado período. Ela pode ser usada para estimar a capacidade de uma equipe de concluir o trabalho dentro de um determinado prazo e é essencial para avaliar riscos ao tomar decisões importantes.
A capacidade é adicionada ao plano por líderes de equipe e domínio que usam com regularidade os sistemas de gestão de recursos para avaliar disponibilidade da equipe, a alocação de recursos e a priorização de outros projetos.
A capacidade de medição difere entre as equipes Scrum e Kanban. Embora ambos os tipos de equipes possam medir a capacidade com o tempo (dias ou horas), a equipe do Scrum também pode usar pontos da história (a estimativa relativa do esforço necessário). Isso ocorre porque as equipes do Scrum trabalham em iterações temporárias (sprints), enquanto as equipes Kanban seguem o fluxo de trabalho contínuo.
Capacity planning is available to both scrum and kanban teams. However, sprint planning is exclusive to teams that use scrum boards as an issue source. The sprint planning feature allows you to allocate work to each sprint, project release dates, or milestones based on teams' capacities. It can also show you when sprints are overbooked (when allocated work exceeds the team’s capacity).
Como gerencio dependências em um plano?
Dependencies show the relationship between issues in your plan, such as contingencies and blockers. Visualizing and understanding dependencies is vital when project or program managers determine a critical path in the plan. When dependencies are thoroughly mapped, a team can adapt and plan for alternative paths.
Uma dependência pode ser de entrada ou saída. Ela revela quando um item bloqueia outros itens ou é bloqueado e quais itens priorizar para garantir que o trabalho progrida. As dependências podem ser exibidas como emblemas ou linhas nas configurações de visualização do plano.
Você também pode visualizar as dependências na guia Relatório de dependências, que exibe em formato visual os relacionamentos entre os itens no plano.
Como gerencio versões em um plano?
As versões são os marcos no plano que marca um ponto no tempo em que o trabalho precisa ser concluído. Dependendo de como o trabalho é estruturado, a versão pode representar um trabalho que possa ser enviado, uma versão para os clientes ou incremento de programa.
Any future releases tied to a project in your plan will automatically appear in the Releases tab in Plans. To exclude a release (and its issues) from the plan, you can add an exclusion rule upon plan creation.
Plans uses two different types of releases: single-project and cross-project. A single-project release is tied to one project, while a cross-project release aligns the dates of multiple projects. Both release types can be created and edited in the Releases tab, however, cross-project releases are only used in Plans and cannot be saved to your issues in Jira.
Como planejo diferentes cenários?
Since Plans functions as a sandbox environment for Jira data, you can enable scenarios to explore alternative paths to milestones or project completion. Planning different scenarios allows you to adjust dates, resources, and other inputs with minimal disruption. You can aim for your best case, plan for your worst case, and be prepared for anything in between.
Como monitoro e relato o progresso de um plano?
The summary screen is a great place to get a quick snapshot of how your plan is coming along. In the summary, you can see issue progress, key dependencies, team progress, and team capacity for your plan, in the chosen date range.
For a specific snapshot of your plan, you can create a new view. This is particularly useful for large, cross-functional projects, where concerns and needs vary across different stakeholders. Filters and view settings allow you to emphasize different aspects of your plan, which can then be saved and easily accessed at any time. For example, you can create a view that only shows certain issue levels or a single team’s work.
Como compartilho um plano com as partes interessadas?
Planos são feitos para serem compartilhados! Comunique atualizações de progresso e mantenha todos os interessados informados sobre como os projetos e as equipes estão seguindo as metas. A visualização de qualquer plano pode ser compartilhada como link direto, incorporada em uma página do Confluence para exibição ao vivo ou exportada como um arquivo CSV ou imagem PNG para visualização estática.
