Advanced planning guide in Jira
Czym jest zaawansowane planowanie w systemie Jira?
Advanced planning is a set of capabilities offered within a feature called Plans.
Plans enables teams of teams to plan and track cross-functional work, such as a program or initiative. Within a plan, you can schedule work, allocate capacity, map dependencies, and model different scenarios, all within a single source of truth.
Plans pulls data from boards, projects, and filters in Jira to visualize work in a customizable interface. Functioning as a sandbox environment, you can plan and experiment before updating your original data in Jira.
This guide explains the key concepts of advanced planning including how to create your first plan and best practices for a seamless planning experience.
Advanced planning is available as part of Jira Premium and Jira Enterprise.
How do I create a plan?
The benefit of creating a plan is that it establishes the bigger picture and shows how a team’s work relates to the work of other teams. It visualizes how each team contributes to broad organizational goals.
The easiest way to get started with Plans is using our top-level planning template. The template comes with a plan, project, and issue hierarchy all pre-configured to help your teams manage large, cross-functional efforts, such as a program or initiative.
Optionally, you can also create a sample plan. This generates a plan using dummy data so you can quickly get an idea of what a fully baked plan looks like and explore its capabilities in a risk-free way.
Once you’ve built your own plans to support your teams' processes, scaling its structure is easy. Any plan can be duplicated in a few clicks. The copy will contain the same issues and settings of the original. This allows you to reuse an existing plan for multiple applications from supporting similar use cases to standardizing agile planning best practices across the organization.
Jak dodać źródła zgłoszeń do planu?
Issue sources determine what data will be used in Jira to create a plan. They outline the work to be done and the problems you’re trying to solve. Issue sources are first selected during plan creation and can be adjusted at any time.
Plans supports three types of issue sources:
- Boards (scrum or kanban) — Issues related to teams that track the volume and progress of their work. Boards can be classified as either scrum or kanban. Scrum boards are for teams that plan their work in sprints or iterations while kanban boards are better suited for teams with a continuous flow of work.
- Projekty — zgłoszenia definiowane za pomocą konkretnego celu lub dostarczanego elementu, takiego jak produkt lub funkcja.
- Filters — Issues defined by a query in Jira, otherwise known as JQL (Jira Query Language).
To further configure your plan, learn more about plan settings.
Jak dostosować hierarchię zgłoszeń w planie?
Plans uses the same issue hierarchy as Jira, but can be customized and expanded to track larger goals above the epic level. For example, you can create an initiative hierarchy level to represent a program containing multiple projects or combined efforts spanning multiple teams. When positioned above the epic level, the initiative can be used as a container for epics.
- Epik — Duża jednostka pracy, którą można podzielić na historyjki, zadania oraz błędy. W planie epik reprezentuje znaczący kamień milowy lub dostarczany element. Pracę zawartą w epiku można przypisać wielu zespołom.
- Historyjka, zadanie lub błąd — historyjki i zadania to zgłoszenia reprezentujące pracę, którą należy wykonać. Błędy to problemy hamujące postęp lub ograniczające funkcjonalność prac. Te typy zgłoszeń można przypisać do konkretnych zespołów.
- Subtask — A granular piece of work required to complete a story, task, or bug. In a plan, subtasks can’t have teams assigned specifically to them, they inherit the team assigned to the parent issue.
Jak dodać zespoły do planu?
Associate teams with your plan’s issue sources so their work can be managed directly in the plan. Any Atlassian teams in your Teams directory can be brought into a plan. Teams allow you to group and filter work based on teams and manage the allocation of work based on capacity.
Za koordynację zespołów odpowiadają zazwyczaj menedżerowie projektów lub programów, w zależności od przyjętej struktury pracy. Ustalając priorytety celów i wyznaczając ścieżki krytyczne, odpowiadają oni za kierowanie realizacją planu obejmującego różne działy i podejmowanie decyzji. Liderzy zespołów i domen uczestniczą w realizacji planu poprzez zarządzanie potencjałem wykonawczym oraz przydzielanie pracy odpowiednim zespołom.
Jak zarządzać potencjałem wykonawczym zespołu w planie?
Potencjał wykonawczy odnosi się do liczby jednostek pracy, których wykonania zespół podejmuje się w danym okresie. Na jego podstawie można oszacować zdolność zespołu do ukończenia pracy w określonym przedziale czasu. Wskaźnik ten jest również bezcenny w trakcie oceny ryzyka przy podejmowaniu kluczowych decyzji.
Potencjał wykonawczy jest dodawany do planu przez zespół oraz liderów domen, którzy regularnie korzystają z systemów zarządzania zasobami, w celu oceny dostępności swojego zespołu, przydzielania zasobów oraz ustalania priorytetów innych projektów.
Pomiar potencjału wykonawczego różni się w zespołach Scrum i Kanban. Choć w obu rodzajach zespołów potencjał wykonawczy można mierzyć ilością czasu (w dniach lub godzinach), zespoły Scrum mogą stosować dodatkowo punkty historyjki (względne oszacowanie wymaganego nakładu pracy). Wynika to z faktu, że zespoły Scrum pracują w ograniczonych czasowo iteracjach (sprintach), podczas gdy w zespołach Kanban przepływ pracy jest ciągły.
Capacity planning is available to both scrum and kanban teams. However, sprint planning is exclusive to teams that use scrum boards as an issue source. The sprint planning feature allows you to allocate work to each sprint, project release dates, or milestones based on teams' capacities. It can also show you when sprints are overbooked (when allocated work exceeds the team’s capacity).
Jak zarządzać zależnościami w planie?
Dependencies show the relationship between issues in your plan, such as contingencies and blockers. Visualizing and understanding dependencies is vital when project or program managers determine a critical path in the plan. When dependencies are thoroughly mapped, a team can adapt and plan for alternative paths.
Zależność może być przychodząca lub wychodząca. Pozwala to ujawnić, czy zgłoszenie blokuje inne zgłoszenia lub czy samo jest blokowane, oraz wskazać, które zgłoszenia należy traktować priorytetowo, aby praca mogła być kontynuowana. W ustawieniach widoku planu można wybrać wyświetlanie zależności w postaci znaczków lub linii.
Zależności można wyświetlać również na karcie Raport na temat zależności, która stanowi wizualne odwzorowanie relacji między zgłoszeniami w planie.
Jak zarządzać wydaniami w planie?
Wydania to kamienie milowe w planie wyznaczające punkt w czasie, do którego praca musi zostać ukończona. W zależności od struktury pracy wydanie może odnosić się do wycinka pracy przeznaczonego do dostarczenia, wydania dla klientów lub przyrostu programu.
Any future releases tied to a project in your plan will automatically appear in the Releases tab in Plans. To exclude a release (and its issues) from the plan, you can add an exclusion rule upon plan creation.
Plans uses two different types of releases: single-project and cross-project. A single-project release is tied to one project, while a cross-project release aligns the dates of multiple projects. Both release types can be created and edited in the Releases tab, however, cross-project releases are only used in Plans and cannot be saved to your issues in Jira.
Jak zaplanować różne scenariusze?
Since Plans functions as a sandbox environment for Jira data, you can enable scenarios to explore alternative paths to milestones or project completion. Planning different scenarios allows you to adjust dates, resources, and other inputs with minimal disruption. You can aim for your best case, plan for your worst case, and be prepared for anything in between.
Jak monitorować i zgłaszać postępy planu?
The summary screen is a great place to get a quick snapshot of how your plan is coming along. In the summary, you can see issue progress, key dependencies, team progress, and team capacity for your plan, in the chosen date range.
For a specific snapshot of your plan, you can create a new view. This is particularly useful for large, cross-functional projects, where concerns and needs vary across different stakeholders. Filters and view settings allow you to emphasize different aspects of your plan, which can then be saved and easily accessed at any time. For example, you can create a view that only shows certain issue levels or a single team’s work.
Jak udostępnić plan interesariuszom?
Plany są po to, aby je udostępniać! Można przekazywać aktualne informacje o postępach i informować wszystkich interesariuszy o przebiegu projektów i postępach zespołów w realizacji założonych celów. Każdy widok dowolnego planu można udostępnić jako łącze bezpośrednie, osadzić na stronie Confluence w charakterze widoku na żywo lub wyeksportować do pliku CSV lub PNG jako widok statyczny.
